APERS Entrevista: Clara Marli Scherer Kurtz

Clara Marli Scherer Kurtz, 62 anos, é graduada em Letras e em Arquivologia (UFSM), especialista em Aperfeiçoamento Técnico e Didático em Arquivologia (UFF) e mestre em Comunicação (UFRJ). Atualmente é aposentada e trabalha voluntariamente na área de arquivos, participando da Associação dos Amigos do APERS, da Associação dos Amigos do Arquivo Histórico de Santa Maria e do Comitê Setorial de Arquivos do Conselho Nacional de Políticas Culturais. Confira a entrevista que realizamos com Clara em homenagem ao Dia do Arquivista!

Blog do APERS: Clara, você poderia comentar um pouco sobre como decidiu cursar Arquivologia?

Clara: Em 1974, antes de concluir o curso de Letras, trabalhei como Secretária de Escola, no Manuel Ribas e tive contato com os arquivos. Em 1977, fiz o primeiro vestibular para o curso de Arquivologia da UFSM, buscando novas perspectivas de trabalho e, também, motivada pelo gosto pela organização e preservação dos documentos.

Blog do APERS: És arquivista desde 1979 e participou, acompanhou as mudanças dos perfis de atuação dos arquivistas e suas áreas de atuação. Como pensa que deve ser o perfil do arquivista hoje?

Clara: As mudanças no perfil do arquivista aparecem, cada dia, mais evidentes. No início do curso, trabalhávamos essencialmente com documento convencional, ou seja, em suporte papel. Os registros das informações eram feitos em fichários por assunto, data, nomes, etc, cujas fichas eram cruzadas para identificar o documento. Hoje, a tecnologia permite que o arquivista, a partir de sistemas informatizados de gestão de documentos, localize os documentos e informações de maneira rápida e eficiente. O arquivista precisa, além dos conhecimentos técnicos da área, estar aberto às inovações e ter consciência de que é um gestor de informações arquivísticas.

Blog do APERS: Enquanto professora universitária e mesmo agora aposentada você nunca deixou de desempenhar diversas atividades ligadas aos arquivistas, como a participação em entidade de classe, associações, colegiados… Como acredita que esta atuação interfere na constituição de uma Arquivística mais consistente e ativa, e na preservação do patrimônio documental?

Clara: Sempre falamos que a participação em entidades de classe é essencial para o fortalecimento da profissão. Estivemos presente nas discussões de criação de entidades – como, por exemplo, a AGBA, em 1980, entidade criada para agregar os bacharéis em arquivologia formados em Santa Maria e que teve vida curta, pois não tínhamos número suficiente de profissionais para mantê-la em funcionamento. Fomos partícipes da criação do Núcleo da AAB, no Rio Grande do Sul que, em 1999, se transformou em Associação dos Arquivistas do Rio Grande do Sul, que tem por objetivo promover a defesa dos interesses dos profissionais que atuam na área da arquivologia; incrementar estudos para melhorar o nível técnico e cultural dos profissionais de arquivo e colaborar com entidades arquivísticas para o desenvolvimento de políticas de arquivo e que, ao longo dos anos, vem representando seus associados. A união e a participação do grupo favorece ações equilibradas e representativas.

Blog do APERS: Enquanto arquivista, podes comentar alguma situação inusitada ou maior desafio vivenciado?

Clara: O maior desafio é realizar seu trabalho com eficiência e consciência do dever cumprido. O trabalho do arquivista é a melhor forma de divulgação e publicidade da profissão.

Blog do APERS: Nas horas vagas quais são tuas atividades preferidas de lazer?

Clara: Quando não estamos envolvidas com uma atividade voluntária, na área dos arquivos, uma boa leitura, uma conversa com amigos ou o cuidado dos animais são nosso passatempo preferido.

Blog do APERS: Em alusão ao Dia do Arquivista, 20 de outubro, você gostaria de deixar alguma mensagem à classe?

Clara: O profissional que deseja sucesso, precisa trabalhar a si mesmo com disciplina e persistência. Nunca se acomodar. A aprendizagem não deve acabar nunca. O que você é acaba sendo mais importante do que você tem. E isso ninguém tira de você.

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Atendimento aos usuários do APERS: o rearquivamento de documentos

   No post anterior escrevemos sobre a busca dos documentos, agora vamos expor como ocorre o seu rearquivamento.

  O termo arquivamento, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística refere-se à “sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos”. Desse modo, é possível compreender que antes do rearquivamento houve o uso da informação pelo usuário, conforme sua necessidade, e, consequentemente, este documento foi retirado do local onde estava armazenado e arquivado.

  O rearquivamento consiste em devolver ao documento o seu estado anterior de arquivamento. Sendo assim, os documentos serão entregues ao setor de busca e rearquivamento que, através do número de atendimento gerado, aferirá no sistema AAP o status de atendimento fechado e, posteriormente, irá efetuar o seu devido rearquivamento, com base nos dados relacionados à localização do documento constantes no pedido gerado pelo sistema AAP. Feito isto o servidor acessa o sistema AAP para atribuir ao atendimento o status rearquivado.

  Cabe mencionar a importância do rearquivamento na dinâmica de acesso à informação, pois quando o documento é rearquivado de modo incorreto o sistema, ao ser consultado, indicará a localização deste documento nos respectivos acondicionador e estante preestabelecidos, porém, fisicamente, o documento não estará no local indicado. Nesse caso, será investigada, pela equipe em questão, a possível lógica que guiou o servidor em relação ao rearquivamento anterior daquele documento, de modo que ele o fizesse incorretamente, como, por exemplo, no caso de acondicionadores com números semelhantes, e, em último caso, será preciso revisar todo o conjunto documental. Isso implica no aumento do tempo de recuperação da informação e, por isso, o APERS insiste na capacitação técnica dos servidores imbuídos desta tarefa e prima pela qualidade do referido procedimento, em vez da quantidade.

  Logo, completando o ciclo das atividades básicas da DIDOC, o qual parte da necessidade informacional do usuário e finda com o rearquivamento do documento, encerramos aqui a série intitulada Atendimento aos usuários do APERS.

  Esperamos que esta série tenha favorecido a transparência de uma parte de nossas atividades! Nesse sentido, quaisquer dúvidas, críticas ou sugestões, favor entrar em contato conosco, pelo e-mail apers@sarh.rs.gov.br, pois ficaremos lisonjeados em ouvir a sua opinião.

   Muito obrigado pela atenção e…

   Até a próxima!

Arquivo Público no Salão UFRGS 2013

   No intuito de difundir as ações do nosso Programa de Educação Patrimonial, desenvolvido em parceria com o Departamento de História da UFRGS, mais uma vez nossa equipe participou do Salão UFRGS, que este ano teve o slogan “Universidade e Desafios da Sociedade”. O evento articula as atividades de Ensino, Pesquisa e Extensão da Universidade, propiciando ao público a oportunidade de percorrer espaços que apresentam e discutem novos conhecimentos produzidos na pesquisa científica, nas práticas docentes e na interação com a comunidade, apresentados de forma articulada no Salão de Ensino, Salão de Iniciação Científica e Salão de Extensão.

   No dia 22 de outubro as historiadoras Clarissa Sommer, Nôva Brando e Vanessa Menezes apresentaram no Salão de Ensino o trabalho intitulado Formação de Professores em Educação Patrimonial, Ditaduras e Direitos Humanos – Parceria APERS e UFRGS, em que abordaram o curso de formação continuada oferecido anualmente para educadores. Em 2013 o curso está em sua terceira edição, e teve como enfoque a reflexão a respeito da história ditatorial recente de nosso país, e de como abordá-la a partir de bens patrimoniais. Para acessar a apresentação clique aqui.

  Já Alexandre Ávila, Andreia Suris e Eduardo Hass, estagiários de História e membros da equipe, apresentaram no mesmo dia o trabalho Planejamento Participativo: qualificando o Programa de Educação Patrimonial APERS/UFRGS em parceria com a comunidade. Nesse relato compartilharam com o público presente a experiência de organizar o Programa a partir de uma metodologia participativa, com reuniões abertas à comunidade, resultando na qualificação das ações desenvolvidas e tendo como principal produto a construção de uma nova oficina, voltada aos estudantes do Ensino Médio. Para acessar a apresentação clique aqui.

   No dia 24 de outubro Andreia Suris retornou à UFRGS, em parceria com a prof.ª Carla Rodeghero (História/UFRGS), para apresentar no Salão de Extensão o relato intitulado Resistência em Arquivo: Patrimônio, Ditadura e Direitos Humanos, a partir do qual debateu a oficina homônima, apresentando seu processo de criação e etapas. Oficina essa que foi elaborada a partir dos processos de indenização a ex-presos políticos salvaguardados no APERS, e traz aos estudantes a oportunidade de refletir a respeito da ditadura civil militar brasileira a partir de fontes primárias arquivísticas.

  Acreditamos que a participação em espaços de debate e construção do conhecimento, como o evento em questão, é fundamental para o aprofundamento da reflexão em relação as nossas práticas cotidianas, permitindo qualificar e expandir nossa intervenção.

APERS não abrirá no Dia do Servidor Público

    Comunicamos que não haverá expediente no APERS na próxima segunda-feira, dia 28 de outubro, conforme Decreto 49.993 publicado no D.O.E em 28 de dezembro de 2012.

    A data foi instituída no ano de 1943 pelo presidente da República Getúlio Vargas e é comemorativa ao Dia do Servidor Público. Entretanto, cabe observar que a nomenclatura funcionário público foi substituída por servidor público em 1990, com o surgimento do Estatuto dos Servidores Públicos.

Exposição RELEITURAS no APERS é prorrogada

  O Arquivo Público do RS e a Comissão de Cultura do TRT da 4ª Região decidem prorrogar a exposição “Releituras”, a qual tem produção de Isabel Pizzato e curadoria de Isaura Saraiva, servidoras do TRT4.

  O período da mostra, composta por nove cartões postais antigos de Porto Alegre, cedidos por Mirian Ribeiro Antonini, acompanhados de novas fotografias que reproduzem os mesmos cenários dos postais na sua perspectiva atual, foi prorrogado até 31 de outubro. As fotos são de autoria de magistrados e servidores do TRT da 4ª Região. A mostra foi concebida em homenagem aos 240 anos de Porto Alegre, comemorados em 2012, e exibida no saguão do TRT4 no primeiro semestre do ano passado.

   A exposição continua na sede do APERS (Rua Riachuelo, 1031, Centro, Porto Alegre), com horário de visitação das 8h30 às 17h.

Atendimento aos usuários do APERS: a busca pelo documento

   Nesse post intencionamos explicar a etapa posterior ao recebimento do pedido/solicitação de documentos, ou seja, a busca ao documento no acervo do APERS, pelo setor de Busca e Rearquivamento, da Divisão de Documentação (DIDOC).

  Como vimos no post anterior, uma vez inseridos os dados no sistema AAP, é gerado um pedido, o qual é único e possui um número que permite o controle e a localização do mesmo no sistema. Tal pedido apresenta dados que permitem a localização dos itens documentais no Acervo, como, por exemplo, a tipologia, o número do documento, o número do acondicionador, o nome das partes e o número da estante onde está armazenado o documento.

   A partir do conhecimento desses dados, existem padrões de busca específicos para cada método de arquivamento, por exemplo, o conjunto documental dos processos provenientes do Poder Judiciário está organizado pelo método de arquivamento numérico. Já o conjunto documental relacionado ao Hospital Psiquiátrico São Pedro, compreendido nos documentos provenientes do Poder executivo, fundo da Secretaria da Saúde, está organizado pelo método cronológico. Além disso, podemos citar como exemplo os documentos provenientes, por delegação, do Poder Judiciário, aqueles que dizem respeito ao Registro Civil das Pessoas Naturais. Tais documentos são certidões de nascimento, de casamento e de óbito encadernados e organizados por municípios, pelo número do talão (externamente) e pelo número do livro e da folha (internamente).

   Dessa forma, o ato de buscar documentos no acervo consiste em observar o pedido/solicitação, entender a organização e os métodos de arquivamento da documentação armazenada nas estantes, bem como a disposição destas nos prédios do APERS. Sendo assim, para a busca de um processo no Acervo relacionado ao Poder Judiciário, será preciso observar o seguinte: primeiro, que os processos judiciais estão relacionados as suas comarcas de origem e estas são organizadas por fundos e; segundo, que dentro das caixas, as quais acondicionam os processos de sua respectiva comarca, os processos são ordenados pelo número que receberam no momento de sua criação, respeitando-se, assim, a ordem original dos documentos.

   Pois bem, localizado o documento, o servidor responsável pela busca anotará, suavemente, com lápis de ponta grossa para não danificar a capa do documento, o número do acondicionador e o número da estante, para, posteriormente, não ter dificuldades em rearquivar o documento, já que o rearquivamento errado causa grandes transtornos à dinâmica do acesso à informação.

   Após todo esse procedimento, o setor de busca e rearquivamento, antes de entregar o documento à sala de pesquisa, que o disponibilizará ao usuário, precisa registrar o resultado da busca no sistema AAP, aferindo determinado status: localizado, não localizado, não recolhido, mais dados, etc.

   Por fim, o documento, se localizado e em boas condições de preservação, já poderá ser entregue ao usuário para consulta ou fotocopiado, nos casos permitidos pelo APERS (certidões de Registro Civil, processos de habilitação para casamento e escrituras públicas), salientando que outras tipologias documentais poderão ser fotografadas, sem o uso de flash, na sala de pesquisa. Desse modo o APERS autenticará a impressão da imagem dos documentos que estão sob sua custódia.

   No próximo post veremos como se dá o rearquivamento dos documentos…

   Até breve!

20 de outubro: Dia do Arquivista!

   No último domingo, dia 20, foi o Dia do Arquivista, em homenagem aos profissionais que se dedicam em viabilizar o acesso à informação e a preservação do patrimônio documental. Assim, o APERS saúda a todos os arquivistas, em especial aos vinculados aos órgãos do Estado do RS!

   Para celebrar a data publicaremos na próxima semana no “APERS Entrevista” entrevista com uma arquivista singular, que fez e faz parte da história da arquivística nacional. Convidamos a tod@s a “palpitar” nos comentários quem é esta arquivista! E ai, quem você pensa que é?