Procedimentos para utilização do Sistema PROA

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    O Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, com a intenção de disseminar o melhor uso do Sistema PROA no que diz respeito a classificação em níveis de assunto, gestão de documentos físicos, digitais e híbridos e padronização de nomenclaturas, produz as Cartilhas PROA e as coloca à disposição dos usuários no site do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – www.proa.rs.gov.br – menu Serviços e informações.

As cartilhas estão no menu “Serviços e informações” do site do PROA

    Em busca da padronização de procedimentos para utilização do Sistema PROA e melhor compreensão das questões que abarcam a Gestão Documental, as cartilhas são produzidas conforme a necessidade de elucidar alguns procedimentos. Sendo assim, no caso de dificuldades na compreensão de alguma questão relacionada ao trabalho do SIARQ/RS com o PROA, o usuário poderá solicitar a produção de uma nova cartilha.

    Atualmente estão disponíveis as cartilhas sobre (clique nos links para acessar):

    Nos próximos meses serão lançadas: “Uso do PROA para diárias”; “Uso do PROA para cedência, disposição e disponibilidade”; “Uso do proa para permissão, cessão e concessão de uso”; “Uso do PROA para pagamentos”; e “Uso do PROA para digitalização”.

    As cartilhas são elaboradas pela equipe técnica do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul com base nas legislações vigentes e bibliografias disponíveis e aprovadas pelo Comitê Gestor do PROA. Em caso de dúvidas, favor entrar em contato pelo e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br ou pelo telefone (51)3288-9114.

    O SIARQ/RS atua em prol da gestão documental e da memória do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul e conta com o auxílio de todos os servidores para sua efetivação.

Publicada nova normativa para gestão documental da Administração Direta do RS: Instrução Normativa nº 01/2017

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    O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), informa que foi publicada hoje, 18 de maio, nova instrução normativa sobre gestão documental no Diário Oficial do Estado (páginas 16 a 24).

    A Instrução Normativa Nº 01, de 18 de maio de 2017 (clique para acessar), dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) para os órgãos da Administração Pública Direta do Poder Executivo do RS.

    Essa publicação é resultado das atividades desempenhadas pelos órgãos que compõem o SIARQ/RS, no decorrer dos últimos anos, onde foram estudadas e discutidas as sugestões de alteração do PCD e TTD enviadas pela Procuradoria-Geral do Estado (PGE) e Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Além disso, atualiza e aprimora as diretrizes quanto à guarda permanente com a definição de data de corte cronológico – 31 de dezembro de 1958 – marco temporal estabelecido de acordo com aspectos históricos, sociais, econômicos, políticos e administrativo para garantir a preservação da totalidade de um conjunto documental.

     A IN nº 01/2017 revoga a instrução anterior (IN 02/2014), sendo a normativa vigente a ser utilizada pelos órgãos da Administração Direta para realizar as atividades de classificação e avaliação documental.

    O APERS segue trabalhando para qualificar e difundir os instrumentos de gestão documental para o Estado do Rio Grande do Sul e estamos à disposição através do e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br.

Disponível Orientações de como proceder com sinistros em acervos documentais

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     O Arquivo Público do RS disponibiliza a publicação Orientações de como proceder com sinistros em acervos documentais (clique aqui para acessar), com o objetivo de auxiliar na recuperação de informações e de acervos de órgãos estaduais, são procedimentos a serem seguidos se ocorrer algum tipo de sinistro.

   O sinistro é conceituado como um acidente, uma catástrofe que acarreta prejuízos ao acervo documental. São considerados sinistros todos os eventos que danifiquem de alguma maneira o acervo, tais como fogo, água, furto e vandalismo. Não deve ser confundido com má conservação ou preservação do acervo e local!

     A publicação apresenta um questionário para a identificação de problemas causados, procedimentos recomendados para o resgate de acervos danificados e relação de instituições que podem auxiliar no tratamento técnico a ser realizado.

Anais da XIII Mostra de Pesquisa APERS

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  É com muita satisfação que publicamos os Anais da XIII Mostra de Pesquisa do APERS em formato eletrônico!

   O evento, que foi realizado em setembro desse ano e contou com a apresentação de seis pôsteres e dezoito artigos, que foram socializados e problematizados nas mesas do encontro e que agora são disponibilizados ao público por meio do e-book que pode ser baixado aqui.

  Agradecemos aos autores pela confiança depositada no evento e pela disposição em debater os resultados de seus trabalhos com os demais pesquisadores e participantes da Mostra.

   Desejamos uma boa leitura e reafirmamos o compromisso de seguir promovendo a Mostra de Pesquisa, de forma bianual, como espaço destinado ao compartilhamento de conhecimentos construídos a partir da pesquisa com fontes primárias. Já aguardamos ansiosamente pela XIV edição, que acontecerá no ano de 2018. Até lá!

Post atualizado em 28 de dezembro de 2016: link dos Anais.

Comitê Gestor do SIARQ/RS: disponibilização dos registros de reuniões

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     Na última semana, o Comitê Gestor do Sistema Estadual de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS deliberou por disponibilizar os registros de suas reuniões na internet, visando a transparência das atividades e ações realizadas.

    Serão publicados os documentos a partir da reunião do dia 18 de outubro de 2016, que estarão disponíveis na página do Arquivo Público do RS (clique para acessar) e na aba SIARQ/RS aqui em nosso Blog (clique para acessar).

Disponível descrição das tipologias do Poder Judiciário

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capaO Arquivo Público do RS custodia entre seus acervos, fundos oriundos do Poder Judiciário do RS. Para facilitar a pesquisa de nossos usuários que fazem uso de processos judiciais disponibilizamos a descrição das tipologias classificadas nesta espécie documental. Em Descrição das tipologias da espécie documental “Processo Judicial” do acervo do Poder Judiciário, custodiado pelo Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul constam a descrição das tipologias cadastradas no sistema Administração de Acervos Públicos – AAP e disponíveis para pesquisa. Clique aqui para acessar.

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