Aerta Grazzioli Moscon, 47 anos, natural de Santa Maria/RS, é formada no Curso de Arquivologia da UFSM em 1987 e integra o quadro de arquivistas do APERS desde 1992. Agora ela nos contará um pouco de sua experiência, confira!

     Quando estava no 3° ano de Ensino Médio fiz um teste vocacional e o resultado foi direcionado para a área de Ciências Humanas, então prestei vestibular para Arquivologia na UFSM e História em uma universidade privada de Santa Maria. Fui aprovada nos dois e optei por Arquivologia. Minha primeira aula foi com a professora Eneida (Eneida Izabel Schirmer Richter), ela era bem empolgada, eu adorei! Deslumbrei-me pelo Curso, identifiquei-me, nunca pensei em desistir! Sempre participava das viagens para congressos, visitas… A primeira vez que vim ao Arquivo Público lembro que fiquei fascinada pelas escadarias, pelo piso, pela quantidade de documentos, tirei fotos… e pensei: “Eu quero trabalhar aqui!”.

    Minha formatura foi em 1987 e no ano seguinte fiz especialização em arquivos médicos, também pela UFSM. Enquanto acadêmica fiz estágios em arquivos médicos e meu estágio curricular foi no Hospital Regional de Chapecó. Foi bem legal porque o Hospital era novo, fomos eu e minha colega que estruturamos o arquivo! Fiz alguns concursos, mas não cheguei a ser chamada… Trabalhei em um censo do IBGE, ia às casas aplicar os questionários, eu gostava! Em 1991 prestei o concurso para o Estado, meu único concurso na área de arquivo, fui nomeada em maio de 1992, logo entrei em licença gestante, retornando em setembro.

     A forma como os arquivistas do concurso de 1991 e os do concurso de 2010 entraram foi bem semelhante. Em ambos foram vários nomeados para o Arquivo e quando entramos em exercício não tinha muito direcionamento do que fazer, não havia preparação para receber tantos servidores novos. O decreto do SIARQ/RS é de 1989 e foi em função disso que os arquivistas ingressaram no Estado através de concurso. Anterior ao concurso tinha algumas arquivistas nomeadas como Cargo em Comissão na gestão do Rossato (Carlos Aléssio Rossato). Foi essa equipe a responsável pela elaboração das bases do SIARQ/RS e dentro da conjuntura da época fizeram um bom trabalho.

     Quando entrei em exercício já estavam fazendo o levantamento documental nas Secretarias, a partir deste levantamento seria feito a tabela de temporalidade do Estado. Ao retornar da licença maternidade o levantamento documental já estava em fase final, fui designada para montar a tabela de temporalidade. Naquela época o Arquivo tinha dois computadores, dois! Então eu ficava na sala de informática montando a tabela. Hoje refletindo sobre isso penso: “Uma pessoa que de experiência profissional só tinha estágios em arquivos médicos, ficou responsável por montar a tabela de temporalidade do Estado. Que insanidade!” A ideia de criar uma tabela única foi concretizada em 2008.

     Depois disso os técnicos científicos, que não estavam em função de chefia, foram divididos em três equipes: uma responsável por pesquisar a história administrativa do Estado, outra responsável pela preservação do acervo e outra por elaborar um instrumento para o acervo do Poder Judiciário, eu fiquei nessa. Para isso nós líamos os processos e elaborávamos um resumo. Esse trabalho resultou num catálogo, Cadastro de Processos, que é consultado até hoje. Eu penso que estes trabalhos foram válidos, são úteis até hoje.

     Concluídos esses trabalhos as equipes foram novamente divididas, mas agora em consonância com algumas funções arquivísticas: avaliação, descrição e preservação. Eu compunha a equipe de descrição, a qual produziu o Mapeamento do Judiciário por Município (conhecido como “Mapeamento Azul”). Para isto realizamos um levantamento no acervo, olhávamos nas estantes as Varas e o que tinha nos maços, as tipologias. Não olhamos o que tinha documento a documento porque na época optamos por proceder dessa forma para termos um instrumento em menos tempo, assim esse mapeamento apresenta algumas falhas. Depois disso fiquei afastada por dois anos em licença interesse.

     Ao retornar passei a integrar a equipe de avaliação por quatro anos. Participei da elaboração de alguns planos de classificação e tabela de temporalidade de algumas Secretarias, mas tudo demanda. Nesse período também participei da organização do acervo dos Tabelionatos, que foi um trabalho bastante exaustivo que se estendeu por alguns anos. Esse trabalho foi demandado em decorrência da reforma dos prédios I e II. Para a elaboração do índice dos tabelionatos foi realizado o levantamento por unidade documental, foi um trabalho interessante, um desafio. Tivemos que estudar toda a estrutura dos Tabelionatos, seu funcionamento, para organizá-los respeitando o princípio da proveniência. Isso foi bom, pois da forma como estava antes, classificado por municípios, os Tabelionatos foram emancipados junto com os municípios, um exemplo disso é que em determinadas ocasiões tínhamos um documento do município de Agudo, mas que na verdade ele era de Cachoeira do Sul, antes da emancipação.

   Para execução deste trabalho, pela primeira vez arquivistas e historiadores desenvolveram um projeto em conjunto no APERS. O estudo administrativo dos municípios resultou no índice e na ISAD(G) dos Tabelionatos. Outro acervo que eu gostei de trabalhar, que ficou de acordo com a teoria arquivística, foi o da Supervisão de Ordem Política e Social – SOPS/RS, que infelizmente depois de organizado, por meio do Decreto 39.680/99, foi transferido para o Memorial do RS.

     Depois disso, em 2003, assumi a chefia da DIDOC. Foi um desafio! Eu já estava aqui há 12 anos, tinha ficado afastada por dois, e pouco conhecia do Arquivo. Quando fui convidada eu disse que iria tentar, mas não sabia se ia conseguir. A diretora disse que eu podia contar com ela sempre “Tudo que tu precisares venha falar comigo porque eu conheço o acervo, o Arquivo”. E realmente conhecia. Ela fazia busca, guardava a documentação no acervo…, trabalhou em todas as estâncias do Arquivo, tem uma bagagem. Hoje eu posso dizer que conheço também, mas no momento que assumi não tinha muita noção. O meu maior medo era que um servidor ou pesquisador me solicitasse algo e eu não soubesse… Eu penso que para ser um coordenador tu tens que conhecer, ter domínio para saber orientar tua equipe e os usuários. Tive dificuldade, mas consegui, acho que me sai bem!

   Durante o período que fiquei na DIDOC tivemos conquistas: implantamos o teleatendimento, iniciamos a informatização do acervo e mudamos a forma de atendimento ao pesquisador. Nessa época estávamos reorganizando o acervo então eu procurava entrevistar os pesquisadores para ajudá-los a filtrar suas demandas. Assim auxiliava a identificar quais documentos deveria pesquisar e eu já tinha um levantamento do que ele iria pedir, antevendo as suas solicitações e os possíveis problemas de localização.

     O teleatendimento foi entre 2004 e 2005… Necessitávamos normatizar, qualificar e padronizar o nosso atendimento, e reduzir o prazo para entrega dos documentos. Para isso contamos com o apoio da equipe do DEORG para estruturar o fluxo das atividades da Divisão de Documentação. Também fizemos uma ampla campanha de divulgação nos ônibus de Porto Alegre e região metropolitana, TRENSURB, Tudo Fácil, SINE, e outros órgãos que faziam solicitações de documentos do Registro Civil. A aceitação foi boa. Teve um ano que participamos do “Ação Global” na Restinga. Foi muito gratificante, pois das solicitações de certidões mil foram localizadas e atendidas.

     Começamos a planejar a informatização do acervo em 2003, sendo a implantação do Sistema AAP em 2005. Diria que foi o projeto com o qual mais me identifiquei. Sempre falo que o pesquisador não tem que chegar aqui e dizer a localização do documento, e sim nós darmos o documento para ele. E com a informatização eu acredito que estamos conseguindo isso; hoje pela internet é possível realizar uma consulta e ver que documentos têm, para então solicitá-lo. O sistema AAP é um grande banco de dados onde é possível descrever a documentação e também anexá-la. Penso que esse foi um dos grandes projetos desenvolvidos pela equipe do Arquivo, foi um grande ganho. Até pensamos em colocar as referências de acordo com as fichas para ser mais rápidos, porém percebemos que isso seria impraticável, que era necessário checar os itens documentais antes. Elaboramos o sistema com base na ISAD(G), que era referência na época, em conjunto com a PROCERGS. O sistema foi pensado para servir aos usuários, então quando fomos decidir que acervos inserir primeiro, optamos pelos que eram mais consultados e que ainda não tinham instrumento de busca. Começamos pelos processos de habilitação para casamento.

   Claro que a mudança para o sistema causou alguns problemas, pois alguns pesquisadores possuem índices próprios e tem por costume solicitar o documento já com suas referências. Mas tem que ficar claro que o pesquisador tem que solicitar a informação e nós temos que localizar o documento que a contem, é nossa obrigação. Além disso, tínhamos problemas com os processos de habilitação para casamento, eles estavam organizados por municípios, emancipados e não por proveniência. E os pesquisadores são pessoas esclarecidas, então eles questionavam “como tem um documento de Agudo, se nesse período ela pertencia a Cachoeira do Sul?”. Tudo isso foi reorganizado no processo de informatização.

     Atualmente desenvolvo um trabalho muito legal! Coordeno o projeto “Documentos da escravidão: preservação das cartas de liberdade”, patrocinado pela Petrobrás através da Associação dos Amigos – AAAP. Eu acompanho esse projeto desde o início e é gratificante quando participamos de algo desde o início! O projeto tem duração de um ano, e a contra partida do Estado é a disponibilização dos documentos para o trabalho, infraestrutura, coordenação do projeto, acesso ao sistema AAP e a disponibilização no portal do Arquivo após a conclusão. Estamos com um bom andamento, o trabalho é executado por uma equipe de estagiários.

     Eu me sinto realizada enquanto arquivista, gosto da Instituição em que trabalho, apesar de discordar de algumas atitudes. Questiono-me bastante sobre o andamento das coisas, se poderia ter feito mais… A estrutura do serviço público é complicada, muitas vezes dependemos de outras pessoas, é preciso ser persistente, questionar… O difícil me fascina, mas nem todos pensam assim, por isso que na esfera pública tudo é lento ou estagnado.

     Enquanto servidora do Arquivo muitos acontecimentos me marcaram: a reforma do Arquivo, participei das comemorações aos 100 anos, organização da SOPS e Tabelionatos… Sinto orgulho de trabalhar aqui, foi um sonho realizado. Quando não estou no Arquivo, gosto de ler bons livros, assistir filmes, fazer tricô, compras… adoro sapatos, bolsas e relógios! Curto cuidar da minha casa, sou super família!