Arquivos & conceitos: Avaliação documental

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2014.09.24 Arquivos e conceitosEm se tratando de arquivos, todos os conceitos que temos trabalhado aqui estão interligados. Hoje ao versarmos sobre avaliação documental, vamos ter de relembrar os conceitos sobre os ‘valores dos documentos’ e as atividades executadas durante o processo de classificação documental.

Na avaliação se identifica valores e define os prazos de guarda ou eliminação da documentação, “é uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos” (BERNARDES, 1998, p. 13), uma vez que é responsável por controlar o volume informacional armazenado. Constitui-se em um processo complexo e delicado, pois requer abrangência de conhecimentos e o estabelecimento de critérios seguros para a atribuição de valores.

A equipe técnica responsável por discutir e atribuir os prazos de guarda chama-se Comissão de Avaliação de Documentos e deve ser multidisciplinar, formada por arquivistas e especialistas relacionados a área a que a documentação. Esta comissão deve ter profundo conhecimento da estrutura e do funcionamento da instituição que produziu e acumulou o acervo a ser avaliado.

A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é o instrumento que contém os prazos de guarda e antes de ser aplicada deve ser aprovada por autoridade competente. Este instrumentos define a destinação final dos documentos, entre de guarda permanente e eliminação. Mas claro, o processo de eliminação de documento é realizado de forma clara e documentado através da publicação de listagem e edital de eliminação onde se dá transparência aos conjuntos que serão descartados por tratarem-se de informações secundárias que são encontradas em outros documentos de maior valor informacional.

A avaliação está em consonância com a filosofia da gestão empresarial moderna, uma vez que entre seus principais benefícios figuram:

  • redução, ao essencial, da massa documental;
  • maior agilidade na recuperação da informação;
  • racionalização e economia de custos e espaço;
  • melhor aproveitamento dos recursos humanos;
  • garantia das condições de conservação da documentação de valor permanente.
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Arquivos & conceitos: Gestão de documentos

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2014.07.30 Arquivos e conceito - Gestão

A gestão de documentos reúne os procedimentos realizados junto aos documentos acumulados organicamente desde sua produção/ recepção até sua eliminação ou guarda permanente, tendo práticas arquivísticas contínuas aos documentos recolhidos.

Entre seus objetivos estão: assegurar a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos; garantir que a informação esteja disponível quando e onde for necessária a quem lhe é de direito; avaliar a documentação de acordo com seus valores, estabelecendo o seu destino em tabela de temporalidade; assegurar a eliminação dos documentos que não apresentem valor primário e secundário; e contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que sejam de guarda permanente (LOPES, 1997).

De maneira geral a gestão de documentos se desenvolve em três fases: produção, utilização/ conservação e destinação. Conceitualmente estas fases se definem como:

  • Produção: ocorre na concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos.
  • Utilização/ conservação: é a criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamentos, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos digitais e uso de automação nestes processos.
  • Destinação: consiste na identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente.

Desta forma, a gestão documental possibilita a rápida localização da informação desejada, evitando o acúmulo de documentos que não apresentam valores que justifiquem sua guarda. Dentre os procedimentos da gestão documental, a classificação e a avaliação são primordiais para o êxito e racionalização deste processo. Conceitos que trataremos mais adiante!

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