Durante o ano de 2013, a DIDOC deu continuidade ao cadastramento de pesquisadores. Além disso, em 2013, agendou, organizou, recepcionou os visitantes e registrou os dados de cada uma das 61 Visitas Guiadas realizadas em 2013, as quais participaram 737 pessoas.

     Outra ação, foi atender diretamente ao público interno e externo do APERS, totalizando, dessa maneira,15.489 atendimentos. Confira abaixo um relato cronológico (clique nos links para verificar as notícias postadas no Blog).

– Janeiro a Dezembro: recebeu visitantes de variadas regiões do Estado e de outras nacionalidades, como, por exemplo: de Portugal, uma turismóloga interessada em desenvolver sua tese de mestrado relacionada ao âmbito público e, do Uruguai, uma aluna de mestrado do Curso de História da UFRGS, interessada em conhecer a documentação que contém informações sobre escravos.

     Além disso, foram recebidos servidores, de diversos Órgãos e Instituições de âmbito público, do Brasil – Rio Grande do Sul – e, também, de outros países, como, por exemplo: os servidores do Arquivo Municipal Permanente de Canoas, interessados em conhecer a organização técnica da documentação do APERS; e o Arquivo da Polônia, por intermédio de Krzysztof Smolana, historiador e dirigente do Archivum AKT Nowych – AAN, em Varsóvia. O historiador esteve visitando Arquivos brasileiros que contivessem acervos relativos à imigração polonesa.

     Foram recebidas, também, muitas escolas do Rio Grande do Sul, com o objetivo de apresentar aos alunos os arquivos, enquanto patrimônio documental, bem como discutir a importância de sua preservação e do acesso à informação arquivística pública, sublinhando as possibilidades de pesquisa em fontes primárias, como, por exemplo: os alunos da Disciplina de Sociologia, do Instituto de Educação Flores da Cunha e os alunos do Curso Técnico em Guia de Turismo, do Colégio Rui Barbosa.

     Escolas Técnicas também visitaram o APERS em 2013, tendo por objetivo ilustrar o conteúdo ministrado nos respectivos Cursos com uma introdução à essência dos arquivos e com as atividades desenvolvidas pelo APERS, como, por exemplo: os alunos da Disciplina de Gestão de Documentos, da Escola de Saúde do Hospital Conceição e os alunos da Disciplina de Técnicas Administrativas do Curso Jovem Aprendiz, da ESPRO.

     Além destes, visitaram o APERS, Universidades e Faculdades com o objetivo de conhecer o APERS, as atividades desenvolvidas por ele, seu papel na estrutura da administração estadual e a finalidade do trabalho arquivístico, considerando sua conexão com o Estado e com a sociedade, como, por exemplo: alunos da Disciplina de Planejamento e Organização de Arquivos, do Curso de Arquivologia da FURG e os alunos dos Cursos de Arquivologia e História da UFSM.

– Janeiro a Dezembro: do total de 15.489 atendimentos registrados, 5.264 solicitações de documentos foram recebidas por e-mail e 4.547 foram recebidas presencialmente, ou seja, quando o cidadão faz o seu pedido de documentos diretamente no balcão de atendimento do APERS. Além disso, 5.678 solicitações foram recebidas por telefone, através do setor de teleatendimento, onde os servidores dialogam com o cidadão, anotam os dados necessários para a formalização da solicitação de documentos e, logo após, já com o número do pedido gerado via sistema informatizado Administração de Acervos Públicos (AAP), o enviam para o setor responsável pela busca do documento.

     Tal busca poderá ter como resultado a localização do documento, a necessidade de mais dados para a sua localização, ou a certeza de seu não recolhimento ao APERS. Se localizado o documento, serão tiradas cópias reprográficas, nos casos de certidões de nascimento, casamento e óbito; escrituras públicas registradas em tabelionato; processos de habilitação para casamento e processos de indenização de ex-presos políticos da Ditadura. Nos demais casos os documentos serão disponibilizados para consulta na sala de pesquisa.

     Desse modo, cada uma das 10.238 cópias reprográficas efetuadas em 2013 recebeu, manualmente, a marca d’água e o carimbo do APERS para que fosse assinada por servidor autorizado, comprovando, dessa maneira, a originalidade do documento.

     No caso de documentos não recolhidos ao APERS, é informado ao cidadão aonde ele deve se dirigir para a retirada do documento solicitado. Lembrando que todo esse processo ocorre em 40 minutos para as certidões de nascimento, casamento e óbito e em 24 horas para os demais documentos.

     Dessa forma, em prol de assegurar o atendimento aos usuários internos e externos do APERS, foram realizadas 22.749 buscas e rearquivamentos de documentos. Importante salientar que, ao localizar um documento no acervo, sempre se verifica o seu estado de conservação, pois, caso o documento não esteja em condições de ser manuseado, este deverá ser enviado ao setor de reparos de documentos, antes de ser disponibilizado ao usuário. Nessa perspectiva, em 2013, foram reparados 2.444 documentos.

– Novembro: Com o objetivo de manter um contato mais próximo e sempre presente com os seus usuários, foi dado continuidade, na sala de pesquisa, ao cadastramento de pesquisadores ou a atualização dos dados dos pesquisadores já cadastrados. Além disso, junto a este procedimento, foi adotado o preenchimento, seguido da respectiva assinatura, do Termo de Responsabilidade pelo Uso e Divulgação de Informações Pessoais, onde os pesquisadores se responsabilizam pelo uso e divulgação adequados a respeito das informações contidas nos documentos custodiados pelo APERS. Atualize seu cadastro de pesquisador

     Assim, chegamos ao final desta série, que versou a respeito das atividades, no ano que findou, de uma das partes que constituem o APERS. Desse modo, por este ser um Órgão Público, o qual existe para atender as demandas da sociedade, consideramos muito importante a presença da sua opinião no processo de melhoria de nossas ações. Portanto, quaisquer críticas, sugestões ou dúvidas podem ser enviadas para o seguinte endereço de e-mail: apers@sarh.rs.gov.br.  Muito Obrigado e… Até a próxima!