APERS conta histórias: A implantação de Arquivos Intermediários no RS

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    Durante o ano de 1990 houve intenção de implantar no Estado Arquivos intermediários. A proposta era centralizar a documentação intermediária que tivessem destinação final permanente de uma região específica arquivando-a em um só lugar. Foram estabelecidos convênios com os municípios de Cachoeira do Sul, Santo Ângelo e Santo Antônio da Patrulha para que estes instutíssem os Arquivos Intermediários.

    O Arquivo Intermediário Regional de Cachoeira do Sul, fundado em 26/03/1990, nos termos da Resolução nº 01/90 da Coordenação Central do Sistema Estadual de Arquivos (SIARQ), seria responsável pela documentação recolhida pela Região Jacuí-Centro (AJACE) e estaria vinculado ao Arquivo Histórico Municipal.

    Os documentos públicos estaduais da Região Jacuí-Centro composta pelos municípios de Cachoeira do Sul, Cerro Branco, Dona Francisca, Agudo, Faxinal do Soturno, Formigueiro, Ivorá, Nova Palma, Paraíso do Sul, Restinga Seca e São Sepé seriam recolhidos ao Arquivo Intermediário Regional onde a direção seria exercida pelo Diretor do Arquivo Histórico do Município.

   No município de Santo Ângelo seria instalado o Arquivo Intermediário da Região Missioneira. Santo Antônio da Patrulha sediaria o Arquivo Intermediário da Região Litoral Norte. A escolha do município de Santo Antônio da Patrulha como sede do Arquivo Intermediário da Região Norte justificava-se historicamente por ter sido um dos quatro primeiros municípios criados no Rio Grande do Sul juntamente com Porto Alegre, Rio Grande, Rio Pardo. Outra justificativa seria de que a documentação gerada nos povoados da região norte está diretamente ligada à cidade.

    Esta iniciativa, de criar Arquivos Intermediários no Estado, não prosperou. A falta de estrutura e de recursos humanos foram os principais motivos para que o projeto não se desenvolvesse.

Acordo cooperação técnica AI Cachoeira do Sul – Parte I

Acordo cooperação técnica AI Cachoeira do Sul – Parte II

Acordo cooperação técnica AI Cachoeira do Sul – Parte III

 

 

 

 

 

 

 

 

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Ofício solicitando instalação AI em Santo Ângelo

Ofício solicitando instalação AI em Santo Antônio da Patrulha – Parte I

Ofício solicitando instalação AI em Santo Antônio da Patrulha – Parte II

 

 

 

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APERS 106 anos por Carlos Aléssio Rossato

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Carlos Aléssio Rossato

    Na coordenação do Curso de Arquivologia da Universidade Federal de Santa Maria, elaboramos um projeto de gerenciamento do Arquivo Público do RS que foi enviado ao governador eleito, Pedro Simon.

    Alguns dias antes da posse o governador convocou-me para uma reunião, com todos os novos secretários de estado e principais assessores. Neste encontro tive a oportunidade de falar sobre esse projeto, sobre o Curso de Arquivologia da UFSM, dos professores, dos arquivistas, dos contatos com o APERS; conhecendo seus problemas e as soluções cabíveis. Foi ai que recebi o convite do governador para dirigir o APERS. De início, relutei em aceitar, pois era professor da UFSM e nunca tinha assumido um cargo político. Mas o governador foi firme em sua escolha, dizendo que “o dono do projeto seria o seu gestor” e firmou o pé nisso. Disse ainda: “é a primeira vez que eu recebo um projeto que detalha problemas e soluções para um órgão público o dono do projeto não solicita o cargo”.

    Para assumir coloquei uma condição, que seria de levar alguns arquivistas comigo. Então, encaminhei uma relação de seis nomes, os quais consegui que fossem nomeados como Cargos de Confiança (CC), e estes foram os primeiros arquivistas, de fato, do APERS.  Logo que assumi, havia no Arquivo 14 funcionários, (em tempos anteriores teria mais de 70 servidores). Chamei um por um em meu gabinete e perguntei o que eles faziam e o que gostariam de fazer e se estavam gostando do serviço ou não. Alguns pediram para sair, outros eu pedi que saíssem. Dos que ficaram e dos novos que assumiram, cobrei produtividade e eficiência. Também incentivei a todos que estudassem.

    Depois de um ano de trabalho no Arquivo, pudemos constatar uma grande dinamização no atendimento ao público. Documentos que antes podiam demorar semanas, passaram a ser entregues em 15 ou 20 minutos, no máximo. Houve prioridade absoluta para o atendimento ao público. O Arquivo está ali para atender às necessidades das pessoas. Tudo isto vinha da minha formação em Administração de Empresas, e meu gosto por aplicar alguns conceitos de marketing. O público pesquisa e nós vivemos do público.

    Informado sobre nossos serviços no APERS o Governador, em um discurso para empresários, disse: “o melhor serviço do Estado está sendo prestado pelo Arquivo Público”. Com este destaque, todos os recursos que solicitamos nos foram dados, pois o Arquivo foi considerado prioridade número 1 da Secretaria da Justiça, a qual éramos vinculados na época. Conseguimos fazer a reforma na rede elétrica, hidráulica, do telhado e uma sala climatizada para armazenar arquivos em microfilmes.

   Em 1989, conseguimos trazer para Porto Alegre a “II Conferência Nacional de Arquivos.” Na abertura deste evento o Governador do Estado assinou dois importantes decretos, por nós elaborados, para o gerenciamento da documentação produzida pelo Estado, os decretos da criação do SIARQ/RS e da Comissão Central de Avaliação. Para fazer cumprir estes decretos, pedi a criação de 30 vagas de Arquivistas para o APERS e a abertura de um concurso público para a nomeação destes profissionais. Foram aprovados 33 candidatos, dos quais 30 eram Arquivistas graduados pela UFSM.

    Na minha gestão como Diretor do APERS (1988-1991), também formalizei através de processo a devolução do Prédio III, frontal à Rua Riachuelo, então ocupado pela Junta Comercial do RS, o que veio a ser concretizado tempos depois com a saída da mesma. Nesse período também fui Presidente do Fórum Nacional de Diretores de Arquivos Públicos Estaduais.

    Outra iniciativa foi a criação de Arquivos Intermediários no interior do Estado. A ideia era criarmos quatro arquivos descentralizados (Cachoeira do Sul, Passo Fundo, Caxias do Sul e Pelotas) com o objetivo de começar a recolher a documentação de uso intermediário para estes locais, tendo em vista que o APERS não possuía mais espaço. Fizemos um primeiro convênio assinado com a Prefeitura de Cachoeira do Sul, que funcionou bem e chegou a ser uma sede regional.

    Falando sobre o conjunto arquitetônico do APERS, sempre gostei mais do Prédio I. Quando trabalhei ali, queria provar que a construção era perfeita, pois este prédio foi o único do mundo, confirmado por renomados arquivistas, planejado e construído em 1910/11 especificamente para ser um arquivo. Claro, hoje existem muitos prédios novos construídos para arquivo.  Fiz uma pesquisa de controle interno da temperatura, que no inverno chegou próxima de 0° no pátio e nunca baixou de 17°C no interior do Prédio I.  E no verão, com temperatura externa que chegou próxima a 40°C, no interior nunca passou de 25°C. Então a temperatura era de 17°C a 25°C, o que é ideal. E a variação máxima dentro do prédio durante um dia, tanto no inverno quanto no verão, foi de 1°C. Este prédio tinha detalhes na construção original que se forem hoje ao Palácio Piratini poderão encontrar esperas para o aspirador de pó que na reforma do arquivo foram retirados. Era uma tubulação que passava por todo o prédio e em todas as salas havia um cano onde se acoplava o mangote do aspirar de pó. Isso foi projetado lá em 1910, antes da construção.

    Atualmente estou desfrutando da minha aposentadoria junto com minha esposa. Gostamos de receber amigos, de cinema e de viajar. Fora isso gosto de ficar no nosso sítio! Meu hobbie é trabalhar com madeira, fazer ou recuperar móveis, colocar a mão na terra (horta, jardins, árvores frutíferas). Este é meu dia-a-dia! Temos casa em Porto Alegre, perto dos filhos e um neto. Como sócio vou a quase todos os jogos no Beira-Rio.

    Fico muito feliz quando alguém se refere a minha pessoa ao falar da história do APERS e dos arquivistas. Tenho orgulho de ter dirigido o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul. Sei que contribui, mas principalmente tive a oportunidade de aprender muito. O importante é que se mantenha um bom quadro de servidores e com qualificação.

ATIVIDADES APERS: Descrição de Documentos

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    As atividades que envolvem a Descrição de documentos são realizadas por uma equipe multidisciplinar composta de arquivistas, historiadores, agentes administrativos e estagiários de nível médio e superior.

    Com a descrição documental feita nos acervos do Arquivo Público do RS, através da elaboração dos instrumentos de pesquisa, é possível recuperar as informações contidas nos documentos e disponibilizá-las aos pesquisadores e cidadãos interessados.

    São atividades da Descrição Documental:

  • Descrição dos acervos do APERS utilizando as normas oficiais (ISAD G, ISDIAH, NOBRADE);
  • Criação de instrumentos de pesquisa: leitura dos documentos, elaboração de verbetes, revisão e formatação dos dados;
  • Gerenciamento e manutenção do Sistema AAP – Administração de Acervos Públicos: criação de classificação, custódia, topografia, acondicionadores e reuniões de atualização de telas do sistema conforme a demanda;
  • Digitação / inclusão de dados dos documentos no AAP;
  • Revisão da digitação no AAP;
  • Liberação das informações cadastradas no AAP para consulta, através do Portal do APERS.

     Fazem parte desta equipe: Aécio Severo, Aerta Moscon, Aline Maciel, Clarissa Alves, Cristiane da Silva, Daniel da Silva, Daniela Cardoso, Édina Agliardi, Fábio Zimmer, Gabriel Ferreira, Helen Rotta, José Araújo, Karine Dressler, Luana da Silva, Luciane Flores, Marta Araújo, Renata de Mattos, Renata de Vasconcellos, Silvia Soares, Sônia Clavijo, Thayane Charão, Vanessa Menezes, Viviane de Portella.

Participação do APERS na CONSOCIAL-RS

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    Na quinta-feira, dia 15 de março, o Arquivo Público do RS esteve presente através da Diretora Isabel Almeida, da Chefe da DIPEP Maria Cristina Fernandes e dos Arquivistas Aline Maciel, Aline Vedoin, Fábio Zimmer, Gabriel Ferreira e Karine Dressler na 1ª Conferência Estadual sobre Transparência e Controle Social – CONSOCIAL-RS, realizada em Porto Alegre com o tema “A Sociedade no Acompanhamento e Controle da Gestão Pública”.

   A CONSOCIAL-RS é uma etapa preparatória para a Conferência Nacional, que acontece entre os dias 18 e 20 de maio de 2012, em Brasília. A iniciativa tem como objetivos, entre outros, promover o debate de políticas e ações de participação social, estimular a participação democrática da sociedade no acompanhamento e controle da gestão pública e estabelecer medidas de prevenção e combate à corrupção.

    Os debates da Conferência, desde a etapa municipal até a nacional, terão interface com os seguintes eixos temáticos: a) Promoção da transparência pública e acesso à informação e dados públicos; b) Mecanismos de controle social, engajamento e capacitação da sociedade para o controle da gestão pública; c) A atuação dos conselhos de políticas públicas como instâncias de controle; d) Diretrizes para a prevenção e o combate à corrupção.

    A etapa estadual congregou os delegados escolhidos nas etapas municipais da Conferência e demais público interessado no assunto. Durante o dia os participantes tiveram a oportunidade de conhecer e debater as propostas já eleitas prioritárias nas etapas municipais. Ao final do evento, houve a votação das propostas prioritárias, bem como a eleição dos delegados que representarão o Estado na Conferência Nacional.

    A 1ª CONSOCIAL é organizada pela Controladoria-Geral da União – CGU em nível nacional, e pela Casa Civil (Subchefia de Ética, Controle Público e Transparência) em nível estadual.

Políticas de acesso à informação: Decreto nº 48.910

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    No dia 13 de março foi publicado, no Diário Oficial do Estado, o Decreto nº 48.910, de 09/03/2012. Este decreto institui Grupo de Trabalho com o objetivo de diagnosticar, estudar, sistematizar e propor alternativas para a implementação de políticas de acesso à informação da Administração Pública Estadual.

    Clique e leia na íntegra o Decreto nº 48.910.

APERS conta histórias: Organização do Acervo do Tabelionato

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   O acervo dos tabelionatos é composto por livros notariais onde o tabelião lavra escrituras públicas, procurações, notas, traslados de procurações, compra e venda, substabelecimentos e registros diversos. Não há restrição quanto à consulta deste acervo, que é muito utilizado por cidadãos que necessitam de cópias autenticadas e pelos usuários da sala de pesquisa. O acervo dos tabelionatos contém 39.404 livros notariais com data de abrangência entre 1763 a 1985 e está localizado no Prédio I.

    No início do ano de 2000 foi realizado o levantamento deste acervo e foram identificadas algumas inconsistências nas sequências numéricas. Isto aconteceu por conta da transferência do acervo dos tabelionatos do Prédio III para o Prédio I, após a conclusão das obras de recuperação do conjunto arquitetônico. As sequências de livros que estavam fora da ordem cronológica adotada, foram reposicionadas para que ficassem na ordem sequencial do índice.

   A necessidade de solucionar problemas como a diferença de dados entre a lombada e o conteúdo dos livros notariais, em razão de alterações nos nomes de municípios de origem para o município emancipado, motivou a equipe do APERS a realizar uma organização técnica para sanar as dificuldades existentes.

   O primeiro passo foi fazer um estudo histórico sobre a evolução dos municípios e descobrir quais municípios originaram os municípios existentes no acervo. Em seguida foi definido o quadro de arranjo em que os tabelionatos de cada município são um fundo, somando 95 fundos. Os tabelionatos de Porto Alegre, por ser a capital do Estado, foram considerados o fundo número 1 e os demais municípios receberam a numeração sequencial em ordem alfabética.

  O segundo passo foi organizar um novo índice numérico por fundo, contendo a seguinte estrutura: número e nome do fundo, tipologia documental, número do tabelionato e/ou nome da localidade, numeração dos livros notariais, datas-limite, volume, localização física e um campo de observações. Todos os livros foram ordenados nas estantes pelo método geográfico. Em seguida foram elaboradas recomendações para a manutenção e identificação do acervo e para o uso e manuseio do índice. Os problemas e dúvidas foram resolvidos em reuniões técnicas.

   O acervo dos tabelionatos é muito valioso, pois, nestes livros podemos encontrar cartas de alforria e registros de compra e venda de escravos. Com base nestas fontes documentais torna-se possível realizar, por exemplo, estudos sobre a etnia negra no Rio Grande do Sul. Encontramos também testamentos, que por serem documentos que listam o patrimônio dos indivíduos, permitem visualizar o panorama sócio econômico da sociedade gaúcha.

  A reorganização do acervo dos tabelionatos foi concluída em 2005 e os objetivos traçados pela equipe foram alcançados. O APERS acredita que uma das prioridades de nossa instituição é atender a comunidade disponibilizando um acervo devidamente tratado e todo este trabalho não teria sentido se a população não tivesse acesso a esta documentação.

Projeto organização acervo

Relatório atividades

Projeto Descrição Acervo

Participe do Painel Ditaduras de Segurança Nacional: essência histórica e embates do tempo presente

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