APERS realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental

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    Nas manhãs de 27 a 31 de março, o Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS) realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental, em parceria com a Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), Escola de Governo, e Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG/SMARH).

    O curso, destinado a servidores do Poder Executivo do Estado, teve grande procura, totalizando 75 inscritos. Todas as 30 vagas disponibilizadas foram preenchidas e, conforme disposto no edital, 15 delas foram destinadas para servidores da SMARH, e os outros órgãos com participantes contemplados foram: AGERGS, DAER, DETRAN, FDRH, IGP, IRGA, SDSTJDH, SEMA e Secretaria dos Transportes.

    As aulas foram ministradas pelos arquivistas Jonas Ferrigolo Melo e Silvia de Freitas Soares. No primeiro dia, o encontro foi realizado no Arquivo Público, local no qual foram enfatizadas questões ligadas à memória, à história e a importância do patrimônio. Os servidores, também puderam manusear documentos permanentes e realizaram uma visita guiada ao conjunto arquitetônico do APERS.

    Os encontros seguintes foram realizados na FDRH e abrangeram essencialmente gestão documental. Durante as aulas foram intercaladas teorias arquivísticas, exemplos do dia a dia do serviço público e várias dinâmicas. Os servidores puderam expor sua interação com documentos, arquivos e a realidade de seus órgãos; compreender conceitos arquivísticos; tomar conhecimento da legislação e a importância da informação, de conhecer as funções e atividades de seu órgão.

    Teve destaque também o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS) e as normativas estaduais, onde os servidores foram instruídos sobre o Plano de Classificação de Documentos, a Tabela de Temporalidade de Documentos, os procedimentos para realizar classificação, avaliação, eliminação e recolhimento de documentos. Para praticar os ensinamentos, na última aula os servidores participaram de um exercício, onde tiveram que analisar documentos para classificá-los e avaliá-los e preencher os registros para eliminação de documentos.

    Com o conhecimento adquirido e a troca de experiências, os servidores estão melhores capacitados para realizar e difundir a gestão documental em seus locais de trabalho com colegas e gestores. E, mais do que conceitos, leis e atividades operacionais, os servidores discutiram e concluíram o quão importante é a gestão para o serviço público, não só a gestão documental, mas a gestão na sua totalidade, necessidade básica para desenvolvimento de uma organização.

Confira outras fotos do Curso de Gestão Documental, clicando aqui.

Atividades SIARQ/RS – Setembro 2015

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Durante o mês de setembro servidores do APERS participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Nas quartas-feiras (02, 09, 16, 23 e 30/09), reuniu-se, na Sala de Gestão da SMARH, o Comitê PROA para tratar de assuntos referentes a implantação do Sistema de Processos Eletrônicos. Nos encontros deste mês foram alinhados alguns tópicos referentes as datas do cronograma de implantação, sobre o treinamento e revisão do Decreto que regulamenta o Sistema de Prontuários Eletrônicos.
  • 2015.09.03 FPE Foto de Sergio GarciaNo dia 03/09, a diretora do Arquivo Público, Débora Flores e o Chefe de Divisão de Pesquisa e Projetos, Jonas Ferrigolo Melo, reuniram-se nas dependências da Fundação de Proteção Especial (FPE), com o Presidente da Fundação, José Luis Barbosa e com a Chefe do Núcleo de Relações Institucionais, Andréa Palliano para tratar de assuntos referentes ao processo de organização dos arquivos da Fundação. O projeto tem como objetivo organizar os dossiês dos acolhidos, além de implementar a a gestão documental nos arquivos administrativos e de pessoal.
  • Dias 08, 22/09: arquivistas do APERS prestaram assessoria técnica na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), dirimindo dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos; além de auxiliar nas definições de continuidade do trabalho. Participantes: Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS), Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung, Rômulo Merida Campos (SEPLAN).
  • Dias 10, 17 e 24/09: o Grupo de Trabalho Prontuário Eletrônico, reuniu-se para dar continuidade ao projeto que objetiva a implantação de prontuário eletrônico no Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador (DMEST). O assunto dos encontros foi verificar os requisitos do E-Arq Brasil frente ao Sistema RHE. O grupo é composto por Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo (APERS); Fabio Nobre Zimmer, Carmen Renina Mendonca Colman, Jose Goncalves de Araujo, Kleber da Silva Rocha, Sidemia Kleber e Antonio Henrique Abrahao Ribeiro (DMEST).
  • No dia 10/09, a diretora do Arquivo Público, Débora Flores, visitou o Setor do Protocolo na Secretaria da Fazenda (SEFAZ), com o objetivo de conhecer seu fluxo de trabalho e analisar os novos procedimentos com a implantação do Sistema de Processo Eletrônico PROA. Esta mesma análise foi realizada na Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH) com os servidores Débora Flores, Flávia Rodrigues Donini Cezar, Fábio Pinheiro dos Santos, Elizete Pereira Antunes e Desirre Machado Pacheco.
  • No dia 15/09: a PROCERGS foi palco para a reunião de alinhamento de questões que serão abordadas em workshop para patrocinadores e administradores do Sistema de Processo Eletrônico PROA. Participaram deste encontro Débora Flores e Jonas Ferrigolo (APERS); Cynthia Aurora Moura Anzanello, Everton Hagen e Julio Carlos Olijnyk (PROCERGS).
  • Dia 16/09: arquivistas do APERS se reuniram com servidores do Departamento de Administração do Patrimônio do Estado (DEAPE/SMARH) para assessorar quanto à gestão documental e recolhimento de dossiês de imóveis baixados. Participantes: Aerta Grazzioli Moscon, Jonas Ferrigolo Melo, Silvia de Freitas Soares, Viviane Portella de Portella (APERS), Isabel Oliveira Perna Almeida, Maiquel Fernando de Souza Povoa, Marcilei Dondoni, Ricardo Menezes (DEAPE).
  • Dia 17/09: Dando continuidade na assessoria do SIARQ para a gestão documental da Fundação de Proteção Especial (FPE), os servidores do APERS visitaram os acervos da Fundação, objetivando conhecer os espaços e a documentação. Esta visita incluiu também conhecer o acervo da Fundação de Atendimento Sócio-Educativo (FASE), sucessora dos documentos da extinta Fundação do Bem-Estar do Menor (FEBEM). Particpantes: Jonas Ferrigolo Melo, Renata de Vasconcellos e Giglioli Rodrigues (APERS), Andréa Palliano e Rossana Ramos (FPE).
  • 2015.09.18 Avaliação BibliotecaNo dia 18/09, servidoras do APERS estiveram no Centro Administrativo Fernando Ferrari (CAFF), realizando avaliação dos documentos da extinta Biblioteca da Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos. Participaram desta atividade as arquivistas Iara Gomide e Marta Helena Araújo e a agente administrativa Ana Karina U. Moreira.
  • Dia 24/09: as arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria técnica no Departamento de Coordenação dos Hospitais Estaduais (DCHE/SES), com orientações sobre avaliação e eliminação de documentos, verificando em especial uma tipologia que está acondicionada no Hospital Colônia Itapuã (HCI). Participantes: Yara Vargas (DCHE/SES), Maria Cristina Fernandes, Marta de Araújo, Silvia Soares (APERS)
  • Dia 25/09: os servidores do APERS, Jonas Melo, Clarissa Sommer e Nôva Brando, estiveram no Departamento de Trânsito do Estado do Rio Grande do Sul (DETRAN) para analisar algumas tipologias documentais (Habilitação de Condutores e Registro de veículos) visando orientar quanto aos procedimentos de armazenamento, digitalização e eliminação destes documentos.
  • 2015.09.25 FASE fotoDia 25/09: arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria técnica na Fundação de Atendimento Sócio-Educativo (FASE) para tratar da gestão documental da Fundação, bem como do recolhimento de prontuários da antiga FEBEM ao APERS. Participantes: Jonas Melo, Renata Vasconcellos, Viviane Portella (APERS), Eliane Mombach, Artur Prati, Idalisa Klug, Bruno Selinger (FASE).
  • Dia 29/09: o Comitê Consultivo do SIARQ/RS esteve reunido no Arquivo Público para avaliar as alterações propostas ao Decreto nº 47.022/2010. A redação da minuta foi finalizada e será encaminhada ao Secretário da SMARH para proceder com a publicação. Participantes: Everton Hagen (PROCERGS), Priscila Garcia Nunes (Polícia Civil), Luis Otávio de Castro Silveira (SEFAZ), Natalia de Azevedo Morsch (PGE), Luiz Carlos Martins Larratéa (TCE), Débora Flores, Nôva Marques Brando, Viviane Portella de Portella, Silvia de Freitas Soares, Renata Pacheco de Vasconcellos, Maria Cristina Fernandes, Clarissa Sommer Alves e Jonas Ferrigolo Melo (APERS).

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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