APERS em Números – Março 2014

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de março:

Usuários atendidos: 721

Atendimentos aos usuários: 1.127

Busca e rearquivamento: 2.428

Documentos recuperados: 345

Encaixamento: 125

Indexação Sistema AAP: 1.563

Oficinas de educação patrimonial: 03

Reprodução de documentos: 1.112

Visitas guiadas: 04

Visualizações blog institucional: 5.790

Visualizações blog temático: 667

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de março:

2014.04.02 APERS em Números

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários do APERS em março de 2014

Para saber mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade clique aqui.

APERS em Números – Fevereiro 2014

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Confira alguns dados referentes aos serviços prestados pelo APERS durante o mês de fevereiro:

Usuários atendidos: 792

Atendimentos aos usuários: 1.214

Busca e rearquivamento: 2.158

Documentos recuperados: 331

Encaixamento: 138

Indexação Sistema AAP: 1.565

Reprodução de documentos: 1.257

Visitas guiadas: 02

Visualizações blog institucional: 6.210

Visualizações blog temático: 335

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de fevereiro:

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários do APERS em fevereiro de 2014

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários do APERS em fevereiro de 2014

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APERS em Números – Janeiro 2014

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de janeiro:

Usuários atendidos: 903

Atendimentos aos usuários: 1.262

Busca e rearquivamento: 5.586

Documentos recuperados: 174

Encaixamento: 128

Indexação Sistema AAP: 1.874

Reprodução de documentos: 1.074

Visitas guiadas: 03

Visualizações blog institucional: 4.537

Visualizações blog temático: 539

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de janeiro:

2014.02.05 APERS em Números

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APERS em Números – Dezembro

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de dezembro:

Atendimentos aos usuários: 867

Busca e rearquivamento: 1.053

Documentos recuperados: 130

Encaixamento: 120

Indexação Sistema AAP: 2.626

Oficinas de educação patrimonial: 04

Reprodução de documentos: 438

Visitas guiadas: 05

Visualizações blog institucional: 5.338

Visualizações blog temático: 502

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de dezembro:

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em dezembro de 2013

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em dezembro de 2013

 Para saber mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade clique aqui.

APERS em Números – Novembro

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de novembro:

Atendimentos aos usuários: 1.274

Busca e rearquivamento: 2097

Documentos recuperados: 144

Encaixamento: 110

Indexação Sistema AAP: 2.359

Oficinas de educação patrimonial: 07

Reprodução de documentos: 988

Visitas guiadas: 06

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de novembro:

2013.12.04 APERS em Numeros - NovembroSaiba mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade.

APERS em Números – Outubro

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de outubro:

Atendimentos aos usuários: 1.339

Busca e rearquivamento: 1.997

Documentos recuperados: 194

Encaixamento: 50

Indexação Sistema AAP: 2.668

Oficinas de educação patrimonial: 12

Reprodução de documentos: 1.587

Visitas guiadas: 12

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de outubro:

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em outubro de 2013

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em outubro de 2013

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Atendimento aos usuários do APERS: o rearquivamento de documentos

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   No post anterior escrevemos sobre a busca dos documentos, agora vamos expor como ocorre o seu rearquivamento.

  O termo arquivamento, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística refere-se à “sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos”. Desse modo, é possível compreender que antes do rearquivamento houve o uso da informação pelo usuário, conforme sua necessidade, e, consequentemente, este documento foi retirado do local onde estava armazenado e arquivado.

  O rearquivamento consiste em devolver ao documento o seu estado anterior de arquivamento. Sendo assim, os documentos serão entregues ao setor de busca e rearquivamento que, através do número de atendimento gerado, aferirá no sistema AAP o status de atendimento fechado e, posteriormente, irá efetuar o seu devido rearquivamento, com base nos dados relacionados à localização do documento constantes no pedido gerado pelo sistema AAP. Feito isto o servidor acessa o sistema AAP para atribuir ao atendimento o status rearquivado.

  Cabe mencionar a importância do rearquivamento na dinâmica de acesso à informação, pois quando o documento é rearquivado de modo incorreto o sistema, ao ser consultado, indicará a localização deste documento nos respectivos acondicionador e estante preestabelecidos, porém, fisicamente, o documento não estará no local indicado. Nesse caso, será investigada, pela equipe em questão, a possível lógica que guiou o servidor em relação ao rearquivamento anterior daquele documento, de modo que ele o fizesse incorretamente, como, por exemplo, no caso de acondicionadores com números semelhantes, e, em último caso, será preciso revisar todo o conjunto documental. Isso implica no aumento do tempo de recuperação da informação e, por isso, o APERS insiste na capacitação técnica dos servidores imbuídos desta tarefa e prima pela qualidade do referido procedimento, em vez da quantidade.

  Logo, completando o ciclo das atividades básicas da DIDOC, o qual parte da necessidade informacional do usuário e finda com o rearquivamento do documento, encerramos aqui a série intitulada Atendimento aos usuários do APERS.

  Esperamos que esta série tenha favorecido a transparência de uma parte de nossas atividades! Nesse sentido, quaisquer dúvidas, críticas ou sugestões, favor entrar em contato conosco, pelo e-mail apers@sarh.rs.gov.br, pois ficaremos lisonjeados em ouvir a sua opinião.

   Muito obrigado pela atenção e…

   Até a próxima!

APERS em Números – Setembro

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de setembro:

Atendimentos aos usuários: 1.338

Busca e rearquivamento: 2.298

Documentos recuperados: 200

Encaixamento: 27

Indexação Sistema AAP: 3.102

Oficinas de educação patrimonial: 06

Reprodução de documentos: 613

Visitas guiadas: 01

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de setembro:

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em setembro de 2013
Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em setembro de 2013

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APERS em Números – Agosto

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de agosto:

Atendimentos aos usuários: 1.552

Busca e rearquivamento: 3.112

Documentos recuperados: 78

Encaixamento: 177

Indexação Sistema AAP: 4.106

Reprodução de documentos: 1223

Visitas guiadas: 09

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de agosto:

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em agosto de 2013

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em agosto de 2013

Clique aqui e saiba mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade.

APERS em Números – Julho

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de julho:

Atendimentos aos usuários: 1.582

Busca e rearquivamento: 1.149

Documentos recuperados: 157

Encaixamento: 139

Indexação Sistema AAP: 1.452

Reprodução de documentos: 1.369

Visitas guiadas: 03

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de julho:

2013.08.07 Grafico de atendimentos realizados aos usuários em julho de 2013

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em julho de 2013

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APERS em Números – Junho

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de junho:

Atendimentos aos usuários: 1.129

Busca e rearquivamento: 2.532

Documentos recuperados: 78

Encaixamento: 104

Indexação Sistema AAP: 950

Reprodução de documentos: 817

Visitas guiadas: 06

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de junho:

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em  junho de 2013

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em junho de 2013

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APERS em Números – Maio

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de maio:

Atendimentos aos usuários: 1.267

Busca e rearquivamento: 1.246

Documentos recuperados: 137

Encaixamento: 124

Indexação Sistema AAP: 1.148

Reprodução de documentos: 1.247

Visitas guiadas: 04

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de maio:

2013.06.05 Grafico Atendimento Solicitados

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em maio de 2013

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APERS em Números – Abril

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de abril:

Atendimentos aos usuários: 1.381

Busca e rearquivamento: 2.437

Documentos recuperados: 160

Encaixamento: 55

Indexação Sistema AAP: 1.333

Reprodução de documentos: 732

Visitas guiadas: 04

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de abril:

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em abril de 2013

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em abril de 2013

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APERS em Números – Março

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de março:

Atendimentos aos usuários: 1.140

Busca e rearquivamento: 1.426

Documentos recuperados: 280

Encaixamento: 168

Indexação Sistema AAP: 484

Reprodução de documentos: 166

Visitas guiadas: 04

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de março:

2013.04.03 APERS Grafico de atendimentes realizados aos usuarios em marco de 2013

Gráfico de atendimentes realizados aos usuários em março de 2013

APERS em Números – Fevereiro

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de fevereiro:

Atendimentos aos usuários: 1.069

Busca e rearquivamento: 1.678

Documentos recuperados: 485

Encaixamento: 105

Indexação Sistema AAP: 157

Reprodução de documentos: 571

Visitas guiadas: 03

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de fevereiro:

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em fevereiro de 2013

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em fevereiro de 2013

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APERS em Números – Janeiro

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de janeiro:

Atendimentos aos usuários: 1.551

Busca e rearquivamento: 1.724

Documentos recuperados: 401

Encaixamento: 124

Indexação Sistema AAP: 463

Reprodução de documentos: 487

Visitas guiadas: 04

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de janeiro:

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em janeiro de 2013

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em janeiro de 2013

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APERS em Números – Dezembro 2012

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de dezembro:

Atendimentos aos usuários: 953

Busca e rearquivamento: 1.204

Documentos recuperados: 80

Encaixamento: 71

Indexação Sistema AAP: 574

Reprodução de documentos: 532

Visitas guiadas: 01

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de dezembro:

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em dezembro de 2012

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários em dezembro de 2012

Saiba mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade.

APERS em Números – Novembro 2012

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de novembro:

Atendimentos aos usuários: 1.307APERS

Busca e rearquivamento: 1.534

Documentos recuperados: 208

Encaixamento: 108

Indexação Sistema AAP: 1.196

Reprodução de documentos: 707

Visitas guiadas: 05

Saiba mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade.

APERS em Números – Outubro 2012

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   Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de outubro:

Atendimentos aos usuários: 1.177

Busca e rearquivamento: 1.317

Documentos recuperados: 331

Encaixamento: 205

Indexação Sistema AAP: 3.608

Reprodução de documentos: 1.355

Visitas guiadas: 07

Saiba mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade.

APERS em números – Setembro 2012

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de setembro:

Atendimentos aos usuários: 904

Busca e rearquivamento: 1.256

Documentos recuperados: 320

Encaixamento: 128

Indexação Sistema AAP: 4.279

Reprodução de documentos: 1.018

Visitas guiadas: 02

Saiba mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade.

APERS em números – Agosto 2012

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de agosto:

Atendimentos aos usuários: 1.606

Busca e rearquivamento: 2.854

Documentos recuperados: 112

Encaixamento: 86

Indexação Sistema AAP: 5.829

Reprodução de documentos: 598

Visitas guiadas: 03

Saiba mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade.

APERS em Números – Julho 2012

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de julho:

Atendimentos aos usuários: 1.472

Busca e rearquivamento: 2.131

Documentos recuperados: 383

Encaixamento: 138

Indexação Sistema AAP: 12.820

Oficinas de educação patrimonial: 06

Reprodução de documentos: 418

Visitas guiadas: 09

Saiba mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade.

APERS em Números – Junho 2012

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Atendimentos aos usuários: 1.400

Busca e rearquivamento: 1.222

Documentos recuperados: 162

Encaixamento: 96

Indexação Sistema AAP: 776

Oficinas de educação patrimonial: 13

Reprodução de documentos: 813

Visitas guiadas: 07

Saiba mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade.

APERS em Números – Maio 2012

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de Maio:

Atendimentos aos usuários: 1.693

Busca e rearquivamento: 2.064

Documentos recuperados: 271

Encaixamento: 33

Indexação Sistema AAP: 1.205

Oficinas de educação patrimonial: 08

Reprodução de documentos: 528

Visitas guiadas: 12

Saiba mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade.

APERS em Números – Abril 2012

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de Abril:

Atendimentos aos usuários: 1.364

Busca e rearquivamento: 2.058

Documentos recuperados: 871

Encaixamento: 86

Indexação Sistema AAP: 1.949

Oficinas de educação patrimonial: 09

Reprodução de documentos: 476

Visitas guiadas: 07

Saiba mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade.

APERS em Números – Março 2012

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de março:

Atendimentos aos usuários: 1.609

Busca e rearquivamento: 2.716

Documentos recuperados: 642

Indexação Sistema AAP: 2.095

Reprodução de documentos: 2.041

Visitas guiadas: 03

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APERS realiza pesquisa para a regulamentação do Quilombo do Morro Alto

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     O Quilombo de Morro Alto é constituído de 450 famílias e localiza-se no Litoral Norte do Rio Grande do Sul, entre os municípios de Maquiné e Osório.  A comunidade busca desde a década de 60 a regularização fundiária das terras onde vive. No ano 2000 descendentes de escravos que habitam a região entraram com um processo no Ministério Público solicitando a titulação desta área e o Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária manifestou-se favorável aos quilombolas.

    O quilombo criou a Associação Comunitária Rosa Osório Marques – ACROM se tornou um importante mecanismo na luta das comunidades afro-descendentes. A constituição da associação desenvolveu o movimento reivindicatório pelo reconhecimento de suas terras.

     O Ministério Público, através de ofício, solicitou ao Arquivo Público do RS documentos que servirão de apoio no processo de regulamentação do território. Durante o mês de março o APERS forneceu ao Núcleo das Comunidades Indígenas e Minorias Étnicas do Ministério Público Federal, 1.646 cópias autenticadas de 15 ações judiciais de Inventário, Medição e Testamento das Comarcas de Porto Alegre, Osório, Santo Antonio da Patrulha e Viamão, datadas de 1841 a 1927, que envolvem trinta cidadãos entre inventariados/inventariantes, requerentes/requeridos, testador/testamenteiros para instruir o processo de regularização fundiária do território do Quilombo do Morro Alto.

     O APERS atua de maneira a prestar um bom atendimento a todo cidadão e por isso, é  gratificante saber que a documentação do acervo do APERS pode mudar a vidas das pessoas e, neste caso, de uma comunidade inteira.

APERS 106 anos por José Carlos Soares Roque

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José Carlos Soares Roque

    Ingressei no Arquivo no dia 02 de junho de 1986, na época o governador era Jair Soares e o diretor do APERS era Cláudio Cirne Lima. Fui para Unidade de Documentação, onde minha função era busca e guarda de documentos e atendimento ao público. Com uma quantidade de 18 milhões de documentos foi um início de trabalho bem difícil para fazer a localização com rapidez, com o passar do tempo pude ser mais ágil.

     Com o governador Pedro Simon já empossado, apenas aguardávamos o novo diretor Carlos Aléssio Rossato. Das dez pessoas do setor, estávamos reduzidos a três funcionários para tudo, com a chegada do Rossato conversamos e ele nos disse que esperava contar com o nosso serviço. Fiquei muito contente e dei prosseguimento ao meu trabalho, ainda em processo de aprendizado, afinal não tinha ainda um ano de casa e ninguém domina um acervo deste tamanho em poucos meses.

   Chegaram novos funcionários, a situação do setor foi se normalizando e com a colaboração de duas arquivistas, fomos designados para reorganizar a documentação. O primeiro acervo foi o Registro Civil, livro por livro fomos fazendo a organização e realocando para outras salas para facilitar a busca. No segundo momento passei a estudar a história dos municípios e descobri que estes se encontravam em vários locais, um exemplo foi encontrar Nossa Senhora dos Anjos da Aldeia e Nossa Senhora dos Anjos de Gravataí numa sala e Gravataí em outra, sendo todos os livros do mesmo município. Esta segunda fase levou quase dois anos para ser concluída. A terceira fase foi mais fácil, era fazer a revisão e a elaboração do guia de localização. Lembro que não havia internet para pesquisar, foi tudo feito por pesquisa em livros e datilografado em máquina de escrever.

   Pronto o Registro Civil partimos para os Tabelionatos, no mesmo processo de organização. A experiência anterior tornou mais fácil o trabalho de união dos municípios, pois o problema de nomenclatura também foi encontrado. Como a documentação era mais antiga, o Registro Civil data de 1929 e os livros de Tabelionato datavam de 1763, em alguns casos a evolução dos municípios foi praticamente do início do primeiro nome até os dias de hoje. Este trabalho levou mais de três anos para ser concluído e também foi realizado em conjunto com arquivistas.

   Com a execução de todo este trabalho fiquei conhecendo a documentação por completo e sabia onde estava cada documento sem auxílio do guia, até para ver as datas de início e fim. Eu gosto de História e trabalhar no Arquivo foi uma experiência maravilhosa, se pudesse um dia gostaria de voltar para esta casa que carrego até hoje dentro do meu coração. Agradeço aos diretores Cláudio Cirne Lima, Carlos Aléssio Rossato, Lenir Fernandes, Vanderlino Ramage, Rosani Gorete Feron pela confiança durante os 12 anos que vivi no APERS. Fica a lembrança das amizades, dos churrascos e das gafes que podem vir à tona em outro momento. Sinto-me feliz em fazer parte da história desta instituição centenária.

ATIVIDADES APERS: Busca e Rearquivamento

1 Comentário

     Os serviços de localização e guarda de documentos do APERS é prestado pela equipe de Busca e Rearquivamento. A equipe tem por objetivo buscar e rearquivar os documentos solicitados pelos usuários internos e externos, desenvolvendo as seguintes atividades:

  • Recebimento das solicitações de documentos registradas pelas equipes de atendimento aos usuários;
  • Localização física no acervo dos documentos solicitados;
  • Quando se trata de solicitação de cópias autenticadas, é realizada a fotocópia e autenticação;
  • Entrega dos documentos solicitados a equipe de atendimento aos usuários; e
  • Rearquivamento dos documentos após o término da consulta.

     Conheça quem faz parte desta equipe:

Denilson de Oliveira e Christopher Silva

Gerson Costa

Irineu de Lima

Jorge da Silva

APERS em Números – Fevereiro 2012

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de fevereiro:

Atendimentos aos usuários: 1.340

Busca e rearquivamento: 1.674

Documentos recuperados: 129

Encaixamento: 29

Indexação Sistema AAP: 1366

Reprodução de documentos: 186

Visitas guiadas: 06

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