Nesta semana publicamos o último relatório referente as principais ações realizadas em 2015, descrevendo as atividades desempenhadas pelos servidores do APERS, enquanto representantes do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), para viabilizar a implantação do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA no Poder Executivo Estadual.

SIARQ RS

    Em junho de 2015, o SIARQ/RS passou a integrar as reuniões do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico (Comitê Gestor do PROA), ocasião em que o primeiro decreto sobre o Sistema PROA no âmbito do Poder Executivo Estadual, estava em atualização. Assim, com a publicação do Decreto 52.715 de 20/11/2015, o SIARQ/RS passou a compor, oficialmente, o Comitê Gestor do PROA.

   Nas reuniões do Comitê Gestor do PROA, os representantes do SIARQ/RS propuseram algumas intervenções no Sistema PROA, regulado em Decreto e Resolução, que atendessem requisitos para a gestão de documentos em formato eletrônico, disposições contempladas pelo E-Arq Brasil e pelo RDC-Arq, instrumentos publicados pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. Na prática, dentre outros avanços, o mais importante é que os Expedientes Administrativos em formato eletrônico são classificados na sua origem e, desta forma, temporalizados de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos do SIARQ/RS.

    Para isso, o Arquivo Público, por meio do SIARQ/RS, teve que criar mecanismos que possibilitasse a classificação documental em seus instrumentos funcionais (classificados conforme funções) para uma classificação por assunto, forma estabelecida no Sistema PROA desde sua origem, e essa metodologia ficou alinhada entre SIARQ/RS e PROCERGS no mês de setembro.

    Também em conjunto com a PROCERGS, nos meses de novembro e dezembro, o Arquivo Público participou de 07 treinamentos com servidores estaduais, intitulado como Sala de Gestão do PROA. Nestes treinamentos, o APERS apresentou a metodologia para atribuição de assuntos no Sistema PROA e demais informações sobre documentos digitais e a gestão de documentos híbridos.

    Na DIPEP, alguns servidores passaram a trabalhar exclusivamente com o Sistema PROA, na definição de Assuntos e Tipos de Assuntos, uma vez que o APERS incorporou essa função em nível de Estado: atender a todos os órgãos do Poder Executivo Estadual no que diz respeito à atribuição de assuntos dos expedientes administrativos no PROA. Foram criados, no Sistema PROA, mais de 90 Assuntos, associados com, aproximadamente, 250 Tipos de Assuntos. Hoje a atividade está consolidada, porém será contínua: sempre haverá necessidade de ser criado um assunto que ainda não existe no Sistema; assim como atualizar ou inabilitar outros.

    Sabemos que em relação à gestão documental do Estado, ainda temos muito o que avançar, mas consideramos que em 2015 foi dado um grande e importante passo para o reconhecimento do trabalho desenvolvido pelo APERS, pelo Sistema de Arquivos e pelos arquivistas e servidores. Temos convicção de que foi o momento certo para uma contribuição do Arquivo Público e do Sistema de Arquivos do Estado em auxiliar no método de criação e tramitação de documentos em formato eletrônico no Governo do Estado. Neste ano esperamos dar continuidade ao trabalho e consolidar a gestão documental nos órgãos do Estado.

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