2015.02.25 SIARQRS

     Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de março os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 1º: Servidores do Arquivo Público do RS e da Brigada Militar estiveram reunidos para conversar sobre assuntos relacionados à gestão documental no órgão, estando na pauta: uso do Sistema PROA, verificação de minuta de normativa da BM sobre gestão documental, conferência de Listagem de eliminação de documentos e estudos para inclusão da BM no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos. Participantes: Alan dos Santos Cezar, Carine Melo Cogo Bastos, Juliana Junges Subtil Perotoni (BM), Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).

Dia 02: Servidores da SMARH estiveram reunidos para conversar sobre a proposta de formação de um grupo para padronizar os termos referentes às atividades dos departamentos DEORG e DEARH no Sistema PROA. Os servidores dos departamentos ficaram de avaliar a proposta junto aos seus diretores. Participaram da reunião: Desirre Machado Pacheco (DEADM), Elizete Pareira Antunes, Marcelo Fonseca Mattos, Maristela Heck (DEORG), Gilberto dos Reis, Marcelo de Araújo Silva (DEARH) e Jonas Ferrigolo (APERS).

Dia 03: Conforme solicitação do delegado Thiago Albeche, da Secretaria de Segurança Pública (SSP), foi realizado um treinamento sobre a atribuição de assuntos no Sistema PROA, visando para facilitar o entendimento dos usuários. Este treinamento foi ministrado pelo arquivista Jonas Ferrigolo e contou com a participação de representantes de todos os departamentos da SSP.

Dias 03, 10, 17, 24 e 31: O arquivista Jonas Ferrigolo participou das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde trataram sobre o andamento das demandas e definição de prioridades do Sistema PROA.

Dia 04 e 09: O Departamento de Medicina e Saúde do Trabalhar (DMEST/SMARH) solicitou reunião para definir assuntos para o Sistema PROA que são de uso específico deste departamento. Os fluxos de trabalho foram discutidos e os assuntos definidos e cadastrados no Sistema. Participaram dos encontros: Antonio Henrique Abrahao Ribeiro, Carmen Regina Mendonça Colman, Fabio Nobre Zimmer, Kleber da Silva Rocha, Marluci da Costa Garcia, Richard David Ebert, Sidemia Kleber (DMEST); e Jonas Ferrigolo (APERS).

Dias 07 e 16: Servidores do APERS prestaram assessoria sobre definição de assuntos no Sistema PROA para servidores da Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA). No encontro do dia 16, foi realizado, no auditório da Secretaria, um treinamento com servidores das unidades da SEMA, ministrado pelo arquivista Jonas Ferrigolo. Participantes: Ana Correa, Gladis de Mello Bento, Leonardo Santanna, Maria de Lourdes de Ávila Alves, Márcia Duarte Einloft e Alexandre Fraga (SEMA); Jonas Ferrigolo, Denise Hogetop, Maria Cristina Fernandes, Marta Helena de Araújo e Renata Vasconcelllos.

2016.03.16 Assessoria SEMA

Treinamento na SEMA

Dia 09: O Arquivo Público esteve representado pelos servidores Jonas Ferrigolo, Iara Gomide e Ana Karina Uberti na reunião sobre a preservação do acervo documental relacionado ao Castelo de Pedras Altas. O plano de trabalho para o salvamento da parte da documentação está sendo finalizado e será apresentado ao Promotor de Justiça da Promotoria de Justiça de Bagé, Dr. Everton Luís Resmini Menezes, autor da solicitação. Os órgãos envolvidos com o salvamento do acervo são: Memorial do MPRS; IPHAN; IPHAE; SEDAC; APERS; MPRS; AHRS; Curso de Graduação em Arquivologia da UFRGS.

Dia 10: As Arquivistas Aerta Moscon e Viviane de Portella (APERS) participaram de reunião com a arquivista Samantha Signor da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações da SMARH sobre os procedimentos para recolhimento de acervos ao APERS.

Dia 10: As arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), onde prestaram assessoria, verificando dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos e sobre transações no Sistema SPI. Participantes: Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung. (SEPLAN), Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).

2016.03.10 Assessoria SEPLAN

Assessoria na SEPLAN

Dias 11 e 23: Os arquivistas do APERS prestaram assessoria à Secretaria da Educação (SEDUC), primeiramente conversaram com a Diretora Adjunta do Departamento de Logística e Suprimentos sobre a necessidade de implementar a gestão documental no Setor de Arquivo. No segundo encontro foi realizado um treinamento de classificação documental (uso do Plano de Classifica e a Tabela de Temporalidade de Documentos) com a equipe do Arquivo da SEDUC. Participaram das reuniões: Daniela Baum, Letícia Koetz Luiz; Giane Lucia Rodrigues dos Santos; Gabriela Giambastiani; Marisa Fabiane dos Santos Xavier; Keoma Alexsander da Rocha; Willian da Costa (SEDUC); Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS).

Treinamento no Stor de Arquivo SEDUC

Treinamento no Setor de Arquivo SEDUC

Dia 17: Servidores do Arquivo Público participaram da Sala de Gestão do PROA, no Centro de Treinamento da PROCERGS. A Sala de Gestão consiste em explicar aos administradores do Sistema PROA em cada órgão do Estado, como se atribui assuntos no sistema e como funcionará a gestão documental de documentos híbridos (papel e eletrônico). Além disso, os servidores explicam a classificação documental segundo os instrumentos do SIARQ/RS. Participantes do APERS: Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes, Iara Machado e Giglioli Rodrigues.

Dia 29: As arquivistas Aerta Moscon, Viviane de Portella e Jonas Melo prestaram assessoria à Secretaria de Obras, Saneamento e Habitação quanto aos procedimentos de recolhimento de documentos permanentes ao APERS.

Dia 31: Arquivistas do APERS e da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações (DIPRO/SMARH) se reuniram para verificação de dúvidas sobre classificação de expedientes administrativos. Participaram da reunião: Samantha Signor (DIPRO); Iara Gomide Machado, Maria Cristina Fernandes, Marta Helena de Araújo, Renata Vasconcellos, Silvia de Freitas Soares (APERS).

   Durante o mês foram respondidos seis (06) processos administrativos via Sistema PROA, para aprovação da Listagem de eliminação de documentos pelo Arquivo Público, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

 Também em março foram recebidos, na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, aproximadamente 130 e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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