Arquivos & conceitos: Conservação e restauração de documentos

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2014.11.26 Arquivos e conceitos

Para encerrar nossa série de posts sobre os conceitos básicos de arquivologia, abordaremos os conceitos de conservação e restauração. Afinal de contas, de nada adianta termos um acervo classificado, avaliado e descrito se não provermos os recursos mínimos que viabilizem sua manutenção física. Os arquivos são depósitos de documentos que, por sua vez, estão expostos à degradação, então “cabe-nos, portanto, encontrar soluções que permitam oferecer o melhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos documentos, que é o papel” (CASSARES, 2000, p. 13).

Para desacelerar o processo de degradação documental, a conservação preventiva promove um conjunto de procedimentos através da preservação e da restauração. A preservação “é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais” (CASSARES, 2000, p.12), ou seja, previne a deterioração. A conservação preocupa-se em recuperar os documentos já deteriorados ou estabilizar o processo já iniciado; intervindo através de procedimentos específicos, assegurando a proteção física dos documentos (CASSARES, 2000).

Há dois fatores de degradação do papel, segundo Schellenberg (2006), os intrínsecos e os extrínsecos. Os primeiros são inerentes à natureza do papel, pois são provenientes do processo industrial, como a acidez, a alcalinidade e as tintas. Os fatores extrínsecos encontram-se no ambiente físico do acervo; podendo ser ambientais, como temperatura e umidade relativa, radiação da luz, qualidade do ar e biológicos, como insetos, micro-organismos, e roedores.

As condições de conservação dos documentos e da área do acervo podem ser controladas através de políticas de higienização, atualização e treinamento dos funcionários e monitoramento do ambiente. Toda a equipe de funcionários deve estar ciente e conhecer a importância da adoção de políticas de preservação do acervo, assim como, os usuários, pois muitas vezes os danos a documentação são causados pelo desconhecimento destes quanto aos cuidados básicos com o mesmo (THE BRITISH LIBRARY, 2003). Cabe a equipe técnica, responsável pelo acervo, promover, junto às esferas competentes, as condições adequadas de manutenção do conjunto documental para que o usuário tenha pleno acesso a documentação sob sua custódia.

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Arquivos & conceitos: Avaliação documental

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2014.09.24 Arquivos e conceitosEm se tratando de arquivos, todos os conceitos que temos trabalhado aqui estão interligados. Hoje ao versarmos sobre avaliação documental, vamos ter de relembrar os conceitos sobre os ‘valores dos documentos’ e as atividades executadas durante o processo de classificação documental.

Na avaliação se identifica valores e define os prazos de guarda ou eliminação da documentação, “é uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos” (BERNARDES, 1998, p. 13), uma vez que é responsável por controlar o volume informacional armazenado. Constitui-se em um processo complexo e delicado, pois requer abrangência de conhecimentos e o estabelecimento de critérios seguros para a atribuição de valores.

A equipe técnica responsável por discutir e atribuir os prazos de guarda chama-se Comissão de Avaliação de Documentos e deve ser multidisciplinar, formada por arquivistas e especialistas relacionados a área a que a documentação. Esta comissão deve ter profundo conhecimento da estrutura e do funcionamento da instituição que produziu e acumulou o acervo a ser avaliado.

A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é o instrumento que contém os prazos de guarda e antes de ser aplicada deve ser aprovada por autoridade competente. Este instrumentos define a destinação final dos documentos, entre de guarda permanente e eliminação. Mas claro, o processo de eliminação de documento é realizado de forma clara e documentado através da publicação de listagem e edital de eliminação onde se dá transparência aos conjuntos que serão descartados por tratarem-se de informações secundárias que são encontradas em outros documentos de maior valor informacional.

A avaliação está em consonância com a filosofia da gestão empresarial moderna, uma vez que entre seus principais benefícios figuram:

  • redução, ao essencial, da massa documental;
  • maior agilidade na recuperação da informação;
  • racionalização e economia de custos e espaço;
  • melhor aproveitamento dos recursos humanos;
  • garantia das condições de conservação da documentação de valor permanente.

Arquivos & conceitos: Classificação documental

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2014.08.27 Arquivos e conceitos - Classificação

Para organizarmos um arquivo de maneira padronizada e inteligível aos seus usuários é preciso estabelecer métodos. Em se tratando da organização arquivística de documentos de arquivos, a classificação é o principal procedimento, pois dá suporte a realização dos demais. Basicamente este consiste em uma atividade intelectual, que visa agrupar os documentos de acordo com as funções e atividades do seu produtor.

Gonçalves (1998, p. 12) explica no manual “Como classificar e ordenar documentos de arquivo” que o principal objetivo da classificação é “dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos” e para tanto, identifica e articula os tipos documentais entre si intelectualmente, levando em conta as razões que foram determinantes para a sua elaboração.

Na arquivística alguns autores distinguem os conceitos de classificação e arranjo, sendo o primeiro utilizado para arquivos correntes e o segundo para os procedimentos referentes a documentos de caráter permanente. A materialização da classificação e do arranjo se dá, respectivamente, no plano de classificação e no quadro de arranjo, mas ambos têm por finalidade traduzir de maneira visual as relações orgânicas da documentação e servem como instrumentos de busca ao usuário. De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, estes instrumentos devem ser elaborados a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do acervo por ela produzido.

Ao pensar a classificação, a primeira tarefa a ser realizada pelo arquivista é o estudo minucioso da instituição produtora, o conhecimento profundo das atividades e funções da mesma para ter a compreensão do contexto de produção dos documentos, visando a construção de um plano de classificação objetivo e estável. De acordo com Gonçalves (1998), um plano de classificação deve ter três qualidades: simplicidade, flexibilidade e expansibilidade. Para a autora é fundamental que o plano seja claro e coerente, sem ambiguidades ou sobreposições, devendo ser continuamente aperfeiçoado e atualizado.

Como já comentamos aqui, a intenção do “Arquivos & conceitos” é informar os conceitos básicos das atividades arquivísticas ao público leigo. Mas claro, fica o convite para os arquivistas e demais interessados para debater tais conceitos. Até!

Arquivos & conceitos: Gestão de documentos

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2014.07.30 Arquivos e conceito - Gestão

A gestão de documentos reúne os procedimentos realizados junto aos documentos acumulados organicamente desde sua produção/ recepção até sua eliminação ou guarda permanente, tendo práticas arquivísticas contínuas aos documentos recolhidos.

Entre seus objetivos estão: assegurar a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos; garantir que a informação esteja disponível quando e onde for necessária a quem lhe é de direito; avaliar a documentação de acordo com seus valores, estabelecendo o seu destino em tabela de temporalidade; assegurar a eliminação dos documentos que não apresentem valor primário e secundário; e contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que sejam de guarda permanente (LOPES, 1997).

De maneira geral a gestão de documentos se desenvolve em três fases: produção, utilização/ conservação e destinação. Conceitualmente estas fases se definem como:

  • Produção: ocorre na concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos.
  • Utilização/ conservação: é a criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamentos, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos digitais e uso de automação nestes processos.
  • Destinação: consiste na identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente.

Desta forma, a gestão documental possibilita a rápida localização da informação desejada, evitando o acúmulo de documentos que não apresentam valores que justifiquem sua guarda. Dentre os procedimentos da gestão documental, a classificação e a avaliação são primordiais para o êxito e racionalização deste processo. Conceitos que trataremos mais adiante!

Arquivos & conceitos: o ciclo vital dos documentos e a teoria das três idades

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2014.06.25 Arquivos e conceitos - Ciclo vital

     Como já comentamos aqui, os Arquivos são organismos cheios de vida e informação! Os documentos que compõe os arquivos passam por fases, desde sua produção até seu destino final, que pode ser a eliminação ou guarda permanente. A sistematização deste ciclo compreende a teoria das três idades dos arquivos e é definido de acordo com a frequência que os consultamos e o tipo de utilização que fazemos deles.

     O ciclo de vida dos documentos é o elemento que forma o pano de fundo para as intervenções arquivísticas e divide os arquivos de acordo com as fases ativa, semiativa e inativa dos documentos denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e permanente ou de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade, respectivamente.

    A definição das idades ou etapas do ciclo de vida está intimamente ligada a identificação dos valores primário e secundário dos documentos, conceito que já trabalhamos anteriormente. Conceitualmente podemos definir as etapas do ciclo vital dos documentos como:

  • Corrente ou 1ª idade: composto pelos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico. Precisam ficar próximo ao seu produtor/ acumulador, possuem valor primário.
  • Intermediário ou 2ª idade: constituído por documentos consultados ocasionalmente e originários dos arquivos correntes. Nesta etapa os documentos aguardam o término do seu prazo precaucional para eliminação ou encaminhamento ao arquivo permanente, ainda possuem valor primário.
  • Permanente ou 3ª idade: formado por documentos de valor secundário, que devem ser guardados permanentemente, ou seja, não podem ser eliminados/ descartados de forma alguma em decorrência de seu valor probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade.

     O Arquivo Público do RS é um arquivo permanente, responsável pela guarda de documentos públicos originários de diversos órgão do Estado do RS e hoje recolhe ao seu acervo apenas documentos dos órgãos da administração direta do Poder Executivo. E, através das normativas do Sistema de Arquivos do Estado do RS (SIARQ/RS), o APERS assessora os órgãos na gestão dos arquivos correntes e intermediários até o processo de descarte ou recolhimento dos acervos permanentes.

     A mudança de fases dos documentos no seu ciclo de vida deriva de procedimentos adotados por outro fundamento da arquivística, o qual denominamos “gestão documental”, conceito que trataremos no próximo post!

Arquivos & conceitos: Valores dos documentos

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2014.05.28 Arquivos e conceitos - Valores

Na arquivologia, quando nos referimos ao valor dos documentos não é financeiro, mas sim ao seu valor enquanto gênero. Fundamentalmente temos dois valores: o primário e o secundário.

O valor primário ou imediato é inerente a criação do documento, podendo apresentar valor administrativo, fiscal ou jurídico. Vejamos os conceitos:

  • Administrativo: quando o documento é necessário às atividades cotidianas/ correntes de quem o criou.
  • Fiscal: neste caso o documento é gerado para comprovar operações financeiras e seu valor cessa quando tal operação se conclui. Porém é preciso manter o documento por um determinado período para cumprir exigências fiscais ou legais.
  • Jurídico: os documentos com esse valor comprovam direitos a curto ou longo prazo.

O valor secundário ou mediato é identificado quando cessa o valor primário e a guarda do documento faz-se necessária permanentemente. Podemos enquadrar o valor secundário em duas categorias:

  • Probatório: atribui-se quando o documento comprova a organização e o funcionamento da entidade que o produziu ou comprova as ações de determinado indivíduo que o produziu.
  • Informativo: quando os documentos registram informações sobre pessoas, lugares, objetos, fatos ou fenômenos que aconteceram e que se pretende preservar.

A definição destes valores é fundamental para que se possa determinar o tempo que guarda dos documentos, afinal, não podemos guardar tudo pela vida toda! Explicaremos melhor isto nos próximos posts, até!

 

Arquivos & conceitos: Classificação dos documentos

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2014.03.26 Arquivos e conceitos - Classificação

     Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.

  • Gênero: refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte. Assim, os documentos podem ser textuais (quando a informação está escrita), cartográficos (quando o documento representa uma área maior, como em plantas e mapas), iconográfico (quando o documento possui a informação em forma de imagem estática, como em fotografias, partituras, e cartazes), filmográficos (quando a informação está representada em forma de imagem em movimento, como em filmes), sonoros (quando a informação está registrada em forma fonográfica, como em discos, e CDs), micrográficos (quando o documento possui a informação registrada em microforma, como em microfilmes e microfichas) e informáticos ou digitais (quando o documento está gravado em meio digital e, por isso, necessita de equipamentos eletrônicos para serem lidos, como um documento em .doc ou .pdf).
  • Espécie: espécie é a definição a partir da disposição e da natureza das informações, são exemplos: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão…
  • Tipologia: tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou, por exemplo: Ata de reunião, Contrato de prestação de serviço, Certidão de nascimento…
  • Natureza do assunto: esta classificação informa se a natureza do assunto tratado no documento prejudica a administração ou não quando divulgado. Se sua divulgação não acarreta prejuízo se diz que o documento é “ostensivo” e quando prejudica alguém ele é “sigiloso” e tem restrições de acesso.
  • Forma: refere-se ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-original, original, ou pós-original. Simplificando: se o documento é rascunho (quando estamos o elaborando e podemos alterá-lo) ou minuta (quando para torná-lo ‘oficial’ faltam apenas os sinais de validação, como a assinatura) dizemos que ele é um pré-original e quando se configura em uma cópia idêntica ao original chamamos de porta-original.
  • Formato: é determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. São exemplos de formatos: livros, fichas, caderno e pergaminho.

     Bom, hoje tentamos informar de maneira resumida as diversas formas que temos para categorizar os documentos a partir de suas características. Claro, poderíamos elaborar um post sobre cada item, mas como aqui temos a pretensão de informar nosso público leigo, preferimos fazer assim, de uma forma mais resumida. Então, convidamos os arquivistas e demais iniciados na área a comentar de forma mais profunda tais conceitos! Vamos lá, participe!

Arquivos & conceitos: Arquivo

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2014.02.26 Arquivos e conceitos - Arquivo

Arqui o quê? Arquivo. Ah, arquivo morto! Não, é AR-QUI-VO, ARQUIVO! Arquivo é cheio de vida, de informação, é algo útil. Ao longo dos tempos o conceito de arquivo mudou e se adaptou às transformações políticas e culturais da sociedade, hoje podemos definí-lo como:

  • Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade pública ou privada, ou por uma família ou pessoa no desempenho de suas atividades.
  • Órgão de documentação ou serviço responsável pela guarda, processamento técnico, conservação e viabilização do acesso aos documentos por ele custodiados.
  • Local onde funciona o órgão de documentação denominado “Arquivo” ou móvel destinado à guarda de documentos.

Os arquivos conservam documentos necessários para informar e provar as ações humanas, sendo necessários para termos o conhecimento dos tempos passados, para que possamos entender nosso presente e, talvez, para planejar nosso futuro. Neste contexto podemos citar Couture (1998, p. 35) teórico canadense que entende os arquivos como “uma fonte de informação única sobre as pessoas e as organizações e, por esse motivo, constituem materiais indispensáveis à história ou a qualquer outra disciplina cujo o objeto seja o passado”. Os documentos de arquivo configuram-se na unidade que serve para o registro da informação, independente do suporte utilizado. Já o suporte é o material sobre o qual a informação foi registrada, pode ser uma fita VHS, papel, DVD, filmes fotográficos…

Podemos classificar os arquivos de diversas formas, ao tentarmos categorizá-los quando à entidade mantenedora temos fundamentalmente dois tipos: os públicos e os privados.

  • Arquivos públicos: são formados por conjuntos documentais de entidades de direito privado encarregadas de serviços públicos ou por documentos acumulados a partir das funções executivas, legislativas e judiciárias de âmbito municipal, estadual e federal. Como exemplos de arquivos municipais temos o Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho e o Arquivo Histórico Municipal de Santa Maria, de arquivos estaduais temos nós (!) o Arquivo Público do RS e o Arquivo Público do Estado de São Paulo, e de arquivos federais temos o Arquivo Nacional do Brasil e o Archivo General de la Nacion (Arquivo Nacional da Argentina).
  • Arquivos privados: são acumulados pelas pessoas físicas ou jurídicas, de caráter particular, em decorrência de suas atividades. Como exemplos citamos: Arquivos pessoas, Arquivos de Igrejas, e Arquivos de Escolas particulares.

Os arquivos tem por função básica guardar, conservar e disponibilizar os documentos que o integram, permitindo o seu amplo acesso. Assim, precisamos tê-los organizados arquivisticamente para que seja inteligível aos seus usuários. Sobre as questões que envolvem esse processo vamos tratar nos próximos meses!

Divulga APERS – Diretrizes 2014

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2014.01.08 Divulga APERS - Diretrizes 2014

Veja algumas novidades que teremos aqui nas mídias do Arquivo Público do RS em 2014:

Hoje acrescentamos mais uma aba em nosso blog a “Publicações”, com a finalidade de reunir, de forma clara, as publicações técnicas e científicas sobre o Arquivo Público do RS.

Na primeira quarta-feira de cada mês os arquivistas Silvia Soares e Carlos Henrique Nery escreverão artigo sobre o Sistema de Arquivos do Estado do RS (SIARQ/RS), onde explicarão de forma clara e sucinta como implementar a gestão documental nos órgãos da administração direta do Poder Executivo Estadual a partir do Decreto 47.022/10.

A categoria “Aplicando a Lei 10.639” escrita pela historiadora Clarissa Alves será remodelada e tratará sobre “Arquivos & Diversidade Étnica”, com artigos mensais a serem publicados na segunda semana de cada mês.

Já nas terceiras quartas-feiras a historiadora Clarissa Alves escreverá, a partir do mês de março, sobre a temática “Mulheres”, tendo como ponto de partida o catálogo seletivo resultante do projeto “Afinal, onde estão as mulheres no APERS? Gênero, memória e história”.

Na última quarta-feira de cada mês a arquivista Viviane Portella escreverá sobre os conceitos básico de arquivo na categoria “Arquivos & conceitos” voltada para não iniciados na área, visando explicar de forma clara e objetiva conceitos que permeiam a arquivística.

Nas segundas e últimas quartas-feiras, a partir do mês de maio, a historiadora Nôva Brando escreverá na categoria “APERS? Presente, professor!” propostas pedagógicas com a utilização de fontes arquivísticas voltadas para escolas de educação básica. Aguarde, no final do mês de abril mais novidades sobre o projeto!

A partir deste ano a categoria “APERS Entrevista” será atemporal e não terá como foco apenas pesquisadores de nossa Sala de Pesquisa ou que utilizaram nosso acervo ou ações como objeto de pesquisa.

Além disso, em uma iniciativa de valorizarmos e continuarmos a debater algumas questões, a partir da próxima semana publicaremos em nossa página no Facebook, às terças-feiras, informações sobre o SIARQ/RS. Nas quintas-feiras relembraremos os posts do “APERS Entrevista”, “APERS Conta histórias” e “Aplicando a Lei 10.639” já veiculados em nosso blog, também publicizaremos os serviços que o Arquivo presta a comunidade e as maneiras que esta tem para usufruí-los.

E claro, como não poderia faltar, na próxima semana inicia mais uma temporada da série “Mundo dos Arquivos”, com novas dicas de livros, filmes e seriados que tem em seu enredo arquivos, bibliotecas e museus!

Para 2014 desejamos que você continue a nos acompanhar pelas mídias, mas claro, também queremos sua presença em nossa Sala de Pesquisa, eventos e demais atividades que realizamos visando sua participação e interação!

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