2013.10.16 DIDOC - Recepção da Informação (APERS)

   Prosseguindo com as notícias sobre as etapas compreendidas nas atividades da Divisão de Documentação (DIDOC) em relação ao acesso à informação, hoje explicamos o processo de recepção da informação, ou seja, o momento em que ocorre o primeiro contato entre o usuário e o atendente do Arquivo, e a localização intelectual dos documentos para disponibilização.

   Barros e Neves¹ (2011, p. 231), ao analisarem a teoria de Sanz Casado (1994) consubstanciam as palavras deste, concluindo que todos os indivíduos são usuários de informação, pois “[…] todos nós necessitamos de informação e/ou desejamos informação para desenvolver atividades cotidianas e/ou para saber de algo.” Dessa forma, é possível percebermos o elo existente entre tal necessidade e a busca da informação e, no que se refere à pesquisa, como explica Barros e Neves (2011, p. 231): “Essa necessidade, por sua vez, quando reconhecida pelo usuário, gera a busca pela informação para mudança do seu estado de conhecimento, consistindo, no todo, fazer para satisfazer essa necessidade”.

   Dessa forma, quando o usuário chega até o balcão de atendimento ocorre um diálogo que apresenta, de um lado o usuário, com sua necessidade de informação, e, de outro lado, o atendente do APERS, ou seja, o servidor que agirá como um facilitador para o acesso à informação. Importante ressaltar que, diferentemente de uma empresa, o Estado é uma organização que visa ao bem-estar do cidadão, foi criado para atender as necessidades da sociedade. Assim, o termo servidor, na designação servidor público, apresenta a ideia de prestação de serviços, o objetivo é disponibilizar serviços para a comunidade. Nessa vista, o atendente do APERS, ao receber o cidadão, vai ouvir e interpretar suas necessidades informacionais.

  No APERS, o atendimento ao usuário pode ocorrer de três formas: por telefone, através do setor de tele-atendimento (32889100); presencialmente (de segunda a sexta-feira, das 8h30min as 17h), diretamente no balcão de atendimento, ou por e-mail, pelos endereços: Tele-atendimento: tele-apers@sarh.rs.gov.br; Sala de pesquisa: saladepesquisa@sarh.rs.gov.br; Divisão de Documentação: didoc-apers@sarh.rs.gov.br.

   Após o atendente do APERS compreender a necessidade do usuário, terá que verificar se a informação desejada está configurada sob a forma de documento de arquivo e se pertence ao acervo do APERS. Ou ainda o servidor poderá buscar mais informações efetuando uma prévia análise por meio de perguntas ao usuário como: houve registro em tabelionato, cartório? houve algum processo judicial sobre o caso? qual o período do registro? quais as localidades possíveis do registro?

   Desse modo, o atendente do APERS, ao entender o desejo informacional do usuário e confirmar a possibilidade de prestar-lhe o acesso à informação solicitada, utilizará instrumentos arquivísticos, como: plano de classificação ou quadro de arranjo, tabelas de equivalência e instrumentos de pesquisa.

  Através do uso destes recursos, o atendente pode verificar as informações, resgatando como eram denominadas no passado ou como são chamados atualmente e assim obter a localização exata no conjunto documental do APERS. Entretanto, o modo mais utilizado ocorre via sistema informatizado, denominado Administração de Acervos Públicos (AAP), o qual inter-relaciona automaticamente os dados de sua base, indicando a proveniência do documento, o nome das partes envolvidas, a tipologia, a data e a localização do documento na estante. Assim, se a documentação já tiver indexada no AAP, o sistema fornecerá os dados necessários para a localização do documento.

    Para entendermos melhor a explicação acima citamos como exemplo a solicitação de uma escritura pública de compra e venda de imóvel. É possível deduzirmos que haja um registro nos livros provenientes da atividade notarial nos tabelionatos ou, se houve algum fator irregular no negócio efetuado, por exemplo, deduz-se que pode ter havido um processo judicial em nome das partes envolvidas. No caso do acervo de Tabelionatos, o atendente do APERS irá utilizar-se dos instrumentos de pesquisa para saber sua localização, pois não está indexado no sistema AAP. Já para o acervo do Poder Judiciário, o atendente verificará as informações no sistema para obter a localização do processo, caso a comarca em questão não esteja indexada, usará as tabelas de equivalência.

  Enfim, obtida a localização do documento no acervo do APERS, o atendente formalizará o pedido por intermédio do próprio sistema AAP, informando dados como o nome do solicitante, o telefone, a tipologia solicitada, a localidade correspondente, o nome das partes, a data em que foi feito o registro documental e a data prevista para o efetivo acesso ao documento solicitado. Logo após, o pedido de solicitação de documentos será enviado para o Setor de busca e rearquivamento, o que socializaremos com você no próximo post.

  Até breve…

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