Em 2014, uma equipe coordenada pela Arquivista Viviane Portella, com a participação da Historiadora Nôva Brando, iniciou os trabalhos previstos no Projeto de Organização dos Acervos da Secretaria do Interior e Exterior (1891-1947), da Secretaria do Interior e Justiça (1947-1975) e da Secretaria da Justiça (1975-1991)*.

Esses acervos foram recolhidos ao Arquivo Público do RS antes da promulgação da Instrução Normativa n° 04/09 que estabeleceu os procedimentos para o recolhimento de acervos arquivísticos no âmbito da administração direta do Poder Executivo Estadual. Disso resultou a custódia de um acervo ainda não organizado. O Projeto de Organização desses acervos foi elaborado, portanto, com o objetivo de “assegurar a proteção da documentação arquivística do Poder Público Estadual” (Decreto n° 47.020/10). Para isso, o projeto previu a execução das seguintes etapas: (a) classificação, avaliação e ordenação do acervo – atividades em etapa de finalização; (b) indexação do acervo permanente no sistema Administração de Arquivos Públicos – AAP; e (c) Difusão do Acervo Permanente.

Para um primeiro momento, a equipe optou por trabalhar com o acervo da Secretaria da Justiça, composto aproximadamente por 123 caixas. Decidiu também que a difusão do acervo ocorreria simultaneamente ao processo de classificação e avaliação, antes mesmo de sua indexação no AAP. Isso ocorrerá por meio de quatro postagens bimestrais no Blog do APERS nos meses de maio, julho, setembro e novembro. Para saber mais, acesse o Relatório 2014 – Organização dos Acervos das Secretarias da Justiça aqui.

Para a elaboração das postagens, foram selecionados conjuntos de documentos cujo potencial de pesquisa saltou aos olhos dos envolvidos no projeto. E para essa primeira postagem, selecionamos processos de solicitação de utilidades pública e prestação de contas (relatório) de entidades que já haviam sido decretadas como de utilidade pública.

Dentre eles, encontramos um Relatório de Balanço, de 1975, das atividades da Sociedade Caritativo São José, que já possuía o título de utilidade pública. Associação civil, de caráter filantrópico e beneficente, foi fundada na cidade de Garibaldi no ano de 1904. Na década de setenta sua sede e foro estavam localizados na cidade de Caxias do Sul e estava registrada no Conselho Nacional de Serviço Social e possuía declaração de utilidade pública no âmbito federal, estadual e municipal. Conforme consta no estatuto da entidade, anexo ao processo, suas finalidades eram: promover a educação e assistência social; fundar e manter estabelecimentos de ensino, assistência social e hospitalar; incumbir-se da direção de colégios, asilos, creches, patronatos, hospitais, dispensários; cooperar na formação e na manutenção de obras de educação, hospitalares e de assistência social; fundar associações, de que participe, para alcançar os mesmos fins; mantendo para tanto uma percentagem mínima de quinze por cento de suas receitas em gratuidades a alunos, ou auxílio a pessoas carentes de recursos e na formação e especialização de professores ou enfermeiras sem distinção de cor, nacionalidade, raça, credo religioso, ideologia política ou condição social. Na declaração de seu patrimônio, constavam as seguintes informações: Casa Provincial São José (Caxias do Sul); Escola Normal São José (Caxias do Sul); Hospital Nossa Senhora da Saúde (Caxias do Sul); Colégio São José (Pelotas); Colégio São José (Garibaldi); Ginásio São José (Antonio Prado); Ambulatório São José (Pinto Bandeira); Escola São José (Flores da Cunha); Escola Santa Inês (Garibaldi); Casa Provincial São José (Lagoa Vermelha); Colégio São José (Vacaria); Hospital Nossa Senhora da Oliveira (Vacaria); Escola Santa Teresinha (Sananduva); Hospital São Francisco (Concórdia). O processo, formado por um total de 588 páginas, traz informações a respeito de cada uma das instituições que compõem a Sociedade. Para cada uma delas, muitas fotos, documentação organizacional interna, documentações sobre despesas e receitas e as atividades desenvolvidas ao longo do ano.

Localizamos também um processo de Solicitação de Declaração de Utilidade Pública, do ano de 1978, da Fundação de Educação e Cultura Sport Club Internacional. Para fundamentar a solicitação, foram anexados documentos, o histórico da instituição, as atividades que por ela estavam sendo desenvolvidas. Possuía como principal atividade a Biblioteca Zeferino Brasil, que conforme a documentação, contava com um acervo de 40 mil volumes, classificados e catalogados, acessível ao público indistintamente. Localizada no parque esportivo do Sport Club Internacional, atendia, principalmente, a zona sul da capital. No momento da solicitação, tinham como propósito reeditar todas as obras de Zeferino Brazil, além da construção de um auditório e da criação de um museu histórico. Apenso ao processo, encontramos Atestado da Prefeitura Municipal de Porto Alegre; Certidão do Cartório Especial e Estatutos da FECI; Ata do Conselho de Administração da FECI; Atestado de Gratuidade de Cargo; Certificado do Conselho Estadual de Cultura, Regimento Interno da Biblioteca Zeferino Brazil; Movimento de consultas; doações de livros pela FECI; crônicas e notícias sobre a biblioteca; fotos da biblioteca e da oficina de encadernação; registros das novas instalações da biblioteca; conferências, lançamentos de livros editados e visitas; projeto do museu histórico.

Assim como no primeiro caso, também identificamos o Processo de Utilidade Pública – Relatório e Balanço – da Sociedade Caritativo São José enviado à Secretária de Justiça no ano de 1979. Localizada em Porto Alegre, a Sociedade São José foi criada por desmembramento da Sociedade Caritativo-Literária São José de Caxias do Sul. Com as mesmas finalidades registradas, identificamos a informação de que era mantenedora de seis escolas, dentre elas o Colégio Sevigne em Porto Alegre, além de um hospital em Veranópolis. Encontramos diversas outras informações no relatório composto por 320 páginas de documentos, dentre eles, muitas fotografias. Também mantenedora de uma escola bastante tradicional do estado, o Colégio Farroupilha, encontramos a documentação, recebida pela Secretaria no ano de 1981, da Associação Beneficente e Educacional de 1858. Fundada nesse ano por um grupo de alemães emigrados, teve como finalidade inicial prestar assistência social moral e econômica aos integrantes recém-chegados. Em 1883 iniciou suas atividades no campo da educação (ensino), sem finalidade econômica.

Por fim, deslocando um pouco da cultura e da educação para a área da saúde, localizamos um Relatório de Utilidade Pública do Hospital Moinhos de Vento protocolado na Secretaria no ano de 1980, referente as atividades do ano anterior. Nele encontramos informações sobre construção do ambulatório, sobre a escola de 2º grau e os cursos técnicos que eram oferecidos, atividades científicas, treinamento e aperfeiçoamento, aquisição de máquinas, equipamentos e aparelhos, balanço de resultados.

Esses foram apenas alguns exemplos dos vários processos que dizem respeito à concessão da Declaração de Utilidade Pública, que compõem o Acervo da Secretaria da Justiça. Manuseando a documentação, composta por diversas tipos e formatos de registros, podemos perceber o forte potencial que possui para pesquisas tais como a educação (projetos pedagógicos, organização escolar, currículo) relação público-privado na oferta de serviços e garantias de direitos à população (filantropia, isenções fiscais, gratuidades, bolsas) no decorrer das últimas décadas.

Essa é apenas uma pequena amostra do potencial de uma parcela de toda a documentação que compõe o Acervo da Secretária da Justiça. Em julho, mais novidades por aqui.

*Acervo em tratamento técnico.

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