Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”

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    No dia 26 de julho de 2017 acontecerá a palestra Gestão Documental: aplicações na Administração Pública, promovida pelo Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), com apoio Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG), órgãos da Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH).

    O evento será às 14h30min, no Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari e será ministrado por Jonas Ferrigolo Melo, Arquivista do Arquivo Público do Estado. O evento terá a participação de órgãos do Poder Executivo que apresentarão suas boas práticas em gestão documental: DETRAN, com apresentação do Arquivista Carlos Alberto Lucena; DAER, com apresentação da Bibliotecária Lívia Job; e da SMARH, com apresentação da Arquivista Samantha Signor.

   A palestra visa disseminar a importância da gestão documental, das normativas estaduais e do uso dos instrumentos de gestão do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), aliando a teoria com estratégias práticas de aplicação.

    A partir do conhecimento adquirido os servidores estarão melhores instrumentalizados para aplicar os procedimentos e operações técnicas que dizem respeito ao tratamento de documentos, desde sua produção, tramitação, uso, classificação e avaliação, visando sua eliminação ou guarda permanente, proporcionando agilidade com os trâmites administrativos, facilidade de localização de documentos, otimização de espaço físico e de recursos financeiros, além de fornecer subsídios para estratégias de responsabilidade socioambiental.

   Evento aberto a todos os servidores públicos interessados, com credenciamento na entrada, não sendo necessária inscrição prévia. O auditório permanecerá aberto enquanto houver espaço. Mais informações pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br e pelos telefones 3288-9114 ou 3288-1333.

Serviço:
O que: Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”
Quando: dia 26 de julho de 2017
Horário: 14:30 horas
Onde: Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari (Av. Borges de Medeiros, 1501, Porto Alegre – RS).

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Explorando o SIARQ/RS: Instrução Normativa nº 04

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Explorando o SIARQRS

     Após as postagens sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD), a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e os procedimentos para realizar a eliminação de documentos, dispostos na Instrução Normativa nº 02/2014, hoje apresentamos outra normativa que instrui sobre a destinação dos documentos de valor permanente.

     Trata-se da Instrução Normativa nº 04, de 24 de setembro de 2009, que estabelece os procedimentos para o recolhimento de acervos arquivísticos ao Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS).

     A Instrução Normativa nº 04 está dividida em seis capítulos apresentando: definições de termos técnicos; responsabilidades do órgão ou entidade produtor dos documentos e do APERS; preparação dos documentos; encaminhamento ao APERS e quanto a órgãos ou entidades extintos.

     Em seu capítulo I, parágrafo único, a normativa estabelece que será entendido como recolhimento a entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formal estabelecida.

     Nesse sentido, Heloísa Bellotto, renomada estudiosa na área de arquivos, faz uma observação interessante acerca do enlace entre as características administrativas e permanentes dos documentos de arquivo: “[…] os arquivos administrativos guardam os documentos produzidos ou recebidos por cada uma das unidades governamentais durante o exercício de suas funções, e que vão sendo guardados orgânica e cumulativamente à medida que se cumprem as finalidades para as quais foram criados. Esses documentos são, na realidade, os mesmos que se valerão os historiadores, posteriormente, para colherem dados referentes ao passado, já no recinto dos arquivos permanentes”. (BELLOTTO 2004, p. 23).

    Desse modo, devem ser recolhidos ao APERS os documentos classificados, avaliados e com destinação recolhimento, conforme o PCD e a TTD para a Administração Direta do Estado do Rio Grande do Sul.

     Entre as responsabilidades do órgão ou entidade produtor, destaca-se a preparação do acervo, que engloba a higienização dos documentos, e o acondicionamento, que exige um modelo de caixa específico, criado especialmente para se adequar às estantes do APERS, além de garantir a preservação dos documentos.

     Quanto ao APERS, que ao receber os acervos torna-se seu custeador definitivo; cabe preservar os documentos (através do controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico, manuseio higienização e acondicionamento); descrever os documentos (conforme as Normas Nacionais de Descrição Arquivística); disponibilizar a documentação (obedecendo à legislação vigente) e desenvolver ações educativas e culturais.

     Além disso o APERS, através do núcleo de Gerenciamento de Acervos, realiza orientações ao órgão ou entidade, faz o acompanhamento das etapas e conferência dos acervos arquivísticos recolhidos.

     Por fim é importante ressaltar que através da utilização das normativas do SIARQ/RS e seus instrumentos arquivísticos, PCD e TTD, garante-se a efetivação da gestão documental na Administração Pública e, através do recolhimento, a guarda dos documentos de valor histórico e permanente.

     Para conferir outras postagens do Explorando o SIARQ/RS, clique aqui.

Arquivos & conceitos: Avaliação documental

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2014.09.24 Arquivos e conceitosEm se tratando de arquivos, todos os conceitos que temos trabalhado aqui estão interligados. Hoje ao versarmos sobre avaliação documental, vamos ter de relembrar os conceitos sobre os ‘valores dos documentos’ e as atividades executadas durante o processo de classificação documental.

Na avaliação se identifica valores e define os prazos de guarda ou eliminação da documentação, “é uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos” (BERNARDES, 1998, p. 13), uma vez que é responsável por controlar o volume informacional armazenado. Constitui-se em um processo complexo e delicado, pois requer abrangência de conhecimentos e o estabelecimento de critérios seguros para a atribuição de valores.

A equipe técnica responsável por discutir e atribuir os prazos de guarda chama-se Comissão de Avaliação de Documentos e deve ser multidisciplinar, formada por arquivistas e especialistas relacionados a área a que a documentação. Esta comissão deve ter profundo conhecimento da estrutura e do funcionamento da instituição que produziu e acumulou o acervo a ser avaliado.

A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é o instrumento que contém os prazos de guarda e antes de ser aplicada deve ser aprovada por autoridade competente. Este instrumentos define a destinação final dos documentos, entre de guarda permanente e eliminação. Mas claro, o processo de eliminação de documento é realizado de forma clara e documentado através da publicação de listagem e edital de eliminação onde se dá transparência aos conjuntos que serão descartados por tratarem-se de informações secundárias que são encontradas em outros documentos de maior valor informacional.

A avaliação está em consonância com a filosofia da gestão empresarial moderna, uma vez que entre seus principais benefícios figuram:

  • redução, ao essencial, da massa documental;
  • maior agilidade na recuperação da informação;
  • racionalização e economia de custos e espaço;
  • melhor aproveitamento dos recursos humanos;
  • garantia das condições de conservação da documentação de valor permanente.

Arquivos & conceitos: Gestão de documentos

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2014.07.30 Arquivos e conceito - Gestão

A gestão de documentos reúne os procedimentos realizados junto aos documentos acumulados organicamente desde sua produção/ recepção até sua eliminação ou guarda permanente, tendo práticas arquivísticas contínuas aos documentos recolhidos.

Entre seus objetivos estão: assegurar a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos; garantir que a informação esteja disponível quando e onde for necessária a quem lhe é de direito; avaliar a documentação de acordo com seus valores, estabelecendo o seu destino em tabela de temporalidade; assegurar a eliminação dos documentos que não apresentem valor primário e secundário; e contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que sejam de guarda permanente (LOPES, 1997).

De maneira geral a gestão de documentos se desenvolve em três fases: produção, utilização/ conservação e destinação. Conceitualmente estas fases se definem como:

  • Produção: ocorre na concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos.
  • Utilização/ conservação: é a criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamentos, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos digitais e uso de automação nestes processos.
  • Destinação: consiste na identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente.

Desta forma, a gestão documental possibilita a rápida localização da informação desejada, evitando o acúmulo de documentos que não apresentam valores que justifiquem sua guarda. Dentre os procedimentos da gestão documental, a classificação e a avaliação são primordiais para o êxito e racionalização deste processo. Conceitos que trataremos mais adiante!

Explorando o SIARQ/RS: Instrução Normativa nº 01

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Explorando o SIARQRS

     Dando continuidade à série Explorando o SIARQ/RS, que apresentou na última postagem a composição do Sistema de Arquivos do Estado do RS, agora, neste tópico, discorreremos sobre a Instrução Normativa n° 01, de 12 de janeiro de 2008.

     Através das atividades realizadas pelo Arquivo Público do Estado do RS (APERS), órgão gestor do SIARQ/RS, foram construídos diferentes Planos de Classificação de Documentos (PCD) e Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) em várias Secretarias de Estado. A partir da reunião destes PCD’s e TTD’s, acrescidos de estudos das funções e atividades dos órgãos, foram elaborados instrumentos arquivísticos únicos para a Administração Pública Direta, tornando a sua publicação a mais importante instrução normativa para a gestão documental do Estado.

     Entende-se a gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, registro, classificação, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

     O objetivo da gestão documental é assegurar que, de modo eficiente e eficaz, seja garantida a realização dos procedimentos e operações acima referidos, tendo em vista a destinação de documentos.

     Assim, para que os órgãos da Administração Direta coloquem em prática a gestão documental, de acordo com a Instrução Normativa nº 01, os servidores devem fazer uso do PCD e da TTD, classificando e identificando os prazos de guarda dos documentos sob sua custódia, eliminando os documentos que não possuírem valor permanente e recolhendo aqueles que possuírem valor histórico ou permanente ao APERS.

     É importante ressaltar que, utilizando a Instrução Normativa nº 01, os órgãos garantirão acesso às informações, espaço físico para o acondicionamento e, principalmente, uma melhor preservação dos documentos de valor intermediário e permanente, que futuramente contarão a história de nosso Estado.

     Tais instrumentos e procedimentos são apresentados mais detalhadamente na Instrução Normativa n° 01, de 12 de janeiro de 2008, que tem, como anexos, cada um dos elementos citados nesta postagem.

     Nos próximos posts, explanaremos acerca destes anexos da Instrução Normativa nº 01. Até a próxima!

Atualização de post: a Instrução Normativa nº 01/2008 foi revogada com a publicação da Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014, para saber mais clique aqui.

Mês do Arquivista: Maria Cristina Kneipp Fernandes

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Maria Cristina Kneipp Fernandes, ou a “Kithy”, 44 anos, natural de Uruguaiana/RS, é formada no Curso de Arquivologia da UFSM em 1988 e integra o quadro de arquivistas do APERS desde 1992. Agora Maria Cristina, contará um pouco de sua experiência, confira!

     Na época que estava no 2° grau tinha vontade de cursar história, mas em 1984 teve a greve dos professores estaduais, como filha e irmã de professores me diziam: “quem sabe vê outro Curso…”. Então ao analisar o ementário dos Cursos da UFSM gostei de Arquivologia e me inscrevi no vestibular! A primeira aula foi com a professora Eneida (Eneida Isabel Schirmer Richter), de início eu não gostei porque ela ficava falando as características do profissional e eu não me enquadrava… Tinha que ser organizado, metódico, cuidadoso… Bah, quase levantei e fui embora, mas já estava lá… Fiquei!

     No primeiro semestre de 1988 teve o Congresso Brasileiro de Arquivologia, então o pessoal do Curso organizou um ônibus e fomos à Brasília. Lá uma das professoras nos apresentou para uma conceituada consultora de arquivos daquela cidade. No segundo semestre, na época do estágio de final de Curso, essa consultora estava iniciando um projeto de arquivo em uma fábrica de um grupo empresarial e nos convidou, eu e uma colega para fazer o estágio neste projeto. Moramos por três meses em Brasília! No retorno, essa colega considerou que tínhamos que fazer um curso de dicção e oratória antes da defesa do relatório de estágio! Procuramos um curso e ficamos uns quinze dias em Porto Alegre. Os promotores do curso eram a dona Sônia e seu João Brunet, hoje membros da diretoria da AAAP!

     Depois da defesa do relatório, uma consultoria de São Paulo abriu seleção, pois tinha fechado um contrato com uma empresa em Guaíba. Veio um ônibus da UFSM com os candidatos! Eu e outros colegas fomos selecionados, fiquei nesse trabalho por um ano e três meses, após fui trabalhar em outra consultoria em Porto Alegre! Fiquei por um ano e meio trabalhando em uma organização social voltada à indústria, fazia levantamento da produção documental na sede e nas unidades da região metropolitana.

     Neste período prestei o concurso para o Arquivo Público. Contei que havia passado e claro, fui demitida! Lembro que cheguei em casa e choraaaava! Passei os próximos seis meses trabalhando com um colega arquivista em sua consultoria em arquivos. Em janeiro de 1992, a arquivista Lenir Fernandes, então diretora do Arquivo, convidou-me e comecei a trabalhar aqui em Cargo em Comissão! Trabalhava de manhã na consultoria e a tarde atendia na sala de pesquisa do Arquivo. No início de abril fui nomeada! Nós não sabíamos muito bem quantos iam ser chamados, iam nomeando… Nada muito planejado.

    Entrei em exercício, o SIARQ/RS tinha sido criado… Então os arquivistas que já trabalhavam aqui criaram um formulário para fazer um diagnóstico da situação dos arquivos nas Secretarias para saber o volume, áreas destinadas, documentos… Era bem descritivo, para desenvolver a atividade fomos divididos em duplas. Isso foi bom porque conhecemos a estrutura do Estado. Algumas pessoas nos recebiam bem, outras não… Em cada lugar tínhamos que explicar o que era arquivista, o que íamos fazer… Apesar de ter sido encaminhado ofício antes, informando sobre o diagnóstico, nem todos tiveram conhecimento.

     Nessa época nem mesa de trabalho tínhamos, utilizávamos uma sala de reunião para debater com os colegas o andamento do trabalho… Ao concluirmos o levantamento, voltamos para o Arquivo e aí, o que fazer? Não havia muito planejamento… Houve relotações e alguns arquivistas foram para o interior… Pensou-se em elaborar uma tabela de temporalidade única, mas o levantamento não tinha informações suficientes, depois de um tempo abortamos essa ideia. De qualquer forma ele teve resultado porque os órgãos passaram a ter conhecimento de que no Arquivo Público havia arquivistas e nós conhecemos a estrutura do Estado.

    Observamos que a organização do acervo tinha falhas e concluímos que talvez fosse necessário “trabalhar” o Arquivo, precisávamos organizar a casa antes de vender trabalho externo. Fomos divididos em equipes de acordo com o perfil, como precisávamos de local de trabalho, passamos a ter salas dentro do acervo! Fazíamos o levantamento dos acervos para qualificar os instrumentos de pesquisa e atendíamos as Secretarias de acordo com a demanda, com a elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade individuais. Percebemos que não era porque tinha um Decreto instituindo o SIARQ/RS que ele iria ser implementado.

    Elaboramos um estudo administrativo da história das Secretarias que resultou em uma publicação interna nomeada “Os sete governos”, a qual originou o livro “Fontes para a história administrativa do Rio Grande do Sul” publicado em 2006. Foi um trabalho de bastante pesquisa, a ideia era que contribuísse para a elaboração de instrumentos futuros.

     O período da reforma dos prédios do Arquivo e a saída da Junta Comercial agitou um pouco o dia a dia… Tomamos posse do prédio III. Bah, isso foi uma qualidade para nosso trabalho! Porque era um problema de identidade, trabalhávamos no Arquivo Público, endereço Riachuelo “2° portão”, em referência ao portão da garagem!

    Outro fato foi delimitar o espaço entre o Arquivo e os usuários. Eles iam ao acervo, faziam buscas, pegavam o que queriam, atendiam aos usuários no lugar dos atendentes, tínhamos que pedir licença… Era tudo muito amador. Tinha-se o entendimento de que o Arquivo era um arquivo intermediário, um cartório em decorrência do fornecimento de certidões. Essa mudança de imagem é fruto do nosso trabalho enquanto arquivistas. Por isso o receio de retrocesso quando notamos algumas atitudes.

    Considero que a criação do Sistema AAP, em termos de conhecimento da teoria arquivística, foi um dos projetos que mais me exigiu. Esse projeto consistiu em uma tratativa da direção do Arquivo com a PROCERGS. Tínhamos reuniões quase semanais, precisávamos delimitar o que queríamos e eles entenderem isso. O sistema foi planejado, tem falhas, mas atende as nossas necessidades e permite melhorias. Senti muita satisfação em ver o resultado!

     Também criamos a tabela de temporalidade única. Um divisor de águas! Elaboramos um levantamento através das competências dos órgãos direcionado para as funções, constituindo-se em um trabalho bem consistente com a Comissão de Avaliação. Ao concluirmos, queríamos publicar por Decreto, mas a proposta não foi bem aceita e ficou um ano parado até ser publicado por Instrução Normativa pela SARH em 2008.

    Desde 2004 estou na chefia da DIPEP, aceitei o cargo porque julgo que tinha legitimidade e sou dedicada. Não tive preparação para ser gestora, minha formação acadêmica foi bastante tecnicista e enquanto servidora participei de algumas capacitações isoladas. Considero-me boa servidora pública, não boa gestora. Conheço o Arquivo, tenho minimamente uma noção do que é ser servidor público, do que é bom ou não para o Arquivo… Sou responsável, sei que tenho de cumprir as tarefas e trabalhar.

     Até 2004 a DIPEP era dividida por funções, tínhamos equipe de descrição, avaliação, preservação e quem trabalhava com avaliação também acompanhava o SIARQ/RS. Depois disto houve a divisão por atividades e todos atendiam as demandas do SIARQ/RS. Hoje não há tanta definição, por isso eu digo que não sou uma boa gestora… Tem momentos que todos nos concentramos nas mesmas atividades, estagnando outras… Não tem muito planejamento… Nesse sentido podemos dizer que as atividades de rotina do Arquivo muitas vezes não recebem incentivo, mas projetos eventuais sim, e de certa forma o Arquivo ganha!

     Por um tempo criou-se o mito que eu tinha de falar em público, mas isso é porque nunca me neguei, sou participativa, quando tem que ir a reuniões sempre vou… Isso fez com que ficasse mais conhecida, quando trabalhávamos nos grupos setoriais do SIARQ/RS o pessoal me via e já falava “Tu de novo!”, mas era numa boa! E quando dizem que tenho boa memória é porque participo, contextualizo as situações, retendo as informações…

     Sou satisfeita enquanto arquivista. Tenho mais satisfação de fazer, por isso digo que sou boa servidora pública… Não é a função que me leva a ser o que eu sou. Dos meus 20 anos de Casa destaco a elaboração e implantação do sistema AAP como momento marcante. Foi quando me senti mais arquivista, fui exigida teoricamente… Os mínimos avanços do SIARQ/RS também são uma satisfação.

     Paralelo ao Arquivo, desde a segunda diretoria da AARS sempre ocupei algum cargo. Nunca quis ser presidente nem vice, mas já passei por todos os outros! No meu tempo livre gosto de sair, me divertir! Vou ao cinema, teatro, shows… Beber com os amigos… Gosto de caminhar… Sou colorada, gosto de ir ao Beira Rio!

APERS conta histórias: SIARQ/RS

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     A partir do Decreto 33.200 de 05 de setembro de 1989 foi instituído o Sistema de Arquivos do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, com o objetivo de preservar e proteger a documentação produzida pelos órgãos da Administração Pública Estadual. Para tanto, foram criados mecanismos que normatizam as atividades de arquivo e permitem o acesso ao patrimônio arquivístico Estadual, tanto para a administração pública quanto para a comunidade.

     Uma das primeiras propostas do SIARQ/RS foi elaborar os instrumentos arquivísticos: Plano de Classificação de Documentos – PCD e Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD. No final da década de 90 foram elaborados instrumentos arquivísticos individuais, considerando a documentação de cada órgão. Em 2000 foi publicado o PCD e TTD únicos, levando em conta as atividades meio de todas as Secretarias de Estado, e no ano de 2008 publicaram-se os instrumentos arquivísticos vigentes. Estes foram elaborados por arquivistas e historiógrafos lotados no Arquivo Público do RS, órgão gestor do SIARQ/RS.

     A aplicação do PCD e da TTD possibilita gestão documental com vistas à eliminação de documentos sem valor, preservando assim, aqueles com valor histórico e cultural. Desta forma ocorre a racionalização dos espaços administrativos e o recolhimento, ao APERS, dos documentos relevantes.

     Nos anos de 2003 e 2004 foram nomeadas Comissões Setoriais de Arquivo nas Secretarias que ainda não compunham o Sistema. Estas comissões foram capacitadas por técnicos do APERS para a realização do censo dos arquivos estaduais e do levantamento da produção documental. Esta capacitação aconteceu no Arquivo Público do RS, teve como objetivo de disseminar o projeto e, consequentemente, motivar os demais colegas a aplicar a Gestão Documental.

     Em 2010, o SIARQ/RS foi reorganizado através do Decreto 47.022 de 25 de fevereiro, sendo composto pelo Comitê Deliberativo, Comitê Consultivo, Órgão Gestor e Órgãos Executivos. Além de integrar todos os Órgãos e Entidades da Administração Pública Estadual, presta assessoria aos municípios gaúchos interessados.

      O Arquivo Público do RS, como órgão gestor do SIARQ/RS, tem o desafio de motivar o início e a continuidade da gestão documental nos diversos órgãos da administração publica estadual. Isso através da realização de visitas técnicas, capacitações, assessorias, além da constante atualização dos instrumentos arquivísticas. Parte deste trabalho realizado pode ser visualizada através da Exposição Virtual “SIARQ/RS 23 anos”.

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