Atividades SIARQ/RS – Outubro 2017

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de outubro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 04: os arquivistas Marta de Araújo e Cléo Belicio (APERS) estiveram no Departamento de Administração de Patrimônio do Estado (DEAPE), para prestar orientações sobre avaliação e eliminação de documentos.

Dias 06, 16 e 27: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).

Dia 18: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Protocolo Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM/SMARH), participando de reunião para definições sobre recolhimento de acervos ao APERS. Participantes: Samantha Signor (DIPRO); Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).

Dias 18 e 25: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC.

Dia 19: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 20: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS) estiveram no Tribunal de Contas do Estado (TCE), participando de reunião para orientações sobre gestão documental, a fim de o TCE elaborar seus instrumentos de gestão documental.

Dia 31: os arquivistas do APERS receberam, no Arquivo Público, servidores do Protocolo da Casa Civil, para prestarem orientações sobre gestão documental. Participaram Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS); e, Vicentina Pereira, Felipe e Ana Paula Rodrigues (CC).

Em outubro, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, sete (07) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (03) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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Atividades SIARQ/RS – Junho 2017

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    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de junho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 05: os servidores da Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH), Aerta Moscon, Cléo Belicio e Renata Vasconcellos (arquivistas do APERS), Vanessa Vestena (ASJUR), Robert Heunze Junior (GABIN) e Isabel Almeida (DEAPE), estiveram em reunião no Departamento de Administração do Patrimônio do Estado (DEAPE), para assessorar o Grupo de Trabalho na definição de especificações técnicas de equipamentos para digitalização de acervo de livros tombo do Departamento.

Dia 06: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Secretaria do Desenvolvimento Rural (SDR), reunidas com Thaíse Mazzei, estagiária, para prestarem orientações sobre classificação e avaliação de documentos, para o início das atividades de gestão documental a serem realizadas.

Dia 06: as arquivistas Silvia Soares (APERS) e Samantha Signor (DIPRO) se reuniram na Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM/SMARH) para verificar a classificação de processos administrativos, utilizando TTD da Administração Direta do Poder Executivo.

Dias 07, 13, 14, 21 e 28: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, quanto à organização do acervo, apresentação e acompanhamento das melhorias na sala de trabalho de microfilmagem.

Dia 08: os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Jonas Melo estiveram em reunião na Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul (FAPERGS), para assessorar o Grupo de Trabalho responsável por implantar a gestão documental. Participaram representando a Fundação: Daniela Barcellos e Joannes Soares.

Dias 08, 22 e 29: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigolo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 12 e 23: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações aos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa para a realização das atividades na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Dia 13: os arquivistas do APERS, Jonas Melo e Silvia Soares, receberam os servidores da Fundação Estadual de Proteção Ambiental Henrique Luis Roessler (FEPAM), Carlos Eduardo Dorini e Julio Carlos Carvalho para conversarem sobre a minuta de termo de referência para digitalização de acervos da FEPAM e Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) e a real necessidade deste serviço, sugerindo a contratação para serviços de gestão documental.

Dias 20 e 27: os arquivistas do APERS, Jonas Melo e Renata Vasconcellos, estiveram reunidos na Sede e no Arquivo da Fundação de Proteção Especial (FPE), com as servidoras Daniela Fernandes e Vera Campos, para prestarem assessoria na Gestão documental no arquivo do Protocolo da FPE.

Dia 22: servidores estiveram reunidos na Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), para verificar questões a respeito do Termo de Referência para digitalização de documentos da SEMA e FEPAM. Participantes: Rafael Missio, Dionifer Silveira e Hilton Boklis (SPGG); Cléo Belicio e Jonas Melo (APERS).

   Em junho, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidas por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, onze (11) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Março 2017

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    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de março os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 02, 09, 16, 23 e 30: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 03, 14 e 24: os arquivistas Cléo Lopes e Renata Vasconcellos estiveram orientando os estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa na organização do arquivo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH) localizado na sede complementar do CAFF. A documentação está sendo classificada e avaliada conforme PCD e TTD (IN nº 02/2014).

Dia 07: o Comitê Gestor do SIARQ/RS esteve reunido no APERS e teve como pauta a apresentação de proposta de corte cronológico para documentos do Poder Executivo serem considerados de guarda permanente. Participantes: Daniela Laitano (Casa Civil), Fernanda Delgado Louzada (PGE), Patrícia E. R. Coser (AHRS), Luiz Carlos Martins Larratéa (TCE), Aerta Grazzioli Moscon, Cléo Belicio Lopes, Jonas Ferrigolo Melo, Viviane Portella de Portella, Nôva Brando (APERS). Para ler o Registro de Reunião clique aqui.

Dia 13: arquivistas do APERS estiveram no Departamento Administrativo da Secretaria de Segurança Pública (SSP) e participaram de reunião sobre gestão documental e os procedimentos para realizar a eliminação de documentos de seus arquivos. Participantes: a diretora Luciane Bertoletti e a servidora Larissa Natalia de Oliveira (SSP), Cléo Belicio Lopes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 14: a arquivista Silvia de Freitas Soares participou de reunião com os servidores Laurie Fofonka Cunha e Fernando Dreissig de Moraes, na Divisão de Geografia e Cartografia da Secretaria do Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), onde conversaram sobre a destinação de mapas do acervo cartográfico que o órgão não utiliza mais no desempenho de suas atividades.

Arquivo SEDUC acondicionado na Escola Parobé.

Dias 15 e 29: os arquivistas Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), para discutirem o conteúdo da Instrução Normativa que definirá as rotinas do Arquivo Central da Secretaria. E visitaram arquivo localizado na Escola Parobé.

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Dia 16: os arquivistas Cléo Lopes e Renata Vasconcellos estiveram reunidos no Departamento de Administração do Patrimônio do Estado (DEAPE/SMARH) com as servidoras Vanessa Vestena e Isabel Almeida para tratarem sobre a digitalização de livros de contratos enfiteuses.

Dia 21: os arquivistas Jonas Ferrigolo Melo e Silvia de Freitas Soares participaram da reunião mensal das Coordenadorias Regionais de Saúde (CRS) e da Escola de Saúde Pública (ESP), Secretaria da Saúde, onde fizeram uma apresentação sobre gestão documental e a relação com a definição de Assuntos no PROA. Estiveram presentes servidores das CRS de: Alegrete, Cachoeira do Sul, Caxias do Sul, Cruz Alta, Erechim, Lajeado, Osório, Palmeira das Missões, Passo Fundo, Porto Alegre, Santa Maria e Santa Rosa.

Dia 22: conversaram sobre a minuta de Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD do Instituto de Previdência do Estado do Rio Grande do Sul, servidores do APERS e IPERGS. Participantes: Carlos Dinarte de Oliveira Keppler (IPERGS), Cléo Lopes, Iara Machado, Renata Vasconcellos, Silvia Soares e Ana Karina Moreira (APERS).

Dia 23: servidoras da Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SMARH) estiveram reunidas no Apoio do Gabinete, onde conversaram sobre gestão documental e os procedimentos para realizar a eliminação de documentos. Participaram: Simone Silva Scheeffer, Stephany Amarante Fagundes, Vitória Oliveira (Apoio GABIN), Iara Gomide, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS).

   Em março, o Arquivo Público analisou dez (10) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, dez (10) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

  Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Setembro 2015

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Durante o mês de setembro servidores do APERS participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Nas quartas-feiras (02, 09, 16, 23 e 30/09), reuniu-se, na Sala de Gestão da SMARH, o Comitê PROA para tratar de assuntos referentes a implantação do Sistema de Processos Eletrônicos. Nos encontros deste mês foram alinhados alguns tópicos referentes as datas do cronograma de implantação, sobre o treinamento e revisão do Decreto que regulamenta o Sistema de Prontuários Eletrônicos.
  • 2015.09.03 FPE Foto de Sergio GarciaNo dia 03/09, a diretora do Arquivo Público, Débora Flores e o Chefe de Divisão de Pesquisa e Projetos, Jonas Ferrigolo Melo, reuniram-se nas dependências da Fundação de Proteção Especial (FPE), com o Presidente da Fundação, José Luis Barbosa e com a Chefe do Núcleo de Relações Institucionais, Andréa Palliano para tratar de assuntos referentes ao processo de organização dos arquivos da Fundação. O projeto tem como objetivo organizar os dossiês dos acolhidos, além de implementar a a gestão documental nos arquivos administrativos e de pessoal.
  • Dias 08, 22/09: arquivistas do APERS prestaram assessoria técnica na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), dirimindo dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos; além de auxiliar nas definições de continuidade do trabalho. Participantes: Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS), Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung, Rômulo Merida Campos (SEPLAN).
  • Dias 10, 17 e 24/09: o Grupo de Trabalho Prontuário Eletrônico, reuniu-se para dar continuidade ao projeto que objetiva a implantação de prontuário eletrônico no Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador (DMEST). O assunto dos encontros foi verificar os requisitos do E-Arq Brasil frente ao Sistema RHE. O grupo é composto por Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo (APERS); Fabio Nobre Zimmer, Carmen Renina Mendonca Colman, Jose Goncalves de Araujo, Kleber da Silva Rocha, Sidemia Kleber e Antonio Henrique Abrahao Ribeiro (DMEST).
  • No dia 10/09, a diretora do Arquivo Público, Débora Flores, visitou o Setor do Protocolo na Secretaria da Fazenda (SEFAZ), com o objetivo de conhecer seu fluxo de trabalho e analisar os novos procedimentos com a implantação do Sistema de Processo Eletrônico PROA. Esta mesma análise foi realizada na Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH) com os servidores Débora Flores, Flávia Rodrigues Donini Cezar, Fábio Pinheiro dos Santos, Elizete Pereira Antunes e Desirre Machado Pacheco.
  • No dia 15/09: a PROCERGS foi palco para a reunião de alinhamento de questões que serão abordadas em workshop para patrocinadores e administradores do Sistema de Processo Eletrônico PROA. Participaram deste encontro Débora Flores e Jonas Ferrigolo (APERS); Cynthia Aurora Moura Anzanello, Everton Hagen e Julio Carlos Olijnyk (PROCERGS).
  • Dia 16/09: arquivistas do APERS se reuniram com servidores do Departamento de Administração do Patrimônio do Estado (DEAPE/SMARH) para assessorar quanto à gestão documental e recolhimento de dossiês de imóveis baixados. Participantes: Aerta Grazzioli Moscon, Jonas Ferrigolo Melo, Silvia de Freitas Soares, Viviane Portella de Portella (APERS), Isabel Oliveira Perna Almeida, Maiquel Fernando de Souza Povoa, Marcilei Dondoni, Ricardo Menezes (DEAPE).
  • Dia 17/09: Dando continuidade na assessoria do SIARQ para a gestão documental da Fundação de Proteção Especial (FPE), os servidores do APERS visitaram os acervos da Fundação, objetivando conhecer os espaços e a documentação. Esta visita incluiu também conhecer o acervo da Fundação de Atendimento Sócio-Educativo (FASE), sucessora dos documentos da extinta Fundação do Bem-Estar do Menor (FEBEM). Particpantes: Jonas Ferrigolo Melo, Renata de Vasconcellos e Giglioli Rodrigues (APERS), Andréa Palliano e Rossana Ramos (FPE).
  • 2015.09.18 Avaliação BibliotecaNo dia 18/09, servidoras do APERS estiveram no Centro Administrativo Fernando Ferrari (CAFF), realizando avaliação dos documentos da extinta Biblioteca da Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos. Participaram desta atividade as arquivistas Iara Gomide e Marta Helena Araújo e a agente administrativa Ana Karina U. Moreira.
  • Dia 24/09: as arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria técnica no Departamento de Coordenação dos Hospitais Estaduais (DCHE/SES), com orientações sobre avaliação e eliminação de documentos, verificando em especial uma tipologia que está acondicionada no Hospital Colônia Itapuã (HCI). Participantes: Yara Vargas (DCHE/SES), Maria Cristina Fernandes, Marta de Araújo, Silvia Soares (APERS)
  • Dia 25/09: os servidores do APERS, Jonas Melo, Clarissa Sommer e Nôva Brando, estiveram no Departamento de Trânsito do Estado do Rio Grande do Sul (DETRAN) para analisar algumas tipologias documentais (Habilitação de Condutores e Registro de veículos) visando orientar quanto aos procedimentos de armazenamento, digitalização e eliminação destes documentos.
  • 2015.09.25 FASE fotoDia 25/09: arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria técnica na Fundação de Atendimento Sócio-Educativo (FASE) para tratar da gestão documental da Fundação, bem como do recolhimento de prontuários da antiga FEBEM ao APERS. Participantes: Jonas Melo, Renata Vasconcellos, Viviane Portella (APERS), Eliane Mombach, Artur Prati, Idalisa Klug, Bruno Selinger (FASE).
  • Dia 29/09: o Comitê Consultivo do SIARQ/RS esteve reunido no Arquivo Público para avaliar as alterações propostas ao Decreto nº 47.022/2010. A redação da minuta foi finalizada e será encaminhada ao Secretário da SMARH para proceder com a publicação. Participantes: Everton Hagen (PROCERGS), Priscila Garcia Nunes (Polícia Civil), Luis Otávio de Castro Silveira (SEFAZ), Natalia de Azevedo Morsch (PGE), Luiz Carlos Martins Larratéa (TCE), Débora Flores, Nôva Marques Brando, Viviane Portella de Portella, Silvia de Freitas Soares, Renata Pacheco de Vasconcellos, Maria Cristina Fernandes, Clarissa Sommer Alves e Jonas Ferrigolo Melo (APERS).

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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