2016.06.21 Palestra Gestao documental aplicada ao Sistema PROA (1)     Na tarde de 21 de junho, o Arquivo Público do RS (APERS) promoveu a palestra “Gestão documental aplicada ao Sistema PROA”, realizada no Auditório do Auditório de Centro Administrativo Fernando Ferrari (CAFF), com o apoio do Comitê Gestor do PROA.

    A apresentação foi conduzida pelo arquivista Jonas Ferrigolo Melo e teve o objetivo de divulgar como as atividades de gestão documental estão relacionadas ao PROA, sistema eletrônico para os expedientes administrativos, em uso desde janeiro no Poder Executivo do Estado. Inicialmente houve uma explanação sobre a atuação do APERS e as competências do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), assim como foram abordados conceitos arquivísticos para esclarecer os procedimentos que envolvem a gestão documental, e apresentados o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) vigentes.

     Em seguida foi relatado como funciona a atribuição de Assuntos e Tipos de Assuntos no Sistema PROA, atividade de responsabilidade do APERS, e sua relação com a gestão documental, tendo em vista que está interligada ao PCD e TTD e diz respeito às atividades exercidas pelo Estado. De forma ilustrativa, os participantes puderam acompanhar vários exemplos de Assuntos e Tipos de Assuntos definidos a partir dos instrumentos arquivísticos e compreender que esta atividade proporciona a classificação dos documentos no momento de sua criação.

    Na palestra foram abordadas as diversas formas de documentos que o Sistema PROA integra: documentos digitalizados, natos digitais e híbridos. Um dos tópicos mais esperados foi sobre a guarda de documentos físicos originais, que são digitalizados e anexados ao PROA. Explicou-se que o órgão deve julgar de quem é o ônus da prova, se existir alguma necessidade de comprovação obrigatória o Estado deve se resguardar e arquivar o documento físico original. Para exemplificar uma forma de procedimento adotada, houve a participação do servidor da Secretaria da Fazenda (SEFAZ), Otávio Reischak de Oliveira, que explicou que na SEFAZ foi publicada uma normativa, Ordem de Serviço, que estabelece a forma de arquivamento e guarda dos documentos originais.

    Por fim, Jonas elucidou que o Sistema PROA segue as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), conforme previsto no Decreto nº 52.715, devendo adequar-se ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil, e às Diretrizes para a Implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis – RDC-Arq.

   Destinado aos servidores públicos do Poder Executivo Estadual, usuários e administradores do Sistema PROA, o evento foi um sucesso pois contou com a presença de mais de 140 participantes que puderam esclarecer dúvidas, relatar situações vivenciadas no cotidiano de trabalho; e, para o APERS, foi mais uma oportunidade de afirmar a importância da gestão documental para a administração pública.

Anúncios