Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”

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    No dia 26 de julho de 2017 acontecerá a palestra Gestão Documental: aplicações na Administração Pública, promovida pelo Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), com apoio Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG), órgãos da Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH).

    O evento será às 14h30min, no Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari e será ministrado por Jonas Ferrigolo Melo, Arquivista do Arquivo Público do Estado. O evento terá a participação de órgãos do Poder Executivo que apresentarão suas boas práticas em gestão documental: DETRAN, com apresentação do Arquivista Carlos Alberto Lucena; DAER, com apresentação da Bibliotecária Lívia Job; e da SMARH, com apresentação da Arquivista Samantha Signor.

   A palestra visa disseminar a importância da gestão documental, das normativas estaduais e do uso dos instrumentos de gestão do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), aliando a teoria com estratégias práticas de aplicação.

    A partir do conhecimento adquirido os servidores estarão melhores instrumentalizados para aplicar os procedimentos e operações técnicas que dizem respeito ao tratamento de documentos, desde sua produção, tramitação, uso, classificação e avaliação, visando sua eliminação ou guarda permanente, proporcionando agilidade com os trâmites administrativos, facilidade de localização de documentos, otimização de espaço físico e de recursos financeiros, além de fornecer subsídios para estratégias de responsabilidade socioambiental.

   Evento aberto a todos os servidores públicos interessados, com credenciamento na entrada, não sendo necessária inscrição prévia. O auditório permanecerá aberto enquanto houver espaço. Mais informações pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br e pelos telefones 3288-9114 ou 3288-1333.

Serviço:
O que: Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”
Quando: dia 26 de julho de 2017
Horário: 14:30 horas
Onde: Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari (Av. Borges de Medeiros, 1501, Porto Alegre – RS).

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Grupo de Trabalho do Manual de Redação Oficial do Estado

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     No dia 06 de julho de 2017, foi realizada a primeira reunião do Grupo de Trabalho do Manual de Redação Oficial do Estado do Rio Grande do Sul, no Arquivo Público do Estado.

    O grupo foi criado pela Portaria SMARH 52/2017 (D.O.E. 24/04/2017) e tem como objetivo promover o debate sobre a elaboração de um manual de redação oficial do Estado visando a padronização da produção textual oficial, sua divulgação nos órgãos estaduais, bem como discutir aspectos da gestão documental por meio das novas tecnologias da informação.

    Além disso, é competência do GT contribuir com a expertise de seus órgãos para o desenvolvimento do trabalho, atuando como um grupo consultivo no que diz respeito à estrutura do manual e sua divulgação. A pauta desta reunião foi a apresentação do grupo e do projeto do manual. Participaram da primeira reunião representantes do seguintes órgãos: Arquivo Público, Departamento Organizacional da SMARH, Contadoria e Auditoria-Geral do Estado, Polícia Civil, Redação Oficial do Gabinete do Governador, Secretaria da Comunicação, Procuradoria-Geral do Estado e Companhia de Processamento de Dados do Estado.

APERS realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental

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    Nas manhãs de 27 a 31 de março, o Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS) realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental, em parceria com a Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), Escola de Governo, e Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG/SMARH).

    O curso, destinado a servidores do Poder Executivo do Estado, teve grande procura, totalizando 75 inscritos. Todas as 30 vagas disponibilizadas foram preenchidas e, conforme disposto no edital, 15 delas foram destinadas para servidores da SMARH, e os outros órgãos com participantes contemplados foram: AGERGS, DAER, DETRAN, FDRH, IGP, IRGA, SDSTJDH, SEMA e Secretaria dos Transportes.

    As aulas foram ministradas pelos arquivistas Jonas Ferrigolo Melo e Silvia de Freitas Soares. No primeiro dia, o encontro foi realizado no Arquivo Público, local no qual foram enfatizadas questões ligadas à memória, à história e a importância do patrimônio. Os servidores, também puderam manusear documentos permanentes e realizaram uma visita guiada ao conjunto arquitetônico do APERS.

    Os encontros seguintes foram realizados na FDRH e abrangeram essencialmente gestão documental. Durante as aulas foram intercaladas teorias arquivísticas, exemplos do dia a dia do serviço público e várias dinâmicas. Os servidores puderam expor sua interação com documentos, arquivos e a realidade de seus órgãos; compreender conceitos arquivísticos; tomar conhecimento da legislação e a importância da informação, de conhecer as funções e atividades de seu órgão.

    Teve destaque também o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS) e as normativas estaduais, onde os servidores foram instruídos sobre o Plano de Classificação de Documentos, a Tabela de Temporalidade de Documentos, os procedimentos para realizar classificação, avaliação, eliminação e recolhimento de documentos. Para praticar os ensinamentos, na última aula os servidores participaram de um exercício, onde tiveram que analisar documentos para classificá-los e avaliá-los e preencher os registros para eliminação de documentos.

    Com o conhecimento adquirido e a troca de experiências, os servidores estão melhores capacitados para realizar e difundir a gestão documental em seus locais de trabalho com colegas e gestores. E, mais do que conceitos, leis e atividades operacionais, os servidores discutiram e concluíram o quão importante é a gestão para o serviço público, não só a gestão documental, mas a gestão na sua totalidade, necessidade básica para desenvolvimento de uma organização.

Confira outras fotos do Curso de Gestão Documental, clicando aqui.

APERS conta histórias: Criação da logomarca do APERS

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     No ano 2000 o Arquivo Público do RS abriu um processo administrativo para criação de sua logomarca. A imagem foi criada neste mesmo ano, pelo servidor Marcelo Fonseca Mattos, do Departamento de Planejamento Organizacional – DEORG / SARH, com o objetivo de intensificar a divulgação das atividades realizadas no APERS e de facilitar a identificação visual de nossa instituição. Esta logomarca foi inspirada nas janelas, construídas em estilo neoclássico, dos Prédios I e II.

     A logomarca do APERS foi confeccionada em policromia (separação de cores), porém, foi necessário gerar também uma versão em preto possibilitando a impressão de cartazes, folders e a sua inclusão documentos produzidos pelo Arquivo Público. A partir da logomarca produziu-se uma placa, localizada na entrada da instituição, que foi doada pela Associação de Amigos do Arquivo Público – AAAP.

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