Durante o mês de dezembro os arquivistas e servidores participaram das seguintes reuniões e assessorias técnicas:

Dia 01: A Secretaria Geral de Governo recebeu assessoria quanto a gestão documental e esclarecimentos sobre o Sistema PROA. Participantes: Gabriele Lopes Meireles da Rocha, Paulo Cesar Pedro Nunes, Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo.

Dia 02: Débora Flores, Jonas Ferrigolo, Denise Hogetop e servidores da Secretaria da Fazenda se reuniram para discutir assuntos referentes ao Sistema PROA.

Dias 03, 11 e 16: O Departamento Autônomo de Estradas e Rodagem recebeu treinamento quanto a atribuição de assuntos de sua área fim no Sistema PROA. A reunião foi agendada pela servidora Lívia Job e contou com a participação de vários funcionários do DAER.

Dias 03, 10 e 17: Reuniram-se, na Sala de Gestão da SMARH, o Comitê PROA para tratar de assuntos referentes a implantação do Sistema de Processos Eletrônicos. Nos encontros deste mês foi debatida a redação da resolução que tratará do cronograma de implantação do Sistema PROA.

Dia 04: Os arquivistas Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes e Débora Flores, se reuniram com o arquivista do IPERGS, Carlos Dinarte, para que fossem apresentadas as alterações propostas para a TTD do IPERGS.

Dia 07: As arquivistas do APERS prestaram assessoria para a Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), dirimindo dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos, bem como verificaram o preenchimento dos instrumentos normativos para proceder com a eliminação dos documentos avaliados. Participantes: Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung. (SEPLAN), Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dias 08, 10, 15, 17 e 22: Os servidores do Arquivo Público, Débora Flores, Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes e Denise Nauderer Hogetop, participaram da Sala de Gestão do PROA, no Centro de Treinamento da PROCERGS. A Sala de Gestão consiste em explicar aos administradores do Sistema PROA em cada órgão do Estado, como se atribui assuntos no sistema e como funcionará a gestão documental de documentos híbridos (papel e eletrônico). Além disso, os servidores explicam a classificação documental segundo os instrumentos do SIARQ/RS.

Dia 09: Mapeamento de atividades fins da Secretaria da Educação para elaboração do PCD no Sistema PROA, participaram Denise Hogetop, Jonas Ferrigolo e servidores da SEDUC.

Dia 15: Foi realizado o Encontro dos Arquivistas do RS 2015/04, no Arquivo Público, onde participam servidores do Poder Executivo Estadual e teve como pauta o Sistema PROA, com apresentação da metodologia para atribuição de assuntos pelo APERS e navegação no ambiente de treinamento do sistema. Como último encontro do ano, os servidores participaram de uma confraternização. Participantes: Aerta Grazzioli Moscon, Alfredo Ribeiro Estima, Anderson Bandeira, Carlos Alberto Lucena dos Santos, Carmen Colman de Morais, Cléo Belício Lopes, Cristiele Alpi, Daniele Rodrigues Xarão, Débora Flores, Fatima Roselaine Rodrigues Leal, Iara Gomide Machado, Jonas Ferrigolo Melo, José Gonçalves de Araújo, Juliana Junges Subtil Perotoni, Juliana Ribeiro Lopes, Lidiane da Silva Machado, Lívia Oliveira Job, Maria Candida da Silveira Skrebsky, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Maria Jucinara Medeiros Boni, Marta Maria Sica da Rocha, Nova Marques Brando, Priscila Garcia Nunes, Renata Vasconcellos, Samantha Signor, Silvia de Freitas Soares, Viviane de Portella, Carlos Henrique Armani Nery, Roberta Capelão Valença Scholz, Clarissa Sommer Alves, Endrigo Vanzella.

Dia 17: Foi realizada reunião de assessoria técnica na Secretaria de Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia (SDECT) para tratar sobre a gestão documental no Arquivo; na ocasião as arquivistas apresentaram a legislação existente, explicaram o uso dos instrumentos arquivísticos e sugeriram atividades para o início do trabalho. Participantes: Sandra Ana Marques Ribeiro, Paulo de Oliveira Hailliot (SDECT), Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 17: As arquivistas Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS) estiveram reunidas com a arquivista Samantha Signor (DIPRO) da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações, da Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (DIPRO/SMARH) para conversarem sobre algumas dúvidas de classificação de documentos, onde sugeriu-se que sejam indicadas como sugestões para melhorias no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos.

Dia 21: Débora Flores, Jonas Ferrigolo e Giglioli Rodrigues apresentaram à Secretaria da Comunicação, por meio da servidora Tati Sause, a proposta de exposição sobre o Processo Administrativo Eletrônico no Governo do Estado.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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