2015.02.25 SIARQRS

Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de junho os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 02, 09, 23 e 30: o arquivista Jonas Ferrigolo Melo participou das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisados os pedidos de excepcionalização no uso do Sistema.

Dia 13: arquivistas do APERS estiveram no Departamento Pedagógico da Secretaria de Educação a fim de padronizar os termos referentes às atividades do Departamento, para uso no Sistema PROA. Emerson Suman Corrêa, Jonas Ferrigolo Melo e Maria Cristina Kneipp Fernandes (APERS)

Dia 15: os arquivistas do APERS estiveram no Departamento Autônomo de Estradas e Rodagem (DAER), para prestarem assessoria sobre questões de avaliação e eliminação documental. Participaram pelo DAER Lívia Oliveira Job e pelo APERS Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes e Marta Helena de Araújo.

Dia 15: realizado um encontro com os servidores da Fundação Piratini TVE e Rádio Cultura para alinhamento e definições dos assuntos utilizados no Sistema PROA. O APERS foi representado por Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Fernandes, Marta Helena de Araújo e Iara Gomide Machado.

Dia 20: as arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria sobre gestão documental aos servidores da Divisão de Protocolo e Arquivo, Secretaria da Segurança Pública (SSP). Orientaram sobre a aplicação da Tabela de Temporalidade, esclareceram dúvidas sobre classificação e explicaram as atividades para eliminar documentos conforme as normativas. Participantes: Luan Kulmann Corrêa, Larissa Natalia de Oliveira (SSP), Maria Cristina Fernandes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 28: arquivistas do APERS estiveram reunidos com servidores da Defensoria Pública do Estado (DPE) para leitura e análise de minuta de resolução, elaborada pela DPE, visando normatizar o uso do Sistema PROA no âmbito da Defensoria. O APERS foi representado por Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Fernandes, Marta Helena de Araújo e Renata de Vasconcellos.

Durante o mês, o Arquivo Público recebeu e verificou oito (08) processos administrativos  para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

Ainda em junho, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, 165 e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos 9 e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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