Ações da DIDOC em 2014: Atendimento ao Público

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Dentre as atividades pelas quais a Divisão de Documentação – DIDOC é responsável, daremos destaque para a de atendimento ao público do APERS. Este atendimento consiste na recepção de visitantes e na entrega dos pedidos de documentos solicitados pelo nosso público. Em seguida, faremos um breve relato destas atividades, destacando os aspectos principais do ano que passou.

Durante o ano de 2014, a DIDOC agendou, organizou e recepcionou um grande número de visitantes, registrando os dados, publicando fotos e relatos de cada uma das 49 Visitas Guiadas realizadas, nas quais participaram 707 pessoas. De janeiro a dezembro, o APERS recebeu visitantes de várias regiões do Estado, bem como pesquisadores de outros estados, como por exemplo uma professora do curso de história da Universidade Federal do Ceará interessada em registros históricos de escravos.

Além disso, foram recebidos servidores, de diversos órgãos e instituições de âmbito público, tanto municipal, estadual como federal. Muitas escolas do Rio Grande do Sul organizaram visitas com o objetivo de apresentar aos alunos os arquivos, enquanto patrimônio documental, bem como discutir a importância de sua preservação e do acesso à informação arquivística pública, sublinhando as possibilidades de pesquisa em fontes primárias. Escolas Técnicas também visitaram o APERS em 2014, tendo por objetivo ilustrar o conteúdo ministrado nos respectivos cursos com uma introdução à essência dos arquivos e com as atividades desenvolvidas pelo APERS. Por fim, destacamos as visitas de turmas de ensino superior de várias universidades e faculdades públicas e privadas do Rio Grande do sul. O objetivo destas visitas incluiu desde conhecer a estrutura física do arquivo como também conhecer as atividades desenvolvidas por ele. Outro aspecto estudado foi discutir seu papel na estrutura da administração estadual e a finalidade do trabalho arquivístico, considerando sua conexão com o Estado e com a sociedade. Os cursos de arquivologia e história foram os mais presentes nas visitas no ano que findou.

Já a atividade de atendimento ao público consiste “grosso modo” na busca, fornecimento e rearquivamento de documentos constantes em nosso acervo. De forma sucinta, faremos uma explanação do sistema de atendimento, o qual é prestado para públicos variados, tanto interno como externo.

O público interno do APERS consiste nos servidores do arquivo responsáveis pela organização do acervo. Por tratar-se de um acervo com variadas tipologias e com um número considerável de documentos, podemos dizer que o processo de análise e organização é contínuo. Uma grande parte do acervo ainda não foi analisada e precisa ser catalogada e acondicionada. Assim, os servidores responsáveis por esta atividade são atendidos pela DIDOC, a qual faz a busca, disponibiliza e rearquiva os documentos solicitados.

A atividade de atendimento ao público externo ainda ocorreu de forma presencial, por telefone e por e-mail. Este atendimento é prestado para diferentes tipos de público, dentre os quais destacamos o cidadão comum e o pesquisador. O atendimento ao cidadão consiste no fornecimento de cópias de documentos com fins comprobatórios, como por exemplo, certidões de nascimento, casamento e óbito. Já o atendimento ao pesquisador é uma atividade técnica que demanda conhecimento do acervo, no que diz respeito tanto às suas tipologias como às suas localizações físicas no arquivo. O APERS custodia um acervo que abrange documentação do poder legislativo, executivo e judiciário, entre outros. A grande parte do acervo ainda não se encontra indexada, o que implica em uma pesquisa detalhada para que o documento seja localizado fisicamente. Assim, o técnico responsável pelo atendimento presta uma consultoria, identificando no acervo, documentos que atenderão as necessidades do pesquisador. Vale ressaltar que as atividades de atendimento exigem a utilização do sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP, o qual representa digitalmente a busca, disponibilização e rearquivamento dos documentos consultados fisicamente.

Para ilustrar o serviço de atendimento ao público, destacamos que, de janeiro a dezembro, do total de 15.723 atendimentos registrados, 4.445 solicitações de documentos foram recebidas por e-mail e 5.866 foram recebidas presencialmente. Além disso, 5.412 solicitações foram recebidas por telefone, através do setor de teleatendimento. Estes pedidos são gerados no AAP e enviados para o setor responsável pela busca do documento.

A busca poderá ter como resultado a localização do documento, ou a certeza de seu não recolhimento ao APERS. Se localizado o documento, são tiradas cópias reprográficas, nos casos de certidões de nascimento, casamento e óbito; escrituras públicas registradas em tabelionato; processos de habilitação para casamento e processos de indenização de ex-presos políticos da ditadura. Nos demais casos os documentos são disponibilizados para consulta na sala de pesquisa. Desse modo, cada uma das 13.651 cópias reprográficas efetuadas em 2014 recebeu, manualmente, a marca d’água e o carimbo do APERS para que fosse assinada por servidor autorizado, comprovando, dessa maneira, a autenticidade do documento.

No caso de documentos não recolhidos ao APERS, o cidadão foi informado onde possivelmente está o documento. Lembrando que todo esse processo ocorre em torno de 40 minutos para as certidões de nascimento, casamento e óbito e 24 horas para os demais documentos.

Dessa forma, em prol de assegurar o atendimento aos usuários internos e externos do APERS, foram realizadas 19.270 buscas e rearquivamentos de documentos. Importante salientar que, ao localizar um documento no acervo, sempre se verifica o seu estado de conservação, pois, caso o documento não esteja em condições de ser manuseado, este deverá ser enviado ao setor de reparos de documentos, antes de ser disponibilizado ao usuário. Nessa perspectiva, em 2014, foram reparados 1.683 documentos.

Com o objetivo de qualificar o relacionamento com o pesquisador e garantir que os pedidos fossem gerados e atendidos, a DIDOC estabeleceu que os pedidos de pesquisa fossem feitos por e-mail. Esta decisão foi tomada para que houvesse um registro de todos os pedidos dos pesquisadores. Além disso, de forma a manter um contato mais próximo e sempre presente com os seus usuários, foi dado continuidade, na sala de pesquisa, ao cadastramento de pesquisadores ou a atualização dos dados já cadastrados. Outro procedimento mantido foi o preenchimento, seguido da respectiva assinatura, do Termo de Responsabilidade pelo Uso e Divulgação de Informações Pessoais, no qual os pesquisadores se responsabilizam pelo uso e divulgação adequados a respeito das informações contidas nos documentos custodiados pelo APERS.

Desse modo, por este ser um Órgão Público, o qual existe para atender as demandas da sociedade, consideramos muito importante a presença da sua opinião no processo de melhoria de nossas ações. Portanto, quaisquer críticas, sugestões ou dúvidas podem ser enviadas para o seguinte endereço de e-mail: apers@sarh.rs.gov.br.

APERS em Números – Dezembro 2014

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de dezembro:

Usuários atendidos: 409

Atendimentos aos usuários: 704

Documentos recuperados: 41

Encaixamento: 49

Indexação Sistema AAP: 3.262

Oficinas de educação patrimonial: 02

Reprodução de documentos: 302

Visitas guiadas: total

Visitas blog: 5.260

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de dezembro:

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários do APERS em dezembro de 2014

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários do APERS em dezembro de 2014

Clique aqui e saiba mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade.

APERS em Números – Novembro 2014

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de novembro:

Usuários atendidos: 570

Atendimentos aos usuários: 1.139

Documentos recuperados: 30

Encaixamento: 58

Indexação Sistema AAP: 3.782

Oficinas de educação patrimonial: 11

Reprodução de documentos: 863

Visitas guiadas: 01

Visualizações blog institucional: 8.901

Visualizações blog temático: 5.511

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de novembro:

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários do APERS em novembro de 2014

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários do APERS em novembro de 2014

Para saber mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade clique aqui.

APERS em Números – Outubro 2014

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de outubro:

Usuários atendidos: 697

Atendimentos aos usuários: 1.346

Documentos recuperados: 61

Encaixamento: 85

Indexação Sistema AAP: 5.290

Oficinas de educação patrimonial: 18

Reprodução de documentos: 1.471

Visitas guiadas: 06

Visualizações blog institucional: 7.728

Visualizações blog temático: 4.443

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de outubro:

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários do APERS em outubro de 2014

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários do APERS em outubro de 2014

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APERS em Números – Setembro 2014

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de setembro:

Usuários atendidos: 718

Atendimentos aos usuários: 1.364

Busca e rearquivamento: 1.360

Documentos recuperados: 83

Encaixamento: 92

Indexação Sistema AAP: 3.572

Oficinas de educação patrimonial: 19

Reprodução de documentos: 1.584

Visitas guiadas: 07

Visualizações blog institucional: 8.050

Visualizações blog temático: 3.405

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de setembro:

2014.10.01 APERS em Números

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários do APERS em setembro de 2014

Clique aqui e saiba mais sobre os serviços que o APERS presta a comunidade.

APERS em Números – Agosto 2014

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de agosto:

Usuários atendidos: 712

Atendimentos aos usuários: 1.584

Busca e rearquivamento: 1.287

Documentos recuperados: 88

Encaixamento: 64

Indexação Sistema AAP: 2.186

Oficinas de educação patrimonial: 06

Reprodução de documentos: 1.609

Visitas guiadas: 03

Visualizações blog institucional: 7.241

Visualizações blog temático: 2.986

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de agosto:

2014.09.03 APERS em números

Gráfico de atendimentos realizados aos usuários do APERS em agosto de 2014

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APERS em Números – Julho 2014

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Confira alguns dados referentes aos serviços realizados no APERS durante o mês de julho:

Usuários atendidos: 742

Atendimentos aos usuários: 1.760

Busca e rearquivamento: 1.231

Documentos recuperados: 138

Encaixamento: 111

Indexação Sistema AAP: 2.563

Oficinas de educação patrimonial: 14

Reprodução de documentos: 844

Visitas guiadas: 4

Visualizações blog institucional: 7.647

Visualizações blog temático: 2.400

Veja abaixo gráfico com os quantitativos diários de atendimento aos usuários referente ao mês de julho:

2014.08.06 APERS em numeros

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