APERS recebe a visita do Diretor do Arquivo Nacional

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    Na manhã desta quarta-feira, dia 25 de janeiro, José Ricardo Marques, Diretor do Arquivo Nacional (AN), esteve no Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS), acompanhado por integrantes da Câmara Técnica de Capacitação de Recursos Humanos (CTCRH) do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), professores Sérgio Guedes de Souza e Adriana Cox Hollos, presidente da CTCRH.

   Em reunião com arquivistas da Divisão de Gestão Documental, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Cléo Belicio Lopes; foi manifestado o interesse em constituir uma parceria do Arquivo Nacional com o APERS visando realizar a capacitação, na área arquivística, de mulheres em situação de vulnerabilidade social e um projeto de gestão dos prontuários do Sistema Penitenciário, ambos inseridos no Plano Nacional de Segurança Pública, do qual o AN participa.

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Servidores do Arquivo Nacional e Arquivo Público do RS: Caroline, Sérgio, Adriana, Silvia, Iara, Marta, Maria Cristina, José Ricardo e Cléo.

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Novidade no blog: aba SIARQ/RS!

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LOGOMARCA DIVULGA APERS    Visando oferecer uma nova opção de acesso aos materiais relativos ao Sistema de Arquivos do Estado do RS – SIARQ/RS, à gestão documental e à preservação do patrimônio documental criamos uma aba em nosso blog: SIARQ/RS.

     Nesta aba estão disponíveis links para acessar o Decreto que institui o SIARQ/RS e os instrumentos que dele derivaram, orientações quanto a preservação e a gestão documental, publicadas tanto pelo APERS quanto por outras instituições arquivísticas, que acreditamos ser pertinente à leitura, além do compilado da legislação disponibilizado pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. Confira a nova aba aqui.

Relatórios 2015 – DIPEP: SIARQ/RS e a participação no Sistema PROA

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    Nesta semana publicamos o último relatório referente as principais ações realizadas em 2015, descrevendo as atividades desempenhadas pelos servidores do APERS, enquanto representantes do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), para viabilizar a implantação do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA no Poder Executivo Estadual.

SIARQ RS

    Em junho de 2015, o SIARQ/RS passou a integrar as reuniões do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico (Comitê Gestor do PROA), ocasião em que o primeiro decreto sobre o Sistema PROA no âmbito do Poder Executivo Estadual, estava em atualização. Assim, com a publicação do Decreto 52.715 de 20/11/2015, o SIARQ/RS passou a compor, oficialmente, o Comitê Gestor do PROA.

   Nas reuniões do Comitê Gestor do PROA, os representantes do SIARQ/RS propuseram algumas intervenções no Sistema PROA, regulado em Decreto e Resolução, que atendessem requisitos para a gestão de documentos em formato eletrônico, disposições contempladas pelo E-Arq Brasil e pelo RDC-Arq, instrumentos publicados pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. Na prática, dentre outros avanços, o mais importante é que os Expedientes Administrativos em formato eletrônico são classificados na sua origem e, desta forma, temporalizados de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos do SIARQ/RS.

    Para isso, o Arquivo Público, por meio do SIARQ/RS, teve que criar mecanismos que possibilitasse a classificação documental em seus instrumentos funcionais (classificados conforme funções) para uma classificação por assunto, forma estabelecida no Sistema PROA desde sua origem, e essa metodologia ficou alinhada entre SIARQ/RS e PROCERGS no mês de setembro.

    Também em conjunto com a PROCERGS, nos meses de novembro e dezembro, o Arquivo Público participou de 07 treinamentos com servidores estaduais, intitulado como Sala de Gestão do PROA. Nestes treinamentos, o APERS apresentou a metodologia para atribuição de assuntos no Sistema PROA e demais informações sobre documentos digitais e a gestão de documentos híbridos.

    Na DIPEP, alguns servidores passaram a trabalhar exclusivamente com o Sistema PROA, na definição de Assuntos e Tipos de Assuntos, uma vez que o APERS incorporou essa função em nível de Estado: atender a todos os órgãos do Poder Executivo Estadual no que diz respeito à atribuição de assuntos dos expedientes administrativos no PROA. Foram criados, no Sistema PROA, mais de 90 Assuntos, associados com, aproximadamente, 250 Tipos de Assuntos. Hoje a atividade está consolidada, porém será contínua: sempre haverá necessidade de ser criado um assunto que ainda não existe no Sistema; assim como atualizar ou inabilitar outros.

    Sabemos que em relação à gestão documental do Estado, ainda temos muito o que avançar, mas consideramos que em 2015 foi dado um grande e importante passo para o reconhecimento do trabalho desenvolvido pelo APERS, pelo Sistema de Arquivos e pelos arquivistas e servidores. Temos convicção de que foi o momento certo para uma contribuição do Arquivo Público e do Sistema de Arquivos do Estado em auxiliar no método de criação e tramitação de documentos em formato eletrônico no Governo do Estado. Neste ano esperamos dar continuidade ao trabalho e consolidar a gestão documental nos órgãos do Estado.

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Publicado Decreto sobre o Sistema de Processo Administrativo Eletrônico do Poder Executivo Estadual

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Decreto    No dia 23 de novembro de 2015, foi publicado no Diário Oficial do Estado, o Decreto nº 52.715 que dispõe sobre o Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA – no âmbito do Poder Executivo Estadual.

    O SIARQ/RS colaborou na redação do Decreto e, a partir deste documento, se tornou membro oficial do Comitê Gestor do PROA (art. 3º), representado pela Presidente do Comitê Consultivo do SIARQ e Diretora do Arquivo Público do RS, Débora Flores, e o Arquivista Jonas Ferrigolo Melo. O SIARQ levou ao Comitê do PROA assuntos que versavam sobre a gestão arquivística e o principal avanço do Sistema PROA vem explícito em seu artigo 11, onde prevê que o Sistema de Processo Administrativo Eletrônico deve adequar-se ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil, e às Diretrizes para a Implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis – RDC-Arq, mantidos e atualizados pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

     Isso significa, dentre outras ações de suma importância para a gestão documental, que os expedientes administrativos eletrônicos serão tratados efetivamente como documentos arquivísticos, classificados e temporalizados desde sua produção.

*Post alterado em 26 de novembro de 2015 – data da publicação.

APERS integra a Câmara Setorial de Arquivos Municipais do CONARQ

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     Em 21 de setembro foi publicada no Boletim Interno nº 47 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), Portaria que designa os membros que compõe a Câmara Setorial de Arquivos Municipais do CONARQ e a Diretora Débora Flores foi designada como representante do Arquivo Público do RS.

     A Câmara Setorial de Arquivos Municipais do CONARQ tem a finalidade de estudar estratégias adequadas à institucionalização de arquivos municipais, órgãos integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), com vistas à implementação da política nacional de arquivos, conforme a Lei 8.159/1991.

APERS na 80ª e 81ª Reuniões Plenárias do CONARQ

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2015.09.09 Noticia Plenarias CONARQ.jpgO Arquivo Público do RS, através da Diretora Débora Flores, participou nos dias 12 e 13 de agosto de 2015 das 80ª e 81ª Reuniões Plenárias do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. Nas Reuniões do CONARQ, o Plenário decide sobre assuntos encaminhados à sua apreciação, baixa normas necessárias à regulamentação e implementação da política nacional de arquivos.

As reuniões do CONARQ acontecem duas vezes por ano, nas dependências do Arquivo Nacional. As atas dessas reuniões são disponibilizadas após sua aprovação pelo Plenário, isso ocorre sempre nas reuniões seguintes à sua realização.

Na 80ª Reunião Plenária foram apresentados e discutidos os seguintes pontos:

  • Proposta de Resolução que altera a Resolução nº 39, de 29 de abril de 2014 que estabelece diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis;
  • Proposta para reconhecimento como de interesse público e social dos seguintes acervos privados: – Caliban Produções Cinematográficas (Cineasta Silvio Tendler) e Circo Voador;
  • Ampliação do estudo Papel Reciclado e Recomendação para higienização de acervos arquivísticos; Apresentação do curso CONARQ Ead em noções de gestão de documentos voltados para agentes públicos.

Na 81ª Reunião Plenária foram apresentados e discutidos os seguintes pontos:

  • Debate e proposição de política de preservação e acesso para os acervos das polícias civis e dos institutos brasileiros de medicina legal, referentes ao período de 1964 a 1985;
  • Campanha pela criação de arquivos públicos municipais Projetos piloto: Rio de Janeiro e Baixada Santista;
  • Alteração da Proposta de Projeto de Lei de Autos Findos.

A próxima reunião acontece no dia 19 de outubro de 2015 na sede do Arquivo Público do Estado de São Paulo, com pauta única: debate sobre a minuta do Decreto que regulamenta a Lei 8.159/91 (PL com alterações). A minuta do Decreto que será apreciada está à disposição com a equipe do APERS através do e-mail: apers@smarh.rs.gov.br.

Mais informações disponíveis no site do CONARQ: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/

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