A partir do Decreto 33.200 de 05 de setembro de 1989 foi instituído o Sistema de Arquivos do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, com o objetivo de preservar e proteger a documentação produzida pelos órgãos da Administração Pública Estadual. Para tanto, foram criados mecanismos que normatizam as atividades de arquivo e permitem o acesso ao patrimônio arquivístico Estadual, tanto para a administração pública quanto para a comunidade.

     Uma das primeiras propostas do SIARQ/RS foi elaborar os instrumentos arquivísticos: Plano de Classificação de Documentos – PCD e Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD. No final da década de 90 foram elaborados instrumentos arquivísticos individuais, considerando a documentação de cada órgão. Em 2000 foi publicado o PCD e TTD únicos, levando em conta as atividades meio de todas as Secretarias de Estado, e no ano de 2008 publicaram-se os instrumentos arquivísticos vigentes. Estes foram elaborados por arquivistas e historiógrafos lotados no Arquivo Público do RS, órgão gestor do SIARQ/RS.

     A aplicação do PCD e da TTD possibilita gestão documental com vistas à eliminação de documentos sem valor, preservando assim, aqueles com valor histórico e cultural. Desta forma ocorre a racionalização dos espaços administrativos e o recolhimento, ao APERS, dos documentos relevantes.

     Nos anos de 2003 e 2004 foram nomeadas Comissões Setoriais de Arquivo nas Secretarias que ainda não compunham o Sistema. Estas comissões foram capacitadas por técnicos do APERS para a realização do censo dos arquivos estaduais e do levantamento da produção documental. Esta capacitação aconteceu no Arquivo Público do RS, teve como objetivo de disseminar o projeto e, consequentemente, motivar os demais colegas a aplicar a Gestão Documental.

     Em 2010, o SIARQ/RS foi reorganizado através do Decreto 47.022 de 25 de fevereiro, sendo composto pelo Comitê Deliberativo, Comitê Consultivo, Órgão Gestor e Órgãos Executivos. Além de integrar todos os Órgãos e Entidades da Administração Pública Estadual, presta assessoria aos municípios gaúchos interessados.

      O Arquivo Público do RS, como órgão gestor do SIARQ/RS, tem o desafio de motivar o início e a continuidade da gestão documental nos diversos órgãos da administração publica estadual. Isso através da realização de visitas técnicas, capacitações, assessorias, além da constante atualização dos instrumentos arquivísticas. Parte deste trabalho realizado pode ser visualizada através da Exposição Virtual “SIARQ/RS 23 anos”.

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