Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de abril os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 03, 10 e 26: os arquivistas Cléo Lopes e Renata Vasconcellos estiveram orientando os estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa na organização do arquivo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH), localizado na sede complementar do CAFF.

Dia 04: os arquivistas Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e a Diretora do APERS Aerta Moscon participaram de reunião na Fundação de Desenvolvimento para os Recursos Humanos (FDRH), para alinharem medidas visando o recolhimento de acervos com guarda permanente para o Arquivo Público. Representando a FDRH participaram as servidoras Odete Maria Rama e Clarissa Garcia Correa Sehnem.

Dias 05, 19 e 26: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), para discutirem o conteúdo da Instrução Normativa que definirá as rotinas do Arquivo Central da Secretaria e prestar orientações para classificação e avaliação de documentos.

Dias 06 e 20: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 07: teve reunião na Divisão de Controle Legal (DCL), Superintendência dos Serviços Penitenciários (SUSEPE), sobre recolhimento de dossiês de presos e necessidade de aditamento do Termo de Recolhimento para correção de informações. Participantes: Juliana Kiefer Madrid, Sérgio Roberto Silva da Costa (DCL), Aerta Grazzioli Moscon e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 10: arquivistas do APERS estiveram no Arquivo da Seção de Protocolo, da Secretaria de Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) e participaram de reunião, com servidores de diferentes setores, sobre melhorias das atividades, recursos e condições de espaço físico. Participantes: Gladis de Mello Bento, Eva Vilma Soares de Lucca, Leonardo Baleeiro SantAnna, Diego Melo Pereira, Ana Léa Dornelles Mendes (SEMA), Maria Cristina Kneipp Fernandes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 11: na Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SMARH), as arquivistas do APERS, Renata Vasconcellos e Silvia Soares, participaram de reunião com Stephany Amarante Fagundes, do Apoio do Gabinete, para acompanhar as atividades realizadas e prosseguir com os procedimentos de eliminação de documentos, explicando o preenchimento dos formulários e abertura do processo administrativo no Sistema PROA.

Dia 18: servidoras da Escola de Saúde Pública (ESP) e de Coordenadorias Regionais de Saúde (CRS), da Secretaria da Saúde (SES) estiveram no APERS e participaram de reunião com os arquivistas Jonas Melo e Silvia Soares, para definir os Assuntos para uso no Sistema PROA. Da SES estiveram presente: Cenyra Sanchotene Martini (8ª CRS – Cachoeira do Sul), Dileta do Carmo Santos Ferrari (10ª CRS – Alegrete), Mara Elis Ferreira Fredes (3ª CRS – Pelotas), Marília Pinto Bianchini (15ª CRS – Palmeira das Missões), Maristela Lima (18ª CRS – Osório), Nilce Maria Ferrari (ESP), Patricia Benites (1ª CRS – Porto Alegre), Rejane Roester Mocinho (6ª CRS – Passo Fundo), Silvana Matos Amaro (ESP).

Reunião com servidoras da SES

    Em abril, o Arquivo Público analisou dez (10) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, doze (12) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos um (01) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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