SiarqRS     O Sistema de Arquivos do Estado do RS – SIARQ/RS, reorganizado pelo Decreto 47.022/10, objetiva a preservação, proteção e disponibilização da documentação produzida e recebida pelos órgão da administração pública estadual e tem como órgão gestor do Arquivo Público do RS. Assim, o APERS assessora os órgãos que compõe o Sistema nas atividades de implementação dos instrumentos de gestão documental e coordena as reuniões do seu Comitê Consultivo. Dentre as atividades que realizamos enquanto órgão gestor, destacamos:

– apresentações sobre o SIARQ/RS: a equipe técnica realizou duas apresentações sobre o SIARQ/RS nas dependências do APERS para os servidores do Arquivo, Protocolo e Divisão de Controle Legal da Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE) e da Casa Civil.

– respostas a questionamentos via expediente administrativo, e-mails e telefone: foram respondidos três experientes administrativos, 44 e-mails que somaram, aproximadamente, 90 questões referentes a: aplicação dos instrumentos de gestão documental (Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos), Comissão de Avaliação de Documentos, Comissão Permanente de Gestão de Documentos, espaço físico adequado a guarda de acervos, estrutura SIARQ/RS, formulário de levantamento documental, instrumentos normativos, microfilmagem, organização do acervo do Poder Judiciário, procedimentos para publicização de eliminação no D.O.E, recolhimento de acervo ao APERS, registro de atividades em documentos, seleção de amostragem, SPI (expedientes não cadastrados, eliminação, classificação, juntada de expedientes), e sobre Termo de Adesão ao Sistema. Foram requerentes: Academia de Polícia da Polícia Civil (ACADEPOL), Agência Gaúcha de Desenvolvimento e Promoção do Investimento (AGDI), Biblioteca Pública – SEDAC, Brigada Militar, Centro de Memória Regional do Judiciário de Caxias do Sul, Corregedoria Geral de Polícia da PC, Departamento Administrativo da SEPLAG, Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER), Setor de Microfilmagem da SEDUC, Departamento de Cooperativismo da SDR, Diretoria de Economia e Cultura da SEDAC, Divisão de Protocolo da SARH, Divisão de Protocolo e Arquivo da AL/RS, Fundação de Atendimento Sócio-Educativo do Rio Grande do Sul (FASE), Gabinete do Vice-Governador, Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico – SEDAC, Instituto Estadual do Livro – SEDAC, 12ª Delegacia de Polícia Civil Regional de Santana Livramento, Pró-Cultura – SEDAC, Secretaria da Fazenda, SEHABS, SUSEPE.

– reuniões Comitê Consultivo: coordenamos a realização de três reuniões, nos meses de setembro, outubro e novembro, as quais tiveram como pauta a definição de novos integrantes, discussão sobre os prazos condicionados e alterações na TTD. Além das tratativas para a publicação da nova versão da TTD com as alteração já aprovadas.

– reuniões de assessoria técnica: realizamos treze reunião com órgãos do Estado, tanto administração direta como indireta, as quais tiveram como pauta: assessoria quanto a elaboração e implementação dos instrumentos de gestão documental (PCD e TTD), orientações quanto a: criação de Comissão Setorial de Arquivo (CSA), elaboração de regimento interno e plano de trabalho da CSA, estrutura organizacional do Setor de Arquivo, informações para a realização de treinamento sobre SIARQ/RS, restrições de acesso a acervos e a indexação de documentos permanentes no sistema AAP e sobre o uso de digitalização e/ou microfilmagem. Assim, foram requerentes os seguintes órgãos: ACADEPOL, AGDI, Casa Civil, DAER, Setor de Microfilmagem da SEDUC, Departamento de Cooperativismo da SDR, Divisão de Pessoal da SARH, Divisão de Serviços Complementares da SEAPA, Gabinete de Inteligência e Assuntos Estratégicos da Polícia Civil, e SUSEPE.

     Equipe envolvida com essa atividade: Aerta Moscon, Clarissa Alves, Isabel Almeida, José Araújo, Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares, Vanessa Menezes.

    Colocamo-nos a disposição dos interessados em fazer parte do SIARQ/RS e implementar os instrumentos de gestão documental. Sempre que desejar, contate-nos pelo e-mail siarq-apers@sarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.