2014.10.29 Arquivos e conceitos

Bom, após classificarmos e avaliarmos um fundo documental o ideal é que o corpo técnico responsável pelo acervo elabore instrumentos que viabilizem o acesso às informações destinadas a guarda permanente. E isto, na arquivística, se dá a partir da descrição documental e da elaboração de instrumentos de pesquisa. Os instrumentos de pesquisa são ferramentas responsáveis por detectar o material de interesse do usuário; orientando a consulta e determinando, corretamente, onde estão e quais são. Os tipos de instrumentos de pesquisa mais utilizados, segundo Bellotto (2006) são: catálogos, índices, inventários e guias. São definidos no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) como:

  • catálogo: descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos;
  • índice: relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidas em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados de referências para sua localização;
  • inventário: descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele; e
  • guia: oferece informações gerais sobre fundos e coleções.

Somente um arquivo munido de instrumentos de pesquisa estará cumprindo sua função junto à comunidade científica e ao meio social do qual pertence e serve. Assim, a otimização destes instrumentos depende que se saiba como o pesquisador trabalha e que vocabulário usa em sua pesquisa (BELLOTTO, 2006).

Reconhecendo a relevância da descrição, o Conselho Internacional de Arquivos (CIA) elaborou duas normas de descrição: a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística (ISAD (G)) com a finalidade de estabelecer diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivística; e a Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias (ISAAR (CPF)), que institui regras gerais para a descrição de registros de autoridades arquivísticas relacionadas à produção e à manutenção de arquivos, entre outras normas. Tendo por base estas normas, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), elaborou a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE), para normalizar a descrição de documentos arquivísticos de caráter permanente em qualquer entidade custodiadora de documentos, podendo, também, ser usada para descrever documentos de valor primário. Estas normas dispõem de categorias informacionais para descrever documentos isolados ou em conjuntos documentais, respeitando os princípios arquivísticos.

Os instrumentos de descrição devem ser constantemente qualificados pois é a partir dele que os usuários terão o conhecimento prévio das fontes disponíveis para pesquisa. “Um arquivo sem instrumentos de pesquisa adequado corre o risco de se tornar um verdadeiro mistério para o usuário” (LOPEZ, 2002, p. 13).

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