Acervo do Judiciário: liberação e indisponibilidade de Comarcas para consulta II

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Informamos que está disponível no sistema AAP, no portal do Arquivo Público do RS, a pesquisa dos dados dos documentos do Poder Judiciário referentes às Comarcas de: São Martinho (PJ 107), Jaguari (PJ 054), São Vicente (PJ 086) e General Vargas (PJ 106).

Após 3 meses e meio de trabalho, foram revisados e indexados os dados de 3.317 processos que estão distribuídos em 140 caixas da Comarca de São Vicente, 01 caixa da Comarca de General Vargas, 21 caixas da Comarca de Jaguari e 05 caixas da Comarca de São Martinho.

Abaixo disponibilizamos a descrição dos fundos e os índices contendo os dados básicos dos documentos indexados no sistema AAP (para acessar, clique em cima dos links):

Com o término do trabalho desta Comarca, a equipe de indexação do APERS deu início à Comarca de Passo Fundo, acervo do Poder Judiciário, o que acarreta na indisponibilidade do acervo para consulta na Sala de Pesquisa do APERS. Somaram-se 215 caixas, em levantamento prévio, que estão sendo analisadas e posteriormente os dados dos documentos serão digitados no sistema AAP.

Lembramos que é possível pesquisar processos já indexados do acervo do judiciário, por parte ou período aqui. Se você tiver interesse em consultar estes documentos em nossa Sala de Pesquisa, envie um e-mail para saladepesquisa@smarh.rs.gov.br e solicite seu atendimento!

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Acervo do Judiciário: liberação e indisponibilidade de Comarcas para consulta

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A equipe de indexação do APERS atua para revisar e indexar as informações do Acervo do Judiciário no sistema de Administração de Acervos Públicos (AAP), executando as atividades por Comarca.

Assim, informamos que está disponível no sistema AAP, no portal do Arquivo Público do RS, a pesquisa dos dados dos documentos do Poder Judiciário referentes a Comarca de Vacaria (PJ 096 – 1878-1892) e Comarca de Vacaria  (PJ 097 – 1898 – 1954).

Após 8 meses de trabalho, foram revisados e indexados os dados de 5.705 processos que estão distribuídos em 241 caixas das Comarcas de Vacaria (1878 – 1892 e 1898 a 1954 – Sede), São Borja (1851 – 1856 – Termo), Santo Antônio da Patrulha (1857 – 1876 – Localidade Freguesia de Vacaria), Passo Fundo (1877 – Termo) e Lagoa Vermelha (1893 – 1897 – Termo).

Abaixo disponibilizamos a descrição dos fundos e os índices contendo os dados básicos dos documentos indexados no sistema AAP (para acessar, clique em cima dos links):

Com o término do trabalho desta Comarca, a equipe de indexação do APERS deu início à Comarca de São Vicente, acervo do Poder Judiciário, o que acarreta na indisponibilidade do acervo para consulta na Sala de Pesquisa do APERS. Em levantamento prévio, somou 120 caixas, que estão sendo analisadas e posteriormente os documentos serão digitados no sistema AAP.

Lembramos que é possível pesquisar processos já indexados do acervo do judiciário, por parte ou período aqui. E, se você tiver interesse em consultar estes documentos em nossa Sala de Pesquisa, envie um e-mail para saladepesquisa@smarh.rs.gov.br e solicite seu atendimento!

Atualizado em 03.05.2017

Relatórios 2015 – DIDOC: Gerenciamento de Acervos

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O Gerenciamento de Acervos, núcleo da Divisão de Documentação, compreende as diversas atividades que visam manter os acervos custodiados pelo Arquivo Público do RS de acordo com a ordem original de sua fase corrente, para que a disposição física dos fundos reflita a estrutura dos órgãos produtores e também as atividades que possibilitam o livre acesso aos mesmos pelos usuários presenciais e virtuais. Dessa forma, esta atividade é segmentada em projetos de indexação de dados do Poder Judiciário, indexação de imagens do Poder Judiciário – Registro Civil, avaliação e mapeamento de acervos do Poder Executivo, além da gestão dos espaços para custódia de acervos nos prédios da instituição.

O projeto de indexação de acervos do Poder Judiciário consiste na digitação dos dados básicos dos processos no sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP, o qual possibilita a rápida localização e controle da documentação sob a custódia do Arquivo Público do RS. A Comarca de Bagé foi indexada e revisada ao longo do ano de 2015, sendo cadastrados 14.152 processos judiciais, do período de 1848 a 1956, com as tipologias de arrolamento, adjudicação, arbitramento, arresto, crime, curatela, desquite, divórcio, esbulho, habeas corpus, interdição, inventário, livramento condicional, mandado de apreensão, medição, nunciação de obra nova, partilha, possessória, ratificação, responsabilidade, restituição de posse, sucessão e usucapião, os quais são oriundos das Varas Cível e Crime, Família, Provedoria e Tribunal do Júri e da Comarca de Canguçu foram indexados 162 processos de judiciais, do período de 1909 a 1954, de assistência judiciária, agravo, alvará, apelação civil, autorização para venda, cominatória, depósito, desaforamento, executiva, executiva fiscal, hipotecária, liquidação social, medição, notificação, ordinária, outorga judicial, partilha, petição, prestação de contas, recurso, restituição de posse, sequestro, sumária, e tutela. Esta atividade culminou com a disponibilização deste acervo para pesquisa online no site do APERS, para saber mais clique aqui.

2016.02.03 Relatórios 2015 DIDOC - Gerenciamento(1)

Clique na imagem e veja o passo a passo de como pesquisar os dados dos documentos indexados no Sistema AAP.

Também foram disponibilizados, via sistema AAP no portal institucional do Arquivo Público do RS, as imagens dos processos de habilitação para casamento de Alegrete, Cartório de Itapororó, período de 1891 a 1908 (313 processos), Augusto Pestana, período de 1965 a 1977 (923 processos) e Porto Alegre, Cartório de Mariana Pimentel, período 1897 a 1917 (948 processos), que compõe o acervo do Poder Judiciário/Registro Civil, para mais informações clique aqui.

Clique na imagem e veja como pesquisar os processos de habilitação para casamentos.

Clique na imagem e veja como pesquisar os processos de habilitação para casamentos.

Ao longo do ano de 2015 foi dado andamento ao projeto de Organização dos acervos das Secretarias da Justiça o qual compreende o arranjo, a descrição e a difusão dos acervos das Secretarias do Interior e Exterior (1891 – 1947), do Interior e Justiça (1947 – 1975), e da Justiça (1975 – 1991) recolhidos ao Arquivo Público do RS anteriormente a Instrução Normativa nº 04/09, a qual estabelece os procedimentos para recolhimento de acervos arquivísticos no âmbito da administração direta do Poder Executivo Estadual, para saber mais clique aqui. Assim, foi concluído o processo de organização do acervo da Secretaria da Justiça (1975 – 1991) e iniciado o trabalho com o acervo da Secretaria do Interior e Exterior (1891 – 1947). Do período de 1975 a 1991 temos 3.405 processos administrativos, que, após a conclusão da etapa de indexação e descrição no sistema AAP, estarão disponíveis para pesquisa. Tendo em vista o potencial destes acervos para a pesquisa histórica, ao longo do ano nossa Técnica em Assuntos em Culturais/Historiadora Nôva Brando elaborou uma série de quatro artigos publicados em nosso blog destacando alguns processos que compõe o acervo da Secretaria da Justiça, para saber mais clique aqui.

Ainda no eixo de organização dos acervos do Poder Executivo custodiados pelo Arquivo Público do RS, iniciamos o projeto de Organização do acervo da Comissão Estadual da Verdade (CEV). A CEV foi criada no âmbito do Estado do Rio Grande do Sul (RS), pelo Decreto Estadual nº 49.380, em julho de 2012, com duração de 20 meses, prorrogada até 16 de dezembro de 2014 pelo Decreto nº 51.183, sendo a documentação encaminhada ao Arquivo Público do RS no final do trabalho. Tendo em vista o prazo exíguo de atividade da CEV, entre outros fatores, a documentação oriunda de sua existência foi recolhida sem o atendimento à IN 04/09. Desta forma, foi elaborado o projeto visando a disponibilização deste acervo a pesquisa. Até o mês de dezembro foram mapeados documentos, materiais gráficos e audiovisuais, que serão disponibilizados para pesquisa tão logo seja concluída a fase de tratamento técnico.

Entre as ações da equipe de gerenciamento de acervos também estão a assessoria aos órgãos que visam o recolhimento de documentos ao Arquivo Público do RS, para tanto a equipe orienta quanto ao cumprimento da IN 04/09, o acompanhamento constante dos acervos custodiados pelo APERS e o desenvolvimento de atividades que auxiliem as equipes de atendimento aos usuários.

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Comarcas de Bagé e Canguçu/Piratini disponíveis para consulta online

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Está disponível via sistema de Administração de Acervos Públicos (AAP) no portal do Arquivo Público do RS a pesquisa dos dados dos documentos referentes às Comarcas de Bagé e Canguçu/Piratini do acervo do Poder Judiciário.

Após 1 ano e 2 meses de trabalho, foram revisados e indexados os dados de 14.152 processos que estão distribuídos em 531 caixas da Comarca de Bagé. O período compreende os anos 1848 a 1956. A Comarca de Canguçu, termo de Piratini, também foi revisada e indexada, totalizando 162 processos que estão em 08 caixas. O período compreende os anos 1909 a 1954.

Abaixo disponibilizamos a descrição dos fundos e os índices contendo os dados básicos dos documentos indexados no sistema AAP (para acessar, clique em cima dos links):

Agora é possível pesquisar processos destes acervos, por parte ou período aqui. Se você tiver interesse em consultar estes documentos em nossa Sala de Pesquisa, envie um e-mail para saladepesquisa@smarh.rs.gov.br e solicite seu atendimento!

Atualizado em 10.05.2017

Explorando o SIARQ/RS: Composição

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Explorando o SIARQRS    Dando continuidade à série Explorando o SIARQ/RS, que apresentou em seu primeiro post a Instituição e Reorganização do Sistema de Arquivos do Estado do RS, agora, neste tópico, discorreremos sobre a sua composição.

     Desde 2010, com a sua reorganização, o SIARQ/RS possui a seguinte composição: Comitê Deliberativo, Comitê Consultivo, Órgão Gestor e Órgãos Executivos. Confira abaixo as suas respectivas formações:

  • Comitê Deliberativo: Secretário de Estado da Administração e dos Recursos Humanos, que o presidirá; Secretário de Estado da Fazenda; Secretário de Estado do Planejamento, Gestão e Participação Cidadã; Secretário de Estado da Cultura e Chefe da Casa Civil.

     Este comitê tem entre suas atribuições a tomada de decisões em relação as demandas oriundas das atividades das demais partes do Sistema, conforme as suas competências específicas. Nesse contexto, o Comitê Deliberativo, por exemplo: expede atos normativos visando à regulamentação das ações do SIARQ/RS e delibera e sugere medidas para a concretização das Políticas de Gestão Documental encaminhadas pelos órgãos que compõem o SIARQ/RS.

  • Comitê Consultivo: Diretor, que o presidirá; dois Arquivistas e um Historiador do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS); um Historiador do Arquivo Histórico do Rio Grande do Sul (AHRS); um Procurador da Procuradoria-Geral do Estado (PGE); um Agente Fiscal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ); um Analista de Sistemas da Companhia de Processamento de Dados do Rio Grande do Sul (PROCERGS); um representante dos Órgãos de Segurança da Secretária da Segurança Pública (SSP); e um Auditor Público Externo de Tribunal de Contas do Estado (TCE), na qualidade de convidado.

     O Comitê tem como competência analisar, discutir e aprovar às demandas relacionadas às questões arquivísticas procedentes das atividades do SIARQ/RS, bem como, apresentar ao Comitê Deliberativo tais questões para a aquiescência e deliberação. Nesse sentido, o Comitê Consultivo, por exemplo: avalia e aprova os instrumentos de Gestão Documental propostos pelo Órgão Gestor do SIARQ/RS e apresenta ao Comitê Deliberativo alterações legislativas ou normativas necessárias ao aperfeiçoamento e a implementação da Gestão Documental no Estado.

  • Órgão Gestor: Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS).

     A este órgão compete, sinergicamente às demais partes do Sistema, pensar como será aplicada a gestão documental na estrutura administrativa do Estado do RS. Para tanto, atuará estabelecendo diretrizes; elaborando instrumentos arquivísticos de trabalho, atos normativos, informações técnicas e diagnósticos; orientando e capacitando os Órgãos Executivos, além de outros meios para a consecução dos objetivos do Sistema.

     Alguns exemplos das competências do Órgão Gestor são: estabelecer diretrizes para gestão, preservação e acesso aos documentos de arquivo; definir padrões de tipologias documentais; elaborar, segundo os princípios arquivísticos, os instrumentos para a implantação da Gestão Documental; orientar e capacitar os Órgãos Executivos quanto à aplicação dos instrumentos de Gestão Documental; recolher, preservar, descrever e disponibilizar os documentos, independente da natureza do suporte, sob sua guarda.

  • Órgãos Executivos: Órgãos da Administração Pública Estadual e Municipal que aderiram ao SIARQ.

     A estes Órgãos Compete a execução da Gestão Documental, considerando que esta será aplicada por intermédio de procedimentos, normas e diretrizes produzidas pelo SIARQ/RS.

     Nesse sentido, algumas competências dos Órgãos Executivos são: transferir, recolher e gerir os documentos; coordenar a implantação do Plano de Classificação de Documentos (PCD), em suporte papel e digital; aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e proceder os registros necessários de acordo com os instrumentos definidos pelo SIARQ/RS; cadastrar no Sistema de Administração de Acervos Públicos (AAP) os documentos produzidos pelo Órgão, avaliados na Tabela de Temporalidade como permanentes; acondicionar e identificar os documentos considerados permanentes, objetivando a preservação e o recolhimento ao APERS.

     Esses componentes, os quais possuem competências singulares, expressas no Decreto 47.022, de 25 de fevereiro de 2010, interagem entre si, para a consecução dos objetivos do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul.

     Na próxima postagem, Explorando o SIARQ/RS será sobre um dos instrumentos normativos mais importantes para a gestão documental do Estado. Fique atento!

Sala de Pesquisa provida de computadores

1 Comentário

   O Estado do Rio Grande do Sul, por intermédio da Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SARH), remanejou a distribuição de computadores, que compõem o conjunto de seu patrimônio material. Dessa forma, em consonância com os preceitos de acesso à informação, o APERS recebeu computadores para disponibilizar aos usuários na Sala de Pesquisa.

   A ideia é que os usuários do APERS possam qualificar suas pesquisas, tanto as mais elaboradas, como as mais objetivas, conforme suas necessidades informacionais. Nesse sentido, os usuários poderão utilizar, acessando o site do APERS, o sistema informatizado de Administração de Acervos Públicos (AAP), o qual possui um banco de dados estável que visa o acesso ágil e confiável às informações arquivísticas custodiadas pelo APERS.

   Nesse contexto, o APERS teve a honra de registrar como primeiro usuário dos novos computadores da sala de pesquisa o pesquisador Sr. Ubiratan Pereira Pilar, no dia 16 de maio de 2013. O Sr. Ubiratan declarou sua impressão acerca da novidade tecnológica: “Além do excelente atendimento, o APERS atinge a maioridade digital. A era da informática, com certeza, só trará benefícios a todos. Espero que em futuro próximo os documentos reais sejam acessados apenas por especialistas”.

   Segue abaixo a fotografia que ilustra tal momento exordial.

Sr. Ubiratan Pereira Pilar, primeiro usuário dos novos computadores da sala de pesquisa.

Sr. Ubiratan Pereira Pilar, primeiro usuário dos novos computadores.

ATIVIDADES APERS: Assessoria ao Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS

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     O Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS foi criado pelo Decreto 33.200, de 05/06/1989, com a finalidade de implementar  as  políticas  de Gestão Documental. No ano de 2010, através do Decreto 47.022, o SIARQ/RS passou por uma reorganização devido à necessidade de adequar a legislação existente às novas políticas de preservação da informação arquivística pública.

  O Arquivo Público do RS atua de forma influente, planejando e desenvolvendo atividades de acordo com as suas competências como Órgão Gestor do SIARQ/RS, que são:

I – estabelecer diretrizes para gestão, preservação e acesso aos documentos de arquivo;

II – elaborar, segundo princípios arquivísticos, os instrumentos para implantação da Gestão Documental;

III – orientar e capacitar os Órgãos Executivos para a implantação dos instrumentos de Gestão Documental;

IV – participar do planejamento e elaboração de sistemas digitais / eletrônicos aplicados à documentação arquivística;

V – elaborar diretrizes de preservação de documentos arquivísticos de valor permanente, em seus diversos suportes;

VI – elaborar atos normativos, informações técnicas, diagnósticos e submetendo-os à aprovação do Comitê Consultivo;

VII – estimular e auxiliar os municípios na implantação de políticas de gestão documental;

VIII – recolher, preservar, descrever e disponibilizar os documentos, independente da natureza do suporte, sob sua guarda;

IX – promover eventos culturais com objetivo de divulgar o patrimônio documental do Estado;

X – disponibilizar os documentos cadastrados no AAP, para pesquisa, via portal eletrônico do APERS;

XI – participar da elaboração de projetos que proponham alterações de suportes de documentos como microfilmagem e digitalização;

XII – definir padrões de tipologias documentais.

     Para a realização destas atividades, o APERS conta com o envolvimento de seu corpo técnico, formado por arquivistas e historiadores. Mais informações sobre o SIARQ/RS podem ser acessadas no Portal do APERS e também solicitadas pelo email siarq-apers@sarh.rs.gov.br.

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