Atividades SIARQ/RS – Dezembro 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de dezembro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 04 e 06: arquivistas do APERS estiveram na FAPERGS, participando de reunião para definição das etapas do projeto de revisão da TTD da FAPERGS e análise de documentos no Arquivo para verificação da aplicabilidade da TTD do SIARQ/RS aos documentos do setor Financeiro. Participantes: Adonai José Eggert Zorz, Jeanine Balboni Lacerda, Jéferson dos Santos Pereira, Joannes Paulus Pinto Soares, José Szwec, Rafael Monte Maior de Oliveira (FAPERGS), Ana Karina Uberti Moreira, Jonas Ferrigolo Melo, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dias 04, 06 e 20: os arquivistas estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos na organização do acervo e, com o Grupo de Trabalho Procedimentos PROA para a SEDUC sobre trâmites e assinaturas. Participantes: Bonifácio Brobio, Flávia Cézar (Comitê PROA), Daniel Pinto, Vivian Tessari, Letícia Luiz, Deisi Celuppi, João Carlos Silveira, Pâmela Rodrigues, Marisa Fabiane Xavier (SEDUC), Cléo Lopes, Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Renata Vasconcellos e Ana Karina Uberti Moreira (APERS).

Dias 06 e 15: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS) estiveram na Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), participando de reuniões para orientações sobre atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participou Rodrigo Saraiva (CIENTEC).

Dias 07 e 21: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 08, 15 e 21: as servidoras do APERS, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos e Ana Karina Uberti Moreira, estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).

Dia 18: os arquivistas do APERS estiveram no Arquivo e Protocolo da Casa Civil, para verificação de dúvidas e esclarecimentos sobre classificação e avaliação de processos administrativos. Participantes: Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS); Vicentina Soares Pereira e estagiários Tiago Soares Marques, Ana Paula dos Santos, Verônica Vieira Martinelli e Felipe Luckei Rodrigues (Casa Civil).

Dia 18: arquivistas do APERS estiveram na Fundação de Economia e Estatística (FEE), participando de reunião sobre as atividades de gestão documental visando a transferência de documentos para a Secretaria à qual a Fundação é vinculada. Participantes: Aerte Grazzioli e Cléo Belicio Lopes (APERS) e Marcelo Silva, Ednilson Mambac, Tamini Nicoletti e Susana Kerschner (FEE).

Dia 28: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio Lopes (APERS) estiveram no Conselho Regional de Arquitetura e Urbanismo (CAU/RS) para atenderem a solicitação de assessoria para elaboração de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade. Participaram Denise Lima e Alexandre Santos (CAU/RS).

    Em dezembro, o Arquivo Público analisou cinco (05) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

   E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, sete (07) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos quatro (04) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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Atividades SIARQ/RS – Novembro 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de novembro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01, 09 e 16: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Protocolo Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM/SMARH), participando de reunião para definições sobre recolhimento de acervos ao APERS. Participantes: Samantha Signor (DIPRO); Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).

Dias 08, 14 e 29: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos na organização do acervo na SEDUC e, com o Grupo de Trabalho Procedimentos PROA para a SEDUC, trataram sobre a elaboração de minuta de normativa o uso do Sistema PROA.

Dias 09 e 30: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 10: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).

Dias 13 e 17: os arquivistas Aerta Grazzioli e Cléo Belicio Lopes (APERS) estiveram na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), participando de reunião para orientações sobre atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram Virgínia, Flávio Caetano e Márcia Sena (CORAG), Flávia Cezar e Samantha Signor (DIPRO/DEADM/SMARH).

Dia 14: arquivistas do APERS estiveram na Fundação de Economia e Estatística (FEE), participando de reunião para prestarem orientações sobre atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participarem Aerta Grazzioli e Cléo Belicio Lopes (APERS) e Marcelo Silva, Angela Costa, Anelise Rubleski e Grazziela Castro (FEE).

Dia 21: os arquivistas Iara Gomide e Cléo Belicio Lopes (APÈRS) estiveram no Conselho Regional de Arquitetura e Urbanismo (CAU/RS) para atenderem a solicitação de assessoria para elaboração de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade. Participou Denise Lima (CAU/RS).

Dia 23: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS) estiveram no Arquivo da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), para prestarem orientações sobre recolhimento de documentos e continuidade das atividades de classificação de documentos para realizar nova eliminação. Participaram Leocádia Nunes Jung e estagiário Guilherme Sumariva (SPGG).

Dia 24: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS) estiveram na Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), participando de reunião para orientações sobre atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participou Rodrigo Saraiva (CIENTEC).

Dia 28: os arquivistas do APERS receberam, no Arquivo Público, servidores do Protocolo da Casa Civil, para prestarem orientações sobre gestão documental. Participaram Cléo Belicio, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS); Vicentina Pereira e os estagiários Felipe e Verônica (CC).

Em novembro, o Arquivo Público analisou três (03) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e um (21) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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