APERS em Números – Maio 2017

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de maio:

– Assessorias SIARQ/RS: 12

– Usuários atendidos: 390

– Cidadão: 282

– Usuários internos: 07

– Pesquisadores: 101

– Novos pesquisadores: 46

– Atendimentos aos usuários: 904

– Cidadão: 308

– Usuários internos: 60

– Pesquisadores: 536

– Indexação Sistema AAP: 2.040

– Visitas guiadas: 10

– Visualizações blog institucional: 15.966

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de maio:

Gráficos de usuários atendidos e atendimentos realizados por dia no mês de maio.

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APERS em Números – Abril 2017

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de abril:

– Assessorias SIARQ/RS: 11

– Usuários atendidos: 303

– Cidadão: 209

– Usuários internos: 07

– Pesquisadores: 87

– Novos pesquisadores: 37

– Atendimentos aos usuários: 766

– Cidadão: 230

– Usuários internos: 46

– Pesquisadores: 490

– Indexação Sistema AAP: 1.348

– Visitas guiadas: 09

– Visualizações blog institucional: 12.644

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de abril:

Gráfico de atendimentos mensais realizados aos usuários do APERS em abril.

APERS em Números – Março 2017

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de março:

– Assessorias SIARQ/RS: 11

– Usuários atendidos: 465

– Cidadão: 340

– Usuários internos: 13

– Pesquisadores: 112

– Novos pesquisadores: 59

– Atendimentos aos usuários: 1.024

– Cidadão: 374

– Usuários internos: 68

– Pesquisadores: 582

– Indexação Sistema AAP: 1.618

– Visitas guiadas: 06

– Visualizações blog institucional: 14.427

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de março:

Gráfico de atendimentos mensais realizados aos usuários do APERS em março.

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APERS em Números – Fevereiro 2017

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de fevereiro:

– Assessorias SIARQ/RS: 06

– Usuários atendidos: 442

– Cidadão: 343

– Usuários internos: 07

– Pesquisadores: 92

– Novos pesquisadores: 42

– Atendimentos aos usuários: 818

– Cidadão: 374

– Usuários internos: 28

– Pesquisadores: 416

– Indexação Sistema AAP: 1.407

– Visitas guiadas: 01

– Visualizações blog institucional: 9.448

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de fevereiro:

2017-03-02-apers-em-numeros

Gráfico de atendimentos mensais realizados aos usuários do APERS em fevereiro.

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Relatórios APERS 2016 – DIGED: Gestão Documental e SIARQ/RS

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À Divisão de Gestão Documental – DIGED, antiga Divisão de Pesquisa e Projetos – DIPEP, compete a elaboração de diretrizes e normativas arquivísticas relacionadas ao Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, bem como a orientação e capacitação dos órgãos do Poder Executivo Estadual, com relação a aplicação das normas de gestão documental e dos instrumentos arquivísticos em qualquer suporte documental – convencional ou digital.

Em 2016, os servidores da DIGED desempenharam atividades relacionadas ao SIARQ/RS, assessorando a implementação da gestão documental no Estado, através das assessorias técnicas, realização de Curso de Gestão Documental, aprovação de Listagens de Eliminação de Documentos, além de realizar estudos e pesquisas na área, como para a elaboração do novo Plano de Classificação de Documentos; em relação ao Sistema PROA, realizando o atendimento de demandas dos órgãos estaduais para atribuição de Assuntos e Tipos de Assuntos, inclusive permanecendo no Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico.

1. Assessoria Técnica (Reunião presencial)

A equipe da DIGED atuou amplamente em reuniões de assessoria técnica com os órgãos do Poder Executivo e, também de outros poderes, que buscaram viabilizar a gestão documental em seus arquivos, e com aqueles em que se identificou a necessidade de mapeamento de suas atividades, com vistas na composição da lista de Assuntos de processos no Sistema de Processo Administrativo Eletrônico PROA.

Desta forma, em 2016 foram realizadas 88 reuniões, nos seguintes órgãos: Agência Estadual de Regulação dos Serviços Públicos Delegados do Rio Grande do Sul – AGERGS, Assembleia Legislativa, Brigada Militar – BM, Casa Civil e Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos – SMARH, Fundação de Ciência e Tecnologia – CIENTEC, Companhia Rio Grandense de Artes Gráficas – CORAG, Corpo de Bombeiros Militar – CBM/RS, Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem – DAER, Defensoria Pública do Estado – DPE, Departamento Estadual de Trânsito – DETRAN, Estatuto da Fundação de Previdência Complementar do Servidor Público do Estado do Rio Grande do Sul – RS-PREV, Fundação de Atendimento Socioeducativo – FASE, Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos – FDRH, Instituto de Previdência do Estado – IPERGS, Instituto Riograndense do Arroz – IRGA, Instituto-Geral de Perícias – IGP/RS, Ministério Público do Rio Grande do Sul – MPRS e Castelo de Pedras Altas, Polícia Civil (1ª Delegacia de Polícia de Porto Alegre, Academia da Polícia Civil – ACADEPOL, Delegacia de Polícia Regional de Santa Maria – 3ª RP, Departamento de Administração Policial – DAP), Secretaria da Agricultura, Pecuária e Irrigação – SEAPI, Secretaria da Cultura – SEDAC (6ª Coordenadoria Regional de Educação, Coordenação de Serviços e Apoio – CSA Arquivo, Escola Paula Soares), Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos – SMARH (Departamento Administrativo – DEADM, Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador – DMEST, Divisão de Pessoal – DIPES, Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações – DIPRO), Secretaria da Saúde – SES (Hospital Sanatório Partenon / Divisão de Ensino e Pesquisa), Secretaria da Segurança Pública – SSP (Departamento de Inteligência de Segurança Pública – DISP, Divisão de Protocolo e Arquivo), Secretaria de Obras, Saneamento e Habitação – SOP, Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável – SEMA (Seção de Protocolo), Secretaria do Planejamento, Mobilidade e Desenvolvimento Regional – SEPLAN (Divisão de Logística – DLOG), Secretaria do Turismo, Fundação Piratini (TVE).

2. Assessoria técnica sobre Gestão Documental (via expediente administrativo, e-mails e telefone)

Durante o ano, diversos órgãos contataram o SIARQ/RS para esclarecer dúvidas, questionar sobre gestão documental; esclarecer questões mais simples de interpretação e uso dos instrumentos normativos, assim como outras que exigem pesquisa e análise, tornando-se, por vezes, propostas de inclusões e alteração para o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade Documental (TTD) ou objeto de trabalho da Divisão. Em 2016, foram recebidos e enviados, aproximadamente, quinhentos (500) e-mails na caixa de siarq-apers@smarh.rs.gov.br.

3. Curso de Gestão Documental (Parceria com FDRH e Escola de Governo)

A partir de uma reunião entre servidores do APERS, FDRH e Escola de Governo, ocorrida em junho de 2016, iniciou-se uma parceria entre os órgãos para a construção de um curso sobre gestão documental a ser ministrado pelo APERS, sendo uma das ações estratégicas previstas em seu Plano Plurianual.

Assim, o Curso de Gestão Documental foi elaborado por servidores da DIPAD e DIGED, com o objetivo de divulgar o SIARQ/RS, a importância em realizar a gestão documental e a aplicabilidade dos instrumentos arquivísticos vigentes, sendo que o edital foi divulgado no início de setembro de 2016 para inscrições de servidores que atuam em Arquivos.

As aulas ocorreram de 26 a 29 de setembro, na FDRH, e possibilitaram disseminar a importância do patrimônio histórico e memória, da gestão documental, das normativas estaduais e do uso dos instrumentos arquivísticos aos participantes. O conteúdo teórico foi intercalado com dinâmicas, exemplos do dia a dia do serviço público e, como conclusão do curso, foram realizados exercícios de classificação e avaliação de documentos, proporcionando uma visão prática alinhada às teorias de gestão documental.

O primeiro curso foi ministrado pelos servidores: Clarissa Sommer Alves, Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia de Freitas Soares. E participaram 30 servidores públicos de 17 órgãos estaduais: APERS, CEEE-GT, CORAG, DAER, DETRAN, DPE, EGR, FDRH, FEE, IRGA, SDECT, SECOM, SEDUC, SES, SMARH, SOP, TRENSURB.

Com o êxito da parceria e boa avaliação do curso, em outubro de 2016, foi divulgado um segundo Curso de Gestão Documental, com novo edital destinado especificamente a servidores da Secretaria Estadual da Modernização e Recursos Humanos – SMARH. Ao final das inscrições, houve poucos interessados e o curso foi cancelado após reunião entre os servidores do APERS e, posterior reunião com FDRH e Escola de Governo.

4. Apreciação de Listagem de Eliminação de Documentos

Enquanto Órgão Gestor do SIARQ/RS, é competência do APERS aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos, encaminhadas pelos Órgãos Executivos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V. Desta forma, em 2016, esta atividade foi incluída nas rotinas de trabalho dos arquivistas da DIGED, sendo elaborado um Parecer Técnico padrão para preenchimento com a aprovação ou reprovação e treinamentos internos de nivelamento sobre a atividade e uso do Sistema PROA.

Durante o ano, foram recebidas e apreciadas cinquenta e nove (59) Listagens de Eliminação de Documentos, remetidas por expedientes administrativos, sendo que, vinte e quatro (24) listagens foram inicialmente reprovadas e, após verificados os apontamentos do APERS, a maioria dos expedientes retornou com nova Listagem, que foram aprovadas.

Analisando os dados dos órgãos que realizaram os procedimentos para eliminação documental, enviando Listagem de Eliminação ao APERS, verificamos que pertencem à quatro secretarias: Secretaria da Fazenda (1 Listagem), Secretaria dos Transportes (2 Listagens pelo DAER), Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (8 Listagens por DETRAN; FDRH; IPERGS; DIPRO/DEADM e DTERS) e Secretaria da Segurança Pública (48 Listagens por Brigada Militar, Polícia Civil e SUSEPE).

5. Atuação na Sala de Gestão e Comitê Gestor do Sistema PROA

Com a publicação do Decreto 52.715, de 20/11/2015, o SIARQ/RS passou a compor, oficialmente, o Comitê Gestor do Sistema PROA em 2016. Nas reuniões do Comitê, os representantes do SIARQ/RS propuseram algumas intervenções no Sistema, regulado em Decreto e Resolução, que atendessem requisitos para a gestão de documentos em formato eletrônico, disposições contempladas pelo “e-Arq Brasil” e pelo “RDC-Arq”, instrumentos publicados pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

Em conjunto com a PROCERGS, nos meses de fevereiro e março de 2016, o Arquivo Público participou de 02 treinamentos com servidores estaduais de vários órgãos, trabalho que iniciou em 2015, intitulado como Sala de Gestão do PROA. Nesses treinamentos, o APERS apresentou a metodologia desenvolvida para a atribuição de Assuntos e Tipos de Assunto no Sistema PROA e informações sobre documentos digitais e gestão de documentos híbridos.

Em 2016, o espaço atribuído ao SIARQ/RS no Comitê Gestor do PROA, na implantação e manutenção deste Sistema de Processo Administrativo Eletrônico, foi consolidado e permanece em ressaltar a importância da gestão documental para documentos digitais. O SIARQ/RS, representado por arquivistas do APERS, esteve presente em 29 reuniões do Comitê Gestor do PROA.

6. Assessoria técnica sobre Sistema PROA (via e-mails e telefone)

No começo de 2016, alguns servidores da DIGED trabalharam exclusivamente com o Sistema PROA na definição de Assuntos e Tipos de Assuntos, uma vez que o APERS incorporou essa função em nível de Estado: atender a todos os órgãos do Governo do Estado. Hoje a atividade está consolidada e, atualmente, todos os servidores do quadro técnico-científico atuam com as demandas de atribuição de Assuntos e Tipos de Assunto no Sistema.

Em 21 de junho de 2016, foi realizada a palestra intitulada Gestão Documental aplicada ao Sistema PROA, no auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari, que contou com a participação de, aproximadamente, 140 servidores públicos estaduais.

Durante o ano, foram recebidos e enviados mais de dois mil (2.000) e-mails na caixa de assuntos-proa@smarh.rs.gov.br. E, até dezembro, foram criados e estavam ativos no Sistema PROA 155 Assuntos e 822 Tipos de Assunto, porém a atividade é contínua, em razão de necessidades futuras de criação de assuntos ainda não existentes no Sistema.

7. Atuação no Comitê Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS

Em 2015, o então Comitê Consultivo do SIARQ trabalhou na atualização do Decreto do Sistema de Arquivos, publicado em 18 de dezembro de 2015, sob o número 52.808, que dispõe sobre a reorganização o Sistema e dá nova estrutura administrativa: excluindo os Comitês Consultivo e Deliberativo, e criando o Comitê Gestor do SIARQ/RS. Ao mesmo tempo, o Arquivo Público teve mudança em sua administração, ocasionando uma lacuna sem que houvesse portaria de indicação de representantes válida para o funcionamento do Comitê. Por esta razão, e considerando o artigo 3º do Decreto 52.808, foi solicitada nova indicação de representantes (titular e suplente) para o Comitê Gestor do SIARQ/RS, sendo publicada a Portaria SMARH 117/2016, em 27 de setembro de 2016, no D.O.E.

Sendo assim, somente em setembro as atividades do Comitê Gestor do SIARQ iniciaram, efetivamente. Mas, mesmo sem realizar as reuniões com o Comitê, a equipe do Arquivo Público trabalhou com as pautas de futuras reuniões, tentando agilizar ao máximo as demandas, com a tentativa de tornar as reuniões ágeis na tomada de decisões.

Em 2016 foram realizadas 03 reuniões, com as seguintes pautas de trabalho: apresentação da nova composição do Comitê Gestor e atualização do Regimento Interno; aprovação da Instrução Normativa de Eliminação de Documentos de Arquivo, e apresentação do Projeto de Manual de Redação de Documentos Oficiais.

8. Publicação de normativas no Diário Oficial do Estado

A partir do Decreto nº 52.808, de 18/12/2015 – que reorganiza o SIARQ/RS, em 2016, os servidores iniciaram estudos e elaboraram duas minutas de normativas, que posteriormente, tiveram aprovação pelo Comitê Gestor do SIARQ/RS e foram publicadas no Diário Oficial do Estado – DOE.

São elas: Instrução Normativa nº 01/2016 – estabelece os procedimentos para a eliminação de documentos de guarda temporária nos órgãos do Poder Executivo Estadual, publicada no DOE em 16/12/2016; e Resolução Nº 01/2016 e retificação em Resolução Nº 02/2016 – dispõe sobre o Regimento Interno do Comitê Gestor do Sistema de Arquivo do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS; publicadas no DOE, respectivamente, em 28/12 e 30/12/2016.

9. Encontro dos Arquivistas do Estado do RS

Em 2016, foi realizado um Encontro de Arquivistas, no dia 19 de abril, e contou com a presença de nove servidores. Após a reprodução do filme “Arquivos e Democracia: 30 anos do Sistema de Arquivos de São Paulo (1984-2014)” os arquivistas debateram sobre sistemas de arquivos.

11. Novo Plano de Classificação de Documentos

A partir da inclusão do SIARQ/RS no Comitê Gestor do PROA, responsabilizando-se pela classificação dos processos administrativos, os servidores dessa Divisão passaram a receber uma grande quantidade de solicitações para inclusão de novas funções, séries e atividades no Plano de Classificação de Documentos. Para o atendimento de demanda, a equipe da DIGED, com a colaboração de demais técnicos do APERS, iniciou a elaboração de um novo instrumento que atenda não só às atividades-meio mas também às atividades-fim, estendido aos órgãos da Administração Indireta.

12. Cartilha de Orientação para Tratamento de Sinistros Ocorridos com Documentos de Arquivo

Em razão da publicação da Instrução Normativa 01/2016-SMARH, que estabelece os procedimentos para a eliminação de documentos de guarda temporária nos órgãos do Poder Executivo Estadual, servidores da Divisão iniciaram a elaboração de uma cartilha com orientações a serem adotadas em caso de sinistros com documentos de arquivo.

13. Cartilhas de Orientação para uso do PROA

Sendo a equipe da Divisão responsável pela classificação dos processos administrativos eletrônicos do Estado, servidores dessa Divisão iniciaram a desenvolver uma série de cartilhas com orientações para a classificação de assuntos do PROA, e a gestão de documentos físicos e híbridos, a partir das dúvidas encaminhadas à DIGED em maior quantidade. Foram temas das cartilhas: empregado e servidor público, pagamentos, documento natodigital, cedência e disposição, diárias; permissão, cessão e concessão de uso, e assinatura eletrônica.

14. Fio de Memória do APERS

Em continuidade aos esforços empreendidos para a conservação da memória institucional do APERS, ao longo do ano de 2016, foram realizadas pesquisas sobre fatos, servidores e atividades desenvolvidas no Arquivo Público, em complemento ao levantamento realizado para a comemoração dos cem anos da instituição.

15. Estudo da Estrutura Administrativa do Estado

Durante o ano, a equipe da Divisão retomou a pesquisa sobre a estrutura administrativa do Estado, a partir de 2006, realizada anteriormente, de 1890 até 2005, para materializar a publicação “Fontes para a História Administrativa do Rio Grande do Sul”.

Integram a Divisão de Gestão Documental: os arquivistas Cléo Belicio Lopes, Iara Gomide Machado, Jonas Ferrigolo Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Marta Helena de Araújo, Renata Pacheco de Vasconcellos e Silvia de Freitas Soares, a agente administrativa Ana Karina Uberti Moreira e a técnica em assuntos culturais Denise Nauderer Hogetop.

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Relatórios APERS 2016 – DIPAD: Gerenciamento de Acervos

Relatórios APERS 2016 – DIPAD: Gerenciamento de Acervos

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O Gerenciamento de Acervos compreende as diversas atividades que visam manter os acervos custodiados pelo Arquivo Público do RS de acordo com a ordem original de sua fase corrente, para que a disposição física dos fundos reflita a estrutura dos órgãos produtores, e também as atividades que possibilitam o livre acesso aos mesmos pelos usuários presenciais e virtuais. Desta forma, a equipe é segmentada em projetos de: indexação e revisão de dados do acervo do Poder Judiciário, classificação, avaliação, descrição e mapeamento de acervos do Poder Executivo, além da gestão dos espaços para custódia de acervos nos prédios da instituição.

Para melhor clareza das atividades realizadas a seguir apresenta-se os projetos em execução:

Organização e disponibilização dos acervos do Poder Judiciário

O projeto de indexação de acervos do Poder Judiciário consiste na digitação dos dados básicos dos processos no sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP, o qual possibilita a rápida localização e controle da documentação sob a custódia do Arquivo Público do RS. No ano de 2016 foram trabalhadas as seguintes Comarcas: a) Bagé – PJ 010, com 55 acondicionadores e 922 documentos indexados; b) Rosário do Sul – PJ 024, com 21 acondicionadores e 304 documentos indexados; c) Rosário do Sul – PJ 025, com 08 acondicionadores e 235 documentos indexados; d) Canguçu – PJ 037, com 10 acondicionadores e 287 documentos indexados; e) Dom Pedrito – PJ 042, com 43 acondicionadores e 787 documentos indexados; f) Dom Pedrito – PJ 043, com 71 acondicionadores e 1.210 documentos indexados; g) Júlio de Castilhos – PJ 055, com 1 documento indexado; h) Piratini – PJ 008, com 101 acondicionadores e 2.606 documentos indexados; i) Arroio Grande – PJ 033, com 4 acondicionadores e 59 documentos indexados; j) Jaguarão – PJ 013, com 19 acondicionadores e 322 documentos indexados; k) Porto Alegre – PJ 004, com 04 acondicionadores e 367 indexados/revisados; l) Rio Grande – PJ 005, com 1 documento indexado; m) Rio Pardo – PJ 007, com 01 acondicionador e 29 documentos indexados; n) Quaraí – PJ 066, com 64 acondicionadores e 1.085 documentos indexados; o) Caçapava do Sul – PJ 016, com 01 acondicionador e 37 documentos indexados; p) Bento Gonçalves – PJ 034, com 19 acondicionadores e 473 documentos indexados; q) Vacaria – PJ 096, com 21 acondicionadores e 585 documentos indexados; r) Vacaria – PJ 097, com 142 acondicionadores e 2.727 documentos indexados; s) Pelotas – PJ 006, com 32 documentos indexados/revisados; t) Santo Antônio da Patrulha – PJ 026, com 1 documento indexado/revisado; u) Passo Fundo – PJ 068, com 01 acondicionador e 29 documentos indexados. Ao total foram criados 585 acondicionadores e 12.103 documentos indexados. Esse projeto foi coordenado pela Técnica em Assuntos Culturais/Letras Roberta Capelão Valença Scholz, tendo como equipe Giovanna Adam Ferreira, Loy Alves Medeiros Júnior e Luciane Mondin Cardoso Flores.

No ano de 2016 foi dada continuidade à descrição dos fundos provenientes do Poder Judiciário. Foi realizada a compilação da história administrativa, o levantamento das tipologias e Varas, a quantificação em metros lineares e a indexação dos dados de 82 Comarcas no sistema AAP. Este projeto foi coordenado pela arquivista Viviane Portella de Portella e tem como equipe Carlos Henrique Armani Nery.

Desde o mês de junho de 2015 está sendo realiza a digitação das planilhas de equivalência do Poder Judiciário que se encontram somente me suporte papel. No ano que passou foram digitadas 42 planilhas das Comarcas de Alegrete, Lagoa Vermelha, Passo Fundo, Porto Alegre, Rio Grande, Rio Pardo, Santo Antonio da Patrulha, Vacaria e Veranópolis. Esta atividade foi coordenada pela arquivista Aerta Grazzioli Moscon e tem como equipe Richard Herbert Brando Nogueira.

No mês de outubro teve início a conferência dos acervos do Poder Judiciário, localizados no prédio 2. O trabalho consistiu em conferir se os processos estão nas caixas corretas de acordo com o índice. O trabalho foi coordenado pela arquivista Aerta Grazzioli Moscon e teve como equipe Gabriel da Silva Batista e Thiago Alvez Judes

Levantamento de acervos

No mês de janeiro teve início a segunda etapa de levantamento dos acervos do Poder Judiciário, desdobramento do trabalho realizado em 2015, para levantamento das tipologias a indexar no Sistema de Administração de Acervos Públicos (AAP) do Poder Judiciário. Em 2016 foi realizado o levantamento dos maços do Poder Judiciário, identificando a localidade e o cartório de origem do maço, o tipo de ação, o ano de abrangência, a numeração de abrangência dos processos, o número do maço, a estante e a prateleira de localização. Esse trabalho já foi realizado na década de 1990, resultando no “Mapeamento azul”, porém com o passar do tempo alguns maços foram encaixados, outros mudados de lugar e não foi sendo realizado o controle dessas mudanças, assim, nem sempre a localização descrita no Mapeamento azul condiz com a realidade, dificultando a disponibilização dos documentos na Sala de Pesquisa. O trabalho está em fazer de revisão e digitação. Esse projeto foi coordenado pela arquivista Viviane Portella de Portella, tendo como equipe: Gerson Saldanha Costa, Getúlio Cunha de Aguiar e Richard Herbert Brando Nogueira.

Organização e disponibilização dos acervos do Poder Executivo

Ao longo do ano de 2016 foi dado andamento ao projeto de Organização dos acervos das Secretarias da Justiça, iniciado em 2014, e que compreende o arranjo, a descrição e a difusão dos acervos das Secretarias do Interior e Exterior (1891 – 1947), do Interior e Justiça (1947 – 1975), e da Justiça (1975 – 1991) recolhidos ao Arquivo Público do RS anteriormente a Instrução Normativa nº 04/09, a qual estabelece os procedimentos para recolhimento de acervos arquivísticos no âmbito da administração direta do Poder Executivo Estadual. Assim, foi realizada a indexação e a descrição dos processos classificados na tipologia “utilidade pública” do acervo da Secretaria da Justiça (1975 – 1991) e dada continuidade ao trabalho de classificação e avaliação do acervo da Secretaria do Interior e Exterior (1891 – 1947). Do período de 1975 a 1991 temos 3.405 processos administrativos, destes 690 estão indexados e descritos, e em fevereiro de 2017 foram disponibilizados para pesquisa. Visando difundir os processos que serão disponibilizados para pesquisa, a acadêmica Camila elaborou quatro textos, sob orientação da arquivista Viviane, a partir dos processos administrativos de utilidade pública. Esses textos serão publicados no blog institucional do APERS ao longo do ano de 2017. Referente ao período de 1891 – 1947 temos: 76 caixas com processos permanentes, 48 com processos de guarda intermediária e 422 com processos destinados a eliminação. Atualmente a equipe está revisando os processos destinados a eliminação. Esta atividade foi coordenada pela arquivista Viviane Portella de Portella e teve como equipe Camila Barbosa, Julia Tedesco, Lucas Estel Lopes e Veronica Vieira Martinelli.

O projeto de Organização do acervo da Secretaria de Coordenação e Planejamento compreende o arranjo, a descrição e a difusão do conjunto documental recolhido ao Arquivo Público do RS anteriormente a Instrução Normativa nº 04/09. Esse acervo foi classificado e avaliado, assim decidimos indexá-lo no sistema AAP, porém no momento de realizar o mapeamento das tipologias percebeu-se que a classificação foi realizada de forma equivocada, sendo necessária a sua reclassificação e reavaliação. Ao longo do ano de 2016 essa atividade foi parcialmente concluída, sendo sua finalização no mês de fevereiro de 2017. Temos 24 caixas com processos administrativos com destinação a eliminação, 41 caixas cm processos de guarda temporária e 65 com processos de guarda permanente. Os processos de guarda permanente serão liberados para pesquisa no mês de fevereiro de 2017, mas sem serem indexados no sistema AAP. A indexação no sistema se dará somente após a equipe da Divisão de Gestão Documental definir as tipologias para os documentos do Poder Executivo. Também visando difundir o acervo que será disponibilizado para pesquisa, o acadêmico Guilherme elaborou quatro textos, sob orientação da arquivista Viviane, a partir de alguns processos administrativos que serão publicados em nosso blog ao longo do ano. Esta atividade foi coordenada pela arquivista Viviane Portella de Portella e teve como equipe Lucas Porto Azevedo e Guilherme Cardoso.

Ainda no eixo de organização dos acervos do Poder Executivo, custodiados pelo Arquivo Público do RS, foi dado continuidade ao projeto de Organização do acervo da Comissão Estadual da Verdade (CEV). A CEV foi criada no âmbito do Estado do Rio Grande do Sul (RS), pelo Decreto Estadual nº 49.380, em julho de 2012, com duração de 20 meses, prorrogada até 16 de dezembro de 2014 pelo Decreto nº 51.183, sendo a documentação encaminhada ao Arquivo Público do RS no final do trabalho. Tendo em vista o prazo exíguo de atividade da CEV, entre outros fatores, a documentação oriunda de sua existência foi recolhida sem o atendimento a IN 04/09. Desta forma, foi elaborado o projeto visando a disponibilização deste acervo a pesquisa. Durante o ano de 2016 o acervo foi mapeado, classificado, avalizado, higienizado, indexado e descrito, sendo liberado para pesquisa no mês de janeiro de 2017. Quanto ao processo de higienização destaca-se que o acervo passou pelo processo de conservação preventiva, ou seja, foi desmetalizado, quando necessário as folhas foram coladas ou costuradas e os documentos foram acondicionados em pastas e caixas adequadas. No que concerne a descrição, no primeiro semestre de 2017 será publicado catálogo com os verbetes descritos e indexados no sistema AAP. Esta atividade foi coordenada pela arquivista Viviane Portella de Portella e teve como equipe Nôva Marques Brando, Sara Dal Piaz e Veronica Vieira Martinelli.

Conferência do acervo dos Tabelionatos

No ano de 2016 ocorreu a conferência dos acervos dos Tabelionatos localizados no Prédio 1. O trabalho consistiu em conferir se os livros estavam ordenados nas estantes de acordo com o índice. Em outubro foram conferidos os livros das estantes 01 a 19 e em agosto os das estantes 20 a 63. Esta atividade foi coordenada pela arquivista Aerta Grazzioli Moscon e teve como equipe: Gabriel da Silva Batista e Thiago Alvez Judes.

Organização e conferência do acervo do Registro Civil – Processos de Habilitação para Casamento

Os processos de habilitação para casamento estão indexados em sua totalidade no sistema AAP. Porém, até o ano de 2016 não haviam sido colocadas nas caixas permanentes as etiquetas do modelo sistema AAP, o que, então, foi realizado entre os meses de maio e junho. No mês de agosto teve início a revisão das caixas de processos de habilitação para casamento. Esta atividade consiste em conferir se os processos que constam no relatório RAAP 60, relatório gerado pelo sistema AAP que lista todos os itens de um acondicionador (caixa), estão todos na caixa e se há processos na caixa que não foram indexados. Esta atividade foi coordenada pela arquivista Aerta Grazzioli Moscon e teve como equipe Carlos Henrique Armani Nery, Gabriel da Silva Batista, Jorge Miranda da Silva, Loy Alves Medeiros Júnior, Maria de Lourdes Soares Zamo, Rose Mary Horn Wawrzeniak, Thiago Alvez Judes e Viviane Portella de Portella.

Organização e readequação dos espaços do Arquivo

Entre os meses de fevereiro e agosto ocorreu a organização e readequação dos espaços físicos do Arquivo, que correspondem a Divisão de Preservação, Acesso e Difusão. Para tanto: 1) foi definida uma sala ao lado do almoxarifado administrativo para ser almoxarifado dos materiais de conservação e restauro; 2) os móveis em desuso no 2º andar do prédio 3 que não se aplicam as atividades do APERS foram sinalizados para descarte, e o chefe da SEAAD comunicado; 3) os móveis e equipamentos que estavam obstruindo a sala de conservação e restauro de documentos situada no 1º andar do prédio 2 do Arquivo foram redirecionados para o depósito situado embaixo das escadas do prédio 1, almoxarifado administrativo e almoxarifado de conservação e restauro; 4) a mudança das estantes do 1ª andar do prédio 3 que obstruem os corredores, para o espaço que estava vago, próximo a ilha de trabalho; 5) foi realizada a revisão do índice do acervo do Registro Civil referente as certidões de nascimento, casamento e óbito; 6) foram feitas e colocadas placas nas estantes do acervo do registro civil para identificar os fundos documentais e o número das estantes; 7) foram feitas e colocadas placas de identificação nas portas dos almoxarifados; 8) foram feitos e instalados novos avisos de “Mantenha a porta fechada” para as portas corta fogo do prédio 3, bem como solicitado ao chefe da SEAAD que encaminhe e-mails semanais aos servidores solicitando que os mesmos mantenham as portas corta fogo fechadas; 9) o espaço, no 2º andar do prédio 3, entre a sala cedida ao Family Search e o almoxarifado de conservação e restauro foi fechado e montada uma sala de uso comum das Associações de Amigos do APERS e de Arquivistas do RS. Foram disponibilizadas duas mesas de trabalho, duas mesas de apoio, 8 cadeiras, um armário e um mural. O armário disponibilizado será para uso da AAAP, uma vez que a AARS já possuía um. A porta da sala e os armários foram identificados. Esta atividade foi coordenada pelas arquivistas Aerta Grazzioli Moscon e Viviane Portella de Portella e teve como Carlos Henrique Armani Nery, Gabriel da Silva Batista, Thiago Alvez Judes e terceirizados que participaram da etapa de desmontagem e montagem das estantes realocadas.

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Relatórios APERS 2016 – DIPAD: Conservação e reparos de acervos

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No ano de 2016, dois conjuntos documentais passaram por reparos. Foram eles: o acervo da Comissão Estadual da Verdade do Rio Grande do Sul e os processos de Utilidade Pública que compõem o acervo da Secretaria da Justiça. Com o objetivo de preservar os registros neles contidos, passaram por algumas intervenções junto a equipe de Conservação e Reparos que, naquele momento, era composta pela Técnica em Assuntos Culturais, Nôva Brando, e pela estagiária do curso de história, Sara Dal Piaz.

Durante os meses de junho e julho, os documentos da Comissão Estadual da Verdade passaram pelas seguintes intervenções: feituras de lombadas e costuras para os documentos que antes estavam apensos com grampos e clipes; confecção de pasta cruz para dossiês; confecção de pastas cruz para livros; confecção de pastas simples para dossiês individuais e documentos avulsos; confecção e colagem de etiquetas de identificação. Como resultado, a totalidade do acervo encontra-se higienizada, desmetalizada e acondicionada sob condições propícias a conservação dos documentos.

E nos meses de agosto até dezembro, os processos de Utilidade Pública passaram também por intervenções: desmetalização; higienização; reparos (lombadas e outros reparos necessários), feituras de envelopes; e costuras. Como resultado, 690 processos, a totalidade do conjunto documental, passaram por procedimentos de conservação.

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