Publicada nova normativa para gestão documental da Administração Direta do RS: Instrução Normativa nº 01/2017

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    O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), informa que foi publicada hoje, 18 de maio, nova instrução normativa sobre gestão documental no Diário Oficial do Estado (páginas 16 a 24).

    A Instrução Normativa Nº 01, de 18 de maio de 2017 (clique para acessar), dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) para os órgãos da Administração Pública Direta do Poder Executivo do RS.

    Essa publicação é resultado das atividades desempenhadas pelos órgãos que compõem o SIARQ/RS, no decorrer dos últimos anos, onde foram estudadas e discutidas as sugestões de alteração do PCD e TTD enviadas pela Procuradoria-Geral do Estado (PGE) e Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Além disso, atualiza e aprimora as diretrizes quanto à guarda permanente com a definição de data de corte cronológico – 31 de dezembro de 1958 – marco temporal estabelecido de acordo com aspectos históricos, sociais, econômicos, políticos e administrativo para garantir a preservação da totalidade de um conjunto documental.

     A IN nº 01/2017 revoga a instrução anterior (IN 02/2014), sendo a normativa vigente a ser utilizada pelos órgãos da Administração Direta para realizar as atividades de classificação e avaliação documental.

    O APERS segue trabalhando para qualificar e difundir os instrumentos de gestão documental para o Estado do Rio Grande do Sul e estamos à disposição através do e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br.

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Explorando o SIARQ/RS: Classificando documentos com o PCD

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Explorando o SIARQRS

     No Explorando o SIARQ/RS anterior nossa postagem trouxe explicações sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) para a Administração Direta do Estado. Hoje a proposta é apresentar alguns exemplos de classificação utilizando o PCD.

     Esclarecemos que os exemplos apresentados foram classificados de acordo com o novo Plano de Classificação, anexo da Instrução Normativa nº 02, publicada em 22/05/2014. (Saiba mais sobre a IN nº 02 clicando aqui).

Documento (Descrição)

Entendimento / Classificação

Balancete Mensal: balanço realizado mensalmente com dados de materiais do almoxarifado.

O documento faz o controle de materiais de almoxarifado. Neste caso, a Função a ser verificada é a 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública. Parte-se então para a Subfunção, neste caso 2.7 Adquirir e gerir insumos, material permanente, de consumo e serviços. Como se refere a controle de material de consumo, a Série é 2.7.2 Distribuir material permanente e de consumo.

Classificação: 2.7.2 Distribuir material permanente e de consumo

Diário de bordo: serve como um controle de abastecimento e de viagem dos veículos, para uso dos motoristas.

Esta tipologia se insere na Função 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública. Sendo um documento referente a veículos, trata-se da Subfunção 2.6 Gestão do patrimônio do Estado. Das séries existentes se inclui em 2.6.3 Gerir meios de transporte do Estado.

Classificação: 2.6.3 Gerir meios de transporte do Estado

Processo Administrativo que solicita suplementação de verba.

O assunto deste processo refere-se a verba, ou seja, orçamento. Desta forma, a função correspondente é a 1 Desenvolver diretrizes e políticas de fomento e desenvolvimento econômico, social e cultural. Como se trata de uma suplementação e pode alterar um orçamento já previsto, insere-se na Série 1.2.2 Executar as ações orçamentárias.

Classificação: 1.2.2 Executar as ações orçamentárias.

Processo administrativo solicitando revisão de aposentadoria.

O assunto deste processo se refere a atividades administrativas e, assim, faz parte da Função 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública.

Além disso, está relacionado com a área de recursos humanos, ou seja, a subfunção que abrange este assunto é 2.5 Gestão de recursos humanos. Para o Estado, de acordo com o Estatuto do servidor público, a aposentadoria é um direito e vantagem do servidor, inserindo-se assim na Série 2.5.7 Conceder direitos e vantagens. Dentro desta série o processo relativo a aposentadoria faz parte da subsérie 2.5.7.4 Conceder a inatividade.

Classificação: 2.5.7.4 Conceder a inatividade

Prontuário do apenado: dossiê com informações do apeado e suas movimentações, desde sua entrada no sistema penitenciário.

Documentos referentes à segurança estão inseridos na Função 3 Desenvolver diretrizes e políticas de justiça e segurança pública. Já a subfunção que abrange questões do sistema penitenciário é 3.3 Administrar e executar a política penitenciária do Estado. E a série que classifica o prontuário do apenado é 3.3.1 Cumprir a execução penal.

Classificação: 3.3.1 Cumprir a execução penal

Registro de ocorrência policial.

Esta tipologia pertence à Função 3 Desenvolver diretrizes e políticas de justiça e segurança pública. O documento registra atividades exercidas por órgãos da segurança pública, assim faz parte da Subfunção 3.2 Exercer as atividades de Polícia Judiciária e Polícia Ostensiva.Também tem relação com as infrações cometidas ou sofridas pelo cidadão, inserindo-se na Série 3.2.1 Registrar e apurar as infrações penais e civis.

Classificação: 3.2.1 Registrar e apurar as infrações penais e civis

Relatório geral anual (dos órgãos do Estado).

Este documento visa consolidar as ações desenvolvidas pelo órgão. Assim faz parte da Função 1 Desenvolver diretrizes e políticas de fomento e desenvolvimento econômico, social e cultural. A subfunção que abrange a atividade de acompanhar as atividades é a 1.2 Promover e acompanhar, com recursos financeiros, as ações do Estado. Como apresenta as ações realizadas ou operacionalizadas, insere-se na Série 1.2.3 Acompanhar a execução financeira e operacional do Estado.

Classificação: 1.2.3 Acompanhar a execução financeira e operacional do Estado

Termo de Responsabilidade por número de Bem Patrimonial: listagem emitida por sistema com a relação de bens móveis sob responsabilidade de determinado setor.

 

Neste caso, trata-se de bens mobiliários. Verifica-se a Função 2 Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública. Dentre as subfunções, existe uma especifica para patrimônio: 2.6 Gestão do patrimônio do Estado. Analisando que se tratam de móveis, este documento pertence a série 2.6.4 Gerir o patrimônio mobiliário.

Classificação: 2.6.4 Gerir o patrimônio mobiliário

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     Com estes exemplos, demonstramos como realizar a classificação utilizando o PCD, um dos principais instrumentos arquivísticos. Agora convidamos os arquivistas e servidores da Administração Direta a interagirem com o APERS, órgão gestor do SIARQ/RS, enviando suas dúvidas, questionamentos e contribuições para que possamos formar um canal de diálogo e maior proximidade, debatendo sobre a aplicação deste instrumento.

     No próximo mês trataremos sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos, até lá!

     Clique aqui para ler outras postagens sobre o SIARQ/RS.

Explorando o SIARQ/RS: Plano de Classificação de Documentos

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Explorando o SIARQRS

      No texto anterior falamos sobre a Instrução Normativa nº 01, de 12 de janeiro de 2008, e agora postaremos conteúdos sobre os seus anexos. Neste mês versaremos sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) para a Administração Direta do Estado, destacando alguns conceitos, estruturação e aplicação.

     Para entender a classificação em arquivos, cabe apreciarmos o ponto de vista de Renato Tarciso Barbosa de Sousa (2012, pág. 85) acerca de alguns conceitos relacionados ao processo classificatório, onde o termo classificação é utilizado para “[…] identificar a ação intelectual de construir esquemas para agrupar os documentos a partir de princípios estabelecidos”; o termo ordenação como “[…] forma de disposição dos tipos documentais dentro das divisões estabelecidas no esquema de classificação” e o termo arquivamento como “[…] ação física de colocar os documentos em pastas ou caixas orientada pelo esquema de classificação e pela ordenação definida”.

     Segundo o autor (pág. 85-86), é possível dividir o processo classificatório em duas partes: uma física e outra intelectual. “A parte intelectual se refere à classificação propriamente dita (processo mental de estabelecimento de classes) e à ordenação (a disposição dos documentos nas classes estabelecidas). A codificação entra como último elemento dessa parte intelectual. A parte física é representada pelo arquivamento dos documentos em um local determinado pela classificação e disposto segundo uma ordem definida”.

     É importante lembrar que um plano de classificação de documentos pode ser considerado um instrumento técnico, auxiliar da atividade de Gestão Documental, pois é elaborado a partir do estudo das estruturas e atribuições das instituições, tanto as públicas quanto as privadas; bem como da análise dos documentos por eles produzidos.

     A partir destes entendimentos, passamos a verificar a estruturação do Anexo I, da Instrução Normativa nº 01. O PCD da Administração Direta do Estado apresenta os códigos de classificação das funções, subfunções, séries e subséries, responsáveis pela produção ou acumulação de documentos. Dessa maneira, Função é o conjunto de atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos, independentemente da unidade administrativa; Subfunção é o agrupamento das atividades afins, correspondendo cada subfunção a uma modalidade da respectiva função; Série é a sequência de documentos relativos à mesma função/atividade e Subsérie é subdivisão da série, podendo ser utilizada em razão das variantes da função/atividade.

     O plano de classificação de documentos, segundo Sousa (2012, pág. 86) deve ser: simples, “para facilitar a sua compreensão”; flexível, “para permitir agregar ou suprimir níveis de classificação” e “não pode ser um fator limitador do esquema de classificação”.

     Nesse sentido, o estabelecimento das classes do PCD da Administração Direta do Estado seguiu um critério funcional, ou seja, as classes correspondem às funções desenvolvidas pela Administração Direta do Estado, dessa forma, caso haja uma alteração na estrutura da Administração Estadual, não será preciso reformular o PCD porque o nexo com o plano será mantido pelas funções e atividades exercidas, e não a estrutura.

     Com relação à aplicação do PCD, no universo do Poder Executivo da Administração Direta Estadual, a atividade de classificação de documentos deve ser entendida como o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos e relacioná-los ao esquema de classificação criado pelo Órgão Gestor do SIARQ/RS: o Arquivo Público do Estado do RS. Ou seja, primeiramente deve-se fazer a classificação intelectual, saber e entender as atividades e funções que geraram o documento, atribuindo a ele o código correspondente; e, após, proceder com a classificação física, arquivando e acondicionando de forma adequada.

     Na próxima postagem continuaremos com o tópico Plano de Classificação de Documentos, fazendo uma abordagem mais dinâmica quanto a sua aplicabilidade, descrevendo exemplos e dúvidas de classificação.

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Atualização de post: a Instrução Normativa nº 01/2008 foi revogada com a publicação da Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014, para saber mais clique aqui.

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