2015.02.25 SIARQRS

Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de julho os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 04: realizado um encontro com os servidores da CORAG para apresentação alinhamento e definições dos assuntos utilizados no Sistema PROA. O APERS foi representado por Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Marta Helena de Araújo.

Dia 05: realizado um encontro com os servidores da Secretaria do Turismo, Esporte e Lazer para alinhamento e definições dos assuntos utilizados no Sistema PROA. O APERS foi representado por Jonas Melo, Marta Helena de Araújo e Renata Vasconcellos.

Dia 06: o APERS recebeu em reunião servidores da Assembleia Legislativa do RS, que iniciou um trabalho de elaboração de seus instrumentos de Gestão Documental e neste sentido solicitou apoio e orientação técnica ao Arquivo Público. A Assembleia esteve representa por Débora Soares, Eliane Maciel, Fernando Bolzoni e o APERS por Aerta Moscon, Jonas Mello, Maria Cristina Fernandes e Renata de Vasconcellos

Dia 06: na SMARH, as arquivistas do APERS Aerta Moscon e Viviane de Portella participaram de reunião com a arquivista Samantha Signor da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações (DIPRO) sobre os procedimentos recolhimento de documentos ao APERS.

Dia 18: as arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria sobre gestão documental aos servidores da Fundação de Desenvolvimento de Recursos Humanos FDRH. Conversaram sobre a minuta de “Listagem de Eliminação“ elaborada pela FDRH, bem como sobre os procedimentos para eliminação de documentos a serem adotados pela Fundação. Pelo APERS estiveram Maria Cristina Fernandes e Sílvia de Freitas Soares, a FDRH foi representada pelos servidores Job Jesus Osório e Odete Maria Rama

Dia 19: as arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) prestando assessoria sobre gestão documental, esclarecendo dúvidas quanto a classificação e procedimentos de eliminação. Participantes: Gladis de Mello Bento, Alexandre Fraga dos Santos, Eva Vilma Soares de Lucca e Lúcia Dilélio (SEMA); Maria Cristina Fernandes e Sílvia de Freitas Soares (APERS).

A partir das solicitações de apoio na construção de Tabelas de Temporalidades para os órgãos os técnicos do APERS analisaram e encaminharam orientações no sentido de qualificar as minutas enviadas pela Assembleia Legislativa e Fundação de Atendimento Socioeducativo (FASE).

Durante o mês, o Arquivo Público recebeu e verificou dez (10) processos administrativos para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

Ainda em junho, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, setenta e cinco (75) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dezessete (17) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.