Pesquisando no Arquivo: Secretaria de Coordenação e Planejamento III

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    Nesse mês, o “Pesquisando no Arquivo” traz novamente o acervo da Secretaria da Coordenação e Planejamento (SCP), com suas possibilidades de pesquisa e informações. Hoje apresentaremos processos acerca da implementação e estruturação do Polo Petroquímico do Sul. Localizado em Triunfo em uma grande área verde a cerca de 52 km da capital, o Polo se constitui, atualmente, por um complexo de seis empresas, e sua construção se deu entre o final da década de 1970 e início de 1980, envolvendo diversos setores. A idealização do Polo se dá na retomada da industrialização no Estado, no contexto de grandes crises petrolíferas nos anos 1970 ao redor do mundo, com a busca por novas maneiras de produzir matéria-prima para a indústria.

    Como mencionado, sua implementação envolveu diversos setores, como grupos empresariais, construtoras, e também universidades públicas e privadas. Com a finalidade de disponibilizar recursos do Estado para a Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) para cobrir despesas relativas às pesquisas realizadas, se elaborou em 31 de outubro de 1979 o processo administrativo que trata da abertura de crédito especial destinado a um convênio entre o Estado e a Universidade, com o objetivo de desenvolver a infraestrutura de apoio científico e tecnológico ao Polo. As universidades, como formadoras de profissionais e cientistas são indispensáveis nesse movimento de reformulação da estrutura socioeconômica do Estado, e assim, o convênio visava a elaboração de um sistema de colaboração mútua para manter e desenvolver a base científica do projeto.

    Observamos, então, a criação do Centro para Estudos de Química Aplicada, Química Macromolecular e Engenharia de Processos Químicos, no Instituto de Química: a criação desse Centro ocorre para viabilizar os estudos e pesquisas básicas que serão aplicadas ao projeto de apoio à chamada indústria química leve. Da mesma forma, no processo consta a participação da UFRGS também por outros departamentos de institutos relacionados à ecologia e poluição ambiental, na realização de estudos e pesquisas solicitados pelo Conselho de Implantação do Polo Petroquímico (CONPETRO), demonstrando que a preocupação com a questão ambiental, ainda recente nas discussões da época, também se manifestou na relação da comunidade acadêmica com a sociedade civil.

   Em decorrência da implantação do Polo no estado, se impôs o desenvolvimento de pesquisas para preservação dos recursos naturais, bem como a produção de tecnologia para o controle ambiental, e não apenas no âmbito acadêmico, como vimos: outros órgãos também estiveram envolvidos, como a Companhia Estadual de Energia Elétrica (CEEE), que participou de diversas pesquisas para avaliar o impacto no meio ambiental devido à implantação do Polo. Em 21 de dezembro de 1979 a empresa firmou com o Estado o contrato que trata das especificações das obras de abastecimento de energia, bem como seus valores, acompanhamento, e fiscalização do abastecimento, realizado pela CONPETRO. Tais informações, assim como diversas outras que tratam da operação e manutenção do abastecimento de energia, estão presentes das cláusulas desse contrato.

    Nas obras realizadas correspondentes ao Polo, constam, além da infraestrutura, outras obras desenvolvidas nas proximidades do complexo. Várias empresas e fundações participaram dos contratos realizados para essas construções – e um deles é o contrato de prestação de serviços firmado entre o Estado e a Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), objetivando a fiscalização da construção de dois viadutos, parte das obras relacionadas ao Polo. Os dois viadutos paralelos foram construídos na ligação rodoviária da BR-386/Estação General Luz, hoje desativada. No processo, aberto em 15 de dezembro de 1978, vemos informações como os dados técnicos da construção dos viadutos, a responsabilidade do acompanhamento das obras, valores, prazos, entre outros elementos dessa construção.

    O Polo Petroquímico de Triunfo é hoje um dos maiores produtores de nafta, matéria-prima básica para toda cadeia de produção, e dela derivam diversos componentes igualmente necessários – assim como é um dos maiores produtores de derivados de polietileno, borracha sintética, entre outras matérias-primas essenciais a inúmeras segmentos. O complexo industrial hoje emprega mais de 6 mil funcionários, e uma parte da sua história passa pelo acervo da SCP. Se você estiver interessado em pesquisar estes e outros processos partes desse acervo, envie um e-mail solicitando seu atendimento para saladepesquisa@smarh.rs.gov.br .

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Procedimentos para utilização do Sistema PROA

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    O Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, com a intenção de disseminar o melhor uso do Sistema PROA no que diz respeito a classificação em níveis de assunto, gestão de documentos físicos, digitais e híbridos e padronização de nomenclaturas, produz as Cartilhas PROA e as coloca à disposição dos usuários no site do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – www.proa.rs.gov.br – menu Serviços e informações.

As cartilhas estão no menu “Serviços e informações” do site do PROA

    Em busca da padronização de procedimentos para utilização do Sistema PROA e melhor compreensão das questões que abarcam a Gestão Documental, as cartilhas são produzidas conforme a necessidade de elucidar alguns procedimentos. Sendo assim, no caso de dificuldades na compreensão de alguma questão relacionada ao trabalho do SIARQ/RS com o PROA, o usuário poderá solicitar a produção de uma nova cartilha.

    Atualmente estão disponíveis as cartilhas sobre (clique nos links para acessar):

    Nos próximos meses serão lançadas: “Uso do PROA para diárias”; “Uso do PROA para cedência, disposição e disponibilidade”; “Uso do proa para permissão, cessão e concessão de uso”; “Uso do PROA para pagamentos”; e “Uso do PROA para digitalização”.

    As cartilhas são elaboradas pela equipe técnica do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul com base nas legislações vigentes e bibliografias disponíveis e aprovadas pelo Comitê Gestor do PROA. Em caso de dúvidas, favor entrar em contato pelo e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br ou pelo telefone (51)3288-9114.

    O SIARQ/RS atua em prol da gestão documental e da memória do Poder Executivo do Estado do Rio Grande do Sul e conta com o auxílio de todos os servidores para sua efetivação.

APERS em Números – Julho 2017

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de julho:

– Assessorias SIARQ/RS: 09

– Usuários atendidos: 385

– Cidadão: 253

– Usuários internos: 8

– Pesquisadores: 124

– Novos pesquisadores: 54

– Atendimentos aos usuários: 929

– Cidadão: 276

– Usuários internos: 46

– Pesquisadores: 607

– Indexação Sistema AAP: 1674

– Visitas guiadas: 04

– Visualizações blog institucional: 13.508

Veja abaixo os gráficos de usuários atendidos e atendimentos realizados por dia no mês de julho:

Visitas guiadas ao APERS – Julho 2017

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No mês de julho foram realizadas 4 visitas guiadas ao conjunto arquitetônico do Arquivo Público do RS. Visitaram nossa instituição:

Dia 6: 6 representantes do Grupo de Trabalho do Manual de Redação Oficial. Após a reunião do grupo, os representantes quiseram conhecer um pouco mais sobre o Arquivo Público.

Dia 11: 20 alunos da Escola Técnica Universitário, da turma de Organização e Métodos, acompanhados da Prof.ª Cíntia Rebello. O objetivo da visita foi conhecer a parte prática de um Arquivo, sua conservação, importância, bem como saber um pouco sobre a teoria das três idades.

Dia 11: 29 alunos do Senac Comunidade, acompanhados da Prof.ª Viviane Marina Barcarolo. O objetivo da visita foi complementar a teoria da sala de aula com a prática da visitação ao Arquivo Público do Estado.

Dia 29: 59 pessoas participaram da visita guiada do projeto “Os Caminhos da Matriz”, sendo realizado o Roteiro 2: Memorial do Judiciário, Arquivo Público do Estado e Biblioteca Pública do Estado. O objeto da visita e do projeto é sensibilizar a população sobre a importância da preservação do patrimônio edificado do entorno da Praça da Matriz e, especificamente no Arquivo Público, da documentação custodiada.

Guias: Caroline Acco Baseggio, Carlos Henrique Armani Neri, Giglioli Rodrigues e Jonas Ferrigolo Melo.

Lembramos que oferecemos, semanalmente, visitas guiadas ao conjunto arquitetônico, com duração de 1h30min, nas segundas-feiras às 14h30min e nas sextas-feiras às 10h. Agende sua visita pelo e-mail visitas@smarh.rs.gov.br ou ligue para (51) 3288 9127.

Atividades SIARQ/RS – Julho 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de julho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 05, 12 e 18: os arquivistas Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC.

Dias 06, 13, 20 e 27: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 06, 14 e 19: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Arquivo FEPAM

Arquivo FEPAM

Dias 13 e 17: arquivistas do APERS estiveram reunidos com servidores da Fundação Estadual de Proteção Ambiental Henrique Luis Roessler (FEPAM). Primeiro para conhecer o Arquivo Geral da Fundação, local onde estão arquivados os processos administrativos desde 1991. E, num segundo encontro, os servidores analisaram um modelo de termo de referência para contratação de serviços de gestão documental. Participantes: Carlos Eduardo Dorini, Julio Carlos Carvalho (FEPAM), Jonas Melo e Silvia Soares (APERS).

Dia 26: foi realizada a palestra “Gestão Documental: aplicações na administração pública” ministrada pelo arquivista Jonas Ferrigolo Melo e foram apresentados casos de boas práticas em gestão documental dos órgãos: DETRAN pelo arquivista Carlos Alberto Lucena; DAER pela bibliotecária Lívia Job e DIPRO/SMARH pela arquivista Samantha Signor. O evento ocorreu no Auditório do CAFF, promovido pelo Arquivo Público do RS, com apoio do Departamento de Planejamento Organizacional, e foi destinado aos servidores estaduais para promover o SIARQ/RS e a importância da gestão documental.

Dia 28: apresentação e aprovação do projeto de gestão documental da SEDUC e alinhamento sobre evento do dia 02/08. Participantes: Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo (APERS). Daniela Baum, Letícia Luiz, Vivian Tessari e o Secretário Ronald Krummenauer (SEDUC).

   Em julho, o Arquivo Público analisou onze (11) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

     E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, dezesseis (16) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Associação dos Amigos do APERS tem nova Diretoria para a Gestão 2017-2019

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     A Associação dos Amigos do APERS (AAAP) reuniu-se em Assembleia Geral no dia 27 de julho, às 17 horas, e com a presença de membros, associados, funcionários e funcionárias do Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS) foram aprovados o relatório de atividades e prestação de contas da Associação do ano de 2016, e aclamada a nominata formada para a nova gestão da entidade, que estará à frente da AAAP entre julho de 2017 e julho de 2019.

     A AAAP tem como principais objetivos captar recursos financeiros que possibilitem a execução dos projetos culturais do APERS e auxiliar na elaboração e implementação de propostas técnico-culturais que garantam a visibilidade das atividades da Instituição.

A nominata da Diretoria eleita é a que segue:

Diretoria

  • Presidenta: Maristela Heck
  • Vice-presidente: Daniel Teixeira Meirelles Leite
  • Primeira Secretária: Romilda Jardim Raeder
  • Segundo Secretário: João Guilherme Burnett
  • Primeira Tesoureira: Clara Marli Scherer Kurtz
  • Segunda Tesoureira: Sônia America Sisto Burnett

Conselho Fiscal

Titulares

  • Luciane Mondin Cardoso Flores
  • Vinicius Mitto Navarro
  • Iara Gomide Machado

Suplentes

  • Anderson Fiori Portella
  • Iara Saraiva
  • João Alberto Licht Teixeira

   Faça parte desse grupo de amigos! Associe-se! Informações: aaaprs@gmail.com ou (51)3288-9122.

Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”

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    No dia 26 de julho de 2017 acontecerá a palestra Gestão Documental: aplicações na Administração Pública, promovida pelo Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), com apoio Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG), órgãos da Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH).

    O evento será às 14h30min, no Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari e será ministrado por Jonas Ferrigolo Melo, Arquivista do Arquivo Público do Estado. O evento terá a participação de órgãos do Poder Executivo que apresentarão suas boas práticas em gestão documental: DETRAN, com apresentação do Arquivista Carlos Alberto Lucena; DAER, com apresentação da Bibliotecária Lívia Job; e da SMARH, com apresentação da Arquivista Samantha Signor.

   A palestra visa disseminar a importância da gestão documental, das normativas estaduais e do uso dos instrumentos de gestão do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), aliando a teoria com estratégias práticas de aplicação.

    A partir do conhecimento adquirido os servidores estarão melhores instrumentalizados para aplicar os procedimentos e operações técnicas que dizem respeito ao tratamento de documentos, desde sua produção, tramitação, uso, classificação e avaliação, visando sua eliminação ou guarda permanente, proporcionando agilidade com os trâmites administrativos, facilidade de localização de documentos, otimização de espaço físico e de recursos financeiros, além de fornecer subsídios para estratégias de responsabilidade socioambiental.

   Evento aberto a todos os servidores públicos interessados, com credenciamento na entrada, não sendo necessária inscrição prévia. O auditório permanecerá aberto enquanto houver espaço. Mais informações pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br e pelos telefones 3288-9114 ou 3288-1333.

Serviço:
O que: Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”
Quando: dia 26 de julho de 2017
Horário: 14:30 horas
Onde: Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari (Av. Borges de Medeiros, 1501, Porto Alegre – RS).

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