Modelos do acondicionador padrão

     A equipe do Arquivo Público do RS, no ano de 2004, constatou a necessidade de remodelar o acondicionamento dos documentos uma vez que o modelo de caixas utilizadas não atendia suficientemente às questões de preservação e conservação documental. Os agentes externos como, a umidade, a luz que resseca a fibra do papel e os micro-organismos aceleram o processo de deterioração da documentação. O manuseio do acervo, em decorrência da higienização, é outro fator que contribui para o desgaste do documento tornando-o suscetível a rasgos.

    Buscando implementar melhorias no acondicionamento do acervo, a equipe do APERS desenvolveu um modelo específico de caixa, adequada ao tamanho dos documentos e ao espaço físico das prateleiras. Além de dimensões específicas, a caixa foi elaborada de forma que sua estrutura fosse resistente e suportasse o peso dos documentos, uma vez que as caixas são sobrepostas.

Acondicionador

     As medidas internas da caixa devem ser de 380 x 115 (mm), o estilo C. C. V. (Caixa corte vinco), qualidade SK5-B, caixa sem impressão e com impermeabilizante interno. O papelão que constitui a caixa também deve obedecer algumas normas. A composição dos papéis deverá ser Kraft-186/g/m², miolo-150g/m², Kraft-186g/m², gramatura 597g/m² (+/-30), coluna 6,6 kgf/cm (+/- 0,6), esmagamento 2,0 kgf/cm³ (+/- 0,5), mullen 9,0 kgf/cm³ (+/-0,5), espessura 3,0 mm (+/- 0,5).

     A partir da publicação da Instrução Normativa SARH nº 04, de 24 de setembro de 2009, que estabelece os procedimentos para recolhimento de acervos arquivísticos ao Departamento de Arquivo Público da Secretaria da Administração e dos Recursos do Estado do Rio Grande do Sul, as caixas que acondicionam a documentação pertencente ao acervo do APERS devem obedecer a este padrão específico.

Acervo do APERS já padronizado

     Somente será recolhida ao APERS a documentação de caráter permanente produzida pelo Poder Executivo que estiver classificada, higienizada, organizada e acondicionada de acordo com os padrões estipulados na Instrução Normativa. O acondicionamento em caixas padrão aumenta a vida útil do papel, reduz custos com a recuperação, restauração, oferece ao pesquisador uma documentação em condições de manuseio e leitura, além de garantir a preservação da história administrativa do Estado.