2013.10.09 DIDOC Atendimento aos usuários do APERS

   Para demonstrar as necessidades informacionais e os tipos de usuários que temos no APERS utilizaremos como base os quatro tipos fundamentais de público dos Arquivos, definido por BELLOTTO (2006), renomada estudiosa da arquivística. Nesse sentido, efetuarmos uma comparação em relação aos tipos de usuários do APERS e os entrelaçaremos a suas necessidades informacionais. Portanto, segundo a autora, os referidos tipos fundamentais de usuários dos arquivos públicos são os seguintes:

1) O Administrador:

Segundo a autora (p. 28-29), é “aquele que produz o documento e dele necessita para sua própria informação, na complementação do processo decisório”. Desta forma, uma vez que a organização da informação constante nos arquivos é estruturada de acordo com as atividades que os produziram, o APERS custodia documentos relacionados às diversas Secretarias e Órgãos que compõem, e que compuseram, a estrutura governamental do Estado. Portanto, é comum que tais Secretarias e Órgãos, no desenvolvimento de suas atividades, necessitem de documentos já recolhidos para fins probatórios, como é o caso, por exemplo, da Secretaria da Agricultura, que quando precisa das fichas funcionais dos ex-funcionários da extinta Companhia Riograndense de Laticínios e Correlatos (Corlac), ou, também, a Secretaria do Desenvolvimento Rural, Pesca e Cooperativismo (SDR), ao buscar documentos relacionados aos registros de terras públicas. Ainda, é possível utilizarmos como exemplo, no Poder Judiciário, as Procuradorias (federais, regionais e municipais), que solicitam documentos para a comprovação de direitos, como processos judiciais de medições de terras, processo-crime, testamentos, etc. Enfim, as informações que o APERS subsidiam a administração do Estado, em relação aos valores funcionais, administrativos e jurídicos dos documentos.

2) O Cidadão (comprovação de direitos):

Segundo a autora (p. 28-29), esse tipo de público trata-se do “cidadão interessado em testemunhos que possam comprovar seus direitos e o cumprimento de seus deveres para com o Estado”. Assim, o APERS fornece, por exemplo, diariamente, em média 60 cópias autenticadas de certidões de nascimento, de casamento e de óbito (a maioria compreendida entre o período de 1929 e 1975) para que os cidadãos possam exercer seus direitos, como, por exemplo, confeccionar a segunda via da carteira de identidade, por intermédio do órgãos específicos, como o Instituto de Identificação e o Tudo-Fácil. As cópias de certidões fornecidas pelo APERS não são cobradas, o que favorece o exercício da cidadania, pois a carteira de identidade é fundamental para a dinâmica de nossos direitos e deveres em relação à sociedade em que vivemos.

Além disso, podemos utilizar como exemplo, também, os processos de habilitação para casamento, os quais são solicitados (consulta e cópias autenticadas) diariamente ao APERS para aquisição de dupla cidadania. Ocorre que tais processos, referentes ao período de 1890 a 1985, são um conjunto de documentos apresentados pelos noivos ao cartório de Registro civil para que estes fossem autorizados a contrair matrimônio, portanto, os processos de habilitação mais antigos apresentam declarações testemunhais manuscritas (caso não conste a certidão de nascimento) que descrevem a origem dos noivos e, por isso, estes testemunhos apresentam, além do valor probatório para aquisição de dupla cidadania, um grande valor para a pesquisa histórica e fonte de pesquisa riquíssima para o estudo da genealogia (esta relacionada ao próximo tipo de usuário: o pesquisador).

3) O Pesquisador

Este tipo de usuário, conforme a autora (p. 28-29), configura-se no “historiador, sociólogo, ou acadêmico, em busca de informações para trabalhos de análise de comportamento e eventos passados, podendo ser incluído nessa categoria o estudioso em geral”. Nessa perspectiva, frequentam a sala de pesquisa do APERS um grande número de pesquisadores interessados em estudos genealógicos. Mas, a necessidade informacional desse tipo de pesquisador não se restringe à genealogia, pois, também, são temas constantes de pesquisa no APERS questões como, por exemplo: estudo de gênero (sobre a atuação feminina na história, por exemplo), escravidão (utilizando, entre outras fontes, escrituras públicas registradas em livros notarias dos tabelionatos de todo o Rio Grande do Sul), violência (por intermédio da análise dos processos-crime produzidos no decurso da atividade do Poder Judiciário Estadual), ditadura militar no RS (por intermédio dos processos de indenização dos ex-presos políticos, provenientes do Poder Executivo), etc.

4) O Cidadão-comum

Se, por um lado o documento por seu valor primário, ou seja, quando atende especificamente à razão pela qual foi criado, tem uso funcional, administrativo e jurídico; por outro, o documento de valor secundário, ou permanente, interessa às outras entidades do governo e ao público em geral, tendo fins culturais e de pesquisa histórica.

Nesse sentido, conforme a autora (p. 28-29), esse tipo de público trata-se de “não mais o interessado em dados juridicamente válidos, mas o cidadão não graduado, o aposentado, a dona de casa etc. à procura de cultura geral, de entretenimento, campos em que pode haver lugar para o conhecimento da história”. Assim, o APERS atende diversos cidadãos que pesquisam fatos históricos, curiosidades sobre bairros, informações sobre sua família, etc.

  Enfim, nesse primeiro post, procuramos apresentar algumas das necessidades informacionais que motivam os usuários do APERS a solicitarem o acesso à informação contida nos documentos aqui custodiados. Nesse primeiro momento, é possível percebermos a importância do acesso à informação arquivística, um direito de todos. No próximo post, denominado sobre a “recepção da Informação”, apresentaremos como ocorre o primeiro contato entre os usuários e o APERS, via atendimento por telefone, por e-mail ou presencialmente.

   Portanto… Até breve!

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