O Gerenciamento de Acervos compreende as diversas atividades que visam manter os acervos custodiados pelo Arquivo Público do RS de acordo com a ordem original de sua fase corrente, para que a disposição física dos fundos reflita a estrutura dos órgãos produtores, e também as atividades que possibilitam o livre acesso aos mesmos pelos usuários presenciais e virtuais. Desta forma, a equipe é segmentada em projetos de: indexação e revisão de dados do acervo do Poder Judiciário, classificação, avaliação, descrição e mapeamento de acervos do Poder Executivo, além da gestão dos espaços para custódia de acervos nos prédios da instituição.

Para melhor clareza das atividades realizadas a seguir apresenta-se os projetos em execução:

Organização e disponibilização dos acervos do Poder Judiciário

O projeto de indexação de acervos do Poder Judiciário consiste na digitação dos dados básicos dos processos no sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP, o qual possibilita a rápida localização e controle da documentação sob a custódia do Arquivo Público do RS. No ano de 2016 foram trabalhadas as seguintes Comarcas: a) Bagé – PJ 010, com 55 acondicionadores e 922 documentos indexados; b) Rosário do Sul – PJ 024, com 21 acondicionadores e 304 documentos indexados; c) Rosário do Sul – PJ 025, com 08 acondicionadores e 235 documentos indexados; d) Canguçu – PJ 037, com 10 acondicionadores e 287 documentos indexados; e) Dom Pedrito – PJ 042, com 43 acondicionadores e 787 documentos indexados; f) Dom Pedrito – PJ 043, com 71 acondicionadores e 1.210 documentos indexados; g) Júlio de Castilhos – PJ 055, com 1 documento indexado; h) Piratini – PJ 008, com 101 acondicionadores e 2.606 documentos indexados; i) Arroio Grande – PJ 033, com 4 acondicionadores e 59 documentos indexados; j) Jaguarão – PJ 013, com 19 acondicionadores e 322 documentos indexados; k) Porto Alegre – PJ 004, com 04 acondicionadores e 367 indexados/revisados; l) Rio Grande – PJ 005, com 1 documento indexado; m) Rio Pardo – PJ 007, com 01 acondicionador e 29 documentos indexados; n) Quaraí – PJ 066, com 64 acondicionadores e 1.085 documentos indexados; o) Caçapava do Sul – PJ 016, com 01 acondicionador e 37 documentos indexados; p) Bento Gonçalves – PJ 034, com 19 acondicionadores e 473 documentos indexados; q) Vacaria – PJ 096, com 21 acondicionadores e 585 documentos indexados; r) Vacaria – PJ 097, com 142 acondicionadores e 2.727 documentos indexados; s) Pelotas – PJ 006, com 32 documentos indexados/revisados; t) Santo Antônio da Patrulha – PJ 026, com 1 documento indexado/revisado; u) Passo Fundo – PJ 068, com 01 acondicionador e 29 documentos indexados. Ao total foram criados 585 acondicionadores e 12.103 documentos indexados. Esse projeto foi coordenado pela Técnica em Assuntos Culturais/Letras Roberta Capelão Valença Scholz, tendo como equipe Giovanna Adam Ferreira, Loy Alves Medeiros Júnior e Luciane Mondin Cardoso Flores.

No ano de 2016 foi dada continuidade à descrição dos fundos provenientes do Poder Judiciário. Foi realizada a compilação da história administrativa, o levantamento das tipologias e Varas, a quantificação em metros lineares e a indexação dos dados de 82 Comarcas no sistema AAP. Este projeto foi coordenado pela arquivista Viviane Portella de Portella e tem como equipe Carlos Henrique Armani Nery.

Desde o mês de junho de 2015 está sendo realiza a digitação das planilhas de equivalência do Poder Judiciário que se encontram somente me suporte papel. No ano que passou foram digitadas 42 planilhas das Comarcas de Alegrete, Lagoa Vermelha, Passo Fundo, Porto Alegre, Rio Grande, Rio Pardo, Santo Antonio da Patrulha, Vacaria e Veranópolis. Esta atividade foi coordenada pela arquivista Aerta Grazzioli Moscon e tem como equipe Richard Herbert Brando Nogueira.

No mês de outubro teve início a conferência dos acervos do Poder Judiciário, localizados no prédio 2. O trabalho consistiu em conferir se os processos estão nas caixas corretas de acordo com o índice. O trabalho foi coordenado pela arquivista Aerta Grazzioli Moscon e teve como equipe Gabriel da Silva Batista e Thiago Alvez Judes

Levantamento de acervos

No mês de janeiro teve início a segunda etapa de levantamento dos acervos do Poder Judiciário, desdobramento do trabalho realizado em 2015, para levantamento das tipologias a indexar no Sistema de Administração de Acervos Públicos (AAP) do Poder Judiciário. Em 2016 foi realizado o levantamento dos maços do Poder Judiciário, identificando a localidade e o cartório de origem do maço, o tipo de ação, o ano de abrangência, a numeração de abrangência dos processos, o número do maço, a estante e a prateleira de localização. Esse trabalho já foi realizado na década de 1990, resultando no “Mapeamento azul”, porém com o passar do tempo alguns maços foram encaixados, outros mudados de lugar e não foi sendo realizado o controle dessas mudanças, assim, nem sempre a localização descrita no Mapeamento azul condiz com a realidade, dificultando a disponibilização dos documentos na Sala de Pesquisa. O trabalho está em fazer de revisão e digitação. Esse projeto foi coordenado pela arquivista Viviane Portella de Portella, tendo como equipe: Gerson Saldanha Costa, Getúlio Cunha de Aguiar e Richard Herbert Brando Nogueira.

Organização e disponibilização dos acervos do Poder Executivo

Ao longo do ano de 2016 foi dado andamento ao projeto de Organização dos acervos das Secretarias da Justiça, iniciado em 2014, e que compreende o arranjo, a descrição e a difusão dos acervos das Secretarias do Interior e Exterior (1891 – 1947), do Interior e Justiça (1947 – 1975), e da Justiça (1975 – 1991) recolhidos ao Arquivo Público do RS anteriormente a Instrução Normativa nº 04/09, a qual estabelece os procedimentos para recolhimento de acervos arquivísticos no âmbito da administração direta do Poder Executivo Estadual. Assim, foi realizada a indexação e a descrição dos processos classificados na tipologia “utilidade pública” do acervo da Secretaria da Justiça (1975 – 1991) e dada continuidade ao trabalho de classificação e avaliação do acervo da Secretaria do Interior e Exterior (1891 – 1947). Do período de 1975 a 1991 temos 3.405 processos administrativos, destes 690 estão indexados e descritos, e em fevereiro de 2017 foram disponibilizados para pesquisa. Visando difundir os processos que serão disponibilizados para pesquisa, a acadêmica Camila elaborou quatro textos, sob orientação da arquivista Viviane, a partir dos processos administrativos de utilidade pública. Esses textos serão publicados no blog institucional do APERS ao longo do ano de 2017. Referente ao período de 1891 – 1947 temos: 76 caixas com processos permanentes, 48 com processos de guarda intermediária e 422 com processos destinados a eliminação. Atualmente a equipe está revisando os processos destinados a eliminação. Esta atividade foi coordenada pela arquivista Viviane Portella de Portella e teve como equipe Camila Barbosa, Julia Tedesco, Lucas Estel Lopes e Veronica Vieira Martinelli.

O projeto de Organização do acervo da Secretaria de Coordenação e Planejamento compreende o arranjo, a descrição e a difusão do conjunto documental recolhido ao Arquivo Público do RS anteriormente a Instrução Normativa nº 04/09. Esse acervo foi classificado e avaliado, assim decidimos indexá-lo no sistema AAP, porém no momento de realizar o mapeamento das tipologias percebeu-se que a classificação foi realizada de forma equivocada, sendo necessária a sua reclassificação e reavaliação. Ao longo do ano de 2016 essa atividade foi parcialmente concluída, sendo sua finalização no mês de fevereiro de 2017. Temos 24 caixas com processos administrativos com destinação a eliminação, 41 caixas cm processos de guarda temporária e 65 com processos de guarda permanente. Os processos de guarda permanente serão liberados para pesquisa no mês de fevereiro de 2017, mas sem serem indexados no sistema AAP. A indexação no sistema se dará somente após a equipe da Divisão de Gestão Documental definir as tipologias para os documentos do Poder Executivo. Também visando difundir o acervo que será disponibilizado para pesquisa, o acadêmico Guilherme elaborou quatro textos, sob orientação da arquivista Viviane, a partir de alguns processos administrativos que serão publicados em nosso blog ao longo do ano. Esta atividade foi coordenada pela arquivista Viviane Portella de Portella e teve como equipe Lucas Porto Azevedo e Guilherme Cardoso.

Ainda no eixo de organização dos acervos do Poder Executivo, custodiados pelo Arquivo Público do RS, foi dado continuidade ao projeto de Organização do acervo da Comissão Estadual da Verdade (CEV). A CEV foi criada no âmbito do Estado do Rio Grande do Sul (RS), pelo Decreto Estadual nº 49.380, em julho de 2012, com duração de 20 meses, prorrogada até 16 de dezembro de 2014 pelo Decreto nº 51.183, sendo a documentação encaminhada ao Arquivo Público do RS no final do trabalho. Tendo em vista o prazo exíguo de atividade da CEV, entre outros fatores, a documentação oriunda de sua existência foi recolhida sem o atendimento a IN 04/09. Desta forma, foi elaborado o projeto visando a disponibilização deste acervo a pesquisa. Durante o ano de 2016 o acervo foi mapeado, classificado, avalizado, higienizado, indexado e descrito, sendo liberado para pesquisa no mês de janeiro de 2017. Quanto ao processo de higienização destaca-se que o acervo passou pelo processo de conservação preventiva, ou seja, foi desmetalizado, quando necessário as folhas foram coladas ou costuradas e os documentos foram acondicionados em pastas e caixas adequadas. No que concerne a descrição, no primeiro semestre de 2017 será publicado catálogo com os verbetes descritos e indexados no sistema AAP. Esta atividade foi coordenada pela arquivista Viviane Portella de Portella e teve como equipe Nôva Marques Brando, Sara Dal Piaz e Veronica Vieira Martinelli.

Conferência do acervo dos Tabelionatos

No ano de 2016 ocorreu a conferência dos acervos dos Tabelionatos localizados no Prédio 1. O trabalho consistiu em conferir se os livros estavam ordenados nas estantes de acordo com o índice. Em outubro foram conferidos os livros das estantes 01 a 19 e em agosto os das estantes 20 a 63. Esta atividade foi coordenada pela arquivista Aerta Grazzioli Moscon e teve como equipe: Gabriel da Silva Batista e Thiago Alvez Judes.

Organização e conferência do acervo do Registro Civil – Processos de Habilitação para Casamento

Os processos de habilitação para casamento estão indexados em sua totalidade no sistema AAP. Porém, até o ano de 2016 não haviam sido colocadas nas caixas permanentes as etiquetas do modelo sistema AAP, o que, então, foi realizado entre os meses de maio e junho. No mês de agosto teve início a revisão das caixas de processos de habilitação para casamento. Esta atividade consiste em conferir se os processos que constam no relatório RAAP 60, relatório gerado pelo sistema AAP que lista todos os itens de um acondicionador (caixa), estão todos na caixa e se há processos na caixa que não foram indexados. Esta atividade foi coordenada pela arquivista Aerta Grazzioli Moscon e teve como equipe Carlos Henrique Armani Nery, Gabriel da Silva Batista, Jorge Miranda da Silva, Loy Alves Medeiros Júnior, Maria de Lourdes Soares Zamo, Rose Mary Horn Wawrzeniak, Thiago Alvez Judes e Viviane Portella de Portella.

Organização e readequação dos espaços do Arquivo

Entre os meses de fevereiro e agosto ocorreu a organização e readequação dos espaços físicos do Arquivo, que correspondem a Divisão de Preservação, Acesso e Difusão. Para tanto: 1) foi definida uma sala ao lado do almoxarifado administrativo para ser almoxarifado dos materiais de conservação e restauro; 2) os móveis em desuso no 2º andar do prédio 3 que não se aplicam as atividades do APERS foram sinalizados para descarte, e o chefe da SEAAD comunicado; 3) os móveis e equipamentos que estavam obstruindo a sala de conservação e restauro de documentos situada no 1º andar do prédio 2 do Arquivo foram redirecionados para o depósito situado embaixo das escadas do prédio 1, almoxarifado administrativo e almoxarifado de conservação e restauro; 4) a mudança das estantes do 1ª andar do prédio 3 que obstruem os corredores, para o espaço que estava vago, próximo a ilha de trabalho; 5) foi realizada a revisão do índice do acervo do Registro Civil referente as certidões de nascimento, casamento e óbito; 6) foram feitas e colocadas placas nas estantes do acervo do registro civil para identificar os fundos documentais e o número das estantes; 7) foram feitas e colocadas placas de identificação nas portas dos almoxarifados; 8) foram feitos e instalados novos avisos de “Mantenha a porta fechada” para as portas corta fogo do prédio 3, bem como solicitado ao chefe da SEAAD que encaminhe e-mails semanais aos servidores solicitando que os mesmos mantenham as portas corta fogo fechadas; 9) o espaço, no 2º andar do prédio 3, entre a sala cedida ao Family Search e o almoxarifado de conservação e restauro foi fechado e montada uma sala de uso comum das Associações de Amigos do APERS e de Arquivistas do RS. Foram disponibilizadas duas mesas de trabalho, duas mesas de apoio, 8 cadeiras, um armário e um mural. O armário disponibilizado será para uso da AAAP, uma vez que a AARS já possuía um. A porta da sala e os armários foram identificados. Esta atividade foi coordenada pelas arquivistas Aerta Grazzioli Moscon e Viviane Portella de Portella e teve como Carlos Henrique Armani Nery, Gabriel da Silva Batista, Thiago Alvez Judes e terceirizados que participaram da etapa de desmontagem e montagem das estantes realocadas.

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