SiarqRS

     Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de abril os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01 e 08: os servidores do Arquivo Público participaram do encontro do Grupo de Trabalho de Salvamento da Documentação do Castelo de Pedras Altas, no Ministério Público do RS. As duas reuniões serviram para definir os últimos ajustes no projeto que foi concluído e será entregue ao MP, conforme solicitação. Pelo APERS participaram Jonas Ferrigolo, Iara Gomide e Ana Karina Uberti Moreira.

Dia 04: Na SMARH, as arquivistas do APERS Aerta Moscon e Viviane de Portella participaram de reunião com a arquivista Samantha Signor da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações (DIPRO) sobre a definição do quadro de arranjo e tipologias para indexação de dados no Sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP dos acervos a serem recolhidos ao APERS.

Dias 06, 13 e 27: os arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria na Secretaria da Educação (SEDUC), primeiramente conversaram com a Diretora Adjunta do Departamento de Logística e Suprimentos sobre a necessidade de implementar a gestão documental no Setor de Arquivo. No segundo encontro foi realizado um treinamento de classificação documental (uso do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos) com a equipe do Arquivo da SEDUC. Na reunião do dia 27 esteve presente a Empresa MGS, que presta serviço de manutenção dos equipamentos de microfilmagem da SEDUC, objetivando retomar esse serviço na Secretaria. Participaram das reuniões Daniela Baum, Giane,Lucia Rodrigues dos Santos; Gabriela Giambastiani; Marisa Fabiane dos Santos Xavier; Keoma Alexsander da Rocha; Willian da Costa, Cleonice Carnelosso Dorneles (SEDUC); Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos (APERS).

Dia 07: A arquivista Viviane de Portella participou de reunião com Bianca Pereira Zotti, estagiária da Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), sobre os procedimentos de higienização, ordenação e mapeamento de documentos com vistas a recolhimento ao APERS.

Dia 07: Na SMARH, o arquivista Jonas Ferrigolo participou de uma reunião para tratativas referentes a retomada da organização do arquivo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM), iniciado em 2013. A organização do arquivo está no Plano Plurianual da SMARH e é um dos projetos prioritários da Secretaria. Participaram da reunião Caroline Assmann, Cleiton Oliveira do Santos, Fernanda Blehm de Bithencourt (DEADM) e Jonas Ferrigolo Melo (APERS).

Dias 07, 14, 28: O arquivista Jonas Ferrigolo participou das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde trataram sobre o andamento das demandas e definição de prioridades do Sistema PROA.

Dia 12: Servidores do APERS estiveram reunidos no Instituto de Previdência do Estado (IPERGS) para padronizar os termos referentes às atividades dos setores de saúde e previdência no Sistema PROA. Participaram da reunião: Carlos Dinarte, Arlindo Moraes, Bárbara Plein Veleda, Carlos Dinarte, Mariana Ramos Quillfeldt, Nicole Plein (IPERGS), Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes (APERS).

Dia 15: as arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), onde prestaram assessoria, verificando dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos. Participantes: Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung. (SEPLAN), Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).

Dia 18: arquivistas do Arquivo Público do RS e da Brigada Militar estiveram reunidos para conversar sobre a atuação das arquivistas nas atividades do Sistema PROA, principalmente no que se refere à atribuição de Assuntos, Tipos de Assuntos e Subtipos de Assuntos. Participantes: Carine Melo Cogo Bastos, Juliana Junges Subtil Perotoni (BM), Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).

Dia 19: arquivistas do APERS estiveram em reunião na Secretaria da Agricultura, Pecuária e Irrigação (SEAPI) para padronizar os termos referentes às atividades da secretaria no Sistema PROA. Participaram Andreia Santini, José Eduardo Cunha, Marcelo Göcks, Eduardo Nemoto Vergara, Luiz Felipe Haesbaert Balbueno, Adriana Maria Dal S. Reckziegel, Eliane Bastos Lima, Paulo Ricardo Dias da Silva, Fabiola Boscaini Lopes, Rafael Friedrich de Lima, Maria Vacca e Pedro Jose Kercher (SEAPI) Jonas Ferrigolo Melo e Maria Cristina Fernandes (APERS).

2016.04.19 Encontro Arquivistas (4)Dia 19: Foi realizado no Arquivo Público o primeiro Encontro dos Arquivistas do RS de 2016, mantendo o objetivo reunir os servidores do Poder Executivo Estadual que atuam nas atividades de gestão documental. Os arquivistas assistiram ao filme “Arquivos e Democracia: 30 anos do 2016.04.19 Encontro Arquivistas (3)Sistema de Arquivos de São Paulo (1984-2014)” e debateram sobre a atuação dos Sistemas de arquivos. Participantes: Alfredo Ribeiro Estima, Iara Gomide Machado, Jonas Ferrigolo Melo, Marco Antonio da Luz, Maria Candida da Silveira Skrebsky, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Marta Helena de Araújo, Renata Vasconcellos, Silvia de Freitas Soares.

Dia 27: O arquivista Jonas Ferrigolo e a bibliotecária Rosane Aparecida Lopes dos Santos promoveram uma reunião com representantes da Casa Civil e da Secretaria de Modernização Administrativa (SMARH) para alinhar Assuntos e seus Tipos para cadastro no Sistema PROA, ajustando a utilização dos termos “Cedência”, “Disposição” e “Disponibilidade”. Participaram da reunião: pela Casa Civil Arthur Pellizzari Filho, Fabio Sofia Dias, Maria Isabel Araujo Nunes; pela SMARH: Flavia Rodrigues Donini Cezar (DIPRO), Maria Cristina de Carvalho, Ana Maria Florence Santanna (DIPES), Luiz Antonio de Oliveira, Jorge Luiz Santos Pereira, Jaluza Silveira Peres de Souza, (DEARH), Jonas Ferrigolo Melo e Rosane Aparecida Lopes dos Santos (APERS).

Dia 28: arquivistas do Arquivo Público estiveram em reunião na Fundação de Previdência Complementar do Rio Grande do Sul (RS-Prev) para discutir e padronizar os termos referentes às atividades do órgão para o Sistema PROA. Participaram Danielle Cristine da Silva (RS-Prev), Arthur Pellizzari filho (Casa Civil), Jonas Ferrigolo Melo e Maria Cristina Fernandes (APERS).

  Durante o mês, o Arquivo Público recebeu e verificou seis (06) processos administrativos, via Sistema PROA, para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, Art. 6º, Parágrafo V.

   Também em abril foram recebidos, na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, 162 e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, a caixa de correio do SIARQ/RS recebeu 30 e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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