Arquivos & conceitos: Classificação dos documentos

13 Comentários

2014.03.26 Arquivos e conceitos - Classificação

     Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.

  • Gênero: refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte. Assim, os documentos podem ser textuais (quando a informação está escrita), cartográficos (quando o documento representa uma área maior, como em plantas e mapas), iconográfico (quando o documento possui a informação em forma de imagem estática, como em fotografias, partituras, e cartazes), filmográficos (quando a informação está representada em forma de imagem em movimento, como em filmes), sonoros (quando a informação está registrada em forma fonográfica, como em discos, e CDs), micrográficos (quando o documento possui a informação registrada em microforma, como em microfilmes e microfichas) e informáticos ou digitais (quando o documento está gravado em meio digital e, por isso, necessita de equipamentos eletrônicos para serem lidos, como um documento em .doc ou .pdf).
  • Espécie: espécie é a definição a partir da disposição e da natureza das informações, são exemplos: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão…
  • Tipologia: tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou, por exemplo: Ata de reunião, Contrato de prestação de serviço, Certidão de nascimento…
  • Natureza do assunto: esta classificação informa se a natureza do assunto tratado no documento prejudica a administração ou não quando divulgado. Se sua divulgação não acarreta prejuízo se diz que o documento é “ostensivo” e quando prejudica alguém ele é “sigiloso” e tem restrições de acesso.
  • Forma: refere-se ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-original, original, ou pós-original. Simplificando: se o documento é rascunho (quando estamos o elaborando e podemos alterá-lo) ou minuta (quando para torná-lo ‘oficial’ faltam apenas os sinais de validação, como a assinatura) dizemos que ele é um pré-original e quando se configura em uma cópia idêntica ao original chamamos de porta-original.
  • Formato: é determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. São exemplos de formatos: livros, fichas, caderno e pergaminho.

     Bom, hoje tentamos informar de maneira resumida as diversas formas que temos para categorizar os documentos a partir de suas características. Claro, poderíamos elaborar um post sobre cada item, mas como aqui temos a pretensão de informar nosso público leigo, preferimos fazer assim, de uma forma mais resumida. Então, convidamos os arquivistas e demais iniciados na área a comentar de forma mais profunda tais conceitos! Vamos lá, participe!

Arquivos & conceitos: Arquivo

Deixe um comentário

2014.02.26 Arquivos e conceitos - Arquivo

Arqui o quê? Arquivo. Ah, arquivo morto! Não, é AR-QUI-VO, ARQUIVO! Arquivo é cheio de vida, de informação, é algo útil. Ao longo dos tempos o conceito de arquivo mudou e se adaptou às transformações políticas e culturais da sociedade, hoje podemos definí-lo como:

  • Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade pública ou privada, ou por uma família ou pessoa no desempenho de suas atividades.
  • Órgão de documentação ou serviço responsável pela guarda, processamento técnico, conservação e viabilização do acesso aos documentos por ele custodiados.
  • Local onde funciona o órgão de documentação denominado “Arquivo” ou móvel destinado à guarda de documentos.

Os arquivos conservam documentos necessários para informar e provar as ações humanas, sendo necessários para termos o conhecimento dos tempos passados, para que possamos entender nosso presente e, talvez, para planejar nosso futuro. Neste contexto podemos citar Couture (1998, p. 35) teórico canadense que entende os arquivos como “uma fonte de informação única sobre as pessoas e as organizações e, por esse motivo, constituem materiais indispensáveis à história ou a qualquer outra disciplina cujo o objeto seja o passado”. Os documentos de arquivo configuram-se na unidade que serve para o registro da informação, independente do suporte utilizado. Já o suporte é o material sobre o qual a informação foi registrada, pode ser uma fita VHS, papel, DVD, filmes fotográficos…

Podemos classificar os arquivos de diversas formas, ao tentarmos categorizá-los quando à entidade mantenedora temos fundamentalmente dois tipos: os públicos e os privados.

  • Arquivos públicos: são formados por conjuntos documentais de entidades de direito privado encarregadas de serviços públicos ou por documentos acumulados a partir das funções executivas, legislativas e judiciárias de âmbito municipal, estadual e federal. Como exemplos de arquivos municipais temos o Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho e o Arquivo Histórico Municipal de Santa Maria, de arquivos estaduais temos nós (!) o Arquivo Público do RS e o Arquivo Público do Estado de São Paulo, e de arquivos federais temos o Arquivo Nacional do Brasil e o Archivo General de la Nacion (Arquivo Nacional da Argentina).
  • Arquivos privados: são acumulados pelas pessoas físicas ou jurídicas, de caráter particular, em decorrência de suas atividades. Como exemplos citamos: Arquivos pessoas, Arquivos de Igrejas, e Arquivos de Escolas particulares.

Os arquivos tem por função básica guardar, conservar e disponibilizar os documentos que o integram, permitindo o seu amplo acesso. Assim, precisamos tê-los organizados arquivisticamente para que seja inteligível aos seus usuários. Sobre as questões que envolvem esse processo vamos tratar nos próximos meses!

Divulga APERS – Diretrizes 2014

Deixe um comentário

2014.01.08 Divulga APERS - Diretrizes 2014

Veja algumas novidades que teremos aqui nas mídias do Arquivo Público do RS em 2014:

Hoje acrescentamos mais uma aba em nosso blog a “Publicações”, com a finalidade de reunir, de forma clara, as publicações técnicas e científicas sobre o Arquivo Público do RS.

Na primeira quarta-feira de cada mês os arquivistas Silvia Soares e Carlos Henrique Nery escreverão artigo sobre o Sistema de Arquivos do Estado do RS (SIARQ/RS), onde explicarão de forma clara e sucinta como implementar a gestão documental nos órgãos da administração direta do Poder Executivo Estadual a partir do Decreto 47.022/10.

A categoria “Aplicando a Lei 10.639” escrita pela historiadora Clarissa Alves será remodelada e tratará sobre “Arquivos & Diversidade Étnica”, com artigos mensais a serem publicados na segunda semana de cada mês.

Já nas terceiras quartas-feiras a historiadora Clarissa Alves escreverá, a partir do mês de março, sobre a temática “Mulheres”, tendo como ponto de partida o catálogo seletivo resultante do projeto “Afinal, onde estão as mulheres no APERS? Gênero, memória e história”.

Na última quarta-feira de cada mês a arquivista Viviane Portella escreverá sobre os conceitos básico de arquivo na categoria “Arquivos & conceitos” voltada para não iniciados na área, visando explicar de forma clara e objetiva conceitos que permeiam a arquivística.

Nas segundas e últimas quartas-feiras, a partir do mês de maio, a historiadora Nôva Brando escreverá na categoria “APERS? Presente, professor!” propostas pedagógicas com a utilização de fontes arquivísticas voltadas para escolas de educação básica. Aguarde, no final do mês de abril mais novidades sobre o projeto!

A partir deste ano a categoria “APERS Entrevista” será atemporal e não terá como foco apenas pesquisadores de nossa Sala de Pesquisa ou que utilizaram nosso acervo ou ações como objeto de pesquisa.

Além disso, em uma iniciativa de valorizarmos e continuarmos a debater algumas questões, a partir da próxima semana publicaremos em nossa página no Facebook, às terças-feiras, informações sobre o SIARQ/RS. Nas quintas-feiras relembraremos os posts do “APERS Entrevista”, “APERS Conta histórias” e “Aplicando a Lei 10.639” já veiculados em nosso blog, também publicizaremos os serviços que o Arquivo presta a comunidade e as maneiras que esta tem para usufruí-los.

E claro, como não poderia faltar, na próxima semana inicia mais uma temporada da série “Mundo dos Arquivos”, com novas dicas de livros, filmes e seriados que tem em seu enredo arquivos, bibliotecas e museus!

Para 2014 desejamos que você continue a nos acompanhar pelas mídias, mas claro, também queremos sua presença em nossa Sala de Pesquisa, eventos e demais atividades que realizamos visando sua participação e interação!

Newer Entries

%d blogueiros gostam disto: