2015.02.25 SIARQRS

Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de fevereiro os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 16: as arquivistas estiveram reunidas com servidoras da Secretaria da Educação (SEDUC), conversaram sobre as atividades do Setor de Arquivo e a necessidade de implementar a gestão documental. Participantes: Leticia Koetz Luiz, Gabriela Giambastiani, Marisa Fabiane dos Santos Xavier (SEDUC), Renata Vasconcellos, Silvia Soares (APERS).

Dia 17: o arquivista Jonas Ferrigolo esteve reunido com a servidora Andréia Santi e prestou assessoria para a Secretaria da Agricultura, Pecuária e Irrigação (SEAPA) referente a definição dos Assuntos e Tipos de Assuntos para o Sistema PROA.

Dias 17, 22 e 26: o Arquivo Público esteve representado pelos arquivistas Jonas Ferrigolo e Iara Gomide, nas reuniões sobre a preservação do acervo documental relacionado ao Castelo de Pedras Altas, atendendo a solicitação do Promotor de Justiça da Promotoria de Justiça de Bagé, Dr. Everton Luís Resmini Menezes. Segundo o Inquérito Civil, que tramita na referida Promotoria de Justiça, o acervo corre sério risco de sofrer perdas irreparáveis. Vários órgãos estão participando desta ação para salvamento do acervo: Memorial do MPRS; IPHAN; IPHAE; SEDAC; APERS; MPRS; AHRS; Curso de Graduação em Arquivologia da UFRGS.

Dia 18: Os servidores do Arquivo Público, Jonas Ferrigolo e Denise Hogetop participaram da Sala de Gestão do PROA, no Centro de Treinamento da PROCERGS. A Sala de Gestão consiste em explicar aos administradores do Sistema PROA em cada órgão do Estado, como se atribui assuntos no sistema e como funcionará a gestão documental de documentos híbridos (papel e eletrônico). Além disso, os servidores explicam a classificação documental segundo os instrumentos do SIARQ/RS.

Dias 18 e 22: o arquivista Jonas Ferrigolo participou das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde trataram sobre o andamento das demandas e definição de prioridades do Sistema PROA.

Dia 22: a arquivista do APERS prestou assessoria para a Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN). Foram dirimidas dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos e, além disso, houve um treinamento sobre a realização da transação de eliminação dos expedientes administrativos no Sistema SPI. Participantes: Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung. (SEPLAN), Silvia Soares (APERS).

Dia 25: nesta data a arquivista Silvia Soares recebeu, no APERS, a servidora Maysa Montibeller da 6ª CRE de Santa Cruz do Sul, Secretaria da Educação (SEDUC). Na reunião conversaram sobre a legislação arquivística vigente, os procedimentos de gestão documental, como o uso dos instrumentos arquivísticos PCD e TTD e eliminação de documentos.

Dia 26: o arquivista Jonas esteve reunido com servidores da Secretaria da Segurança Pública (SSP) para conversarem sobre a definição de Assuntos e Tipos de Assuntos para o Sistema PROA. Participantes: Ana Blini, Thiago Albeche (SSP), Jonas Ferrigolo (APERS).

Durante o mês de fevereiro, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br aproximadamente 140 e-mails, de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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