Relatórios APERS 2016 – DIPAD: Atendimento aos usuários

Deixe um comentário

O atendimento aos usuários, realizado pelas equipes da Divisão de Preservação, Acesso e Difusão (DIPAD) do Arquivo Público do RS, consiste na disponibilização dos documentos na Sala de Pesquisa, na entrega de documentos comprobatórios aos cidadãos e na recepção de visitantes.

No ano de 2016 atendemos 4.983 usuários, os quais geraram 12.397 solicitações de atendimentos. Como usuários do APERS, aqui consideramos os usuários internos, servidores da Instituição, que demandam acesso aos documentos, visto que o processo de análise e tratamento técnico é uma atividade continua, o cidadão comum e os pesquisadores.

O atendimento ao cidadão comum consiste no fornecimento de cópias de documentos para fins comprobatórios, como certidões de nascimento, casamento e óbito. Em 2016 atendemos a 4.395 cidadãos, que geraram 5.500 solicitações de atendimento e requereram um total de 12.007 cópias de documentos, sendo que 2.343 cidadãos realizaram suas solicitações por telefone, 834 por e-mail e 2.323 presencialmente no balcão de atendimento do APERS.

Já o atendimento ao pesquisador é uma atividade técnica que demanda conhecimento do acervo, no que diz respeito tanto às tipologias, quanto às localizações físicas no Arquivo. No que se refere ao atendimento ao pesquisador, ao longo do ano de 2016, nossa Sala de Pesquisa passou por uma série de reformulações que impactaram positivamente em nosso atendimento, como a separação da Sala de Atendimento ao Pesquisador do Serviço de Recepção e Atendimento ao Cidadão. Entre janeiro e dezembro, atendemos 544 pesquisadores, destes 369 são novos pesquisadores, gerando 6.409 pedidos de documentação, sendo 324 solicitações realizadas por telefone, 4.282 por e-mail e 1.803 presencialmente. Em comparação ao ano anterior, em 2015, no mesmo período, foram atendidos 438 pesquisadores que realizaram 4.631 solicitações, isto é um aumento de 20% no número de pesquisadores e de 28% no número de solicitações de atendimento. Os temas pesquisados foram: Genealogia (3.432), História RS (1.389), Escravo RS (554), Crime (309), Justiça Ditadura (106), Ditadura (96), Terras (86), Política no Império (66), Imigração Italiana (53), Quilombos (46), Biografia (45), Transcrição Paleográfica (41), Presídios (36), Colonização Alemã (34), Imigração Alemã (31), Loteamento Porto Alegre (23), História das Mulheres (15), Genealogia Terras (13), Infância (10), Violência (06), Emancipação (05), Patrimônio Documental (04), Patrimônio Histórico (03), Tutela de menores (02), Herança (02), Porto (01), Índios (01).

Outra atividade que desenvolvemos em 2016 foi a realização de visitas guiadas, que consiste na recepção e percurso com os visitantes pelas dependências da Instituição, tendo por objetivo apresentar e difundir o Arquivo Público do RS. Destaca-se, para tanto, os contextos arquitetônico, administrativo, histórico e cultural da Instituição, no ano que passou realizamos 72 visitas a 1.118 visitantes. Durante todo o ano oferecemos, semanalmente, dois horários fixos de visitas guiadas, com duração de 1h30min, nas segundas-feiras às 14h30min e nas sextas-feiras às 10h. Visitaram a Instituição em:

Janeiro:

  1. Dia 05: Bruna Silva Fragoso, estudante de Arquivologia da UFSC e Djulli Silva, estudante da E.M.E.F. Portugal.

Março:

  1. Dia 07: 18 alunos, menores aprendizes, do SENAC Comunidade, acompanhados pelo professor Luciano, que ministra a Disciplina de Serviços de Escritório. O objetivo da visita foi relacioná-la com um conteúdo específico da disciplina Arquivos e Protocolos.
  2. Dia 24: 39 alunos do curso de História da Ensino Médio Escola Sesi Arthur Aloísio Daudt acompanhados pelo professor Guilherme Pokorski.

Abril:

  1. Dia 15: 8 alunos do curso Técnico em Biblioteconomia da Escola Técnica Cristo Redentor, acompanhados pela professora Andréa Fontoura da Silva, que ministra a disciplina de Técnicas de Arquivo. O objetivo da visita foi conhecer o APERS e as suas atividades, como, por exemplo a Gestão Documental, ressaltando a importância desse Órgão para a sociedade.
  2. Dia 19: visita realizada com Karin Fonseca Kestering, aluna do curso de Filosofia. O objetivo da visita deveu-se a realização de um trabalho acadêmico para a disciplina de Antropologia.
  3. Dia 25: David Kura Minuzzo, Eduardo Bortolon da Silva e Thiago Silva de Araujo. David e Thiago são museólogos e visitaram o Arquivo no intuito de conhecer sua arquitetura para estudar a viabilidade de adaptar outros locais para a guarda de acervos.
  4. Dia 30: a turma de Teoria da História I do curso de História da Universidade Luterana do Brasil – ULBRA, acompanhada do professor da disciplina, Rodrigo Lemos Simões. Durante a visita, os estudantes puderam conhecer um pouco sobre a história da instituição, arquitetura, forma de recolhimento e guarda de documentos. Acreditamos que a atividade possa ter instigado os alunos a frequentarem nossa instituição no intuito de desenvolverem futuras pesquisas.

Maio:

  1. Dia 02: Aldo Francesconi, Francily Francesconi, Vanderlei Violin e Alice Violin, acompanhados por Sônia Burnett e João Guilherme Burnett, ambos da Associação dos Amigos do APERS. Os participantes da visita são integrantes da Igreja de Jesus Cristo dos Santos dos Últimos Dias e estavam interessados em conhecer como se dá a preservação dos registros armazenados pelo APERS.
  2. Dia 02: Ana Paula Soares Pinheiro, aluna da disciplina de Técnicas de Arquivo da Escola Técnica Cristo Redentor participou da visita com a intenção de conhecer e interagir com o meio Arquivístico.
  3. Dia 04: Roberto Ferreira da Silva, do serviço de protocolo da FDRH, acompanhado de Ariane de Oliveira, Maria Gabriela de Oliveira, Nathália Dutra e Renata Ramos, estagiárias.
  4. Dia 06: 08 alunos do Curso de História da PUCRS, acompanhados pela professora Gislene Monticelle, que ministra a disciplina de História e Acervos. A visita teve por objetivo prestigiar a “Exposição Porto Alegre Imaginada” e conhecer o APERS como um todo.
  5. Dia 07: 22 alunos do Curso de Arquivologia da FURG, acompanhados pela professora Luciana Souza de Brito, que ministra a disciplina de Fundamentos da Arquivologia. O objetivo da visita foi demonstrar as funções do Arquivista e do APERS como Órgão do Estado.
  6. Dia 10: 34 alunos da disciplina de Fundamentos de Arquivologia do Curso de Arquivologia da UFRGS acompanhados pela professora Valéria Bertotti. A professora trouxe os alunos ao APERS para que conhecessem a atuação da instituição desde a produção documental até a guarda e difusão da documentação do Estado, enfatizando os diferentes profissionais envolvidos.
  7. Dia 14: 42 alunos da disciplina Fundamentos do Patrimônio Cultural do Curso de História e da disciplina Museu e suas Representações do Curso de Mestrado em História da UCS, acompanhados pela professora Luiza Horn Iotti. Os principais interesses da turma foi, além de conhecer o prédio e sua história, conhecer as propostas de ações educativas que realizadas pelo Arquivo.
  8. Dia 17: 23 alunos da turma de Introdução à História do Curso de História Noturno da UFRGS acompanhados pelo professor Benito Schmidt.
  9. Dia 21: 25 participantes do roteiro de visitas guiadas Os Caminhos da Matriz. Neste roteiro os visitantes conhecem as instituições culturais que circundam a Praça da Matriz um sábado por mês. São oferecidos dois roteiros, o APERS participa com a Cúria Metropolitana e o Solar dos Câmara/Memorial do Legislativo.
  10. Dia 27: 17 alunos da turma de História dos Registros Humanos da Faculdade de Biblioteconomia e Comunicação (FABICO) da UFRGS acompanhados pela professora Ana Celina Figueira da Silva. A turma teve por objetivo conhecer o conjunto arquitetônico do APERS, bem como sua história e organização, as atividades oferecidas e o seu papel social.

Junho:

  1. Dia 04: 19 alunos da disciplina de Iniciação à Docência do Curso de História da Universidade Federal de Pelotas, acompanhados pela professora Ana Inez Klein, com o objetivo de apresentar aos alunos de história o Arquivo Público: sua história, principais acervos e organização.
  2. Dia 08: 24 alunos do 1º semestre Curso de História, disciplina de Patrimônio e Educação, da UniRitter, acompanhados pela professora Fernanda O. Silva. Esta disciplina é ministrada no 1º semestre e a turma é apresentada às discussões que permeiam a noção de patrimônio, assim como alguns lugares de memória, incluindo arquivos. Nesse sentido, a visitação ao APERS teve o objetivo de oportunizar aos alunos conhecer a instituição no que tange aos seus projetos, oficinas de Educação Patrimonial, caixa pedagógica e demais.
  3. Dia 20: 26 alunos da Aprendizagem Profissional Comercial em Serviços Administrativos do Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial/RS, acompanhados pelo professor Luciano de Lima Silveira, com o objetivo de conhecer a história da APERS e sua importância para a cidadania do povo do estado do RS, conhecer tipos e funções de documentos, métodos e técnicas de arquivo e protocolo: classificação de documentos, recebimento, distribuição, tramitação, expedição, temporalidade e tipos de arquivo (físico e eletrônico).
  4. Dia 24: pela manhã 18 alunos do curso de Auxiliar Administrativo da Rede de Ação Social Murialdo acompanhados pela professora Luciane Brum. De acordo com a professora, a experiência vivida na visita foi de extrema valia para conscientização dos alunos quanto a preservação tanto da cultura como dos documentos.
  5. Dia 24: pela tarde 21 alunos do curso de Auxiliar Administrativo Hospitalar da Rede de Ação Social Murialdo acompanhados pela professora Mariana Kirchhof com o objetivo de conhecer o Arquivo e saber mais como se dá a prática da organização e técnicas de arquivos.
  6. Dia 27: pela manhã 16 alunos do curso de Auxiliar Administrativo Hospitalar da Rede de Ação Social Murialdo acompanhados pela professora Kelly Cardoso com o objetivo de conhecer o Arquivo e os seus serviços.
  7. Dia 27: pela tarde 26 alunos da Rede de Ação Social Murialdo acompanhados pela professora Kelly Cardoso com o objetivo de conhecer a organização e classificação dos documentos.
  8. Dia 27: a professora Eliane Cristina de Freitas da Escola da Ciência da Informação da UFMG visitou nossa instituição por pesquisar sobre a relação que os arquivos públicos têm com seus públicos. Assim, após a visita guiada realizou uma entrevista sobre os serviços do Arquivo e sua relação com seus públicos.

Julho:

  1. Dia 01: 18 alunos da Rede de Ação Social Murialdo acompanhados pela professora Luciane Brum. De acordo com a professora, a parte mais interessante da visita foi a explanação sobre os documentos e os fatos históricos relacionados.
  2. Dia 11: 15 alunos do Curso Técnico em Secretariado do Colégio Politécnico da UFSM acompanhados pelo professor Patri Kayser, com o objetivo de vislumbrar o processo de gestão documental.
  3. Dia 15: 11 alunos do Curso de Auxiliar Administrativo da Rede de Ação Social Murialdo acompanhados pela professora Luciane Brum.
  4. Dia 18: Alexssander Nascentes da Silva do Curso de História Bacharelado Noturno da UFRGS.
  5. Dia 22: 07 pessoas que trabalham em Arquivos, participantes de Curso oferecido pelo IGAM – Instituto Gamma de Assessoria a Órgãos Públicos – acompanhados pela professora Clara Marli Kurtz, que ministra a disciplina de Organização em Arquivos. O grupo teve por objetivo conhecer a estrutura física do APERS, bem como a organização do acervo.
  6. Dia 27: no turno da manhã, 23 Jovens Aprendizes da ESPRO, alunos do Curso Formação para o Mundo do Trabalho, acompanhados pela professora Luana Borges da Silveira. O objetivo da Visita foi conhecer os arquivos e saber o tipo de documentação existente.
  7. Dia 27: no turno da tarde, 22 Jovens Aprendizes da ESPRO, alunos do Curso Formação para o Mundo do Trabalho, acompanhados pela professora Luana Borges da Silveira.
  8. Dia 30: 40 participantes do roteiro de visitas guiadas Os Caminhos da Matriz. Neste roteiro os visitantes conhecem as instituições culturais que circundam a Praça da Matriz um sábado por mês. São oferecidos dois roteiros, o APERS participa com a Cúria Metropolitana e o Solar dos Câmara/Memorial do Legislativo.

Agosto:

  1. Dia 08: André Luiz Tognoli Lima, historiador no Arquivo Estadual Jordão Emerenciano de Pernambuco, acompanhado de sua esposa Rejane Leimig.
  2. Dia 08: Andreia Szyskafretta, auxiliar em arquivo, e Eva Nunes, Janete da Silva, Liliane da Silva, Marina dos Santos, serviços gerais no APERS.
  3. Dia 09: 05 alunos do programa Jovem Aprendiz do Instituto Murialdo acompanhados pela professora Luciane Brum.
  4. Dia 11: pela manhã, Fabiane Severo, Mara e Graziela Silva da Geda Cia de Dança Contemporânea, realizaram a visita com o objetivo de conhecer o espaço físico (interno e externo) e o histórico do Arquivo Público.
  5. Dia 11: a tarde, três alunos do programa Jovem Aprendiz do curso de Auxiliar Administrativo do Instituto Murialdo acompanhados pela professora Ivanise Helena da Silva Santos.
  6. Dia 12: Aline Leal da Silva, estudante do Curso de História da Ulbra de Canoas. Aline realizou a visita para coletar informações para um trabalho da disciplina de Projeto de Pesquisa em História e gostou de conhecer o espaço e os acervos custodiados.
  7. Dia 22: Célia Paulina Martins e Rodolfo da Silva Machado, alunos do Curso de História da Ulbra de Canoas. Os estudantes também realizaram a visita para coletar informações para o trabalho da disciplina de Projeto de Pesquisa em História.
  8. Dia 22: 36 alunos da turma Jovens Aprendizes do curso de Aprendizagem Profissional Comercial em Serviços Administrativos do Senac, acompanhados pelo professor Luciano de Lima Silveira. O professor trouxe os alunos com a expectativa de “oportunizar aos alunos um momento de reflexão sobre a importância dos documentos e registros, bem como sua importância na construção da cidadania do povo”.

Setembro:

  1. Dia 01: 24 alunos do Laboratório de Pesquisa em História da Arte I do Curso de Bacharelado em História da Arte da UFRGS, acompanhados pela professora Joana Bosak. A professora teve a iniciativa de proporcionar aos alunos a visita guiada ao APERS para que conheçam o arquivo, a documentação e as possibilidades de pesquisa.
  2. Dia 03: 20 alunos do Curso de Extensão Pesquisa Histórica em Fontes Judiciais da Faculdade Porto-Alegrense (FAPA), acompanhados pelo professor Vitor Borges da Cunha, com o intuito de conhecer os métodos de preservação documental.
  3. Dia 08: 03 alunos do Instituto Leonardo Murialdo – Programa Jovem Aprendiz acompanhados pela professora Luciane Brum.
  4. Dia 12: 35 alunos do Curso de Arquivologia da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) acompanhados pela professora Fernanda Pedrazzi. A professora aproveitou a viagem de participação na XIII Mostra de Pesquisa para oportunizar aos alunos conhecer a estrutura, os espaços e os serviços do APERS.
  5. Dia 13: 07 alunos do Instituto Leonardo Murialdo – Programa Jovem Aprendiz acompanhados pela professora Luciane Brum.
  6. Dia 16: Leonardo Grazziani do Curso de História da FAPA.
  7. Dia 19: 10 alunos do 4º semestre do Curso de História da Uniritter – Laureate Internaional Universities acompanhados pelo professor Marcello Paniz Giacomoni. A visita foi realizada por dialogar diretamente com as discussões efetuadas na cadeira de Metodologia Científica, mais especificamente na problematização sobre as fontes históricas manipuladas pelos historiadores.
  8. Dia 24: aproximadamente 50 visitantes participaram do roteiro de visitas guiadas Os Caminhos da Matriz; onde conhecem as instituições culturais que circundam a Praça da Matriz um sábado por mês. São oferecidos dois roteiros, o APERS participa com a Cúria Metropolitana e o Solar dos Câmara/Memorial do Legislativo.
  9. Dia 26: 17 alunos da turma de Teoria da História I do Curso de História da ULBRA – Canoas acompanhados pelo professor Rodrigo Simões. A visita foi realizada visando conhecer a história do APERS, suas dependências, guarda dos documentos, tipos de documentos existentes no local e possibilidades de pesquisa.
  10. Dia 30: 32 alunos do Curso Jovem Aprendiz da Rede Nacional de Aprendizagem, Promoção Social e Integração (RENAPSI), acompanhados pela Professora Ana Claudia Carvalho de Oliveira, que ministra o Curso de Ocupações Administrativas. O objetivo da visita foi fechar o mês em que se comemora a Semana Farroupilha com uma atividade sobre a história do Rio Grande do Sul.

Outubro:

  1. Dia 04: 07 alunos da Rede de Ação Social Murialdo – Jovem Aprendiz Administrativo, acompanhados pelas professoras Luciana Brum e Mariana Kirchhof Dau. A visita teve por finalidade conhecer os procedimentos de arquivo, documentos e o porque de arquivar.
  2. Dia 08: 32 alunos do curso de História da Universidade de Passo Fundo (UPF), acompanhados pelos professores Alessandro Batistella e Marcos Gerhardt. O grupo tinha como interesse conhecer a organização arquivística, os fundos e as potencialidades de pesquisa histórica.
  3. Dia 08: 36 alunos das disciplinas de Arquivos e Fontes para a Pesquisa Histórica e História e Educação Patrimonial do Curso de História da Universidade de Santa Cruz do Sul, acompanhados pelo professor Éder da Silva Silveira. O professor viabilizou a vinda dos alunos ao APERS para que a visita contribuísse com objetivos de disciplinas, tais como identificar e caracterizar o uso de arquivos, fontes e abordagens na pesquisa histórica; diferenciar arquivos e fontes em relação à variedade, à tipologia e aos usos na pesquisa histórica e no ensino de história e conhecer a estrutura e funcionamento de um arquivo histórico.
  4. Dia 11: Maria da Glória Lopes Kopp, pesquisadora do APERS, doutoranda em Ciências Sociais da PUCRS e Rosa Maria Rodrigues de Oliveira, do Estado de Santa Catarina, Doutora em Ciências Humanas.
  5. Dia 13: 12 alunos do último semestre do Curso de História da PUCRS, acompanhados pela professora Gislene Monticelli, que ministra a disciplina de História e Acervos. O objetivo da visita foi oportunizar à turma conhecimentos sobre a importância, o funcionamento e os acervos do APERS, enquanto instituição e patrimônio.
  6. Dia 13: 04 alunos do curso de Museologia da UFRGS, acompanhados pela professora Ana Ramos Rodrigues, que ministra a disciplina eletiva Ação Cultural e Educativa em Museus. Os alunos puderam visitar o espaço e conhecer as ações educativas desenvolvidas pelo APERS.
  7. Dia 14: 25 alunos do Jovens Aprendizes do Senac – Aprendizagem Profissional Comercial em Serviços Administrativos acompanhados pelo professor Luciano de Lima Silveira. A visita teve por finalidade proporcionar aos alunos noções básicas da estrutura de um arquivo.
  8. Dia 17: O aluno Rafael Noschang Buzzo, do 6° semestre do Curso de História da FAPA. A visita guiada fez parte do desenvolvimento de seu estágio obrigatório, objetivando integrar conhecimentos da teoria e da prática.
  9. Dia 21: Tiago Aurélio de Brito, advogado. Tiago fez a visita guiada para conhecer como o APERS poderia contribuir para questões de seu trabalho, com relação ao acesso à documentação custodiada.
  10. Dia 31: 24 alunos da disciplina de Patrimônio Cultural do Curso de Licenciatura em História da UNIVATES acompanhados pela professora Márcia Volkmer. A visita teve por objetivo conhecer o histórico do Arquivo e saber mais sobre os projetos educativos do APERS.

Novembro:

  1. Dia 03: 13 alunos do Curso Técnico em Registros e Informação em Saúde do Grupo Hospitalar Conceição, acompanhados pela professora Luciane Berto Benedetti, que ministra a disciplina de Gestão de Documentos. A turma teve por objetivo conhecer a história do APERS, bem como estudar e observar conteúdos vistos em aula que são desenvolvidos pelo Arquivo.
  2. Dia 07: 22 alunos do Senac Comunidade – Aprendizagem Profissional em Serviços Administrativos, acompanhados pelo orientador de educação profissional Luciano de Lima Silveira. A visita foi realizada para que os alunos conhecessem a história do Arquivo Público do RS, os diferentes tipos, formas de classificação e acondicionamento de documentos, e os procedimentos para pesquisar os diferentes acervos, bem como a importância dos documentos salvaguardados para a história do povo gaúcho.
  3. Dia 08: 08 alunos da Rede Murialdo de Ação Social Programa Jovem Aprendiz acompanhados pela professora Luciana Brum com o objetivo de proporcionar aos jovens a conhecimento sobre o tratamento dos documentos desde sua contextualização até a conservação predial.
    Dia 11: Rafael Buzzo e Pablo Rodrigo, alunos do Curso de História da FAPA, os quais visitaram o APERS como parte das atividades da cadeira de Estágio Supervisionado 2.
  4. Dia 18: 18 alunos do Curso de Administração da Escola Técnica UNITEC, acompanhados pela professora Cintia Rebello, que ministra o componente Organização e Métodos. O objetivo da Visita foi inserir o assunto relacionado aos arquivos de modo mais prático.
  5. Dia 26: aproximadamente 15 visitantes participaram do roteiro de visitas guiadas Os Caminhos da Matriz; onde conhecem as instituições culturais que circundam a Praça da Matriz um sábado por mês. O grupo se encontrou na Praça da Matriz, pontualmente às 14 horas e seguiu para uma visita guiada na Cúria Metropolitana. Logo após, por volta das 15 horas, chegou aqui ao Arquivo Público do RS. Foi uma caminhada animada, com um público atento e curioso! Nem o sol forte e a alta temperatura desanimou o grupo que também descansou à sombra no jardim do APERS. Muitos questionamentos e registros fotográficos. Prometeram voltar para uma visita guiada no APERS, para conhecer maiores detalhes sobre o funcionamento de nossa instituição.
  6. Dia 28: 17 alunos do Senac Comunidade – Aprendizagem Profissional em Serviços Administrativos acompanhados pelo orientador de educação profissional Luciano de Lima Silveira. A visita foi realizada para que os alunos conhecessem a história do Arquivo Público do RS, bem como a importância dos documentos para a história do povo gaúcho e construção e manutenção de sua cidadania.
  7. Dia 28: Ingrid Juhn, José Ribeiro, Willian Silva e Camila Vieira da Secretaria de Obras, Saneamento e Habitação. A equipe começará a aplicar os instrumentos de gestão de documentos no arquivo do Protocolo da Secretaria e a visita ocorreu para conhecerem o Arquivo Público do RS sua história e como se originou o Sistema de Arquivo do Estado do RS.

Dezembro:

  1. Dia 06: 03 alunas do Curso de Letras da Universidade Federal do Rio Grande do Sul.
    Dia 09: 08 alunos da Rede Murialdo de Ação Social Programa Jovem Aprendiz acompanhados pela professora Mariana Dau.
  2. Dia 12: 05 alunos da Rede Murialdo de Ação Social Programa Jovem Aprendiz acompanhados pela professora Mariana Dau.
  3. Dia 21: 33 alunos do Curso de Aprendizagem Comercial do SENAC Comunidade de Porto Alegre, acompanhados pelo professor Ricardo Garcia Ferreira, que ministra a disciplina de Serviços Administrativos. O Objetivo da visita foi conhecer o processo de arquivamento dos documentos e as questões históricas implicadas no contexto do APERS.
  4. Dia 28: 23 alunos do Curso de Comercial em Vendas do SENAC Comunidade de Porto Alegre, acompanhados pelo professor Luciano de Lima Silveira. A visita foi proporcionada aos alunos para que esses conhecessem a história do estado do Rio grande do sul e de Porto Alegre através dos documentos históricos, contribuindo para a construção da cidadania e da participação dos jovens como elementos ativos.

Para o ano de 2017, ressaltamos o nosso compromisso de continuar atendendo com qualidade, focados nas necessidades os usuários, buscando, nessa relação próxima, estarmos sempre atentos as demandas e buscando solucioná-las de maneira eficiente.

Trabalharam em atividades referentes ao atendimento aos usuários: Aerta Grazzioli Moscon, Carlos Henrique Armani Nery, Caroline Acco Baseggio, Cassiano Ricardo Schavinski, Clarissa de Lourdes Sommer Alves, Gabriel da Silva Batista, Giglioli Rodrigues, Givaneide Neusa de Farias, Iara Gomide Machado, Janaina Rodrigues Teixeira, Jorge Miranda da Silva, Karen Bicca Da Silva, Luciane Mondin Cardoso Flores, Márcia Vanessa Assis dos Reis, Maria de Lourdes Soares Zamo, Nôva Marques Brando, Renatta Fontoura Gonçalves, Rose Mary Horn Wawrzeniak, Thiago Alvez Judes e Viviane Portella de Portella.

Notícias relacionadas:

Balanço 2016 do APERS

Relatórios APERS 2016 – DIPAD: Divulga APERS

Relatórios 2015 – DIDOC: Atendimento aos usuários

Deixe um comentário

Dando prosseguimento a nossa série de publicações sobre as principais atividades desenvolvidas pelas equipes do Arquivo Público do RS em 2015, hoje publicamos o relatório a respeito do atendimento aos usuários, realizado pelas equipes da Divisão de Documentação – DIDOC, o qual consiste na disponibilização dos documentos na Sala de Pesquisa, na entrega de documentos comprobatórios aos cidadãos e na recepção de visitantes.

No ano de 2015 atendemos 6.149 usuários, os quais geraram 12.327 solicitações de atendimentos. Como usuários do APERS, aqui consideramos os usuários internos, servidores da Instituição, que demandam acesso aos documentos, visto que o processo de análise e tratamento técnico é uma atividade continua, o cidadão comum e os pesquisadores.

O atendimento ao cidadão comum consiste no fornecimento de cópias de documentos para fins comprobatórios, como certidões de nascimento, casamento e óbito. Em 2015 atendemos a 5.672 cidadãos, os quais requereram um total de 12.262 cópias de documentos, sendo que 2.886 cidadãos realizaram suas solicitações por telefone, 2.226 por e-mail e 2.258 presencialmente no balcão de atendimento do APERS.

Já o atendimento ao pesquisador é uma atividade técnica que demanda conhecimento do acervo, no que diz respeito tanto às tipologias quanto às localizações físicas no Arquivo. No que se refere ao atendimento ao pesquisador, ao longo do ano de 2015, nossa Sala de Pesquisa passou por uma série de reformulações que impactaram positivamente em nosso atendimento. Entre elas, podemos citar o fato de contarmos com uma sala individual para atender aos novos pesquisadores e aqueles que tem dúvidas quanto ao acervo a ser pesquisado, uma servidora da área da História com dedicação exclusiva para este fim, grupo de trabalho entrosado quanto a procedimentos e rotinas e atualização dos instrumentos de pesquisa já existentes. Estas melhorias se refletem em alguns números: em 2015, entre os meses de janeiro e dezembro, atendemos um total de 438 pesquisadores gerando 4.631 pedidos de documentação, sendo 186 solicitações realizadas por telefone, 2.159 por e-mail e 2.258 presencialmente. Em comparação ao ano anterior, em 2014, no mesmo período, foram atendidos 171 pesquisadores que realizaram 2.412 solicitações, isto é um aumento de 60% no número de pesquisadores e de 48% no número de solicitações de atendimento.

Quantidade de Atendimentos a Pesquisadores 2014-2015 Mensal

Quantidade de Atendimentos 2014-2015 Mensal

Outra atividade que desenvolvemos em 2015 foi a realização de visitas guiadas, que consiste na recepção e percurso com os visitantes pelas dependências da Instituição, tendo por objetivo apresentar e difundir o Arquivo Público do RS. Destaca-se, para tanto, os contextos arquitetônico, administrativo, histórico e cultural da Instituição, no ano que passou realizamos 50 visitas a 770 visitantes. Desde o mês de julho oferecemos, semanalmente, dois horários fixos de visitas guiadas, com duração de 1h30min, nas segundas-feiras às 14h30min e nas sextas-feiras às 10h.

Também participamos de 03 edições do Projeto Os Caminhos da Matriz, por meio do qual as instituições culturais que circundam a Praça se reúnem para oportunizar aos cidadãos visitas guiadas mensais e gratuitas, recebendo 72 visitantes e de uma edição da Caminhada orientada Viva o Centro a Pé, realizada pela Secretaria da Cultura (SMC), Museu de Porto Alegre Joaquim Felizardo e Programa Viva o Centro, recebendo 50 visitantes.

Para o ano de 2016, ressaltamos o nosso compromisso de continuar atendendo com qualidade, focados nas necessidades de cada usuário, buscando nessa relação próxima estarmos sempre atentos as demandas e buscando solucioná-las de maneira eficiente.

Notícias relacionadas:

Balanço 2015 do APERS

Relatórios 2015 – DIDOC: Divulga APERS

Relatórios 2015 – DIDOC: Programa de Educação Patrimonial UFRGS-APERS

Ações da DIDOC em 2014: Atendimento ao Público

Deixe um comentário

Dentre as atividades pelas quais a Divisão de Documentação – DIDOC é responsável, daremos destaque para a de atendimento ao público do APERS. Este atendimento consiste na recepção de visitantes e na entrega dos pedidos de documentos solicitados pelo nosso público. Em seguida, faremos um breve relato destas atividades, destacando os aspectos principais do ano que passou.

Durante o ano de 2014, a DIDOC agendou, organizou e recepcionou um grande número de visitantes, registrando os dados, publicando fotos e relatos de cada uma das 49 Visitas Guiadas realizadas, nas quais participaram 707 pessoas. De janeiro a dezembro, o APERS recebeu visitantes de várias regiões do Estado, bem como pesquisadores de outros estados, como por exemplo uma professora do curso de história da Universidade Federal do Ceará interessada em registros históricos de escravos.

Além disso, foram recebidos servidores, de diversos órgãos e instituições de âmbito público, tanto municipal, estadual como federal. Muitas escolas do Rio Grande do Sul organizaram visitas com o objetivo de apresentar aos alunos os arquivos, enquanto patrimônio documental, bem como discutir a importância de sua preservação e do acesso à informação arquivística pública, sublinhando as possibilidades de pesquisa em fontes primárias. Escolas Técnicas também visitaram o APERS em 2014, tendo por objetivo ilustrar o conteúdo ministrado nos respectivos cursos com uma introdução à essência dos arquivos e com as atividades desenvolvidas pelo APERS. Por fim, destacamos as visitas de turmas de ensino superior de várias universidades e faculdades públicas e privadas do Rio Grande do sul. O objetivo destas visitas incluiu desde conhecer a estrutura física do arquivo como também conhecer as atividades desenvolvidas por ele. Outro aspecto estudado foi discutir seu papel na estrutura da administração estadual e a finalidade do trabalho arquivístico, considerando sua conexão com o Estado e com a sociedade. Os cursos de arquivologia e história foram os mais presentes nas visitas no ano que findou.

Já a atividade de atendimento ao público consiste “grosso modo” na busca, fornecimento e rearquivamento de documentos constantes em nosso acervo. De forma sucinta, faremos uma explanação do sistema de atendimento, o qual é prestado para públicos variados, tanto interno como externo.

O público interno do APERS consiste nos servidores do arquivo responsáveis pela organização do acervo. Por tratar-se de um acervo com variadas tipologias e com um número considerável de documentos, podemos dizer que o processo de análise e organização é contínuo. Uma grande parte do acervo ainda não foi analisada e precisa ser catalogada e acondicionada. Assim, os servidores responsáveis por esta atividade são atendidos pela DIDOC, a qual faz a busca, disponibiliza e rearquiva os documentos solicitados.

A atividade de atendimento ao público externo ainda ocorreu de forma presencial, por telefone e por e-mail. Este atendimento é prestado para diferentes tipos de público, dentre os quais destacamos o cidadão comum e o pesquisador. O atendimento ao cidadão consiste no fornecimento de cópias de documentos com fins comprobatórios, como por exemplo, certidões de nascimento, casamento e óbito. Já o atendimento ao pesquisador é uma atividade técnica que demanda conhecimento do acervo, no que diz respeito tanto às suas tipologias como às suas localizações físicas no arquivo. O APERS custodia um acervo que abrange documentação do poder legislativo, executivo e judiciário, entre outros. A grande parte do acervo ainda não se encontra indexada, o que implica em uma pesquisa detalhada para que o documento seja localizado fisicamente. Assim, o técnico responsável pelo atendimento presta uma consultoria, identificando no acervo, documentos que atenderão as necessidades do pesquisador. Vale ressaltar que as atividades de atendimento exigem a utilização do sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP, o qual representa digitalmente a busca, disponibilização e rearquivamento dos documentos consultados fisicamente.

Para ilustrar o serviço de atendimento ao público, destacamos que, de janeiro a dezembro, do total de 15.723 atendimentos registrados, 4.445 solicitações de documentos foram recebidas por e-mail e 5.866 foram recebidas presencialmente. Além disso, 5.412 solicitações foram recebidas por telefone, através do setor de teleatendimento. Estes pedidos são gerados no AAP e enviados para o setor responsável pela busca do documento.

A busca poderá ter como resultado a localização do documento, ou a certeza de seu não recolhimento ao APERS. Se localizado o documento, são tiradas cópias reprográficas, nos casos de certidões de nascimento, casamento e óbito; escrituras públicas registradas em tabelionato; processos de habilitação para casamento e processos de indenização de ex-presos políticos da ditadura. Nos demais casos os documentos são disponibilizados para consulta na sala de pesquisa. Desse modo, cada uma das 13.651 cópias reprográficas efetuadas em 2014 recebeu, manualmente, a marca d’água e o carimbo do APERS para que fosse assinada por servidor autorizado, comprovando, dessa maneira, a autenticidade do documento.

No caso de documentos não recolhidos ao APERS, o cidadão foi informado onde possivelmente está o documento. Lembrando que todo esse processo ocorre em torno de 40 minutos para as certidões de nascimento, casamento e óbito e 24 horas para os demais documentos.

Dessa forma, em prol de assegurar o atendimento aos usuários internos e externos do APERS, foram realizadas 19.270 buscas e rearquivamentos de documentos. Importante salientar que, ao localizar um documento no acervo, sempre se verifica o seu estado de conservação, pois, caso o documento não esteja em condições de ser manuseado, este deverá ser enviado ao setor de reparos de documentos, antes de ser disponibilizado ao usuário. Nessa perspectiva, em 2014, foram reparados 1.683 documentos.

Com o objetivo de qualificar o relacionamento com o pesquisador e garantir que os pedidos fossem gerados e atendidos, a DIDOC estabeleceu que os pedidos de pesquisa fossem feitos por e-mail. Esta decisão foi tomada para que houvesse um registro de todos os pedidos dos pesquisadores. Além disso, de forma a manter um contato mais próximo e sempre presente com os seus usuários, foi dado continuidade, na sala de pesquisa, ao cadastramento de pesquisadores ou a atualização dos dados já cadastrados. Outro procedimento mantido foi o preenchimento, seguido da respectiva assinatura, do Termo de Responsabilidade pelo Uso e Divulgação de Informações Pessoais, no qual os pesquisadores se responsabilizam pelo uso e divulgação adequados a respeito das informações contidas nos documentos custodiados pelo APERS.

Desse modo, por este ser um Órgão Público, o qual existe para atender as demandas da sociedade, consideramos muito importante a presença da sua opinião no processo de melhoria de nossas ações. Portanto, quaisquer críticas, sugestões ou dúvidas podem ser enviadas para o seguinte endereço de e-mail: apers@sarh.rs.gov.br.

Atendimento aos usuários do APERS: a busca pelo documento

Deixe um comentário

   Nesse post intencionamos explicar a etapa posterior ao recebimento do pedido/solicitação de documentos, ou seja, a busca ao documento no acervo do APERS, pelo setor de Busca e Rearquivamento, da Divisão de Documentação (DIDOC).

  Como vimos no post anterior, uma vez inseridos os dados no sistema AAP, é gerado um pedido, o qual é único e possui um número que permite o controle e a localização do mesmo no sistema. Tal pedido apresenta dados que permitem a localização dos itens documentais no Acervo, como, por exemplo, a tipologia, o número do documento, o número do acondicionador, o nome das partes e o número da estante onde está armazenado o documento.

   A partir do conhecimento desses dados, existem padrões de busca específicos para cada método de arquivamento, por exemplo, o conjunto documental dos processos provenientes do Poder Judiciário está organizado pelo método de arquivamento numérico. Já o conjunto documental relacionado ao Hospital Psiquiátrico São Pedro, compreendido nos documentos provenientes do Poder executivo, fundo da Secretaria da Saúde, está organizado pelo método cronológico. Além disso, podemos citar como exemplo os documentos provenientes, por delegação, do Poder Judiciário, aqueles que dizem respeito ao Registro Civil das Pessoas Naturais. Tais documentos são certidões de nascimento, de casamento e de óbito encadernados e organizados por municípios, pelo número do talão (externamente) e pelo número do livro e da folha (internamente).

   Dessa forma, o ato de buscar documentos no acervo consiste em observar o pedido/solicitação, entender a organização e os métodos de arquivamento da documentação armazenada nas estantes, bem como a disposição destas nos prédios do APERS. Sendo assim, para a busca de um processo no Acervo relacionado ao Poder Judiciário, será preciso observar o seguinte: primeiro, que os processos judiciais estão relacionados as suas comarcas de origem e estas são organizadas por fundos e; segundo, que dentro das caixas, as quais acondicionam os processos de sua respectiva comarca, os processos são ordenados pelo número que receberam no momento de sua criação, respeitando-se, assim, a ordem original dos documentos.

   Pois bem, localizado o documento, o servidor responsável pela busca anotará, suavemente, com lápis de ponta grossa para não danificar a capa do documento, o número do acondicionador e o número da estante, para, posteriormente, não ter dificuldades em rearquivar o documento, já que o rearquivamento errado causa grandes transtornos à dinâmica do acesso à informação.

   Após todo esse procedimento, o setor de busca e rearquivamento, antes de entregar o documento à sala de pesquisa, que o disponibilizará ao usuário, precisa registrar o resultado da busca no sistema AAP, aferindo determinado status: localizado, não localizado, não recolhido, mais dados, etc.

   Por fim, o documento, se localizado e em boas condições de preservação, já poderá ser entregue ao usuário para consulta ou fotocopiado, nos casos permitidos pelo APERS (certidões de Registro Civil, processos de habilitação para casamento e escrituras públicas), salientando que outras tipologias documentais poderão ser fotografadas, sem o uso de flash, na sala de pesquisa. Desse modo o APERS autenticará a impressão da imagem dos documentos que estão sob sua custódia.

   No próximo post veremos como se dá o rearquivamento dos documentos…

   Até breve!

Atendimento aos usuários do APERS: recepção e localização da informação

Deixe um comentário

2013.10.16 DIDOC - Recepção da Informação (APERS)

   Prosseguindo com as notícias sobre as etapas compreendidas nas atividades da Divisão de Documentação (DIDOC) em relação ao acesso à informação, hoje explicamos o processo de recepção da informação, ou seja, o momento em que ocorre o primeiro contato entre o usuário e o atendente do Arquivo, e a localização intelectual dos documentos para disponibilização.

   Barros e Neves¹ (2011, p. 231), ao analisarem a teoria de Sanz Casado (1994) consubstanciam as palavras deste, concluindo que todos os indivíduos são usuários de informação, pois “[…] todos nós necessitamos de informação e/ou desejamos informação para desenvolver atividades cotidianas e/ou para saber de algo.” Dessa forma, é possível percebermos o elo existente entre tal necessidade e a busca da informação e, no que se refere à pesquisa, como explica Barros e Neves (2011, p. 231): “Essa necessidade, por sua vez, quando reconhecida pelo usuário, gera a busca pela informação para mudança do seu estado de conhecimento, consistindo, no todo, fazer para satisfazer essa necessidade”.

   Dessa forma, quando o usuário chega até o balcão de atendimento ocorre um diálogo que apresenta, de um lado o usuário, com sua necessidade de informação, e, de outro lado, o atendente do APERS, ou seja, o servidor que agirá como um facilitador para o acesso à informação. Importante ressaltar que, diferentemente de uma empresa, o Estado é uma organização que visa ao bem-estar do cidadão, foi criado para atender as necessidades da sociedade. Assim, o termo servidor, na designação servidor público, apresenta a ideia de prestação de serviços, o objetivo é disponibilizar serviços para a comunidade. Nessa vista, o atendente do APERS, ao receber o cidadão, vai ouvir e interpretar suas necessidades informacionais.

  No APERS, o atendimento ao usuário pode ocorrer de três formas: por telefone, através do setor de tele-atendimento (32889100); presencialmente (de segunda a sexta-feira, das 8h30min as 17h), diretamente no balcão de atendimento, ou por e-mail, pelos endereços: Tele-atendimento: tele-apers@sarh.rs.gov.br; Sala de pesquisa: saladepesquisa@sarh.rs.gov.br; Divisão de Documentação: didoc-apers@sarh.rs.gov.br.

   Após o atendente do APERS compreender a necessidade do usuário, terá que verificar se a informação desejada está configurada sob a forma de documento de arquivo e se pertence ao acervo do APERS. Ou ainda o servidor poderá buscar mais informações efetuando uma prévia análise por meio de perguntas ao usuário como: houve registro em tabelionato, cartório? houve algum processo judicial sobre o caso? qual o período do registro? quais as localidades possíveis do registro?

   Desse modo, o atendente do APERS, ao entender o desejo informacional do usuário e confirmar a possibilidade de prestar-lhe o acesso à informação solicitada, utilizará instrumentos arquivísticos, como: plano de classificação ou quadro de arranjo, tabelas de equivalência e instrumentos de pesquisa.

  Através do uso destes recursos, o atendente pode verificar as informações, resgatando como eram denominadas no passado ou como são chamados atualmente e assim obter a localização exata no conjunto documental do APERS. Entretanto, o modo mais utilizado ocorre via sistema informatizado, denominado Administração de Acervos Públicos (AAP), o qual inter-relaciona automaticamente os dados de sua base, indicando a proveniência do documento, o nome das partes envolvidas, a tipologia, a data e a localização do documento na estante. Assim, se a documentação já tiver indexada no AAP, o sistema fornecerá os dados necessários para a localização do documento.

    Para entendermos melhor a explicação acima citamos como exemplo a solicitação de uma escritura pública de compra e venda de imóvel. É possível deduzirmos que haja um registro nos livros provenientes da atividade notarial nos tabelionatos ou, se houve algum fator irregular no negócio efetuado, por exemplo, deduz-se que pode ter havido um processo judicial em nome das partes envolvidas. No caso do acervo de Tabelionatos, o atendente do APERS irá utilizar-se dos instrumentos de pesquisa para saber sua localização, pois não está indexado no sistema AAP. Já para o acervo do Poder Judiciário, o atendente verificará as informações no sistema para obter a localização do processo, caso a comarca em questão não esteja indexada, usará as tabelas de equivalência.

  Enfim, obtida a localização do documento no acervo do APERS, o atendente formalizará o pedido por intermédio do próprio sistema AAP, informando dados como o nome do solicitante, o telefone, a tipologia solicitada, a localidade correspondente, o nome das partes, a data em que foi feito o registro documental e a data prevista para o efetivo acesso ao documento solicitado. Logo após, o pedido de solicitação de documentos será enviado para o Setor de busca e rearquivamento, o que socializaremos com você no próximo post.

  Até breve…

 Para ler outras notícias relacionadas, clique aqui.

Atendimento aos usuários do APERS: a necessidade informacional do usuário

2 Comentários

2013.10.09 DIDOC Atendimento aos usuários do APERS

   Para demonstrar as necessidades informacionais e os tipos de usuários que temos no APERS utilizaremos como base os quatro tipos fundamentais de público dos Arquivos, definido por BELLOTTO (2006), renomada estudiosa da arquivística. Nesse sentido, efetuarmos uma comparação em relação aos tipos de usuários do APERS e os entrelaçaremos a suas necessidades informacionais. Portanto, segundo a autora, os referidos tipos fundamentais de usuários dos arquivos públicos são os seguintes:

1) O Administrador:

Segundo a autora (p. 28-29), é “aquele que produz o documento e dele necessita para sua própria informação, na complementação do processo decisório”. Desta forma, uma vez que a organização da informação constante nos arquivos é estruturada de acordo com as atividades que os produziram, o APERS custodia documentos relacionados às diversas Secretarias e Órgãos que compõem, e que compuseram, a estrutura governamental do Estado. Portanto, é comum que tais Secretarias e Órgãos, no desenvolvimento de suas atividades, necessitem de documentos já recolhidos para fins probatórios, como é o caso, por exemplo, da Secretaria da Agricultura, que quando precisa das fichas funcionais dos ex-funcionários da extinta Companhia Riograndense de Laticínios e Correlatos (Corlac), ou, também, a Secretaria do Desenvolvimento Rural, Pesca e Cooperativismo (SDR), ao buscar documentos relacionados aos registros de terras públicas. Ainda, é possível utilizarmos como exemplo, no Poder Judiciário, as Procuradorias (federais, regionais e municipais), que solicitam documentos para a comprovação de direitos, como processos judiciais de medições de terras, processo-crime, testamentos, etc. Enfim, as informações que o APERS subsidiam a administração do Estado, em relação aos valores funcionais, administrativos e jurídicos dos documentos.

2) O Cidadão (comprovação de direitos):

Segundo a autora (p. 28-29), esse tipo de público trata-se do “cidadão interessado em testemunhos que possam comprovar seus direitos e o cumprimento de seus deveres para com o Estado”. Assim, o APERS fornece, por exemplo, diariamente, em média 60 cópias autenticadas de certidões de nascimento, de casamento e de óbito (a maioria compreendida entre o período de 1929 e 1975) para que os cidadãos possam exercer seus direitos, como, por exemplo, confeccionar a segunda via da carteira de identidade, por intermédio do órgãos específicos, como o Instituto de Identificação e o Tudo-Fácil. As cópias de certidões fornecidas pelo APERS não são cobradas, o que favorece o exercício da cidadania, pois a carteira de identidade é fundamental para a dinâmica de nossos direitos e deveres em relação à sociedade em que vivemos.

Além disso, podemos utilizar como exemplo, também, os processos de habilitação para casamento, os quais são solicitados (consulta e cópias autenticadas) diariamente ao APERS para aquisição de dupla cidadania. Ocorre que tais processos, referentes ao período de 1890 a 1985, são um conjunto de documentos apresentados pelos noivos ao cartório de Registro civil para que estes fossem autorizados a contrair matrimônio, portanto, os processos de habilitação mais antigos apresentam declarações testemunhais manuscritas (caso não conste a certidão de nascimento) que descrevem a origem dos noivos e, por isso, estes testemunhos apresentam, além do valor probatório para aquisição de dupla cidadania, um grande valor para a pesquisa histórica e fonte de pesquisa riquíssima para o estudo da genealogia (esta relacionada ao próximo tipo de usuário: o pesquisador).

3) O Pesquisador

Este tipo de usuário, conforme a autora (p. 28-29), configura-se no “historiador, sociólogo, ou acadêmico, em busca de informações para trabalhos de análise de comportamento e eventos passados, podendo ser incluído nessa categoria o estudioso em geral”. Nessa perspectiva, frequentam a sala de pesquisa do APERS um grande número de pesquisadores interessados em estudos genealógicos. Mas, a necessidade informacional desse tipo de pesquisador não se restringe à genealogia, pois, também, são temas constantes de pesquisa no APERS questões como, por exemplo: estudo de gênero (sobre a atuação feminina na história, por exemplo), escravidão (utilizando, entre outras fontes, escrituras públicas registradas em livros notarias dos tabelionatos de todo o Rio Grande do Sul), violência (por intermédio da análise dos processos-crime produzidos no decurso da atividade do Poder Judiciário Estadual), ditadura militar no RS (por intermédio dos processos de indenização dos ex-presos políticos, provenientes do Poder Executivo), etc.

4) O Cidadão-comum

Se, por um lado o documento por seu valor primário, ou seja, quando atende especificamente à razão pela qual foi criado, tem uso funcional, administrativo e jurídico; por outro, o documento de valor secundário, ou permanente, interessa às outras entidades do governo e ao público em geral, tendo fins culturais e de pesquisa histórica.

Nesse sentido, conforme a autora (p. 28-29), esse tipo de público trata-se de “não mais o interessado em dados juridicamente válidos, mas o cidadão não graduado, o aposentado, a dona de casa etc. à procura de cultura geral, de entretenimento, campos em que pode haver lugar para o conhecimento da história”. Assim, o APERS atende diversos cidadãos que pesquisam fatos históricos, curiosidades sobre bairros, informações sobre sua família, etc.

  Enfim, nesse primeiro post, procuramos apresentar algumas das necessidades informacionais que motivam os usuários do APERS a solicitarem o acesso à informação contida nos documentos aqui custodiados. Nesse primeiro momento, é possível percebermos a importância do acesso à informação arquivística, um direito de todos. No próximo post, denominado sobre a “recepção da Informação”, apresentaremos como ocorre o primeiro contato entre os usuários e o APERS, via atendimento por telefone, por e-mail ou presencialmente.

   Portanto… Até breve!

   Clique aqui para ler outras notícias relacionadas.

Atendimento aos usuários do APERS: vamos descobrir como acontece?!

Deixe um comentário

  Aqui no APERS a Divisão de Documentação (DIDOC), chefiada pela arquivista Elizabeth Terezinha Martins de Lima, é responsável pelas atividades que envolvem o atendimento aos usuários, e ao longo deste mês descreveremos como se dá este atendimento. Esta iniciativa é parte de uma série de ações que estão sendo implantadas na DIDOC, aspirando qualificar e melhor demonstrar as atividades da Divisão a sociedade, uma vez que alguns usuários apontaram tais necessidades.

  Entre estas ações está a participação de alguns servidores no curso a distância sobre “Atendimento ao Cidadão” oferecido pela Escola Nacional de Administração Pública (para saber mais clique aqui). Participaram do curso 08 servidores, os quais são multiplicadores dos conhecimentos adquiridos aos demais colegas.

  Outro ponto que pretendemos melhor especificar e publicizar são os dados referentes aos atendimentos realizados. Assim, em 2014, pretendemos disponibilizar relatórios mais consistentes no “APERS em Números”, veiculado toda a primeira quarta-feira de cada mês aqui no blog.

  Para começar, ainda este ano, elaboramos uma série explicativa acerca das atividades da DIDOC, considerando que elas implicam no trâmite que envolve desde a solicitação da informação desejada até o acesso pelo usuário.

  Nesse sentido, decidimos descrever tal percurso em uma série de artigos que abordarão: as necessidades informacionais de nossos usuários, a recepção da informação, localização dos documentos e a busca e o rearquivamento dos documentos pela DIDOC. Segue abaixo um esquema do processo que resulta no acesso à informação:

2013.10.02 atendimento usuario

Fluxo do processo de atendimento ao usuário (clique na imagem para melhor visualização).

  A DIDOC trabalha sempre procurando proporcionar o acesso a informação da forma mais rápida, eficiente e eficaz possível, e nas próximas semanas demonstraremos como isto acontece!

%d blogueiros gostam disto: