APERS sedia evento “haCkAFFthon”

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Entre os dias 19 a 21 de julho o APERS sediou o haCkAFFthon, concurso criado pela SEPLAG que promove uma iniciativa pioneira na gestão estadual. Teve como principal objetivo, desenvolver um aplicativo com todos os serviços para quem trabalha ou frequenta o Centro Administrativo Fernando Ferrari (Caff). Após palestras de inspiração e sobre a concepção do prédio do Caff, que reúne boa parte das secretarias de Estado, houve a contextualização de todo o processo de criação e a organização dos times.2019.07.24 hackaffthon

Os participantes tiveram a oportunidade de conhecer o conjunto arquitetônico do APERS e o acervo documental preservado pela instituição. O local de trabalho dos mesmos foram as dependências do prédio III, como a sala de pesquisa, Auditório Marcos Justo Tramontini e o Espaço Cultural Joel Abílio Pinto dos Santos.

Após dois dias de atividades, duas equipes superaram a pontuação mínima fixada em edital e irão para a próxima etapa de concepção do aplicativo que reunirá todos os serviços do Centro Administrativo Fernando Ferrari (Caff). Os times selecionados terão mais uma semana para concepção final do projeto e testes de funcionalidade da ferramenta. Estes precisarão ter suas soluções aprovadas em quesitos como abrangência funcional, design, grau de inovação e acessibilidade e automação.

Nossos servidores estiverem presentes todos os dias para o recepção e acolhimento dos participantes e equipe organizadora.

Assista o vídeo feito pela Assessoria de Comunicação do Estado: haCkAFFthon busca soluções digitais para o CAFF

Referências:

https://planejamento.rs.gov.br/final-de-semana-sera-de-maratona-digital-pioneira-na-gestao-estadual

https://planejamento.rs.gov.br/comeca-maratona-digital-no-arquivo-publico-para-desenvolver-aplicativo-do-caff

https://planejamento.rs.gov.br/maratona-digital-para-aplicativo-do-caff-tera-dois-times-na-etapa-final

Capacitação Interna: conservação preventiva em acervos

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Desde o início do ano, servidores do Arquivo Público estão trabalhando na reorganização do Núcleo de Preservação, que tem por objetivo planejar e implementar ações na área de preservação dos documentos, do conjunto arquitetônico e da segurança das pessoas que circulam pela instituição. Para isso, duas linhas serão observadas dentro da Política de Preservação do APERS: a de conservação preventiva e a de ações reparadoras.

Como atividade de conservação preventiva foram oferecidas nos dias 05 e 15 de julho uma capacitação para os funcionários responsáveis pelas atividades de serviços gerais e para os funcionários da equipe de busca e rearquivamento de documentos, e outra para os estagiários que trabalham em diversas atividades tais como classificação, avaliação, descrição, conservação, difusão documental e ação educativa.

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No total foram 41 pessoas, entre funcionários e estagiários, que receberam orientações sobre conservação preventiva. Fez parte do programa da capacitação uma apresentação institucional que pretendeu localizar os participantes quantos as atribuições e as atividades desenvolvidas no APERS; compartilhamento dos objetivos e da importância da conservação preventiva cujo propósito é retardar ou prevenir a deteriorização dos acervos; apresentação dos agentes de deteriorização (biológicos, ambientais e físicos) e discussão sobre posturas que devem ser seguidas e medidas que devem ser adotadas para evitá-los e para combatê-los.

Temos certeza de que a atividade contribui para que funcionários e estagiários do APERS se reconheçam como importantes agentes da conservação documental, que garantem o acesso futuro aos registros públicos salvaguardados pelo Arquivo.

Notícia relacionada:

Núcleo de Conservação Arquivo Público do Estado de SP – Capacitação de Servidora do APERS

Servidora do APERS participa de Curso de Conservação e Restauro de Documentos

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             Entre os dias dois de julho e três de setembro, a historiadora e servidora do APERS Nôva Brando, participou do Curso de Conservação e Restauração de Documentos Arquivísticos – Módulo Intermediário, oferecido pelo Centro Histórico Cultural Santa Casa e ministrado pela professora Maria Luisa Damiani.

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            Durante dez manhãs de sábado, foram trabalhados os seguintes conteúdos: 1) desenvolvimento dos procedimentos de conservação, prevenção e restauração de pasceis; 2) análise dos fatores de degradação dos documentos; 3) tratamento químico: higienização, alcalinização e noções de tratamento de documentos contaminados por fungos; 4) reestruturação de documentos em suporte papel: técnicas de velatura, enxerto, obturações, consertos; 5) noções de conservação de jornais; 6) noções de conservação de fotografias; e 7) materiais adequados para acondicionamento de acervos documentais. Além disso, foi disponibilizada ampla bibliografia para consulta, além de lista com locais onde são encontrados produtos e materiais necessários a atividade de conservação e restauro de documentos.

            Durante a capacitação, foi possível ainda, estabelecer um diálogo entre algumas necessidades do Arquivo, por meio da servidora, e os procedimentos e métodos adequados para o desenvolvimento de atividades de conservação e restauro sugeridos por Maria Luisa. Com essa notícia, o APERS segue manifestando o apoio, sempre que possível, à capacitação dos servidores públicos que nessa instituição atuam.

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Capacitação de servidora do APERS em Conservação e Restauração de Documentos

Capacitação de servidora do APERS em Conservação e Restauração de Documentos

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Imagem Blog

    No primeiro semestre deste ano, Nôva Brando, historiadora|TAC do APERS, realizou o módulo I do Curso de Conservação e Restauração de Bens Culturais com suporte em papel, couro e pergaminho na Oficina de Restauro Livro e Arte. Foram 120 horas, entre os dias 15 de março e 07 de julho, de capacitação sob a supervisão da professora Sílvia Jansson Breitsameter, conservadora-restauradora desde 1977.

    Durante o curso foi abordado a história, fatores de degradação do papel, Acidez e pH dos papéis e pigmentos da escrita. Também foram apresentados os principais papéis, materiais e utensílios empregados na restauração de documentos. Conceitos como conservação preventiva e conservação curativa, bem como a restauração foram problematizados. Também foi observado o código de ética do conservador-restaurador.

    Como exercício teórico e práticos foram trabalhados procedimentos de higienização de acervo documental, soluções adequadas para as manchas mais frequentes em documentos em formato de papel, técnicas de enxerto, obturação, reestruturação e planificação de documentos. Também foram realizados exercícios de restauração de documentos craquelados (isolamento de pigmento, velatura e laminação). Para os documentos devidamente recuperados e restaurados, suporte para armazenamento foram elaborados.

Professora Silvia e Nova     Em um segundo momento do curso, a conservação-restauração de livros foi abordada, a partir de procedimentos para higienização de livros e cuidados necessários a uma biblioteca. Na sequência, uma breve história da encadernação, fatores de degradação do livro, principais papéis e revestimentos empregados na restauração de livros e reconhecimento das partes do livro. As propostas para exercício foram a restauração de diferentes livros, atentando para capas soltas, lombadas danificadas, cantos de livros amassados ou rotos, perdas de revestimentos de lombadas e pastas, costuras danificadas, folhas soltas.

    Depois de quatro meses de curso, a capacitação da servidora para o desempenho qualificado de funções da instituição, tais como “realizar diagnósticos, planejar e desenvolver projetos de conservação preventiva e de preservação do acervo”, é indício da responsabilidade que o APERS tem com a preservação e a garantia das condições de acesso ao patrimônio documental do Estado.

Para saber mais do Curso:
Livro e Arte – Oficina de Restauro: http://restaurolivroearte.blogspot.com.br/

Após confraternização e pré-estreia entre servidores, vídeo institucional do APERS é lançado!

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     Na manhã de ontem, 15 de março, as servidoras e os servidores do APERS tiveram um momento de confraternização em comemoração ao aniversário do APERS: café coletivo seguido pela pré-estreia do vídeo institucional. Foi um momento de descontração e reconhecimento pelo trabalho de cada um para que a instituição se mantenha viva e atuante.

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     Logo após, no turno da tarde, foi a vez de lançar o vídeo para o público. Assista você também, embarque nessa visita pelo APERS e compartilhe!

 

Nova Estrutura Básica e Regimento Interno da SMARH

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     Foram publicados no Diário Oficial do Estado de hoje, novos decretos que tratam sobre a estrutura básica da Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH). São eles:

     Em relação ao Departamento de Arquivo Público (APERS) houve alterações quanto às competências do departamento, divisões e seção; descritas nos Artigos 34 ao 37 do Regimento Interno da SMARH.

     A partir desta publicação, o APERS ficou constituído da seguinte forma:

  • Divisão de Gestão Documental;
  • Divisão de Preservação, Acesso e Difusão;
  • Seção de Apoio Administrativo.

O 20 de Novembro e o APERS

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A sexta-feira da semana passada foi marcada por mais um Dia da Consciência Negra, data escolhida pela comunidade para celebrar as lutas, as conquistas, a cultura do povo negro, para discutir e denunciar a permanência de relações racializadas e racistas entre as diferentes etnias que formam a população e para reivindicar mais direitos àqueles que contribuíram decisivamente para a construção do Brasil.

Embora o APERS não tenha conseguido realizar na semana da Consciência Negra um evento sobre as diversas temáticas possíveis e desejáveis de discussão para essa data, há tempos temos problematizado a história da escravidão, da luta por liberdade e das relações étnico-raciais, no decorrer de todo o ano. Nesse, especialmente, realizamos um trabalho de fôlego que, em paralelo à realização de um curso de formação para professores e para nossa equipe sobre tais temas, reformulou a oficina de educação patrimonial Os Tesouros da Família Arquivo, que os aborda a partir de documentos aqui salvaguardados e permite entrar em contato com vestígios do passado que registram a história de pessoas que foram escravizadas no Rio Grande do Sul.

A oficina foi a primeira criada na parceria entre o Arquivo Público e a UFRGS, sendo oferecida desde 2009 no âmbito do Programa de Educação Patrimonial (PEP). Em 2015 dedicamos a ela o primeiro semestre, aprofundando a pesquisa histórica em nosso acervo para escolher novos documentos que deem conta de ressaltar a diversidade de experiências e a resistência cotidiana de sujeitos históricos muitas vezes generalizados pela categoria “escravo” ou “escravizado”.

Hoje, como forma de valorizar e difundir o trabalho realizado, e de celebrar a Consciência Negra, compartilhamos um produto especial desse percurso: as gravuras que representam os personagens presentes na documentação analisada na oficina, que foram produzidas por Bruno Ortiz, professor de história e desenhista contratado pelo PEP. Até 2014 os estudantes recebiam uma silhueta com o perfil de uma mulher ou um homem escravizados, que deveriam caracterizar desenhando e escrevendo informações coletadas na pesquisa documental, buscando dar identidade aos indivíduos, como nestas fotos:

Entretanto, ainda que os estudantes fossem incentivados a personalizar as silhuetas, e a discussão fosse canalizada para a recuperação de histórias que foram conectadas pela experiência do cativeiro, mas que tinham suas singularidades, como utilizar o mesmo perfil para retratar a Maria, identificada como tendo vindo da região do Congo, que recebia sua alforria em 1883, quando tinha “noventa anos, mais ou menos”, e a Jacinta, nascida no Brasil, que estava sendo vendida com seu marido, Vicente, e com seu filho, Fortunato, de 1 aninho? Foi na tentativa de dar identidade a estas pessoas que as novas gravuras foram produzidas, e hoje são parte do material pedagógico utilizado pelas turmas que vivenciam a oficina Tesouros. Aqui estão:

As gravuras foram produzidas a partir da caracterização feita com base na pesquisa documental, transmitida ao artista pela equipe do PEP, e também em pesquisas bibliográficas e iconográficas realizadas por ele. Documentos e imagens possibilitam debates sobre a origem de cada escravizado, condições de vida, formas de resistência e de trabalho, especialização, cultura trazida do continente africano, reorganizada desde o tráfico transatlântico e produzida no Brasil, casamento e formação de famílias, luta pela liberdade e formas de alforria, entre diversos outros temas, que contribuem para que possamos conhecer trajetórias e relações sociais, entender sua complexidade, e nos apropriar de histórias que nos constituem.

Com esta postagem não apenas celebramos o Dia da Consciência Negra, mas especialmente reafirmamos o compromisso do APERS com a difusão de acervos, temáticas e pesquisas relacionadas ao conhecimento e valorização da história de negras e negros em nossa sociedade. Nesse sentido, é oportuno destacar uma recente conquista: a partir do próximo ano 20 de novembro será feriado municipal em Porto Alegre, decisão aprovada recentemente pela Câmara Municipal de Vereadores como resposta a uma reivindicação histórica da comunidade negra dessa cidade.

De nossa parte, assumindo nossa responsabilidade enquanto instituição pública de memória, continuaremos, por meio do desenvolvimento de diversas atividades, valorizando as lutas e o legado do povo negro, e multiplicando os 20 de novembro no APERS.

Atendimento aos usuários do APERS: o rearquivamento de documentos

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   No post anterior escrevemos sobre a busca dos documentos, agora vamos expor como ocorre o seu rearquivamento.

  O termo arquivamento, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística refere-se à “sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos”. Desse modo, é possível compreender que antes do rearquivamento houve o uso da informação pelo usuário, conforme sua necessidade, e, consequentemente, este documento foi retirado do local onde estava armazenado e arquivado.

  O rearquivamento consiste em devolver ao documento o seu estado anterior de arquivamento. Sendo assim, os documentos serão entregues ao setor de busca e rearquivamento que, através do número de atendimento gerado, aferirá no sistema AAP o status de atendimento fechado e, posteriormente, irá efetuar o seu devido rearquivamento, com base nos dados relacionados à localização do documento constantes no pedido gerado pelo sistema AAP. Feito isto o servidor acessa o sistema AAP para atribuir ao atendimento o status rearquivado.

  Cabe mencionar a importância do rearquivamento na dinâmica de acesso à informação, pois quando o documento é rearquivado de modo incorreto o sistema, ao ser consultado, indicará a localização deste documento nos respectivos acondicionador e estante preestabelecidos, porém, fisicamente, o documento não estará no local indicado. Nesse caso, será investigada, pela equipe em questão, a possível lógica que guiou o servidor em relação ao rearquivamento anterior daquele documento, de modo que ele o fizesse incorretamente, como, por exemplo, no caso de acondicionadores com números semelhantes, e, em último caso, será preciso revisar todo o conjunto documental. Isso implica no aumento do tempo de recuperação da informação e, por isso, o APERS insiste na capacitação técnica dos servidores imbuídos desta tarefa e prima pela qualidade do referido procedimento, em vez da quantidade.

  Logo, completando o ciclo das atividades básicas da DIDOC, o qual parte da necessidade informacional do usuário e finda com o rearquivamento do documento, encerramos aqui a série intitulada Atendimento aos usuários do APERS.

  Esperamos que esta série tenha favorecido a transparência de uma parte de nossas atividades! Nesse sentido, quaisquer dúvidas, críticas ou sugestões, favor entrar em contato conosco, pelo e-mail apers@sarh.rs.gov.br, pois ficaremos lisonjeados em ouvir a sua opinião.

   Muito obrigado pela atenção e…

   Até a próxima!

Atendimento aos usuários do APERS: a busca pelo documento

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   Nesse post intencionamos explicar a etapa posterior ao recebimento do pedido/solicitação de documentos, ou seja, a busca ao documento no acervo do APERS, pelo setor de Busca e Rearquivamento, da Divisão de Documentação (DIDOC).

  Como vimos no post anterior, uma vez inseridos os dados no sistema AAP, é gerado um pedido, o qual é único e possui um número que permite o controle e a localização do mesmo no sistema. Tal pedido apresenta dados que permitem a localização dos itens documentais no Acervo, como, por exemplo, a tipologia, o número do documento, o número do acondicionador, o nome das partes e o número da estante onde está armazenado o documento.

   A partir do conhecimento desses dados, existem padrões de busca específicos para cada método de arquivamento, por exemplo, o conjunto documental dos processos provenientes do Poder Judiciário está organizado pelo método de arquivamento numérico. Já o conjunto documental relacionado ao Hospital Psiquiátrico São Pedro, compreendido nos documentos provenientes do Poder executivo, fundo da Secretaria da Saúde, está organizado pelo método cronológico. Além disso, podemos citar como exemplo os documentos provenientes, por delegação, do Poder Judiciário, aqueles que dizem respeito ao Registro Civil das Pessoas Naturais. Tais documentos são certidões de nascimento, de casamento e de óbito encadernados e organizados por municípios, pelo número do talão (externamente) e pelo número do livro e da folha (internamente).

   Dessa forma, o ato de buscar documentos no acervo consiste em observar o pedido/solicitação, entender a organização e os métodos de arquivamento da documentação armazenada nas estantes, bem como a disposição destas nos prédios do APERS. Sendo assim, para a busca de um processo no Acervo relacionado ao Poder Judiciário, será preciso observar o seguinte: primeiro, que os processos judiciais estão relacionados as suas comarcas de origem e estas são organizadas por fundos e; segundo, que dentro das caixas, as quais acondicionam os processos de sua respectiva comarca, os processos são ordenados pelo número que receberam no momento de sua criação, respeitando-se, assim, a ordem original dos documentos.

   Pois bem, localizado o documento, o servidor responsável pela busca anotará, suavemente, com lápis de ponta grossa para não danificar a capa do documento, o número do acondicionador e o número da estante, para, posteriormente, não ter dificuldades em rearquivar o documento, já que o rearquivamento errado causa grandes transtornos à dinâmica do acesso à informação.

   Após todo esse procedimento, o setor de busca e rearquivamento, antes de entregar o documento à sala de pesquisa, que o disponibilizará ao usuário, precisa registrar o resultado da busca no sistema AAP, aferindo determinado status: localizado, não localizado, não recolhido, mais dados, etc.

   Por fim, o documento, se localizado e em boas condições de preservação, já poderá ser entregue ao usuário para consulta ou fotocopiado, nos casos permitidos pelo APERS (certidões de Registro Civil, processos de habilitação para casamento e escrituras públicas), salientando que outras tipologias documentais poderão ser fotografadas, sem o uso de flash, na sala de pesquisa. Desse modo o APERS autenticará a impressão da imagem dos documentos que estão sob sua custódia.

   No próximo post veremos como se dá o rearquivamento dos documentos…

   Até breve!

Atendimento aos usuários do APERS: recepção e localização da informação

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2013.10.16 DIDOC - Recepção da Informação (APERS)

   Prosseguindo com as notícias sobre as etapas compreendidas nas atividades da Divisão de Documentação (DIDOC) em relação ao acesso à informação, hoje explicamos o processo de recepção da informação, ou seja, o momento em que ocorre o primeiro contato entre o usuário e o atendente do Arquivo, e a localização intelectual dos documentos para disponibilização.

   Barros e Neves¹ (2011, p. 231), ao analisarem a teoria de Sanz Casado (1994) consubstanciam as palavras deste, concluindo que todos os indivíduos são usuários de informação, pois “[…] todos nós necessitamos de informação e/ou desejamos informação para desenvolver atividades cotidianas e/ou para saber de algo.” Dessa forma, é possível percebermos o elo existente entre tal necessidade e a busca da informação e, no que se refere à pesquisa, como explica Barros e Neves (2011, p. 231): “Essa necessidade, por sua vez, quando reconhecida pelo usuário, gera a busca pela informação para mudança do seu estado de conhecimento, consistindo, no todo, fazer para satisfazer essa necessidade”.

   Dessa forma, quando o usuário chega até o balcão de atendimento ocorre um diálogo que apresenta, de um lado o usuário, com sua necessidade de informação, e, de outro lado, o atendente do APERS, ou seja, o servidor que agirá como um facilitador para o acesso à informação. Importante ressaltar que, diferentemente de uma empresa, o Estado é uma organização que visa ao bem-estar do cidadão, foi criado para atender as necessidades da sociedade. Assim, o termo servidor, na designação servidor público, apresenta a ideia de prestação de serviços, o objetivo é disponibilizar serviços para a comunidade. Nessa vista, o atendente do APERS, ao receber o cidadão, vai ouvir e interpretar suas necessidades informacionais.

  No APERS, o atendimento ao usuário pode ocorrer de três formas: por telefone, através do setor de tele-atendimento (32889100); presencialmente (de segunda a sexta-feira, das 8h30min as 17h), diretamente no balcão de atendimento, ou por e-mail, pelos endereços: Tele-atendimento: tele-apers@sarh.rs.gov.br; Sala de pesquisa: saladepesquisa@sarh.rs.gov.br; Divisão de Documentação: didoc-apers@sarh.rs.gov.br.

   Após o atendente do APERS compreender a necessidade do usuário, terá que verificar se a informação desejada está configurada sob a forma de documento de arquivo e se pertence ao acervo do APERS. Ou ainda o servidor poderá buscar mais informações efetuando uma prévia análise por meio de perguntas ao usuário como: houve registro em tabelionato, cartório? houve algum processo judicial sobre o caso? qual o período do registro? quais as localidades possíveis do registro?

   Desse modo, o atendente do APERS, ao entender o desejo informacional do usuário e confirmar a possibilidade de prestar-lhe o acesso à informação solicitada, utilizará instrumentos arquivísticos, como: plano de classificação ou quadro de arranjo, tabelas de equivalência e instrumentos de pesquisa.

  Através do uso destes recursos, o atendente pode verificar as informações, resgatando como eram denominadas no passado ou como são chamados atualmente e assim obter a localização exata no conjunto documental do APERS. Entretanto, o modo mais utilizado ocorre via sistema informatizado, denominado Administração de Acervos Públicos (AAP), o qual inter-relaciona automaticamente os dados de sua base, indicando a proveniência do documento, o nome das partes envolvidas, a tipologia, a data e a localização do documento na estante. Assim, se a documentação já tiver indexada no AAP, o sistema fornecerá os dados necessários para a localização do documento.

    Para entendermos melhor a explicação acima citamos como exemplo a solicitação de uma escritura pública de compra e venda de imóvel. É possível deduzirmos que haja um registro nos livros provenientes da atividade notarial nos tabelionatos ou, se houve algum fator irregular no negócio efetuado, por exemplo, deduz-se que pode ter havido um processo judicial em nome das partes envolvidas. No caso do acervo de Tabelionatos, o atendente do APERS irá utilizar-se dos instrumentos de pesquisa para saber sua localização, pois não está indexado no sistema AAP. Já para o acervo do Poder Judiciário, o atendente verificará as informações no sistema para obter a localização do processo, caso a comarca em questão não esteja indexada, usará as tabelas de equivalência.

  Enfim, obtida a localização do documento no acervo do APERS, o atendente formalizará o pedido por intermédio do próprio sistema AAP, informando dados como o nome do solicitante, o telefone, a tipologia solicitada, a localidade correspondente, o nome das partes, a data em que foi feito o registro documental e a data prevista para o efetivo acesso ao documento solicitado. Logo após, o pedido de solicitação de documentos será enviado para o Setor de busca e rearquivamento, o que socializaremos com você no próximo post.

  Até breve…

 Para ler outras notícias relacionadas, clique aqui.

Atendimento aos usuários do APERS: a necessidade informacional do usuário

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2013.10.09 DIDOC Atendimento aos usuários do APERS

   Para demonstrar as necessidades informacionais e os tipos de usuários que temos no APERS utilizaremos como base os quatro tipos fundamentais de público dos Arquivos, definido por BELLOTTO (2006), renomada estudiosa da arquivística. Nesse sentido, efetuarmos uma comparação em relação aos tipos de usuários do APERS e os entrelaçaremos a suas necessidades informacionais. Portanto, segundo a autora, os referidos tipos fundamentais de usuários dos arquivos públicos são os seguintes:

1) O Administrador:

Segundo a autora (p. 28-29), é “aquele que produz o documento e dele necessita para sua própria informação, na complementação do processo decisório”. Desta forma, uma vez que a organização da informação constante nos arquivos é estruturada de acordo com as atividades que os produziram, o APERS custodia documentos relacionados às diversas Secretarias e Órgãos que compõem, e que compuseram, a estrutura governamental do Estado. Portanto, é comum que tais Secretarias e Órgãos, no desenvolvimento de suas atividades, necessitem de documentos já recolhidos para fins probatórios, como é o caso, por exemplo, da Secretaria da Agricultura, que quando precisa das fichas funcionais dos ex-funcionários da extinta Companhia Riograndense de Laticínios e Correlatos (Corlac), ou, também, a Secretaria do Desenvolvimento Rural, Pesca e Cooperativismo (SDR), ao buscar documentos relacionados aos registros de terras públicas. Ainda, é possível utilizarmos como exemplo, no Poder Judiciário, as Procuradorias (federais, regionais e municipais), que solicitam documentos para a comprovação de direitos, como processos judiciais de medições de terras, processo-crime, testamentos, etc. Enfim, as informações que o APERS subsidiam a administração do Estado, em relação aos valores funcionais, administrativos e jurídicos dos documentos.

2) O Cidadão (comprovação de direitos):

Segundo a autora (p. 28-29), esse tipo de público trata-se do “cidadão interessado em testemunhos que possam comprovar seus direitos e o cumprimento de seus deveres para com o Estado”. Assim, o APERS fornece, por exemplo, diariamente, em média 60 cópias autenticadas de certidões de nascimento, de casamento e de óbito (a maioria compreendida entre o período de 1929 e 1975) para que os cidadãos possam exercer seus direitos, como, por exemplo, confeccionar a segunda via da carteira de identidade, por intermédio do órgãos específicos, como o Instituto de Identificação e o Tudo-Fácil. As cópias de certidões fornecidas pelo APERS não são cobradas, o que favorece o exercício da cidadania, pois a carteira de identidade é fundamental para a dinâmica de nossos direitos e deveres em relação à sociedade em que vivemos.

Além disso, podemos utilizar como exemplo, também, os processos de habilitação para casamento, os quais são solicitados (consulta e cópias autenticadas) diariamente ao APERS para aquisição de dupla cidadania. Ocorre que tais processos, referentes ao período de 1890 a 1985, são um conjunto de documentos apresentados pelos noivos ao cartório de Registro civil para que estes fossem autorizados a contrair matrimônio, portanto, os processos de habilitação mais antigos apresentam declarações testemunhais manuscritas (caso não conste a certidão de nascimento) que descrevem a origem dos noivos e, por isso, estes testemunhos apresentam, além do valor probatório para aquisição de dupla cidadania, um grande valor para a pesquisa histórica e fonte de pesquisa riquíssima para o estudo da genealogia (esta relacionada ao próximo tipo de usuário: o pesquisador).

3) O Pesquisador

Este tipo de usuário, conforme a autora (p. 28-29), configura-se no “historiador, sociólogo, ou acadêmico, em busca de informações para trabalhos de análise de comportamento e eventos passados, podendo ser incluído nessa categoria o estudioso em geral”. Nessa perspectiva, frequentam a sala de pesquisa do APERS um grande número de pesquisadores interessados em estudos genealógicos. Mas, a necessidade informacional desse tipo de pesquisador não se restringe à genealogia, pois, também, são temas constantes de pesquisa no APERS questões como, por exemplo: estudo de gênero (sobre a atuação feminina na história, por exemplo), escravidão (utilizando, entre outras fontes, escrituras públicas registradas em livros notarias dos tabelionatos de todo o Rio Grande do Sul), violência (por intermédio da análise dos processos-crime produzidos no decurso da atividade do Poder Judiciário Estadual), ditadura militar no RS (por intermédio dos processos de indenização dos ex-presos políticos, provenientes do Poder Executivo), etc.

4) O Cidadão-comum

Se, por um lado o documento por seu valor primário, ou seja, quando atende especificamente à razão pela qual foi criado, tem uso funcional, administrativo e jurídico; por outro, o documento de valor secundário, ou permanente, interessa às outras entidades do governo e ao público em geral, tendo fins culturais e de pesquisa histórica.

Nesse sentido, conforme a autora (p. 28-29), esse tipo de público trata-se de “não mais o interessado em dados juridicamente válidos, mas o cidadão não graduado, o aposentado, a dona de casa etc. à procura de cultura geral, de entretenimento, campos em que pode haver lugar para o conhecimento da história”. Assim, o APERS atende diversos cidadãos que pesquisam fatos históricos, curiosidades sobre bairros, informações sobre sua família, etc.

  Enfim, nesse primeiro post, procuramos apresentar algumas das necessidades informacionais que motivam os usuários do APERS a solicitarem o acesso à informação contida nos documentos aqui custodiados. Nesse primeiro momento, é possível percebermos a importância do acesso à informação arquivística, um direito de todos. No próximo post, denominado sobre a “recepção da Informação”, apresentaremos como ocorre o primeiro contato entre os usuários e o APERS, via atendimento por telefone, por e-mail ou presencialmente.

   Portanto… Até breve!

   Clique aqui para ler outras notícias relacionadas.

Atendimento aos usuários do APERS: vamos descobrir como acontece?!

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  Aqui no APERS a Divisão de Documentação (DIDOC), chefiada pela arquivista Elizabeth Terezinha Martins de Lima, é responsável pelas atividades que envolvem o atendimento aos usuários, e ao longo deste mês descreveremos como se dá este atendimento. Esta iniciativa é parte de uma série de ações que estão sendo implantadas na DIDOC, aspirando qualificar e melhor demonstrar as atividades da Divisão a sociedade, uma vez que alguns usuários apontaram tais necessidades.

  Entre estas ações está a participação de alguns servidores no curso a distância sobre “Atendimento ao Cidadão” oferecido pela Escola Nacional de Administração Pública (para saber mais clique aqui). Participaram do curso 08 servidores, os quais são multiplicadores dos conhecimentos adquiridos aos demais colegas.

  Outro ponto que pretendemos melhor especificar e publicizar são os dados referentes aos atendimentos realizados. Assim, em 2014, pretendemos disponibilizar relatórios mais consistentes no “APERS em Números”, veiculado toda a primeira quarta-feira de cada mês aqui no blog.

  Para começar, ainda este ano, elaboramos uma série explicativa acerca das atividades da DIDOC, considerando que elas implicam no trâmite que envolve desde a solicitação da informação desejada até o acesso pelo usuário.

  Nesse sentido, decidimos descrever tal percurso em uma série de artigos que abordarão: as necessidades informacionais de nossos usuários, a recepção da informação, localização dos documentos e a busca e o rearquivamento dos documentos pela DIDOC. Segue abaixo um esquema do processo que resulta no acesso à informação:

2013.10.02 atendimento usuario

Fluxo do processo de atendimento ao usuário (clique na imagem para melhor visualização).

  A DIDOC trabalha sempre procurando proporcionar o acesso a informação da forma mais rápida, eficiente e eficaz possível, e nas próximas semanas demonstraremos como isto acontece!

Atividades APERS: DIVULGA APERS

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   As atividades realizadas pela Equipe do DIVULGA APERS consistem em centralizar as informações referentes ao Arquivo Público do RS e suas linhas de ação para publicizá-las em nosso Blogue, assim são atividades da equipe:

  • Incentivar os colegas a colaborarem com sugestões de notícias,
  • Selecionar as sugestões encaminhadas ao email do Divulga até terça-feira, de acordo com as instruções quanto ao uso das mídias sociais,
  • Realizar as adaptações necessárias e estruturar as notícias selecionadas,
  • Publicar no Blogue as notícias todas as quartas-feiras,
  • Encaminhar email para a lista de contatos do APERS informando novas postagens, e
  • Atualizar o Twitter diariamente (segunda a sexta-feira) e a Fanpage semanalmente.

   A equipe do DIVULGA APERS é composta por: Clarissa Sommer; Maria Cristina Fernandes; Silvia Soares e Viviane de Portella, além da colaboração de Vanessa Menezes no “APERS conta histórias”. Para saber mais sobre o DIVULGA APERS clique aqui.

Equipe Divulga APERS: Viviane, Maria Cristina, Silvia e Clarissa

Atividades APERS – Administração

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    Desde o dia oito de fevereiro estamos fazendo postagens sobre as principais atividades desenvolvidas no Arquivo Público do RS, através do “Atividades APERS”. Hoje apresentamos as nossas gestoras: a diretora Isabel Oliveira Perna Almeida, a chefe da DIPEP Maria Cristina Kneipp Fernandes, e a chefe da DIDOC Elizabeth Terezinha Martins de Lima.

   Possuem a responsabilidade de planejar e gerenciar as ações da Instituição e desempenham seu trabalho no sentido de que as atividades desenvolvidas contemplem as competências do Arquivo e das Divisões de Pesquisa e Projetos e Documentação.

Maria Cristina, Isabel e Elizabeth

Atividades APERS: a Seção de Apoio Administrativo – SEAAD

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     A Seção de Apoio Administrativo – SEAAD é parte integrante do Arquivo Público do RS no apoio à Direção e às Divisões da instituição. Entre suas atividades estão:

  • a confecção, o controle, o encaminhamento e o arquivamento de toda documentação relativa a administração da instituição;
  • a busca, a leitura e o controle permanente do Diário Oficial do Estado, a fim de localizar assuntos de interesse da casa;
  • a vistoria contínua das dependências do conjunto arquitetônico visando a sua manutenção e a conservação;
  • o controle do patrimônio mobiliário da instituição;
  • a solicitação da compra, a guarda, o controle, e a distribuição do almoxarifado;
  • o acompanhamento, instrução e o suporte, quando necessário, aos colaboradores terceirizados da limpeza e da vigilância;
  • o atendimento às demandas do APERS no que concerne ao contato com os demais orgãos da nossa Secretaria.

    Fazem parte da equipe: Ana Karina Uberti Moreira, Maria de Lourdes Soares Zamo e Miguel Lemos da Silva.

Maria de Lourdes, Ana Karina e Miguel

ATIVIDADES APERS: Assessoria ao Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS

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     O Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS foi criado pelo Decreto 33.200, de 05/06/1989, com a finalidade de implementar  as  políticas  de Gestão Documental. No ano de 2010, através do Decreto 47.022, o SIARQ/RS passou por uma reorganização devido à necessidade de adequar a legislação existente às novas políticas de preservação da informação arquivística pública.

  O Arquivo Público do RS atua de forma influente, planejando e desenvolvendo atividades de acordo com as suas competências como Órgão Gestor do SIARQ/RS, que são:

I – estabelecer diretrizes para gestão, preservação e acesso aos documentos de arquivo;

II – elaborar, segundo princípios arquivísticos, os instrumentos para implantação da Gestão Documental;

III – orientar e capacitar os Órgãos Executivos para a implantação dos instrumentos de Gestão Documental;

IV – participar do planejamento e elaboração de sistemas digitais / eletrônicos aplicados à documentação arquivística;

V – elaborar diretrizes de preservação de documentos arquivísticos de valor permanente, em seus diversos suportes;

VI – elaborar atos normativos, informações técnicas, diagnósticos e submetendo-os à aprovação do Comitê Consultivo;

VII – estimular e auxiliar os municípios na implantação de políticas de gestão documental;

VIII – recolher, preservar, descrever e disponibilizar os documentos, independente da natureza do suporte, sob sua guarda;

IX – promover eventos culturais com objetivo de divulgar o patrimônio documental do Estado;

X – disponibilizar os documentos cadastrados no AAP, para pesquisa, via portal eletrônico do APERS;

XI – participar da elaboração de projetos que proponham alterações de suportes de documentos como microfilmagem e digitalização;

XII – definir padrões de tipologias documentais.

     Para a realização destas atividades, o APERS conta com o envolvimento de seu corpo técnico, formado por arquivistas e historiadores. Mais informações sobre o SIARQ/RS podem ser acessadas no Portal do APERS e também solicitadas pelo email siarq-apers@sarh.rs.gov.br.

ATIVIDADES APERS: Ação Educativa e Cultural

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     As atividades de Ação Educativa e Cultural são desenvolvidas no APERS com os objetivos centrais de difundir o acervo e a própria instituição, além de promover o exercício da cidadania através de acesso à informação e à cultura.

     Como instituição centenária que se localiza no coração da cidade em um conjunto arquitetônico tombado pelo IPHAE, tanto os prédios que a abrigam quanto os mais de 8.000 metros lineares de documentos por ela salvaguardados são patrimônios que devem ser conhecidos, preservados, apropriados e resignificados por cada cidadão. Neste sentido, são desenvolvidas as seguintes ações:

  • Programa de Educação Patrimonial, que inclui:

a) realização das oficinas “Os Tesouros da Família Arquivo” e “Desvendando o Arquivo Público: historiador por um dia”, para turmas das séries finais do Ensino Fundamental;

b) visitas guiadas para turmas do Ensino Médio;

c)curso anual de formação continuada em Educação Patrimonial para professores;

d) capacitação semestral de novos oficineiros, estudantes de graduação que pretendem adquirir experiência com Educação Patrimonial;

e) divulgação do Programa em eventos e publicação.

  • Realização da Mostra de Pesquisa do APERS, evento anual para o qual são recebidos, avaliados e selecionados artigos e resumos de pôsteres produzidos a partir de pesquisas em fontes primárias de arquivo ou a partir de atividades arquivísticas. Além de apresentados, os trabalhos são publicados nos anais do evento.
  • Realização da Jornada de Estudos sobre Ditaduras e Direitos Humanos, evento bianual idealizado a partir da parceria entre o APERS, a Escola do Legislativo/ALRS, o Departamento e o Programa de Pós-graduação em História da UFRGS.
  • Cursos, eventos e exposições em geral: além das ações que já possuem calendário fixo, são promovidas atividades diversas, sempre conectadas com temas históricos relevantes e com a promoção da cidadania, como exposições temáticas, debates e ciclos de cinema.

     Muitas vezes as atividades envolvem outros servidores do APERS, sendo uma equipe variável, mas são participantes regulares: Aécio Severo, Clarissa Alves, Daniel da Silva, Daniela Cardoso, Fabiane Xavier, Helen Rotta, Natália Silva, Renata de Mattos, Vanessa Menezes. Veja algumas fotos de nossa equipe em ação:

ATIVIDADES APERS: Descrição de Documentos

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    As atividades que envolvem a Descrição de documentos são realizadas por uma equipe multidisciplinar composta de arquivistas, historiadores, agentes administrativos e estagiários de nível médio e superior.

    Com a descrição documental feita nos acervos do Arquivo Público do RS, através da elaboração dos instrumentos de pesquisa, é possível recuperar as informações contidas nos documentos e disponibilizá-las aos pesquisadores e cidadãos interessados.

    São atividades da Descrição Documental:

  • Descrição dos acervos do APERS utilizando as normas oficiais (ISAD G, ISDIAH, NOBRADE);
  • Criação de instrumentos de pesquisa: leitura dos documentos, elaboração de verbetes, revisão e formatação dos dados;
  • Gerenciamento e manutenção do Sistema AAP – Administração de Acervos Públicos: criação de classificação, custódia, topografia, acondicionadores e reuniões de atualização de telas do sistema conforme a demanda;
  • Digitação / inclusão de dados dos documentos no AAP;
  • Revisão da digitação no AAP;
  • Liberação das informações cadastradas no AAP para consulta, através do Portal do APERS.

     Fazem parte desta equipe: Aécio Severo, Aerta Moscon, Aline Maciel, Clarissa Alves, Cristiane da Silva, Daniel da Silva, Daniela Cardoso, Édina Agliardi, Fábio Zimmer, Gabriel Ferreira, Helen Rotta, José Araújo, Karine Dressler, Luana da Silva, Luciane Flores, Marta Araújo, Renata de Mattos, Renata de Vasconcellos, Silvia Soares, Sônia Clavijo, Thayane Charão, Vanessa Menezes, Viviane de Portella.

ATIVIDADES APERS: Avaliação de Documentos

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   As atividades que envolvem Avaliação de Documentos são realizadas por arquivistas e tem como objetivo avaliar os documentos produzidos e recebidos pelo APERS, assim como os transferidos sem critérios de avaliação.

    São atividades desempenhadas pela equipe:

  • Verificação no Acervo do Poder Executivo do órgão a ser avaliado;
  • Pesquisa e contextualização administrativa e histórica do órgão;
  • Aplicação do Plano de Classificação de Documentos – PCD e Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD;
  • Reacondicionamento dos documentos
  • Contribuição ao SIARQ/RS com sugestões para melhoria e atualização dos instrumentos arquivísticos;
  • Conferência de acervos recolhidos quanto à aplicabilidade da TTD.

    Com a aplicação dos instrumentos arquivísticos, o APERS garante liberação do espaço físico que atualmente está ocupado por acervos passíveis de avaliação, para futuros recolhimentos de acervos permanentes. Garante-se, assim, a preservação da documentação da história do Estado e assegura maior acessibilidade à informação.

ATIVIDADES APERS: Busca e Rearquivamento

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     Os serviços de localização e guarda de documentos do APERS é prestado pela equipe de Busca e Rearquivamento. A equipe tem por objetivo buscar e rearquivar os documentos solicitados pelos usuários internos e externos, desenvolvendo as seguintes atividades:

  • Recebimento das solicitações de documentos registradas pelas equipes de atendimento aos usuários;
  • Localização física no acervo dos documentos solicitados;
  • Quando se trata de solicitação de cópias autenticadas, é realizada a fotocópia e autenticação;
  • Entrega dos documentos solicitados a equipe de atendimento aos usuários; e
  • Rearquivamento dos documentos após o término da consulta.

     Conheça quem faz parte desta equipe:

Denilson de Oliveira e Christopher Silva

Gerson Costa

Irineu de Lima

Jorge da Silva

ATIVIDADES APERS: Gerenciamento de Acervos

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    O principal objetivo da equipe que trabalha com Gerenciamento é manter o arranjo de acordo com classificação efetuada em fase corrente, de forma que a disposição física do acervo reflita a estrutura dos órgãos que mantêm seus arquivos custodiados pelo APERS.

   Para tanto, pesquisa-se estrutura e datas-limites de cada fundo e suas relações, e define-se melhor forma de acondicioná-los, facilitando assim, pesquisa posterior.

    Atualmente, essas são as principais atividades desenvolvidas pela equipe:

  • reorganização do acervo do Poder Judiciário, projeto que visa restabelecer a ordem original dos fundos, ou seja, das comarcas do RS recolhidas ao APERS;
  • definição de Quadro de Arranjo para o Poder Executivo;
  • organização do acervo da extinta Companhia Intermunicipal de Estradas Alimentadoras – CINTEA
  • orientação, acompanhamento e conferência de recolhimentos realizados pelos órgãos da Administração Direta Estadual.

    Conheça a equipe responsável por esta atividade e veja imagem do trabalho executado!

Aline Maciel

Cintia Ota

Prática de Organização Poder Judiciário

ATIVIDADES APERS: Atendimento aos Usuários

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      Os serviços de atendimento aos usuários do APERS são prestados por duas equipes: uma de atendimento presencial e uma de atendimento por telefone. As equipes trabalham em contato direto com os usuários, desenvolvendo as seguintes atividades:

  • Auxílio aos usuários na sala de pesquisa;
  • Verificação da existência do documento em nosso acervo, tanto o solicitado presencialmente, pelo balcão virtual, por telefone ou email;
  • Comunicação ao usuário da existência do documento solicitado para que este venha retirá-lo ou realizar sua pesquisa;
  • Entrega dos documentos solicitados aos usuários, cópia autenticada ou para uso na sala de pesquisa; e
  • Realização de visitas guiadas pelo conjunto arquitetônico do APERS, mediante agendamento.

    Destacamos que todos os serviços prestados são gratuitos e para melhor atender aos usuários, a sala de pesquisa abre dois sábados por mês, das 9h às 14h. Os assuntos mais pesquisados são Genealogia, Dupla Cidadania e Escravidão no Rio Grande do Sul, e quanto às solicitações de cópias autenticadas para fins comprobatórios, estão às certidões de nascimento e casamento, além das habilitações para casamento.

       Conheça a equipe!

Saiba mais sobre os serviços prestados pelo APERS.

ATIVIDADES APERS: Preservação

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      O APERS possui o núcleo de preservação, que tem por objetivo planejar e implementar ações na área de conservação documental e predial, bem como na segurança das pessoas e dos espaços que compõem o conjunto arquitetônico da instituição, através do PreservAPERS. A equipe é formada por arquivistas, conservadora-restauradora e encadernadores.

       As principais atividades desenvolvidas pela equipe são:

  • Realizar diagnósticos sobre preservação;
  • Elaborar políticas de preservação do APERS;
  • Elaborar projetos na área de preservação e captar recursos junto a entidades patrocinadoras;
  • Realizar estudos sobre acervos a serem recuperados, bem como reparar os documentos já danificados;
  • Realizar a encadernação de livros danificados;
  • Realizar o controle ambiental dos acervos (temperatura e umidade relativa do ar);
  • Monitorar o controle de pragas nos acervos, através de rotinas de desratização e desinsetização;
  • Manter uma rotina de manutenção predial, assim como vistorias da limpeza de telhados, calhas e ralos;
  • Divulgar e conscientizar as pessoas sobre o tema de preservação, por meio de murais, palestras e orientações gerais.

       Conheça a equipe!

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