No mês de agosto completamos 10 anos do primeiro atendimento documentado via Sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP (para saber mais clique aqui). Hoje entrevistamos Diones Rossetto e Viviane Hekman, analistas da Companhia de Processamento de Dados do RS – PROCERGS que atualmente são responsáveis por assessorar o Arquivo Público do RS nas demandas do sistema AAP.

2016-09-14-apers-entrevista-analistas-procergs FOTO PROCERGS

Diones Francisco Rossetto, 30 anos, é graduado em Ciência da Computação pela PUC/RS e pós-graduado em Engenharia de Software pela UNISC. É analista de Computação na PROCERGS e trabalha com o sistema AAP desde 2011.

Viviane Therezinha Langone Hekman, é graduada em Processamento de Dados pela Unisinos, especialista em Análise de Sistemas pela PUC/RS e em Gestão Empresarial pela ESPM. É analista de Sistemas na PROCERGS e trabalha com o sistema AAP desde 2004, quando iniciou o levantamento de requisitos para informatização do APERS.

Blog do APERS: O sistema AAP foi desenvolvido em sua totalidade pelas equipes do Arquivo Público do RS e da PROCERGS. Qual foi o maior desafio ao receber essa demanda?

Diones: Dentre os inúmeros desafios que este sistema nos apresentou, o principal deles foi desenvolver um sistema que atenda o cliente de forma plenamente satisfatória e atenda os requisitos necessários da área de arquivística.

Viviane: O maior desafio foi a normalização dos processos de indexação dos documentos, isso foi condição sine qua non para viabilizar a informatização do APERS. Para este processo houve uma imersão dos técnicos da PROCERGS e ativa participação colaborativa dos arquivistas do APERS com apoio total da Diretora da instituição, na época a Sra. Rosane Feron. Na normalização dos processos, o APERS aderiu a norma ISAD (G) e posteriormente a Nobrade. Para que fosse possível informatizar os serviços de atendimento ao público, houve normalização também dos processos de atendimento ao cidadão/pesquisador.

Blog do APERS: Para iniciar o trabalho de desenvolvimento do sistema foi necessário se apropriar de alguns conceitos e teorias que fundamentam a arquivística. O que mais chamou a sua atenção sobre essa nova área?

Diones: Toda a parte de terminologia, acervos e organização documental requereu bastante estudo e, como não possuía conhecimento prévio, foi muito interessante essa experiência.

Viviane: Foi o embasamento nos quatro pilares da arquivologia, ou seja, classificação, avaliação, descrição e preservação. Bem como o gerenciamento de políticas e ações arquivísticas, na preservação do patrimônio histórico.

Blog do APERS: Como a experiência em trabalhar com o sistema AAP colabora para que vocês pensem o acesso a informações e documentos no desenvolvimento de novos sistemas?

Diones: A experiência em trabalhar no AAP e em temas de arquivos, certamente trouxe muito mais informações sobre a forma de documentação, sobre a organização dos acervos nos arquivos, sobre história e genealogia.

Viviane: Com os resultados obtidos no uso do sistema AAP introjeta-se a importância de gerenciar e administrar documentos, aplicando os conceitos e teorias utilizados pela Arquivologia. Esses conceitos permitem às empresas públicas ou privadas maior controle sobre as informações que produzem e custodiam, bem como otimizar a logística dos espaços para a guarda dos documentos, permitindo desta forma, prestarem serviços com mais eficiência e rapidez, atendendo adequadamente aos cidadãos.

Blog do APERS: Hoje em dia é bastante comum acessar serviços por aplicativos. Disponibilizar o acesso ao sistema AAP pelo aplicativo RS Móvel foi uma iniciativa de vocês, como surgiu a ideia?

Diones: A ideia surgiu devido a um trabalho que estava fazendo na disciplina da Pós-Graduação que estava cursando na época, na qual pude ter contato com o desenvolvimento de tecnologia móvel. Como o AAP não possuía tal recurso, decidimos criar essa ferramenta e adicionarmos ela ao RS Móvel, e ao mesmo tempo, permitir uma melhor experiência dos usuários do APERS durante suas pesquisas e atendimento com o uso dessa inovação tecnológica.

Viviane: O Diones teve uma disciplina sobre tecnologia móvel no curso de pós-graduação que cursou em 2015/2016, daí surgiu a oportunidade de aplicar este conhecimento no desenvolvimento da plataforma da Pesquisa de Documentos também para o RS Móvel.

Blog do APERS: Sabemos que muitos programas de gerenciamento de documentos e informações são desenvolvidos por profissionais da área de tecnologia da informação sem o auxílio de arquivistas ou conhecimento da teoria arquivística. A partir da parceria entre profissionais da PROCERGS e do APERS, quais dicas vocês podem dar aos profissionais da tecnologia da informação ao desenvolverem sistemas com essa finalidade?

Diones: A área de arquivística é uma área muito rica e o desenvolvimento de soluções para a mesma e requer muito suporte, informações e ajuda de profissionais dessa área, a fim de entregarmos um sistema de suporte eficiente aos conceitos de arquivologia, tão importante para a manutenção da história da sociedade.

Viviane: No processo de informatização de toda atividade/negócio é essencial a parceria entre profissionais de informática e de quem detém o conhecimento, para a excelência no resultado final.