Catálogo Secretaria da Justiça: processos administrativos de pensão

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2019.07.10 Catalogo SJ Pensoes CapaCom o intuito de facilitar o acesso ao acervo custodiado pelo Arquivo Público do RS, hoje publicamos o Catálogo Secretaria da Justiça: processos administrativos de pensão. Para acessá-lo clique aqui.

Este catálogo faz um recorte no acervo da Secretaria da Justiça (1975 – 1991), disponível para pesquisa desde 2017. São 1.490 processos de solicitação e de revisão de pensão requeridas, em sua maioria, por dependentes de servidores públicos falecidos.

Mais do que falar de “direitos e vantagens” burocraticamente concedidas, as pensões podem contribuir para falar da organização e luta de servidores do Estado, para entender melhor sua participação em conflitos armados nos quais no Rio Grande do Sul tomou parte ao longo do século XX, como as chamadas Revoluções de 1930 e Constitucionalista de 1932; para nos aproximar das entranhas da máquina pública, do cotidiano da Casa Civil, do Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER), do Departamento Estadual de Portos, Rios e Canais, do Poder Judiciário, das forças policiais e de segurança, de escolas e instituições culturais. São documentos que nos levam a relações de trabalho, a estudos sobre condições de vida, saúde e morte, que podem contribuir para conhecer projetos e ações nas mais diversas áreas das políticas públicas, levantar pistas desde temas globais como as relações entre Estado, sociedade e meio ambiente, até temáticas específicas nesse sentido, como a opção do Estado brasileiro pelas rodovias, com consequente e progressivo abandono das ferrovias, por exemplo.

Estamos certos de que são documentos que poderão render excelentes análises. Boa leitura e boa pesquisa!


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Pesquisando no Arquivo: Secretaria da Justiça IV

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Catálogo Secretaria da Justiça: processos administrativos de utilidade pública

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É com satisfação que publicamos o Catálogo Secretaria da Justiça: processos administrativos de utilidade pública, para acessá-lo clique aqui. Este catálogo faz um recorte no acervo da Secretaria da Justiça (1975 – 1991), liberado para pesquisa em fevereiro deste ano, a partir da descrição dos 697 processos de solicitação e de manutenção do título de utilidade pública de entidades que tinham como fim servir desinteressadamente a coletividade.

Estes documentos possibilitam diversas análises acerca da história do nosso Estado, e a elaboração do instrumento pretende aproximar este acervo dos usuários e instigar futuras pesquisas. O catálogo está organizado em ordem alfabética do nome das entidades que solicitam o título e/ou a sua manutenção, estando os verbetes distribuídos em ordem crescente da data de abertura dos processos. Boa leitura e boa pesquisa.

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APERS Entrevista: Analistas PROCERGS

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No mês de agosto completamos 10 anos do primeiro atendimento documentado via Sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP (para saber mais clique aqui). Hoje entrevistamos Diones Rossetto e Viviane Hekman, analistas da Companhia de Processamento de Dados do RS – PROCERGS que atualmente são responsáveis por assessorar o Arquivo Público do RS nas demandas do sistema AAP.

2016-09-14-apers-entrevista-analistas-procergs FOTO PROCERGS

Diones Francisco Rossetto, 30 anos, é graduado em Ciência da Computação pela PUC/RS e pós-graduado em Engenharia de Software pela UNISC. É analista de Computação na PROCERGS e trabalha com o sistema AAP desde 2011.

Viviane Therezinha Langone Hekman, é graduada em Processamento de Dados pela Unisinos, especialista em Análise de Sistemas pela PUC/RS e em Gestão Empresarial pela ESPM. É analista de Sistemas na PROCERGS e trabalha com o sistema AAP desde 2004, quando iniciou o levantamento de requisitos para informatização do APERS.

Blog do APERS: O sistema AAP foi desenvolvido em sua totalidade pelas equipes do Arquivo Público do RS e da PROCERGS. Qual foi o maior desafio ao receber essa demanda?

Diones: Dentre os inúmeros desafios que este sistema nos apresentou, o principal deles foi desenvolver um sistema que atenda o cliente de forma plenamente satisfatória e atenda os requisitos necessários da área de arquivística.

Viviane: O maior desafio foi a normalização dos processos de indexação dos documentos, isso foi condição sine qua non para viabilizar a informatização do APERS. Para este processo houve uma imersão dos técnicos da PROCERGS e ativa participação colaborativa dos arquivistas do APERS com apoio total da Diretora da instituição, na época a Sra. Rosane Feron. Na normalização dos processos, o APERS aderiu a norma ISAD (G) e posteriormente a Nobrade. Para que fosse possível informatizar os serviços de atendimento ao público, houve normalização também dos processos de atendimento ao cidadão/pesquisador.

Blog do APERS: Para iniciar o trabalho de desenvolvimento do sistema foi necessário se apropriar de alguns conceitos e teorias que fundamentam a arquivística. O que mais chamou a sua atenção sobre essa nova área?

Diones: Toda a parte de terminologia, acervos e organização documental requereu bastante estudo e, como não possuía conhecimento prévio, foi muito interessante essa experiência.

Viviane: Foi o embasamento nos quatro pilares da arquivologia, ou seja, classificação, avaliação, descrição e preservação. Bem como o gerenciamento de políticas e ações arquivísticas, na preservação do patrimônio histórico.

Blog do APERS: Como a experiência em trabalhar com o sistema AAP colabora para que vocês pensem o acesso a informações e documentos no desenvolvimento de novos sistemas?

Diones: A experiência em trabalhar no AAP e em temas de arquivos, certamente trouxe muito mais informações sobre a forma de documentação, sobre a organização dos acervos nos arquivos, sobre história e genealogia.

Viviane: Com os resultados obtidos no uso do sistema AAP introjeta-se a importância de gerenciar e administrar documentos, aplicando os conceitos e teorias utilizados pela Arquivologia. Esses conceitos permitem às empresas públicas ou privadas maior controle sobre as informações que produzem e custodiam, bem como otimizar a logística dos espaços para a guarda dos documentos, permitindo desta forma, prestarem serviços com mais eficiência e rapidez, atendendo adequadamente aos cidadãos.

Blog do APERS: Hoje em dia é bastante comum acessar serviços por aplicativos. Disponibilizar o acesso ao sistema AAP pelo aplicativo RS Móvel foi uma iniciativa de vocês, como surgiu a ideia?

Diones: A ideia surgiu devido a um trabalho que estava fazendo na disciplina da Pós-Graduação que estava cursando na época, na qual pude ter contato com o desenvolvimento de tecnologia móvel. Como o AAP não possuía tal recurso, decidimos criar essa ferramenta e adicionarmos ela ao RS Móvel, e ao mesmo tempo, permitir uma melhor experiência dos usuários do APERS durante suas pesquisas e atendimento com o uso dessa inovação tecnológica.

Viviane: O Diones teve uma disciplina sobre tecnologia móvel no curso de pós-graduação que cursou em 2015/2016, daí surgiu a oportunidade de aplicar este conhecimento no desenvolvimento da plataforma da Pesquisa de Documentos também para o RS Móvel.

Blog do APERS: Sabemos que muitos programas de gerenciamento de documentos e informações são desenvolvidos por profissionais da área de tecnologia da informação sem o auxílio de arquivistas ou conhecimento da teoria arquivística. A partir da parceria entre profissionais da PROCERGS e do APERS, quais dicas vocês podem dar aos profissionais da tecnologia da informação ao desenvolverem sistemas com essa finalidade?

Diones: A área de arquivística é uma área muito rica e o desenvolvimento de soluções para a mesma e requer muito suporte, informações e ajuda de profissionais dessa área, a fim de entregarmos um sistema de suporte eficiente aos conceitos de arquivologia, tão importante para a manutenção da história da sociedade.

Viviane: No processo de informatização de toda atividade/negócio é essencial a parceria entre profissionais de informática e de quem detém o conhecimento, para a excelência no resultado final.

Sistema AAP: há 10 anos facilitando o gerenciamento do patrimônio documental do RS

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AAP logo

    No mês de agosto completamos 10 anos do primeiro atendimento documentado via Sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP! O Sistema AAP foi concebido a partir de uma parceria entre as equipes do Arquivo Público do RS e da Companhia de Processamento de Dados do RS – Procergs, para atender a necessidade de gerenciamento do patrimônio documental custodiado pelo Arquivo.

    Para tanto, as equipes iniciaram o trabalho de planejamento e implementação do sistema anos antes, uma vez que tanto o APERS precisava sistematizar seus procedimentos, quanto a equipe da Procergs tinha de compreender conceitos e necessidades específicas do campo da Arquivologia. Por não existir no mercado um sistema que atendessem às funcionalidades demandadas, o sistema AAP foi desenvolvido na sua totalidade tendo por base a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G). Para saber mais sobre as características técnicas do sistema clique aqui.

    Em 16 de maio de 2005 começaram a ser cadastrados no sistema os primeiros dados básicos dos itens documentais custodiados pelo APERS, com isso podemos localizar rapidamente os documentos para sua disponibilização aos usuários. Atualmente possuímos cadastrados no sistema dados de 620.315 itens documentais, sendo que temos os dados e a disponibilização das imagens de 30 mil documentos. Estes referem-se as Cartas de Liberdade do período da escravidão no RS, 1763 a 1888, que foram contempladas pelo projeto “Documentos da Escravidão no Rio Grande do Sul” (para saber mais clique aqui).

    No último dia 16 completou 10 anos do primeiro atendimento registrado via sistema AAP, isso significa maior controle e confiabilidade na disponibilização dos documentos custodiados pelo Arquivo Público do RS. O sistema possibilita identificar a localização dos documentos, os usuários e os atendimentos realizados e contribui significativamente para a preservação dos acervos, uma vez que reduz a quantidade de manuseio dos mesmos.

    A inserção dos dados dos itens documentais permanentes no sistema AAP requer um preparo anterior, que demanda recursos humanos, financeiros e tempo. Assim, nossas equipes trabalham continuamente para que os dados dos acervos custodiados pelo APERS sejam disponibilizados via sistema.

Acervo disponível para pesquisa

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   Está disponível para pesquisa o acervo produzido e recebido em decorrência das atividades do Gabinete do Governador no período de 1994 a 2014. Composto por atas, relatórios, correspondências recebidas pelo Governador, mensagem do Governador, plano plurianual, quadro de orçamento, folhetos de divulgação, manual de identidade visual, propostas de decretos, carta de concertação, termos de cooperação e compromisso e projetos técnicos.

    O fundo encontra-se organizado em dez séries e três subséries de acordo com o Plano de Classificação Documental (PCD), anexo à Instrução Normativa 02/14 da SARH. São as seguintes: desenvolver cenários a partir das linhas políticas propostas e existentes; definir diretrizes para elaboração de políticas públicas através do plano plurianual; desenvolver políticas para atrair recursos e fomentar novos investimentos; implantar e gerenciar programas e projetos; orientar, coordenar e elaborar o orçamento do Estado; acompanhar a execução financeira e operacional do Estado; emitir e analisar atos normativos e ordinatórios; fiscalizar a arrecadação e aplicação dos recursos orçamentários/financeiros; implementar e coordenar campanhas e eventos institucionais; elaborar, distribuir e acompanhar as informações referentes às ações governamentais. Para acessar a descrição do fundo e o resumo do conteúdo dos documentos, clique aqui.

    Se você tiver interesse em consultar estes documentos em nossa Sala de Pesquisa, envie um e-mail para saladepesquisa@smarh.rs.gov.br e solicite seu atendimento!

Distribuição de Caixas Pedagógicas e Catálogos Seletivos

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Relembramos que estamos em fase de distribuição das caixas pedagógicas do projeto AfricaNoArquivo e do catálogo seletivo Resistência em Arquivo: Memórias e Histórias da Ditadura no Brasil. Saiba mais:

CaixaPedagogicaCaixas pedagógicas AfricaNoArquivo: distribuídas às escolas públicas de Canoas, Gravataí, Porto Alegre, Viamão e para as 30 primeiras escolas de qualquer município, instituições de memória, associações e entidades da área (cultura negra) que declararem e justificarem o interesse em receber o material. Neste caso, a escola/ instituição/ entidade deverá enviar uma mensagem para nossa equipe através do e-mail acaoeducativa@sarh.rs.gov.br registrando o interesse e referenciando a atuação na área. Essas 30 caixas serão destinadas conforme a ordem de recebimento dos e-mails. Mais informações na Aba “Projetos Patrocinados”.

2015.01.21 Catalogo ResistenciaCatálogo Seletivo Resistência em Arquivo: Memórias e Histórias da Ditadura no Brasil: distribuição do catálogo para instituições voltadas para o ensino e a pesquisa sobre a história da ditadura no Brasil, como escolas de ensino médio da rede pública, universidades, arquivos, bibliotecas e organizações ligadas a essa temática. Acesse aqui a listagem de instituições contempladas. Para ler outras notícias sobre este catálogo, clique aqui.

Ambos os materiais, de distribuição gratuita, podem ser retirados na sede do Arquivo Público do RS (Rua Riachuelo, nº 1031 – Centro Histórico | Porto Alegre) por um representante da instituição devidamente identificado e mediante a assinatura de termo de compromisso, sendo doada uma caixa ou um catálogo por instituição.

Relatórios 2014 – DIPEP: Organização dos Acervos das Secretarias da Justiça

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O projeto de organização dos acervos das Secretarias da Justiça compreende o arranjo, a descrição e a difusão dos acervos das Secretarias do Interior e Exterior (1891 – 1947), do Interior e Justiça (1947 – 1975), e da Justiça (1975 – 1991) recolhidos ao Arquivo Público do RS anteriormente a Instrução Normativa nº 04/09, a qual estabelece os procedimentos para recolhimento de acervos arquivísticos no âmbito da administração direta do Poder Executivo Estadual.

Doc em processamento tecnico (2)

Documentos sendo higienizados antes do manuseio

Com isso, este projeto tem por objetivo o cumprimento do Decreto n° 47.020/10, que reorganiza o Sistema de Arquivos do Estado, o qual possui entre seus objetivos “assegurar a proteção da documentação arquivística do Poder Público Estadual”. Com vistas a alcançar este objetivo, serão executados os seguintes objetivos específicos: classificação, avaliação e ordenação do acervo, indexação do acervo permanente no sistema AAP, difusão do acervo permanente visando o estimulo a pesquisa.

O projeto teve início em abril de 2014 com a pesquisa sobre a evolução administrativa das Secretarias para a elaboração do quadro de arranjo de cada fundo que foi responsável pelas atribuições da “Justiça” do Poder Executivo, de acordo com a período abrangido pelos acervos recolhidos ao APERS (Código 08 do QA PE). Para tanto, foi realizado o mapeamento nos Diários Oficiais do Estado (DOE) do período abrangido pelas Secretarias com o intuito de localizar os atos normativos que estabelecem suas atribuições e estrutura organizacional. Porém, poucos registros foram encontrados, o que dificulta a definição do quadro de arranjo destes fundos, o qual encontra-se em fase de estudo.

Concomitante a esta pesquisa foi realizada a mudança de 2.498 caixas e maços de documentos do andar térreo do Prédio 2 para o 2º andar do Prédio 3. Também foram realocadas 1.236 caixas e maços do período de 1947 a 1960, que estavam dispersos no andar térreo do Prédio 2. Ressalta-se que a mudança exigiu o planejamento técnico e muito esforço físico da equipe, na época composta por uma historiadora, uma arquivista e um estagiário. A mudança ocorreu durante 4 dias e contou com a participação de 8 terceirizados lotados no setor de mudanças da SARH. No Prédio 2, os acervos foram divididos conforme o fundo e ordenados de acordo com o ano de identificação das caixas.

Doc em processamento tecnico (3)

Processo de classificação e avaliação

O acervo da Secretaria da Justiça, do período de 1975 – 1991, é o primeiro que está sendo trabalhado. Optou-se por este acervo, a partir da análise de seu volume documental e por ser o mais recente. Atualmente está em implementação as etapas de classificação e avaliação, contabilizando, aproximadamente 123 caixas, separadas em: guarda permanente, guarda intermediária, eliminação e interessantes. Os “interessantes” constituem-se de processos que foram classificados, mas que durante a leitura percebeu-se determinadas curiosidades e/ou características e por isso foram selecionados para apreciação da historiadora que compõe a equipe, a qual determinará o potencial histórico do documento e seu uso para a difusão do acervo.

Com a classificação e avaliação de parte deste acervo já é possível identificar as contribuições deste projeto para o desenvolvimento da gestão documental, uma vez que foram realizados diversos questionamentos quanto a classificação e a temporalidade de várias séries e subséries documentais. A partir das observações e discussões que estão surgindo com a aplicação dos instrumentos de gestão documental será possível apontar revisões e readequações necessárias para qualificação nos mesmos.

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