Atividades SIARQ/RS – Agosto 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de agosto os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 09: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Pagamento de Pessoal Secretaria da Fazenda, prestando assessoria em gestão documental, sobre guarda, prazos e destinação de documentos. Estiveram reunidos Maurício Almeida da Silveira e Carmen Karina Garcia Paiva (SEFAZ); Iara Gomide, Marta Araújo e Cléo Belicio Lopes (APERS).

Dias 09, 16 e 23: os arquivistas Jonas Melo e Maria Cristina Kneipp Fernandes (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC. Nas reuniões de 09 e 16 foram abordadas questões relativas aos Sistemas SPI e PROA.

Dias 10, 18, 25 e 31: os arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes, Renata Vasconcellos e Cléo Belicio Lopes estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Dias 10 e 24: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 15: arquivistas do APERS estiveram no Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER) participando de reunião, orientando quanto a definições de Assuntos para uso no Sistema PROA. Participantes: Aline Druzina, Mario Sérgio Alves, Yasmine Trindade, Livia Job, Bianka Maduell (DAER), Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).

Dia 16: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Maria Cristina Kneipp Fernandes, estiveram em reunião no Tribunal de Contas do Estado (TCE), com o objetivo de orientar Grupo de Trabalho formado por servidores do TCE que estão elaborando os instrumentos de gestão documental. Representando o TCE André Dietrich, Denise Wilhelms Ventura, José Luís Riegel de Brito, Fabiola Ferreira Oliveira, Giovana Villanova Maciel, Michael Abreu Ribeiro, Luiz Carlos Martins Larratéa.

Dia 22: arquivistas do APERS estiveram na Defensoria Pública do Estado (DPE) para retomarem as assessorias à implantação da gestão documental na DPE. Reuniram-se Ana Cristina Wachter (DPE), Marta Araújo e Cléo Belicio Lopes (APERS).

Dia 28: os arquivistas do APERS estiveram em reunião no Departamento Estadual de Trânsito do Rio Grande do Sul (DETRAN/RS) para tratarem sobre a definição de Assuntos para uso no Sistema PROA. Participantes: Elissa Schweitzer, Karina de Aguiar Barreda, Nina Paula Margarites Lima, Rosana Herminia Della Pace (DETRAN/RS), Jonas Ferrigolo Melo, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 31: a assessoria à Divisão de Pessoal e de Desenvolvimento de Recursos Humanos (DIPES/DEADM/SMARH), iniciada em 2013, teve efetivada sua primeira eliminação de documentos. Nesta data, foram desfragmentados 41,89 metros lineares de documentação, referente a documentos de controle de frequência e exames de seleção, cujo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado na página 07 do DOE de 26 de junho de 2017. O total do acervo em que está sendo feita a gestão documental é de aproximadamente 300 metros lineares e a equipe que atua na assessoria é composta pelos arquivistas Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos; e pelos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa.

 

    Em agosto, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, doze (12) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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Atividades SIARQ/RS – Julho 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de julho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 05, 12 e 18: os arquivistas Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC.

Dias 06, 13, 20 e 27: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 06, 14 e 19: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Arquivo FEPAM

Arquivo FEPAM

Dias 13 e 17: arquivistas do APERS estiveram reunidos com servidores da Fundação Estadual de Proteção Ambiental Henrique Luis Roessler (FEPAM). Primeiro para conhecer o Arquivo Geral da Fundação, local onde estão arquivados os processos administrativos desde 1991. E, num segundo encontro, os servidores analisaram um modelo de termo de referência para contratação de serviços de gestão documental. Participantes: Carlos Eduardo Dorini, Julio Carlos Carvalho (FEPAM), Jonas Melo e Silvia Soares (APERS).

Dia 26: foi realizada a palestra “Gestão Documental: aplicações na administração pública” ministrada pelo arquivista Jonas Ferrigolo Melo e foram apresentados casos de boas práticas em gestão documental dos órgãos: DETRAN pelo arquivista Carlos Alberto Lucena; DAER pela bibliotecária Lívia Job e DIPRO/SMARH pela arquivista Samantha Signor. O evento ocorreu no Auditório do CAFF, promovido pelo Arquivo Público do RS, com apoio do Departamento de Planejamento Organizacional, e foi destinado aos servidores estaduais para promover o SIARQ/RS e a importância da gestão documental.

Dia 28: apresentação e aprovação do projeto de gestão documental da SEDUC e alinhamento sobre evento do dia 02/08. Participantes: Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo (APERS). Daniela Baum, Letícia Luiz, Vivian Tessari e o Secretário Ronald Krummenauer (SEDUC).

   Em julho, o Arquivo Público analisou onze (11) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

     E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, dezesseis (16) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”

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    No dia 26 de julho de 2017 acontecerá a palestra Gestão Documental: aplicações na Administração Pública, promovida pelo Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), com apoio Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG), órgãos da Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH).

    O evento será às 14h30min, no Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari e será ministrado por Jonas Ferrigolo Melo, Arquivista do Arquivo Público do Estado. O evento terá a participação de órgãos do Poder Executivo que apresentarão suas boas práticas em gestão documental: DETRAN, com apresentação do Arquivista Carlos Alberto Lucena; DAER, com apresentação da Bibliotecária Lívia Job; e da SMARH, com apresentação da Arquivista Samantha Signor.

   A palestra visa disseminar a importância da gestão documental, das normativas estaduais e do uso dos instrumentos de gestão do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), aliando a teoria com estratégias práticas de aplicação.

    A partir do conhecimento adquirido os servidores estarão melhores instrumentalizados para aplicar os procedimentos e operações técnicas que dizem respeito ao tratamento de documentos, desde sua produção, tramitação, uso, classificação e avaliação, visando sua eliminação ou guarda permanente, proporcionando agilidade com os trâmites administrativos, facilidade de localização de documentos, otimização de espaço físico e de recursos financeiros, além de fornecer subsídios para estratégias de responsabilidade socioambiental.

   Evento aberto a todos os servidores públicos interessados, com credenciamento na entrada, não sendo necessária inscrição prévia. O auditório permanecerá aberto enquanto houver espaço. Mais informações pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br e pelos telefones 3288-9114 ou 3288-1333.

Serviço:
O que: Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”
Quando: dia 26 de julho de 2017
Horário: 14:30 horas
Onde: Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari (Av. Borges de Medeiros, 1501, Porto Alegre – RS).

APERS realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental

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    Nas manhãs de 27 a 31 de março, o Arquivo Público do Rio Grande do Sul (APERS) realizou mais uma edição do Curso de Gestão Documental, em parceria com a Fundação para o Desenvolvimento de Recursos Humanos (FDRH), Escola de Governo, e Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG/SMARH).

    O curso, destinado a servidores do Poder Executivo do Estado, teve grande procura, totalizando 75 inscritos. Todas as 30 vagas disponibilizadas foram preenchidas e, conforme disposto no edital, 15 delas foram destinadas para servidores da SMARH, e os outros órgãos com participantes contemplados foram: AGERGS, DAER, DETRAN, FDRH, IGP, IRGA, SDSTJDH, SEMA e Secretaria dos Transportes.

    As aulas foram ministradas pelos arquivistas Jonas Ferrigolo Melo e Silvia de Freitas Soares. No primeiro dia, o encontro foi realizado no Arquivo Público, local no qual foram enfatizadas questões ligadas à memória, à história e a importância do patrimônio. Os servidores, também puderam manusear documentos permanentes e realizaram uma visita guiada ao conjunto arquitetônico do APERS.

    Os encontros seguintes foram realizados na FDRH e abrangeram essencialmente gestão documental. Durante as aulas foram intercaladas teorias arquivísticas, exemplos do dia a dia do serviço público e várias dinâmicas. Os servidores puderam expor sua interação com documentos, arquivos e a realidade de seus órgãos; compreender conceitos arquivísticos; tomar conhecimento da legislação e a importância da informação, de conhecer as funções e atividades de seu órgão.

    Teve destaque também o Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS) e as normativas estaduais, onde os servidores foram instruídos sobre o Plano de Classificação de Documentos, a Tabela de Temporalidade de Documentos, os procedimentos para realizar classificação, avaliação, eliminação e recolhimento de documentos. Para praticar os ensinamentos, na última aula os servidores participaram de um exercício, onde tiveram que analisar documentos para classificá-los e avaliá-los e preencher os registros para eliminação de documentos.

    Com o conhecimento adquirido e a troca de experiências, os servidores estão melhores capacitados para realizar e difundir a gestão documental em seus locais de trabalho com colegas e gestores. E, mais do que conceitos, leis e atividades operacionais, os servidores discutiram e concluíram o quão importante é a gestão para o serviço público, não só a gestão documental, mas a gestão na sua totalidade, necessidade básica para desenvolvimento de uma organização.

Confira outras fotos do Curso de Gestão Documental, clicando aqui.

Atividades SIARQ/RS – Setembro 2015

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Durante o mês de setembro servidores do APERS participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Nas quartas-feiras (02, 09, 16, 23 e 30/09), reuniu-se, na Sala de Gestão da SMARH, o Comitê PROA para tratar de assuntos referentes a implantação do Sistema de Processos Eletrônicos. Nos encontros deste mês foram alinhados alguns tópicos referentes as datas do cronograma de implantação, sobre o treinamento e revisão do Decreto que regulamenta o Sistema de Prontuários Eletrônicos.
  • 2015.09.03 FPE Foto de Sergio GarciaNo dia 03/09, a diretora do Arquivo Público, Débora Flores e o Chefe de Divisão de Pesquisa e Projetos, Jonas Ferrigolo Melo, reuniram-se nas dependências da Fundação de Proteção Especial (FPE), com o Presidente da Fundação, José Luis Barbosa e com a Chefe do Núcleo de Relações Institucionais, Andréa Palliano para tratar de assuntos referentes ao processo de organização dos arquivos da Fundação. O projeto tem como objetivo organizar os dossiês dos acolhidos, além de implementar a a gestão documental nos arquivos administrativos e de pessoal.
  • Dias 08, 22/09: arquivistas do APERS prestaram assessoria técnica na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), dirimindo dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos; além de auxiliar nas definições de continuidade do trabalho. Participantes: Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS), Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung, Rômulo Merida Campos (SEPLAN).
  • Dias 10, 17 e 24/09: o Grupo de Trabalho Prontuário Eletrônico, reuniu-se para dar continuidade ao projeto que objetiva a implantação de prontuário eletrônico no Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador (DMEST). O assunto dos encontros foi verificar os requisitos do E-Arq Brasil frente ao Sistema RHE. O grupo é composto por Débora Flores, Jonas Ferrigolo Melo (APERS); Fabio Nobre Zimmer, Carmen Renina Mendonca Colman, Jose Goncalves de Araujo, Kleber da Silva Rocha, Sidemia Kleber e Antonio Henrique Abrahao Ribeiro (DMEST).
  • No dia 10/09, a diretora do Arquivo Público, Débora Flores, visitou o Setor do Protocolo na Secretaria da Fazenda (SEFAZ), com o objetivo de conhecer seu fluxo de trabalho e analisar os novos procedimentos com a implantação do Sistema de Processo Eletrônico PROA. Esta mesma análise foi realizada na Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH) com os servidores Débora Flores, Flávia Rodrigues Donini Cezar, Fábio Pinheiro dos Santos, Elizete Pereira Antunes e Desirre Machado Pacheco.
  • No dia 15/09: a PROCERGS foi palco para a reunião de alinhamento de questões que serão abordadas em workshop para patrocinadores e administradores do Sistema de Processo Eletrônico PROA. Participaram deste encontro Débora Flores e Jonas Ferrigolo (APERS); Cynthia Aurora Moura Anzanello, Everton Hagen e Julio Carlos Olijnyk (PROCERGS).
  • Dia 16/09: arquivistas do APERS se reuniram com servidores do Departamento de Administração do Patrimônio do Estado (DEAPE/SMARH) para assessorar quanto à gestão documental e recolhimento de dossiês de imóveis baixados. Participantes: Aerta Grazzioli Moscon, Jonas Ferrigolo Melo, Silvia de Freitas Soares, Viviane Portella de Portella (APERS), Isabel Oliveira Perna Almeida, Maiquel Fernando de Souza Povoa, Marcilei Dondoni, Ricardo Menezes (DEAPE).
  • Dia 17/09: Dando continuidade na assessoria do SIARQ para a gestão documental da Fundação de Proteção Especial (FPE), os servidores do APERS visitaram os acervos da Fundação, objetivando conhecer os espaços e a documentação. Esta visita incluiu também conhecer o acervo da Fundação de Atendimento Sócio-Educativo (FASE), sucessora dos documentos da extinta Fundação do Bem-Estar do Menor (FEBEM). Particpantes: Jonas Ferrigolo Melo, Renata de Vasconcellos e Giglioli Rodrigues (APERS), Andréa Palliano e Rossana Ramos (FPE).
  • 2015.09.18 Avaliação BibliotecaNo dia 18/09, servidoras do APERS estiveram no Centro Administrativo Fernando Ferrari (CAFF), realizando avaliação dos documentos da extinta Biblioteca da Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos. Participaram desta atividade as arquivistas Iara Gomide e Marta Helena Araújo e a agente administrativa Ana Karina U. Moreira.
  • Dia 24/09: as arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria técnica no Departamento de Coordenação dos Hospitais Estaduais (DCHE/SES), com orientações sobre avaliação e eliminação de documentos, verificando em especial uma tipologia que está acondicionada no Hospital Colônia Itapuã (HCI). Participantes: Yara Vargas (DCHE/SES), Maria Cristina Fernandes, Marta de Araújo, Silvia Soares (APERS)
  • Dia 25/09: os servidores do APERS, Jonas Melo, Clarissa Sommer e Nôva Brando, estiveram no Departamento de Trânsito do Estado do Rio Grande do Sul (DETRAN) para analisar algumas tipologias documentais (Habilitação de Condutores e Registro de veículos) visando orientar quanto aos procedimentos de armazenamento, digitalização e eliminação destes documentos.
  • 2015.09.25 FASE fotoDia 25/09: arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria técnica na Fundação de Atendimento Sócio-Educativo (FASE) para tratar da gestão documental da Fundação, bem como do recolhimento de prontuários da antiga FEBEM ao APERS. Participantes: Jonas Melo, Renata Vasconcellos, Viviane Portella (APERS), Eliane Mombach, Artur Prati, Idalisa Klug, Bruno Selinger (FASE).
  • Dia 29/09: o Comitê Consultivo do SIARQ/RS esteve reunido no Arquivo Público para avaliar as alterações propostas ao Decreto nº 47.022/2010. A redação da minuta foi finalizada e será encaminhada ao Secretário da SMARH para proceder com a publicação. Participantes: Everton Hagen (PROCERGS), Priscila Garcia Nunes (Polícia Civil), Luis Otávio de Castro Silveira (SEFAZ), Natalia de Azevedo Morsch (PGE), Luiz Carlos Martins Larratéa (TCE), Débora Flores, Nôva Marques Brando, Viviane Portella de Portella, Silvia de Freitas Soares, Renata Pacheco de Vasconcellos, Maria Cristina Fernandes, Clarissa Sommer Alves e Jonas Ferrigolo Melo (APERS).

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

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