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Ao iniciar mais um “Explorando o SIARQ/RS”, queremos ressaltar que houve alteração da legislação sobre a gestão documental para a Administração Pública Direta do RS, sendo atualmente a Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014, que dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).

Assim, dando continuidade à proposta de disseminar as informações, normativas do SIARQ/RS e suas aplicações, neste mês abordaremos sobre a TTD para a Administração Direta, anexo II da IN 02/2014.

A TTD é um instrumento técnico de gestão documental que está inserido nas atividades de avaliação de documentos. Podemos conceituar avaliação documental como o processo de análise de documentos tendo em vista à fixação dos prazos de guarda, visando estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos. Desse modo, a TTD é um instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos, aprovado por autoridade competente.

A TTD para a Administração Direta é estruturada pelas Funções, Subfunções, Séries e Subséries do PCD, acrescida pelos campos: Etapas de desenvolvimento da atividade que é a sequência em que esta é desenvolvida e sua consequente produção documental; Prazo de guarda é o prazo definido, baseado em estimativas de uso, em que os documentos deverão ser mantidos na unidade; Destinação onde está determinado o seu encaminhamento para a eliminação, recolhimento ou recolhimento por amostragem; e Dados complementares compreende informações sobre os documentos e a fundamentação jurídica ou administrativa se houver.

Os órgãos da Administração Direta devem utilizar o PCD e aplicar a TTD para identificar e avaliar seus acervos. Os documentos avaliados em idade corrente e intermediária devem permanecer nas unidades produtoras até cumprirem o prazo definido pela TTD. Após esse tempo, de acordo com a destinação, os documentos ou serão eliminados ou recolhidos, neste caso os documentos com valor histórico ou permanente são encaminhados ao Arquivo Público do RS.

É válido ressaltar que a aplicação dos instrumentos PCD e TTD na Administração Pública são atividades fundamentais para que ocorra efetivamente a gestão documental, pois evita o acúmulo e depósito de documentos, promove o remanejamento dos espaços para Arquivos e, pricipalmente, facilita a localização das informações.

Para a próxima postagem vamos preparar o mesmo exercício feito com o PCD, vamos apresentar a aplicação da TTD, elucidando com exemplos.

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