Explorando o SIARQ/RS: Instrução Normativa nº 04

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Explorando o SIARQRS

     Após as postagens sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD), a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e os procedimentos para realizar a eliminação de documentos, dispostos na Instrução Normativa nº 02/2014, hoje apresentamos outra normativa que instrui sobre a destinação dos documentos de valor permanente.

     Trata-se da Instrução Normativa nº 04, de 24 de setembro de 2009, que estabelece os procedimentos para o recolhimento de acervos arquivísticos ao Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS).

     A Instrução Normativa nº 04 está dividida em seis capítulos apresentando: definições de termos técnicos; responsabilidades do órgão ou entidade produtor dos documentos e do APERS; preparação dos documentos; encaminhamento ao APERS e quanto a órgãos ou entidades extintos.

     Em seu capítulo I, parágrafo único, a normativa estabelece que será entendido como recolhimento a entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formal estabelecida.

     Nesse sentido, Heloísa Bellotto, renomada estudiosa na área de arquivos, faz uma observação interessante acerca do enlace entre as características administrativas e permanentes dos documentos de arquivo: “[…] os arquivos administrativos guardam os documentos produzidos ou recebidos por cada uma das unidades governamentais durante o exercício de suas funções, e que vão sendo guardados orgânica e cumulativamente à medida que se cumprem as finalidades para as quais foram criados. Esses documentos são, na realidade, os mesmos que se valerão os historiadores, posteriormente, para colherem dados referentes ao passado, já no recinto dos arquivos permanentes”. (BELLOTTO 2004, p. 23).

    Desse modo, devem ser recolhidos ao APERS os documentos classificados, avaliados e com destinação recolhimento, conforme o PCD e a TTD para a Administração Direta do Estado do Rio Grande do Sul.

     Entre as responsabilidades do órgão ou entidade produtor, destaca-se a preparação do acervo, que engloba a higienização dos documentos, e o acondicionamento, que exige um modelo de caixa específico, criado especialmente para se adequar às estantes do APERS, além de garantir a preservação dos documentos.

     Quanto ao APERS, que ao receber os acervos torna-se seu custeador definitivo; cabe preservar os documentos (através do controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico, manuseio higienização e acondicionamento); descrever os documentos (conforme as Normas Nacionais de Descrição Arquivística); disponibilizar a documentação (obedecendo à legislação vigente) e desenvolver ações educativas e culturais.

     Além disso o APERS, através do núcleo de Gerenciamento de Acervos, realiza orientações ao órgão ou entidade, faz o acompanhamento das etapas e conferência dos acervos arquivísticos recolhidos.

     Por fim é importante ressaltar que através da utilização das normativas do SIARQ/RS e seus instrumentos arquivísticos, PCD e TTD, garante-se a efetivação da gestão documental na Administração Pública e, através do recolhimento, a guarda dos documentos de valor histórico e permanente.

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Arquivos & conceitos: Avaliação documental

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2014.09.24 Arquivos e conceitosEm se tratando de arquivos, todos os conceitos que temos trabalhado aqui estão interligados. Hoje ao versarmos sobre avaliação documental, vamos ter de relembrar os conceitos sobre os ‘valores dos documentos’ e as atividades executadas durante o processo de classificação documental.

Na avaliação se identifica valores e define os prazos de guarda ou eliminação da documentação, “é uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos” (BERNARDES, 1998, p. 13), uma vez que é responsável por controlar o volume informacional armazenado. Constitui-se em um processo complexo e delicado, pois requer abrangência de conhecimentos e o estabelecimento de critérios seguros para a atribuição de valores.

A equipe técnica responsável por discutir e atribuir os prazos de guarda chama-se Comissão de Avaliação de Documentos e deve ser multidisciplinar, formada por arquivistas e especialistas relacionados a área a que a documentação. Esta comissão deve ter profundo conhecimento da estrutura e do funcionamento da instituição que produziu e acumulou o acervo a ser avaliado.

A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é o instrumento que contém os prazos de guarda e antes de ser aplicada deve ser aprovada por autoridade competente. Este instrumentos define a destinação final dos documentos, entre de guarda permanente e eliminação. Mas claro, o processo de eliminação de documento é realizado de forma clara e documentado através da publicação de listagem e edital de eliminação onde se dá transparência aos conjuntos que serão descartados por tratarem-se de informações secundárias que são encontradas em outros documentos de maior valor informacional.

A avaliação está em consonância com a filosofia da gestão empresarial moderna, uma vez que entre seus principais benefícios figuram:

  • redução, ao essencial, da massa documental;
  • maior agilidade na recuperação da informação;
  • racionalização e economia de custos e espaço;
  • melhor aproveitamento dos recursos humanos;
  • garantia das condições de conservação da documentação de valor permanente.

Explorando o SIARQ/RS: Eliminação de Documentos

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     Nas postagens anteriores foram explicados o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), instrumentos arquivísticos integrantes da Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014. A utilização destes instrumentos possibilita a realização de outra atividade fundamental para a gestão documental: a eliminação de documentos. Assim, na postagem de hoje, falaremos sobre os procedimentos, previstos no capítulo 3 da referida normativa, para realizar a eliminação de documentos.

     Concluídas a classificação e a avaliação documental, teremos os documentos que já cumpriram os seus prazos de guarda e podem ser eliminados. A partir disso pode-se dizer que existem quatro etapas para realizar a eliminação. Para ilustrar as atividades foi criado um exemplo fictício de eliminação que apresentamos no decorrer destas etapas.

     A primeira etapa consiste em registrar o que será eliminado, preenchendo a listagem no formulário “Listagem e Termo de Eliminação de Documentos”, Anexo III da IN 02. No cabeçalho do formulário devem ser completados os campos que servem para identificar o órgão, o ano corrente e, também, para numerar a folha. A seguir, na Listagem, consta uma tabela onde devem ser inseridas as informações sobre os documentos passíveis de eliminação. Os campos “Função”, “Subfunção”, “Série/Subsérie” e “Etapa do desenvolvimento da atividade” são os mesmos existentes na TTD, assim devem ser preenchidos com os dados resultantes da classificação e avaliação dos documentos elimináveis.

     O campo “Quantidade (em metros lineares)” serve para inserir a mensuração de cada “Série/Subsérie” ou “Etapa do desenvolvimento da atividade” dos documentos que serão eliminados (Para saber como mensurar em metros lineares clique aqui.). Em “Datas-limite” identifica-se o período ou o ano a que correspondem a documentação de acordo com “Série/Subsérie” ou “Etapa do desenvolvimento da atividade”, ressalta-se que esse dado deve ser coerente com o prazo de guarda previsto para a documentação. O campo “Dados complementares” serve para inserir observações ou informações pertinentes aos documentos. Confira o exemplo abaixo:2014.09.03 1 Listagem eliminacao

     Já a segunda etapa consiste em publicizar que o órgão está realizando a eliminação de documentos e isso ocorre com a publicação do “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos”, Anexo IV da IN 02, no Diário Oficial do Estado (DOE). É importante ressaltar que cada órgão deve providenciar a sua publicação.

     O texto do edital também deve ser preenchido com as informações sobre: a secretaria e órgão responsável; a(s) série(s) que constam na listagem de eliminação; e o órgão onde o interessado pode se dirigir em casos de interesse pela documentação. Ao final deve-se completar com a data atual, assim como constar o nome, e o cargo do responsável e o órgão ao qual pertencem os documentos. Após a divulgação no DOE, aguarda-se 45 dias para que a comunidade possa manifestar o seu interesse nos documentos a serem eliminados. Abaixo exemplificamos o texto do edital preenchido e ilustramos a sua publicação no DOE.

2014.09.03 3 Edital preenchido     2014.09.03 2 Edital publicacao DOE

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     Passados os 45 dias, pode-se realizar a terceira etapa que é a eliminação efetiva dos documentos. Hoje a maioria dos órgãos ou fazem a doação do papel para instituições ou vendem para empresas de reciclagem, pois os documentos precisam ser fragmentados.

     Para registrar esta etapa é necessário completar as informações na parte final do formulário “Listagem e Termo de Eliminação de Documentos”. Neste termo deve-se preencher a data em que saiu a publicação do edital no DOE, identifica-se e assinam o responsável pelo órgão setorial, o servidor que realizou os procedimentos de eliminação e o servidor que acompanhou a fragmentação dos documentos, além de indicarem as respectivas datas. Veja o exemplo abaixo:2014.09.03 3 Termo eliminacao

     Para finalizar, como quarta etapa, os órgãos devem encaminhar ao Arquivo Público do RS (APERS) uma via do “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” e uma via da “Listagem e Termo de Eliminação de Documentos”, conforme previsto na IN 02.

   Efetuadas todas as atividades descritas, o procedimento de eliminação de documentos está completo, de forma sistemática e transparente e, claro, de acordo com a legislação vigente. Assim ficou fácil, não é mesmo? Em casos de dúvidas o APERS está à disposição para ajudar os órgãos, o contato pode ser feito através do e-mail do SIARQ/RS: siarq-apers@sarh.rs.gov.br . Até a próxima postagem!

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Explorando o SIARQ/RS: Utilizando a TTD

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      No Explorando o SIARQ/RS anterior, nossa postagem trouxe conceitos e explicações sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) para a Administração Direta do Estado. Hoje, a proposta é apresentar alguns exemplos práticos de como aplicá-la.

     Nesse sentido, visando a dar continuidade à dinâmica sugerida, aproveitaremos os exemplos utilizados na postagem relacionada ao Plano de Classificação de Documentos (PCD), clique aqui para acessá-la.

     Na ocasião listamos exemplos de documentos, explicamos e completamos com a Classificação (Série ou Subsérie) para cada um deles. Agora utilizando a TTD, vamos identificar os campos “Etapa de desenvolvimento da atividade”, “Prazo de guarda” e “Destinação” para os mesmos exemplos. Confira abaixo:

Documento (Descrição) Classificação    Entendimento / Identificação da temporalidade na TTD
Balancete Mensal: balanço realizado mensalmente com dados de materiais do almoxarifado. 2.7.2 Distribuir material permanente e de consumo Para a Série 2.7.2 temos 3 etapas de desenvolvimento da atividade: “Recebimento de material”, “Controle de estoque do material de consumo e permanente” e “Distribuição”. Assim pela descrição do documento é possível entender que se trata da etapa “Controle de estoque do material de consumo e permanente”. Identificada a etapa, já temos as informações de “Prazo de guarda” e de “Destinação” para o documento.
O prazo de guarda é condicionado, ou seja, a contagem do tempo dependerá da data de término do contrato com a empresa fornecedora, pois só a partir da data inicia-se a contar os “2 anos”. E a destinação para o documento é “Eliminação“, ou seja, será descartado.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Controle de estoque do material de consumo e permanente.
Prazo de guarda: 02 anos após vigência do contrato.
Destinação: Eliminação.
Diário de bordo: serve como um controle de abastecimento e de viagem dos veículos, para uso dos motoristas. 2.6.3 Gerir meios de transporte do Estado A partir da Série 2.6.3 parte-se para a identificação da Etapa do desenvolvimento da atividade, como se trata de controle de abastecimento, dentre as opções, identificamos que é “Abastecimento”.
A seguir, verifica-se o prazo de guarda do documento: “02 anos” a contar do seu arquivamento. Neste exemplo é possível verificar a importância de identificar a Etapa correta, pois uma Série ou Subsérie pode ter etapas com prazos de guarda e destinação diferentes.Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: Eliminação.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Abastecimento.
Prazo de guarda: 02 anos.
Destinação: Eliminação.
Processo Administrativo que solicita suplementação de verba. 1.2.2 Executar as ações orçamentárias A Série 1.2.2 possui 3 etapas do desenvolvimento da atividade. Como o processo é sobre pedido de mais verba, entendemos que o documento se refere à etapaObtenção de créditos adicionais”.
Verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “Enquanto vigente”. Significa que o documento deve permanecer arquivado enquanto a atividade está em execução e o mesmo for necessário ao órgão, não sendo possível especificar o tempo exato.
Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”, ou seja, deve ser guardado permanentemente, devendo ser encaminhado para o Arquivo Público do Estado do RS (conforme IN nº 04).
Etapa do desenvolvimento da atividade: Obtenção de créditos adicionais.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Recolhimento.
Processo administrativo solicitando revisão de aposentadoria. 2.5.7.4 Conceder a inatividade O processo, classificado na Subsérie 2.5.7.4, abrange a etapa do desenvolvimento da atividadeRevisão”, pois quer revisar uma aposentadoria já concedida.
Verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “30 anos após a aposentadoria”. Ou seja, prazo condicionado, necessário saber a data de aposentadoria do servidor para iniciar a contagem de 30 anos.
Identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Eliminação”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Revisão.
Prazo de guarda: 30 anos após a aposentadoria.
Destinação: Eliminação.
Prontuário do apenado: dossiê com informações do apenado e suas movimentações, desde sua entrada no sistema penitenciário. 3.3.1 Cumprir a execução penal A Série 3.3.1 possui 3 etapas de desenvolvimento da atividade; pela descrição do documento pertence à etapa “Acompanhamento da execução penal”.
Seu prazo de guarda, neste caso é “Enquanto vigente”. Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Acompanhamento da execução penal.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Recolhimento.
Registro de ocorrência policial. 3.2.1 Registrar e apurar as infrações penais e civis Para a Série 3.2.1 são descritas 10 etapas de desenvolvimento da atividade. Dentre elas, identificamos como a etapa deste documento: “Registro de ocorrência”. Seu prazo de guarda é de 05 anos. Por fim, identifica-se sua destinação: “Eliminação”.
Ressalta-se que a Série 3.2.1 possui uma Observação muito importante, que interfere diretamente na Destinação de 2 das etapas: “Registro de ocorrência” e “Instaurar diligências de investigação policial nos crimes contra a pessoa”. Os documentos produzidos de 1964 a 1985, classificados nestas etapas, possuem destinação: “Recolhimento”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Registro de ocorrência.
Prazo de guarda: 05 anos.
Destinação: Eliminação ou, se produzidos de 1964 a 1985, Recolhimento.
Relatório geral anual (dos órgãos do Estado). 1.2.3 Acompanhar a execução financeira e operacional do Estado Dentre as etapas de desenvolvimento existentes para a Série 1.2.3, podemos verificar que o documento pertence à etapa “Elaboração de relatórios consolidados”. A seguir, verifica-se o prazo de guarda do documento, neste caso: “Enquanto vigente”.
Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Recolhimento”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: Elaboração de relatórios consolidados.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Recolhimento.
Termo de responsabilidade por número de bem patrimonial: listagem emitida por sistema com a relação de bens móveis sob responsabilidade de determinado setor. 2.6.4 Gerir o patrimônio mobiliário A Série 2.6.4 possui 3 etapas de desenvolvimento da atividade, no caso este documento pertence à etapa “Registro e acompanhamento”.
Quanto ao prazo de guarda do documento: “05 anos após o julgamento de contas pelo Tribunal de Contas do Estado (TCE)”. Ou seja, prazo condicionado, é necessário saber se o TCE já julgou as contas do órgão em questão e quando, para iniciar a contagem de 5 anos.
Por fim, identifica-se a destinação que terá o documento após seu prazo de guarda: “Eliminação”.
Etapa do desenvolvimento da atividade: 05 anos após o julgamento de contas pelo TCE.
Prazo de guarda: Enquanto vigente.
Destinação: Eliminação.

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   Então, conseguiram compreender o uso da TTD para avaliar os exemplos de documentos expostos? Ressaltamos que, para qualquer documento, o exercício para classificar e avaliar segue o mesmo raciocínio! Na próxima postagem falaremos sobre os procedimentos para realizar a eliminação de documentos. Até breve!

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Arquivos & conceitos: Gestão de documentos

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2014.07.30 Arquivos e conceito - Gestão

A gestão de documentos reúne os procedimentos realizados junto aos documentos acumulados organicamente desde sua produção/ recepção até sua eliminação ou guarda permanente, tendo práticas arquivísticas contínuas aos documentos recolhidos.

Entre seus objetivos estão: assegurar a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos; garantir que a informação esteja disponível quando e onde for necessária a quem lhe é de direito; avaliar a documentação de acordo com seus valores, estabelecendo o seu destino em tabela de temporalidade; assegurar a eliminação dos documentos que não apresentem valor primário e secundário; e contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que sejam de guarda permanente (LOPES, 1997).

De maneira geral a gestão de documentos se desenvolve em três fases: produção, utilização/ conservação e destinação. Conceitualmente estas fases se definem como:

  • Produção: ocorre na concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos.
  • Utilização/ conservação: é a criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamentos, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos digitais e uso de automação nestes processos.
  • Destinação: consiste na identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente.

Desta forma, a gestão documental possibilita a rápida localização da informação desejada, evitando o acúmulo de documentos que não apresentam valores que justifiquem sua guarda. Dentre os procedimentos da gestão documental, a classificação e a avaliação são primordiais para o êxito e racionalização deste processo. Conceitos que trataremos mais adiante!

Explorando o SIARQ/RS: Tabela de Temporalidade de Documentos

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Ao iniciar mais um “Explorando o SIARQ/RS”, queremos ressaltar que houve alteração da legislação sobre a gestão documental para a Administração Pública Direta do RS, sendo atualmente a Instrução Normativa nº 02, de 22 de maio de 2014, que dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).

Assim, dando continuidade à proposta de disseminar as informações, normativas do SIARQ/RS e suas aplicações, neste mês abordaremos sobre a TTD para a Administração Direta, anexo II da IN 02/2014.

A TTD é um instrumento técnico de gestão documental que está inserido nas atividades de avaliação de documentos. Podemos conceituar avaliação documental como o processo de análise de documentos tendo em vista à fixação dos prazos de guarda, visando estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos. Desse modo, a TTD é um instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos, aprovado por autoridade competente.

A TTD para a Administração Direta é estruturada pelas Funções, Subfunções, Séries e Subséries do PCD, acrescida pelos campos: Etapas de desenvolvimento da atividade que é a sequência em que esta é desenvolvida e sua consequente produção documental; Prazo de guarda é o prazo definido, baseado em estimativas de uso, em que os documentos deverão ser mantidos na unidade; Destinação onde está determinado o seu encaminhamento para a eliminação, recolhimento ou recolhimento por amostragem; e Dados complementares compreende informações sobre os documentos e a fundamentação jurídica ou administrativa se houver.

Os órgãos da Administração Direta devem utilizar o PCD e aplicar a TTD para identificar e avaliar seus acervos. Os documentos avaliados em idade corrente e intermediária devem permanecer nas unidades produtoras até cumprirem o prazo definido pela TTD. Após esse tempo, de acordo com a destinação, os documentos ou serão eliminados ou recolhidos, neste caso os documentos com valor histórico ou permanente são encaminhados ao Arquivo Público do RS.

É válido ressaltar que a aplicação dos instrumentos PCD e TTD na Administração Pública são atividades fundamentais para que ocorra efetivamente a gestão documental, pois evita o acúmulo e depósito de documentos, promove o remanejamento dos espaços para Arquivos e, pricipalmente, facilita a localização das informações.

Para a próxima postagem vamos preparar o mesmo exercício feito com o PCD, vamos apresentar a aplicação da TTD, elucidando com exemplos.

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Arquivos & conceitos: o ciclo vital dos documentos e a teoria das três idades

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2014.06.25 Arquivos e conceitos - Ciclo vital

     Como já comentamos aqui, os Arquivos são organismos cheios de vida e informação! Os documentos que compõe os arquivos passam por fases, desde sua produção até seu destino final, que pode ser a eliminação ou guarda permanente. A sistematização deste ciclo compreende a teoria das três idades dos arquivos e é definido de acordo com a frequência que os consultamos e o tipo de utilização que fazemos deles.

     O ciclo de vida dos documentos é o elemento que forma o pano de fundo para as intervenções arquivísticas e divide os arquivos de acordo com as fases ativa, semiativa e inativa dos documentos denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e permanente ou de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade, respectivamente.

    A definição das idades ou etapas do ciclo de vida está intimamente ligada a identificação dos valores primário e secundário dos documentos, conceito que já trabalhamos anteriormente. Conceitualmente podemos definir as etapas do ciclo vital dos documentos como:

  • Corrente ou 1ª idade: composto pelos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico. Precisam ficar próximo ao seu produtor/ acumulador, possuem valor primário.
  • Intermediário ou 2ª idade: constituído por documentos consultados ocasionalmente e originários dos arquivos correntes. Nesta etapa os documentos aguardam o término do seu prazo precaucional para eliminação ou encaminhamento ao arquivo permanente, ainda possuem valor primário.
  • Permanente ou 3ª idade: formado por documentos de valor secundário, que devem ser guardados permanentemente, ou seja, não podem ser eliminados/ descartados de forma alguma em decorrência de seu valor probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade.

     O Arquivo Público do RS é um arquivo permanente, responsável pela guarda de documentos públicos originários de diversos órgão do Estado do RS e hoje recolhe ao seu acervo apenas documentos dos órgãos da administração direta do Poder Executivo. E, através das normativas do Sistema de Arquivos do Estado do RS (SIARQ/RS), o APERS assessora os órgãos na gestão dos arquivos correntes e intermediários até o processo de descarte ou recolhimento dos acervos permanentes.

     A mudança de fases dos documentos no seu ciclo de vida deriva de procedimentos adotados por outro fundamento da arquivística, o qual denominamos “gestão documental”, conceito que trataremos no próximo post!

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