Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”

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    No dia 26 de julho de 2017 acontecerá a palestra Gestão Documental: aplicações na Administração Pública, promovida pelo Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), com apoio Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG), órgãos da Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH).

    O evento será às 14h30min, no Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari e será ministrado por Jonas Ferrigolo Melo, Arquivista do Arquivo Público do Estado. O evento terá a participação de órgãos do Poder Executivo que apresentarão suas boas práticas em gestão documental: DETRAN, com apresentação do Arquivista Carlos Alberto Lucena; DAER, com apresentação da Bibliotecária Lívia Job; e da SMARH, com apresentação da Arquivista Samantha Signor.

   A palestra visa disseminar a importância da gestão documental, das normativas estaduais e do uso dos instrumentos de gestão do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), aliando a teoria com estratégias práticas de aplicação.

    A partir do conhecimento adquirido os servidores estarão melhores instrumentalizados para aplicar os procedimentos e operações técnicas que dizem respeito ao tratamento de documentos, desde sua produção, tramitação, uso, classificação e avaliação, visando sua eliminação ou guarda permanente, proporcionando agilidade com os trâmites administrativos, facilidade de localização de documentos, otimização de espaço físico e de recursos financeiros, além de fornecer subsídios para estratégias de responsabilidade socioambiental.

   Evento aberto a todos os servidores públicos interessados, com credenciamento na entrada, não sendo necessária inscrição prévia. O auditório permanecerá aberto enquanto houver espaço. Mais informações pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br e pelos telefones 3288-9114 ou 3288-1333.

Serviço:
O que: Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”
Quando: dia 26 de julho de 2017
Horário: 14:30 horas
Onde: Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari (Av. Borges de Medeiros, 1501, Porto Alegre – RS).

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Pesquisando no Arquivo: Secretaria da Justiça III

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Retomamos a sequência de postagens sobre os processos administrativos de utilidade pública pertencentes ao acervo da Secretaria da Justiça (1975-1991), versando sobre a Associação de Pais e Amigos dos Excepcionais (Apae). Trata-se de uma rede nacional que atualmente possui sede em mais de 2 mil municípios do território brasileiro, sendo por conta disto enunciada como o “maior movimento social do Brasil e do mundo, dentro da sua área de atuação”.

A Apae foi fundada no ano de 1954, tendo sua primeira sede instituída no município do Rio de Janeiro. A entidade se caracteriza como uma organização social e apresenta como seu objetivo primordial o ato de “promover a ação integral à pessoa com deficiência, prioritariamente aquela com deficiência intelectual e múltipla”. A grande rede Apae é constituída por pais, amigos, pessoas com deficiência, voluntários, profissionais e instituições parceiras (públicas e privadas) para a promoção e defesa dos direitos de cidadania da pessoa com deficiência e a sua inclusão social. Persiste desde a sua fundação até os dias de hoje atuando nos âmbitos de educação, saúde, assistência social, proteção e capacitação. A instituição atende cerca de 250 mil pessoas com deficiência através de suas unidades espalhadas pelo território nacional, fato que demonstra sua eficiência na busca de soluções alternativas de inclusão social e garantia de direitos destes indivíduos.

Dentre os processos administrativos de declaração e manutenção de utilidade pública localizamos 24 processos provenientes de unidades Apae de 16 municípios do estado do Rio Grande do Sul, sendo eles: Bagé, Bento Gonçalves, Caçapava do Sul, Camaquã, Carazinho, Carlos Barbosa, Erechim, Estância Velha, Garibaldi, Getúlio Vargas, Horizontina, Júlio de Castilhos, Lajeado, Marau, Pelotas e São Luiz Gonzaga. Nestes processos é possível encontrar uma gama de documentos contendo diversas informações a respeito destas Apaes. Estatuto social, atestado de não remuneração de diretoria, atestado de pleno e real funcionamento, ata de fundação, certidão de personalidade jurídica, relatórios de atividades e balanços financeiros anuais são alguns exemplos de documentos que compõe os processos e que possibilitam ramos de pesquisa a cerca desta entidade.

A Associação de Pais e Amigos dos Excepcionais é mais um exemplo dentre os processos administrativos referentes a concessão de utilidade pública que compõem o acervo da Secretaria da Justiça e agora estão disponíveis ao público. Se você tiver interesse em pesquisar estes documentos, envie um e-mail para a Sala de Pesquisa do APERS (saladepesquisa@smarh.rs.gov.br) e solicite seu atendimento!

Referência: http://apaebrasil.org.br/

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Divulga APERS – Novidades

Acervo disponível para pesquisa: Secretaria da Justiça

Pesquisando no Arquivo: Secretaria da Justiça I

Pesquisando no Arquivo: Secretaria da Justiça II

Habilitações para Casamento: índices disponíveis I

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Informamos que os relatórios dos Processos de Habilitação para Casamento dos Cartórios de Registro Civil de Porto Alegre, Alegrete, Antônio Prado, Augusto Pestana, Bagé, Bento Gonçalves, Bom Jesus, Caçapava do Sul, Cachoeira do Sul, Camaquã, Canela, Canguçu, Caxias do Sul, Cruz Alta, Dom Pedrito e Encantado encontram-se disponíveis para consulta.

Até o momento, foram revisados 30.246 processos de habilitação para casamento de 534 caixas divididos em dezesseis cartórios do registro civil.

Abaixo disponibilizamos os índices dos fundos contendo os dados básicos dos documentos indexados no sistema AAP (para acessar, clique em cima dos links):

Se você tiver interesse em consultar estes documentos em nossa Sala de Pesquisa, envie um e-mail para saladepesquisa@smarh.rs.gov.br e solicite seu atendimento.

Realizado Curso de Gestão Documental aos Servidores do APERS

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     Na última semana, de 03 a 07 de julho, foi realizada mais uma edição do Curso de Gestão Documental, desta vez, destinado aos servidores, estagiários e terceirizados do Arquivo Público do RS, teve como objetivo disseminar o conhecimento sobre as atividades de gestão documental desempenhadas pelo APERS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivo do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS).

    Durante todas as manhãs, as aulas foram realizadas no Auditório Marcos Justos Tramontini. No primeiro encontro teve a fala da historiadora Clarissa Sommer Alves, onde puderam compreender a importância de patrimônio histórico, memória.

    Nos dias seguintes, o arquivista Jonas Ferrigolo Melo ministrou as aulas que abrangeram gestão documental, conceitos arquivísticos, normativas estaduais e os instrumentos de gestão do SIARQ/RS, aliando sempre exemplos do dia a dia do serviço público e algumas dinâmicas para a interação dos participantes. Além disso, teve destaque a fala sobre a reorganização dos arquivos digitais do APERS salvos na rede, que será executada por todos que os utilizam.

     Para finalizar o curso, no último encontro os servidores realizaram atividades práticas conduzidos pelas arquivistas Maria Cristina Fernandes e Silvia de Freitas Soares; participaram de um exercício onde tiveram que analisar documentos para classificá-los e avaliá-los, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e preencher os registros para eliminação de documentos.

    A realização do curso, para o Arquivo Público, além de propiciar conhecimento e capacitar para a realização das atividades de gestão documental, foi uma oportunidade de integrar os servidores, estagiários e terceirizados.

Grupo de Trabalho do Manual de Redação Oficial do Estado

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     No dia 06 de julho de 2017, foi realizada a primeira reunião do Grupo de Trabalho do Manual de Redação Oficial do Estado do Rio Grande do Sul, no Arquivo Público do Estado.

    O grupo foi criado pela Portaria SMARH 52/2017 (D.O.E. 24/04/2017) e tem como objetivo promover o debate sobre a elaboração de um manual de redação oficial do Estado visando a padronização da produção textual oficial, sua divulgação nos órgãos estaduais, bem como discutir aspectos da gestão documental por meio das novas tecnologias da informação.

    Além disso, é competência do GT contribuir com a expertise de seus órgãos para o desenvolvimento do trabalho, atuando como um grupo consultivo no que diz respeito à estrutura do manual e sua divulgação. A pauta desta reunião foi a apresentação do grupo e do projeto do manual. Participaram da primeira reunião representantes do seguintes órgãos: Arquivo Público, Departamento Organizacional da SMARH, Contadoria e Auditoria-Geral do Estado, Polícia Civil, Redação Oficial do Gabinete do Governador, Secretaria da Comunicação, Procuradoria-Geral do Estado e Companhia de Processamento de Dados do Estado.

APERS em Números – Junho 2017

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de junho:

– Assessorias SIARQ/RS: 15

– Usuários atendidos: 366

– Cidadão: 256

– Usuários internos: 08

– Pesquisadores: 102

– Novos pesquisadores: 41

– Atendimentos aos usuários: 719

– Cidadão: 275

– Usuários internos: 31

– Pesquisadores: 413

– Indexação Sistema AAP: 2.022

– Visitas guiadas: 08

– Visualizações blog institucional: 13.430

Veja abaixo os gráficos de usuários atendidos e atendimentos realizados por dia no mês de junho:

Gráficos de usuários atendidos e atendimentos realizados por dia no mês de junho:

 

Visitas guiadas ao APERS – Junho 2017

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No mês de junho foram realizadas 8 visitas guiadas ao conjunto arquitetônico do Arquivo Público do RS. Visitaram nossa instituição:

Dia 2: 15 alunos do curso de História da PUCRS, acompanhados da Profª. Gislene Monticelli. O objetivo da visita foi conhecer os prédios do Arquivo (patrimônio edificado tombado), as ações educativas desenvolvidas, o funcionamento do APERS, seu acervo e as condições de guarda.

Dia 6: 7 alunos do Programa Jovem Aprendiz do Instituto Murialdo, acompanhados da Profª. Letícia Goulart Coelho. O objetivo da visita foi conhecer o espaço do Arquivo Público, a história, os documentos que são arquivados, a importância e os métodos de arquivo.

Dia 8: 3 participantes para visita guiada inserida na Semana Nacional de Arquivos. O objetivo foi conhecer um pouco sobre a instituição, arquitetura e acervos custodiados.

Dia 19: 31 alunos do Senac Comunidade, acompanhados do Prof. Mauro Mendes Urban. O objetivo da visita foi conhecer o Arquivo, sua importância histórica, métodos de armazenamento de documentos, identificação e localização.

Dia 23: 28 alunos do Senac Comunidade, acompanhados da Profª. Valéria Neutzling. O objetivo da visita foi oferecer uma atividade prática para aprofundamento do estudo sobre arquivamento e organização de documentos.

Dia 23: 22 alunos do curso de Museologia da UFRGS, acompanhados da Profª. Denise Walter Xavier. O objetivo da visita foi conhecer a instituição, seus acervos e organização, assim como as ações educativas e culturais oferecidas.

Dia 26: 10 alunos do Programa Jovem Aprendiz do Instituto Murialdo, acompanhados da Profª. Ivanise Helena da Silva Santos. Os objetivos foram conhecer o espaço, a história, os documentos arquivados, sua importância e os métodos de arquivo.

Dia 30: 4 alunos do curso de Especialização em História do Rio Grande do Sul da Unisinos. O objetivo da visita foi o conhecimento da instituição e das fontes históricas custodiadas.

Guias: Caroline Acco Baseggio e Clarissa de Lourdes Sommer Alves.

Lembramos que oferecemos, semanalmente, visitas guiadas ao conjunto arquitetônico, com duração de 1h30min, nas segundas-feiras às 14h30min e nas sextas-feiras às 10h. Agende sua visita pelo e-mail visitas@smarh.rs.gov.br ou ligue para (51) 3288 9127.

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