Encontro dos Arquivistas e Apresentação Musical

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Na última sexta-feira, dia 23 de novembro, tivemos o Encontro dos Arquivistas, com relatos sobre o VIII Congresso Nacional de Arquivologia de 2018, pelo arquivista Jonas Ferrigolo, e sobre as ações para criação do Conselho Profissional de Arquivologia, pela arquivista Clara Kurtz. Como encerramento das atividades da 1ª Semana do Arquivista e do Servidor Público – 1ª SAS, desfrutamos de uma apresentação musical do quarteto Camila Paes, Daniela Amaral, Carlos Dinarte e Mauro Amaral, evento aberto à participação dos profissionais da área.

 

1ª Semana do Arquivista e do Servidor Público – 1ª SAS

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    O Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul – APERS, no intuito de valorização e reconhecimento de seu quadro funcional na realização de pequenas ou grandes tarefas, que juntas se consolidam no funcionamento da Instituição, como no atendimento à comunidade em geral e no cumprimento das obrigações de arquivista e de servidor público, para o alcance do sucesso dos objetivos institucionais, abre as comemorações, em homenagem aos dias do Arquivista (20/10) e do Servidor Público (28/10), com a 1ª Semana do Arquivista e do Servidor Público – 1ª SAS.

   A 1ª edição da SAS foi planejada com diversas atividades, como oficinas e palestras, que envolvem seus colaboradores como participantes ou ministrantes dos eventos. A programação teve abertura dia 25 de outubro com fala da Diretora Aerta Grazzioli Moscon, seguido de um café da manhã preparado com muito esmero e carinho pela colega Nilza Teresinha de Mello Escalante, acompanhado de atração musical ao violino, e brincadeiras de confraternização entre os servidores, estagiários e terceirizados do APERS.

    No dia 26 de outubro pela manhã, teve o workshop Redação de E-mail Institucional ministrado pela colega Denise Nauderer Hogetop e, à tarde, foi realizada a Oficina de Fuxico, ensinada com muita maestria pela colega Renata Pacheco de Vasconcellos, ambos muito apreciados pelos participantes.

    Em 30 de outubro foi realizado o workshop Momento Beleza, com ensinamentos sobre limpeza de pele e maquiagem, ministrado pela instrutora Sandra Denis Kotowski Doring, da empresa Mary Kay, com o objetivo de fazer nossas meninas ficarem ainda mais bonitas. Imaginam como ficaram? Lindíssimas!

    Já no dia 09 de novembro, foi realizada a palestra Psicologia no Arquivo: Comunicação assertiva e relacionamento interpessoal no trabalho, com os formandos em Psicologia Márcia Vanessa Assis dos Reis e José Lucas Duarte.

    Hoje, dia 14 de novembro, acontece a Feira do Desapego, com exposição para doação, troca ou venda de objetos, roupas, acessórios e calçados que os servidores, estagiários e terceirizados queiram desapegar.

E para finalizar as comemorações da 1ª SAS, no dia 23 de novembro, teremos o Encontro dos Arquivistas, com relatos sobre o VIII Congresso Nacional de Arquivologia de 2018, pelo arquivista Jonas Ferrigolo, e sobre as ações para criação do Conselho Profissional de Arquivologia, pela arquivista Clara Kurtz, além de apresentação musical dos arquivistas Carlos Dinarte e Mauro Amaral, evento aberto à participação dos profissionais da área.

 

Abaixo, confira algumas fotos dos eventos.

20 de outubro: Dia do Arquivista!

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2014.10.20 dia arquivista

APERS Entrevista: Clara Marli Scherer Kurtz

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2013.10.30 APERS entrevista - Clara Marli Scherer KurtzClara Marli Scherer Kurtz, 62 anos, é graduada em Letras e em Arquivologia (UFSM), especialista em Aperfeiçoamento Técnico e Didático em Arquivologia (UFF) e mestre em Comunicação (UFRJ). Atualmente é aposentada e trabalha voluntariamente na área de arquivos, participando da Associação dos Amigos do APERS, da Associação dos Amigos do Arquivo Histórico de Santa Maria e do Comitê Setorial de Arquivos do Conselho Nacional de Políticas Culturais. Confira a entrevista que realizamos com Clara em homenagem ao Dia do Arquivista!

Blog do APERS: Clara, você poderia comentar um pouco sobre como decidiu cursar Arquivologia?

Clara: Em 1974, antes de concluir o curso de Letras, trabalhei como Secretária de Escola, no Manuel Ribas e tive contato com os arquivos. Em 1977, fiz o primeiro vestibular para o curso de Arquivologia da UFSM, buscando novas perspectivas de trabalho e, também, motivada pelo gosto pela organização e preservação dos documentos.

Blog do APERS: És arquivista desde 1979 e participou, acompanhou as mudanças dos perfis de atuação dos arquivistas e suas áreas de atuação. Como pensa que deve ser o perfil do arquivista hoje?

Clara: As mudanças no perfil do arquivista aparecem, cada dia, mais evidentes. No início do curso, trabalhávamos essencialmente com documento convencional, ou seja, em suporte papel. Os registros das informações eram feitos em fichários por assunto, data, nomes, etc, cujas fichas eram cruzadas para identificar o documento. Hoje, a tecnologia permite que o arquivista, a partir de sistemas informatizados de gestão de documentos, localize os documentos e informações de maneira rápida e eficiente. O arquivista precisa, além dos conhecimentos técnicos da área, estar aberto às inovações e ter consciência de que é um gestor de informações arquivísticas.

Blog do APERS: Enquanto professora universitária e mesmo agora aposentada você nunca deixou de desempenhar diversas atividades ligadas aos arquivistas, como a participação em entidade de classe, associações, colegiados… Como acredita que esta atuação interfere na constituição de uma Arquivística mais consistente e ativa, e na preservação do patrimônio documental?

Clara: Sempre falamos que a participação em entidades de classe é essencial para o fortalecimento da profissão. Estivemos presente nas discussões de criação de entidades – como, por exemplo, a AGBA, em 1980, entidade criada para agregar os bacharéis em arquivologia formados em Santa Maria e que teve vida curta, pois não tínhamos número suficiente de profissionais para mantê-la em funcionamento. Fomos partícipes da criação do Núcleo da AAB, no Rio Grande do Sul que, em 1999, se transformou em Associação dos Arquivistas do Rio Grande do Sul, que tem por objetivo promover a defesa dos interesses dos profissionais que atuam na área da arquivologia; incrementar estudos para melhorar o nível técnico e cultural dos profissionais de arquivo e colaborar com entidades arquivísticas para o desenvolvimento de políticas de arquivo e que, ao longo dos anos, vem representando seus associados. A união e a participação do grupo favorece ações equilibradas e representativas.

Blog do APERS: Enquanto arquivista, podes comentar alguma situação inusitada ou maior desafio vivenciado?

Clara: O maior desafio é realizar seu trabalho com eficiência e consciência do dever cumprido. O trabalho do arquivista é a melhor forma de divulgação e publicidade da profissão.

Blog do APERS: Nas horas vagas quais são tuas atividades preferidas de lazer?

Clara: Quando não estamos envolvidas com uma atividade voluntária, na área dos arquivos, uma boa leitura, uma conversa com amigos ou o cuidado dos animais são nosso passatempo preferido.

Blog do APERS: Em alusão ao Dia do Arquivista, 20 de outubro, você gostaria de deixar alguma mensagem à classe?

Clara: O profissional que deseja sucesso, precisa trabalhar a si mesmo com disciplina e persistência. Nunca se acomodar. A aprendizagem não deve acabar nunca. O que você é acaba sendo mais importante do que você tem. E isso ninguém tira de você.

20 de outubro: Dia do Arquivista!

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2013.10.23 DIA DO ARQUIVISTA

   No último domingo, dia 20, foi o Dia do Arquivista, em homenagem aos profissionais que se dedicam em viabilizar o acesso à informação e a preservação do patrimônio documental. Assim, o APERS saúda a todos os arquivistas, em especial aos vinculados aos órgãos do Estado do RS!

   Para celebrar a data publicaremos na próxima semana no “APERS Entrevista” entrevista com uma arquivista singular, que fez e faz parte da história da arquivística nacional. Convidamos a tod@s a “palpitar” nos comentários quem é esta arquivista! E ai, quem você pensa que é?

Mês do Arquivista: Daniele Rodrigues Xarão

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Daniele Rodrigues Xarão, 31 anos, natural de São Gabriel/RS, é formada no Curso de Arquivologia da UFRGS em 2009, integra o quadro de arquivistas do Estado desde 2010 e está lotada na Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações da SARH desde 2011. Confira o relato de Daniele sobre sua experiência profissional!

     Meu primeiro vestibular foi para Química de Alimentos, ainda bem que não passei! Com 21 anos fiz o técnico em contabilidade, gostei e comecei a trabalhar na área. Preferia mais a parte burocrática de organizar a documentação do que dos números, trabalhava com o registro de empresas na Junta Comercial, era uma série de documentos e eu percebia que as pessoas tinham dificuldade em organizá-la… Sempre gostei de organizar, ter tudo arrumado e então busquei informações sobre o curso de Arquivologia e me entusiasmei a cursá-lo.

     Sabia que a UFSM oferecia o curso e embora Santa Maria sendo mais próxima de minha cidade, optei pelo curso na UFRGS, em Porto Alegre, onde parte de minha família estava morando. Em 2006 fui aprovada no vestibular! Ao mesmo tempo em que ingressava na Universidade, fui nomeada em um concurso público e comecei a trabalhar no cargo de auxiliar administrativo em uma entidade autárquica de fiscalização.

   Nos primeiros semestres do Curso havia disciplinas de diferentes áreas, e me identificava com as que eram de Arquivologia. Na entidade onde trabalhava primeiro fui vinculada ao setor de correspondências e depois ao setor de pessoal, mas sempre que tinha que fazer algum trabalho acadêmico recorria ao arquivo. No quinto semestre precisava fazer o primeiro estágio aplicado, então pedi para ser transferida para o arquivo… Com certa persistência, consegui! Como gostaram do meu trabalho, por contribuir com novas ideias e nos projetos, acabei ficando por dois anos no arquivo! Participei do processo de digitalização de parte do acervo e elaborei um manual voltado às atividades do arquivo.

    Essa experiência foi boa, tive o trabalho reconhecido tanto na entidade onde trabalhava quanto no Curso de Arquivologia. Nesse momento pude aplicar a teoria, o conhecimento adquirido e desenvolver a parte prática… Depois ocorreu a terceirização do arquivo, apesar dos argumentos de que seria mais rentável investir na sua reforma e adaptação. Trabalhei no arquivo daquela instituição de 2008 a 2010, me formei em 2009 e no ano seguinte comecei a fazer concursos na área de arquivo, sempre passava, mas não nas vagas!

    Em 2010 surgiu o concurso do Estado, quase não fiz… Meu pai insistiu então me inscrevi! Em outubro do mesmo ano uma amiga avisou que tinham sido nomeados 32 arquivistas e que eu seria a próxima, pois duas pessoas não assumiriam, eu quase não acreditei, não esperava ser chamada no concurso… Fiquei na expectativa! Depois de alguns dias meu pai me ligou: “Parabéns, tu és a nova concursada nomeada!”. Eu não esperava!

     Assumi no Protocolo de uma Secretaria e no primeiro dia levaram-me para conhecer os depósitos onde ficavam os arquivos… No depósito localizado no térreo, encontrei algumas caixas com documentos recentes que estavam praticamente “enterradas” no lado de fora da sala, no gramado… Fiquei muito entusiasmada pelo desafio que tinha, era muito trabalho para fazer! Mas ao mesmo tempo havia muita demanda de trabalho e pouco recursos humanos no Protocolo o que dificultava conciliar com as atividades no arquivo.

     Então os meses foram passando e a cada dia o trabalho com a gestão documental ficava mais distante e eu mais triste. Foi então que conversando com colegas da área sobre a minha grande vontade de trabalhar em arquivo, alguns meses depois fui convidada por uma colega arquivista e pela Chefe da Divisão a fazer parte do Arquivo da SARH. Fiquei muito feliz com o convite, pois conhecia a estrutura do arquivo e do trabalho que os arquivistas vinham desenvolvendo no local. Em outubro de 2011 iniciei minhas atividades no arquivo da SARH, foi um dos dias mais felizes da minha vida! A chefia foi muito receptiva!

   Já havia um trabalho em desenvolvimento, então dei continuidade. O plano de classificação e a tabela de temporalidade de documentos já eram aplicados, havia um espaço estruturado para o arquivo… Prossegui com a implementação do SIARQ/RS, centralizamos o arquivo de processos administrativos da SARH… O interessante é o respaldo da chefia, ela está sempre pronta a colaborar e a dirimir dúvidas… Trabalho com dois estagiários, fazemos as buscas, a higienização dos documentos, classificamos e avaliamos os processos administrativos no SPI (Sistema de Protocolo Integrado). Temos a assessoria da equipe do SIARQ/RS do APERS… O trabalho é reconhecido!

    Sinto-me realizada enquanto arquivista! Formei-me há pouco tempo e estou trabalhando na área, aqui está sendo minha primeira experiência de trabalhar com instrumentos de gestão. Sei que tenho ainda um longo caminho a percorrer, tenho várias ideias e projetos para colocar em prática e tenho o principal para fazer isso tudo acontecer: o apoio da minha chefia e da equipe do APERS, isso é muito importante em nossa área… Estou feliz! Pretendo retomar meus estudos agora que estou mais tranquila no trabalho… No meu tempo livre gosto de ficar com os amigos, viajar para amenizar a saudade da família, ir a shows, passear na Redenção, andar de bicicleta no Gasômetro e tocar minha harmônica (gaita de boca).

Mês do Arquivista: Maria Cristina Kneipp Fernandes

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Maria Cristina Kneipp Fernandes, ou a “Kithy”, 44 anos, natural de Uruguaiana/RS, é formada no Curso de Arquivologia da UFSM em 1988 e integra o quadro de arquivistas do APERS desde 1992. Agora Maria Cristina, contará um pouco de sua experiência, confira!

     Na época que estava no 2° grau tinha vontade de cursar história, mas em 1984 teve a greve dos professores estaduais, como filha e irmã de professores me diziam: “quem sabe vê outro Curso…”. Então ao analisar o ementário dos Cursos da UFSM gostei de Arquivologia e me inscrevi no vestibular! A primeira aula foi com a professora Eneida (Eneida Isabel Schirmer Richter), de início eu não gostei porque ela ficava falando as características do profissional e eu não me enquadrava… Tinha que ser organizado, metódico, cuidadoso… Bah, quase levantei e fui embora, mas já estava lá… Fiquei!

     No primeiro semestre de 1988 teve o Congresso Brasileiro de Arquivologia, então o pessoal do Curso organizou um ônibus e fomos à Brasília. Lá uma das professoras nos apresentou para uma conceituada consultora de arquivos daquela cidade. No segundo semestre, na época do estágio de final de Curso, essa consultora estava iniciando um projeto de arquivo em uma fábrica de um grupo empresarial e nos convidou, eu e uma colega para fazer o estágio neste projeto. Moramos por três meses em Brasília! No retorno, essa colega considerou que tínhamos que fazer um curso de dicção e oratória antes da defesa do relatório de estágio! Procuramos um curso e ficamos uns quinze dias em Porto Alegre. Os promotores do curso eram a dona Sônia e seu João Brunet, hoje membros da diretoria da AAAP!

     Depois da defesa do relatório, uma consultoria de São Paulo abriu seleção, pois tinha fechado um contrato com uma empresa em Guaíba. Veio um ônibus da UFSM com os candidatos! Eu e outros colegas fomos selecionados, fiquei nesse trabalho por um ano e três meses, após fui trabalhar em outra consultoria em Porto Alegre! Fiquei por um ano e meio trabalhando em uma organização social voltada à indústria, fazia levantamento da produção documental na sede e nas unidades da região metropolitana.

     Neste período prestei o concurso para o Arquivo Público. Contei que havia passado e claro, fui demitida! Lembro que cheguei em casa e choraaaava! Passei os próximos seis meses trabalhando com um colega arquivista em sua consultoria em arquivos. Em janeiro de 1992, a arquivista Lenir Fernandes, então diretora do Arquivo, convidou-me e comecei a trabalhar aqui em Cargo em Comissão! Trabalhava de manhã na consultoria e a tarde atendia na sala de pesquisa do Arquivo. No início de abril fui nomeada! Nós não sabíamos muito bem quantos iam ser chamados, iam nomeando… Nada muito planejado.

    Entrei em exercício, o SIARQ/RS tinha sido criado… Então os arquivistas que já trabalhavam aqui criaram um formulário para fazer um diagnóstico da situação dos arquivos nas Secretarias para saber o volume, áreas destinadas, documentos… Era bem descritivo, para desenvolver a atividade fomos divididos em duplas. Isso foi bom porque conhecemos a estrutura do Estado. Algumas pessoas nos recebiam bem, outras não… Em cada lugar tínhamos que explicar o que era arquivista, o que íamos fazer… Apesar de ter sido encaminhado ofício antes, informando sobre o diagnóstico, nem todos tiveram conhecimento.

     Nessa época nem mesa de trabalho tínhamos, utilizávamos uma sala de reunião para debater com os colegas o andamento do trabalho… Ao concluirmos o levantamento, voltamos para o Arquivo e aí, o que fazer? Não havia muito planejamento… Houve relotações e alguns arquivistas foram para o interior… Pensou-se em elaborar uma tabela de temporalidade única, mas o levantamento não tinha informações suficientes, depois de um tempo abortamos essa ideia. De qualquer forma ele teve resultado porque os órgãos passaram a ter conhecimento de que no Arquivo Público havia arquivistas e nós conhecemos a estrutura do Estado.

    Observamos que a organização do acervo tinha falhas e concluímos que talvez fosse necessário “trabalhar” o Arquivo, precisávamos organizar a casa antes de vender trabalho externo. Fomos divididos em equipes de acordo com o perfil, como precisávamos de local de trabalho, passamos a ter salas dentro do acervo! Fazíamos o levantamento dos acervos para qualificar os instrumentos de pesquisa e atendíamos as Secretarias de acordo com a demanda, com a elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade individuais. Percebemos que não era porque tinha um Decreto instituindo o SIARQ/RS que ele iria ser implementado.

    Elaboramos um estudo administrativo da história das Secretarias que resultou em uma publicação interna nomeada “Os sete governos”, a qual originou o livro “Fontes para a história administrativa do Rio Grande do Sul” publicado em 2006. Foi um trabalho de bastante pesquisa, a ideia era que contribuísse para a elaboração de instrumentos futuros.

     O período da reforma dos prédios do Arquivo e a saída da Junta Comercial agitou um pouco o dia a dia… Tomamos posse do prédio III. Bah, isso foi uma qualidade para nosso trabalho! Porque era um problema de identidade, trabalhávamos no Arquivo Público, endereço Riachuelo “2° portão”, em referência ao portão da garagem!

    Outro fato foi delimitar o espaço entre o Arquivo e os usuários. Eles iam ao acervo, faziam buscas, pegavam o que queriam, atendiam aos usuários no lugar dos atendentes, tínhamos que pedir licença… Era tudo muito amador. Tinha-se o entendimento de que o Arquivo era um arquivo intermediário, um cartório em decorrência do fornecimento de certidões. Essa mudança de imagem é fruto do nosso trabalho enquanto arquivistas. Por isso o receio de retrocesso quando notamos algumas atitudes.

    Considero que a criação do Sistema AAP, em termos de conhecimento da teoria arquivística, foi um dos projetos que mais me exigiu. Esse projeto consistiu em uma tratativa da direção do Arquivo com a PROCERGS. Tínhamos reuniões quase semanais, precisávamos delimitar o que queríamos e eles entenderem isso. O sistema foi planejado, tem falhas, mas atende as nossas necessidades e permite melhorias. Senti muita satisfação em ver o resultado!

     Também criamos a tabela de temporalidade única. Um divisor de águas! Elaboramos um levantamento através das competências dos órgãos direcionado para as funções, constituindo-se em um trabalho bem consistente com a Comissão de Avaliação. Ao concluirmos, queríamos publicar por Decreto, mas a proposta não foi bem aceita e ficou um ano parado até ser publicado por Instrução Normativa pela SARH em 2008.

    Desde 2004 estou na chefia da DIPEP, aceitei o cargo porque julgo que tinha legitimidade e sou dedicada. Não tive preparação para ser gestora, minha formação acadêmica foi bastante tecnicista e enquanto servidora participei de algumas capacitações isoladas. Considero-me boa servidora pública, não boa gestora. Conheço o Arquivo, tenho minimamente uma noção do que é ser servidor público, do que é bom ou não para o Arquivo… Sou responsável, sei que tenho de cumprir as tarefas e trabalhar.

     Até 2004 a DIPEP era dividida por funções, tínhamos equipe de descrição, avaliação, preservação e quem trabalhava com avaliação também acompanhava o SIARQ/RS. Depois disto houve a divisão por atividades e todos atendiam as demandas do SIARQ/RS. Hoje não há tanta definição, por isso eu digo que não sou uma boa gestora… Tem momentos que todos nos concentramos nas mesmas atividades, estagnando outras… Não tem muito planejamento… Nesse sentido podemos dizer que as atividades de rotina do Arquivo muitas vezes não recebem incentivo, mas projetos eventuais sim, e de certa forma o Arquivo ganha!

     Por um tempo criou-se o mito que eu tinha de falar em público, mas isso é porque nunca me neguei, sou participativa, quando tem que ir a reuniões sempre vou… Isso fez com que ficasse mais conhecida, quando trabalhávamos nos grupos setoriais do SIARQ/RS o pessoal me via e já falava “Tu de novo!”, mas era numa boa! E quando dizem que tenho boa memória é porque participo, contextualizo as situações, retendo as informações…

     Sou satisfeita enquanto arquivista. Tenho mais satisfação de fazer, por isso digo que sou boa servidora pública… Não é a função que me leva a ser o que eu sou. Dos meus 20 anos de Casa destaco a elaboração e implantação do sistema AAP como momento marcante. Foi quando me senti mais arquivista, fui exigida teoricamente… Os mínimos avanços do SIARQ/RS também são uma satisfação.

     Paralelo ao Arquivo, desde a segunda diretoria da AARS sempre ocupei algum cargo. Nunca quis ser presidente nem vice, mas já passei por todos os outros! No meu tempo livre gosto de sair, me divertir! Vou ao cinema, teatro, shows… Beber com os amigos… Gosto de caminhar… Sou colorada, gosto de ir ao Beira Rio!

Mês do Arquivista: Carine Melo Cogo Bastos

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Carine Melo Cogo Bastos, 32 anos, natural de Santiago/RS, é formada pelo Curso de Arquivologia (UFSM – 2001), especialista em Gestão Estratégica de Tecnologia da Informação (PUC/RS – 2008), especialista em Gestão em Arquivos (UAB/UFSM – 2011) e integra o quadro de arquivistas do Estado com lotação na SUSEPE desde 2010. Confira o relato sobre sua experiência enquanto arquivista!

    Durante o ensino médio participei do PEIES (Programa de Ingresso ao Ensino Superior) da UFSM, e no terceiro ano precisa optar por um Curso, fiz um teste vocacional e o resultado foi direcionado a área de administração, organização… Teve uma feira das profissões no Colégio e peguei alguns folders… Diziam que o mercado era amplo, que estava em expansão… Sempre fui “cricrizona” com questões de organização, então optei pelo Curso de Arquivologia. Fui aprovada!

     No início desanimei porque, no currículo da época, as disciplinas dos primeiros semestres eram o básico do básico… Nunca chegavam as disciplinas mais específicas… Dava uma insegurança. Mas quando começaram as práticas me maravilhei com a Arquivo. Mais para o final do Curso estagiei em uma Secretaria Municipal, elaborei plano de classificação e implantei, foi minha primeira experiência profissional sozinha!

     Depois fiz meu estágio curricular no Ministério Público em Porto Alegre, trabalhei com duas arquivistas do quadro. A experiência foi bem produtiva! Participei do trabalho inicial para a elaboração da tabela de temporalidade, fazíamos o levantamento documental e depois íamos aos setores para sugerir os prazos com base na legislação. Um ano depois que saí, publicaram a tabela e ligaram-me para entrar no site, pois tinha um agradecimento por ter iniciado o trabalho com elas. Isso foi muito gratificante!

     Então veio a formatura! E aí o mercado de trabalho é cruel! Voltei para Santiago, fiquei seis meses lá, sem perspectiva. O desespero chegou! Comecei a mandar currículo para tudo quanto é lugar… Fui chamada aqui em Porto Alegre para trabalhar em uma consultoria.

     Trabalhei nessa consultoria de 2001 a 2005, foi uma das maiores experiências da minha vida! Lá eu tive a oportunidade de trabalhar em empresas de pequeno, médio e grande porte, algumas multinacionais. Conheci várias realidades, pessoas de todos os níveis, culturas… Trabalhei com organização de arquivos eletrônicos, de engenharia, contábil. Os projetos eram muito bons, a parte da administração dessa consultoria não era boa, mas os projetos sim. Foi uma experiência engrandecedora, só não remunerava bem. E sempre procuramos ser valorizados financeiramente, então durante esse período procurei oportunidades melhores. E em 2005 a oportunidade surgiu!

     Participei do processo seletivo para uma Universidade em Porto Alegre e eles ficaram de informar o resultado dias depois. Informaram que fui selecionada, bem no dia do meu aniversário! Foi muito engraçado! Essa foi uma das melhores experiências profissionais que tive! Era chefe da divisão de arquivos, tinha equipe, respaldo total da minha chefia, infraestrutura… Havia parceria de minha chefia em relação ao desenvolvimento do trabalho, conheciam, acreditavam… Até oportunizaram-me a cursar uma especialização em “Estratégia de tecnologia da informação”, como parte do programa de capacitação de funcionários, investiram em mim!

     Em 2009, quando voltei da licença maternidade, parti para os concursos públicos em busca da estabilidade, sempre me classificava, mas nunca nas vagas. Vi o edital do concurso do Estado e uma amiga, também arquivista, me convidou para estudarmos juntas. Ela se classificou para as vagas e eu fiquei em vigésimo oitavo lugar. Pensei: “Nossa Senhora, nunca vão me chamar”, e continuei a inscrever-me para outros concursos na área. Foi muito engraçado! Em outubro de 2010, estava trabalhando e essa amiga ligou avisando que havíamos sido nomeadas! Tive uma crise de riso! Ela enviou a página do Diário Oficial por email, mas eu não acreditei. Chamaram 32 de uma só vez, isso é histórico! Quando fui pedir demissão meu chefe disse que cobria a proposta, porém como era para concurso público não teve como, em decorrência da estabilidade. Foi difícil sair de lá, gostava do trabalho. Antes de sair indiquei outro profissional.

    Quando comecei no serviço público foi um choque! Ao entrar em exercício me apresentaram ao diretor do departamento que chamou a chefia do setor o qual eu seria lotada. Ela se mostrou contente e me conduziu para o setor. Todos do setor emocionados, felizes, pensando: “Pronto, agora temos uma colega para colocar os processos dentro das caixas e arrumar o arquivo!”.

     Claro, primeiro bateu aquele desânimo! O início foi muito complicado. Com o tempo fui ensinando o que é a Arquivo, seus objetivos, conceitos, finalidades… Decidi elaborar um diagnóstico do arquivo da divisão na qual estava lotada. Pedi para me levarem ao arquivo, chegando lá a porta não abria de tão lotado que estava! Eu passei cinco dias medindo, calculando o volume, fotografando o espaço… No relatório coloquei o diagnóstico e a situação proposta, os materiais e recursos humanos necessários… Apresentei para o diretor do departamento, ele achou tudo muito bom, mas como era troca de gestão, ficou para a próxima chefia.

   Os colegas de outros setores me viam fotografando, medindo os arquivos e perguntavam o que estava fazendo… A história que a SUSEPE tinha uma arquivista foi se espalhando e comecei a elaborar relatórios para outros setores, isso foi bom! Deixei de ser vista como arquivista de um setor, para ser arquivista da SUSEPE! Comecei a apresentar os relatórios para todas as chefias, batia de porta em porta… Mas era época de troca de governo, e no serviço público tem isso… As chefias trocam de acordo com o governo.

     Eu vinha com a mentalidade da iniciativa privada, tinha projetos com cronogramas e prazos para ser cumpridos. Isso agora posso dizer que entendi. Não vou resolver alguns problemas mais difíceis e de espaço físico que já vem de muitos anos em somente dois anos! Foi difícil conseguir estagiários, após um ano e meio solicitando e justificando, eles foram contratados e segui trabalhando a mudança nas pessoas: “Olha, se tu aplicares a gestão documental vai melhorar o espaço físico, encontrarás a informação que precisas em menos tempo…”. Organização de arquivo é mudança cultural, não adianta!

     As pessoas, por desconhecimento, não tinham noção de que os documentos tem prazo de guarda, diziam: “Guarda os últimos cinco anos e o anterior pode colocar fora”. Atualmente vinte por cento dos setores estão organizando seus arquivos, aplicando os instrumentos de gestão com meu auxílio. Então foi uma conquista, porque no início fui rejeitada por ser uma profissional que eles desconheciam… Depois vendo os resultados, foram entendendo que o trabalho funciona, que é bom. Mas é muito trabalho e “euquipe” não dá conta sozinha!

     A chefia do protocolo foi alterada e o trabalho de gestão documental foi interrompido… Nesse período a SUSEPE começou um projeto com a PROCERGS para a reformulação do site e intranet. A chefia da DTI (Divisão de Tecnologia de Informação) soube que tenho especialização em gestão em tecnologia da informação e convidou-me a integrar a divisão. Esse projeto seria um trabalho com início, meio e fim e eu poderia dar continuidade ao meu trabalho de gestão documental. Peguei minhas coisas e fui bem feliz!

     Em três meses concluímos o site e em maio deste ano a intranet da instituição. Pude agregar o conhecimento que tinha dos setores, criamos formulários eletrônicos para facilitar o fluxo de informação… Esse projeto foi muito legal, já conhecia o pessoal e todos foram bem receptivos e participativos nas sugestões para a intranet. Hoje na DTI atuo com os colegas no desenvolvimento de POPs (Procedimentos Operacionais Padrão) e projetos na área.

    Quanto à gestão documental, quando a atual gestão compreendeu meu trabalho, passei a ter maior credibilidade. Já fiz consultorias, conforme demanda, nas delegacias e presídios do interior, não fico só no órgão central! Desenvolvi um “pacote padrão” com formulário requerendo informações sobre o estado da documentação entre outros dados, plano de classificação, tabela de temporalidade e uma apresentação básica sobre os procedimentos de gestão documental. Eles começam a aplicar os instrumentos e quando tem dúvidas entram em contato.

    Desde março deste ano, com os estagiários trabalhando no arquivo, estamos aplicando a tabela de temporalidade. Liberamos espaço, temos dois computadores, as lâmpadas queimadas foram trocadas e a sala é limpa regularmente. Os colegas dizem: “Nossa, tu conseguiu muito em pouco tempo!” e eu penso: “Poderia ter conseguido muito mais!”. A diferença entre o público e o privado é a cultura, porque quando as pessoas entendem, o trabalho funciona. No desenvolvimento do meu trabalho sempre registro tudo e dou ciência para meus superiores.

    Quanto ao apoio externo, sou muito satisfeita com a assessoria da equipe do SIARQ/RS do Arquivo Público. Isso é importante, pois trabalho sozinha e são 14 mil processos cadastrados anualmente só na SUSEPE. Algumas vezes deparo-me com situações que necessitam debate técnico para classificar a informação corretamente e a equipe do SIARQ/RS do Arquivo Público me assessora totalmente. Eu ligo, mando email e sempre me retornam, às vezes questionam… E isso é bom, mostra o interesse em ajudar, é um apoio, uma troca!

    Ao fazer um paralelo entre o público e o privado vejo um diferencial em dotação orçamentária. Quando uma empresa privada contrata um arquivista é porque realmente quer que o trabalho seja executado, ela quer resultado e prazo. E todos os recursos que solicitares, se justificado, será viabilizado. No público as pessoas entendem, mas o retorno demora para acontecer.

     Hoje percebo que sou valorizada, sabem que trabalho, que tenho resultado. Sinto-me uma profissional realizada! Gosto que as pessoas reconheçam meu trabalho. Mas sempre digo: “Para trabalhar em arquivo tem que ter autoestima”. Tanto no público quanto no privado o arquivista tem que ser interessado, persistente e gostar do que faz. Sabe aquele dizer “Ensina-me de várias formas e de várias maneiras que eu vou aprender”? Aplico isso direto. Tem pessoas resistentes, mas quando vêm os resultados obtidos pelos outros, se interessam. Como arquivistas, trabalhamos direto com as pessoas, temos que respeitar os perfis de usuários…

     Bom, nas minhas horas vagas sou a mãe do Augusto! Ele é a melhor, a maior, a mais difícil, a mais complexa das coisas que já fiz na vida! Exige uma atenção, monitoramento constante. Educar, ensinar valores é complicado, e demanda tempo, sou extremamente preocupada com isso. Eu abro mão de muitas coisas para ficar com ele, brincar, levar na pracinha… Levo-o na Bienal, no teatrinho, na feira do livro, na Redenção! Ele me renova! Descobri-me uma pessoa melhor depois que fui mãe. Ele e meu marido são meus companheiros em tudo que eu faço! Gosto de ler, happy hour e de ir ao Olímpico com as amigas. Jantinhas básicas… Não sei cozinhar, gosto de comer! Fico pensando: “Meu filho vai dizer: nossa, minha mãe faz a melhor lasanha congelada do mundo, tira no ponto certo!”. Mas isso é uma coisa que tenho que trabalhar.

     Para o futuro penso em continuar a fazer concursos melhores, porque acredito que nossa carreira é muito boa, gratificante, mas a remuneração não condiz com nossas atribuições. Tenho planos de morar fora e voltar a fazer trabalho voluntário.

Mês do Arquivista: Aerta Grazzioli Moscon

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Aerta Grazzioli Moscon, 47 anos, natural de Santa Maria/RS, é formada no Curso de Arquivologia da UFSM em 1987 e integra o quadro de arquivistas do APERS desde 1992. Agora ela nos contará um pouco de sua experiência, confira!

     Quando estava no 3° ano de Ensino Médio fiz um teste vocacional e o resultado foi direcionado para a área de Ciências Humanas, então prestei vestibular para Arquivologia na UFSM e História em uma universidade privada de Santa Maria. Fui aprovada nos dois e optei por Arquivologia. Minha primeira aula foi com a professora Eneida (Eneida Izabel Schirmer Richter), ela era bem empolgada, eu adorei! Deslumbrei-me pelo Curso, identifiquei-me, nunca pensei em desistir! Sempre participava das viagens para congressos, visitas… A primeira vez que vim ao Arquivo Público lembro que fiquei fascinada pelas escadarias, pelo piso, pela quantidade de documentos, tirei fotos… e pensei: “Eu quero trabalhar aqui!”.

    Minha formatura foi em 1987 e no ano seguinte fiz especialização em arquivos médicos, também pela UFSM. Enquanto acadêmica fiz estágios em arquivos médicos e meu estágio curricular foi no Hospital Regional de Chapecó. Foi bem legal porque o Hospital era novo, fomos eu e minha colega que estruturamos o arquivo! Fiz alguns concursos, mas não cheguei a ser chamada… Trabalhei em um censo do IBGE, ia às casas aplicar os questionários, eu gostava! Em 1991 prestei o concurso para o Estado, meu único concurso na área de arquivo, fui nomeada em maio de 1992, logo entrei em licença gestante, retornando em setembro.

     A forma como os arquivistas do concurso de 1991 e os do concurso de 2010 entraram foi bem semelhante. Em ambos foram vários nomeados para o Arquivo e quando entramos em exercício não tinha muito direcionamento do que fazer, não havia preparação para receber tantos servidores novos. O decreto do SIARQ/RS é de 1989 e foi em função disso que os arquivistas ingressaram no Estado através de concurso. Anterior ao concurso tinha algumas arquivistas nomeadas como Cargo em Comissão na gestão do Rossato (Carlos Aléssio Rossato). Foi essa equipe a responsável pela elaboração das bases do SIARQ/RS e dentro da conjuntura da época fizeram um bom trabalho.

     Quando entrei em exercício já estavam fazendo o levantamento documental nas Secretarias, a partir deste levantamento seria feito a tabela de temporalidade do Estado. Ao retornar da licença maternidade o levantamento documental já estava em fase final, fui designada para montar a tabela de temporalidade. Naquela época o Arquivo tinha dois computadores, dois! Então eu ficava na sala de informática montando a tabela. Hoje refletindo sobre isso penso: “Uma pessoa que de experiência profissional só tinha estágios em arquivos médicos, ficou responsável por montar a tabela de temporalidade do Estado. Que insanidade!” A ideia de criar uma tabela única foi concretizada em 2008.

     Depois disso os técnicos científicos, que não estavam em função de chefia, foram divididos em três equipes: uma responsável por pesquisar a história administrativa do Estado, outra responsável pela preservação do acervo e outra por elaborar um instrumento para o acervo do Poder Judiciário, eu fiquei nessa. Para isso nós líamos os processos e elaborávamos um resumo. Esse trabalho resultou num catálogo, Cadastro de Processos, que é consultado até hoje. Eu penso que estes trabalhos foram válidos, são úteis até hoje.

     Concluídos esses trabalhos as equipes foram novamente divididas, mas agora em consonância com algumas funções arquivísticas: avaliação, descrição e preservação. Eu compunha a equipe de descrição, a qual produziu o Mapeamento do Judiciário por Município (conhecido como “Mapeamento Azul”). Para isto realizamos um levantamento no acervo, olhávamos nas estantes as Varas e o que tinha nos maços, as tipologias. Não olhamos o que tinha documento a documento porque na época optamos por proceder dessa forma para termos um instrumento em menos tempo, assim esse mapeamento apresenta algumas falhas. Depois disso fiquei afastada por dois anos em licença interesse.

     Ao retornar passei a integrar a equipe de avaliação por quatro anos. Participei da elaboração de alguns planos de classificação e tabela de temporalidade de algumas Secretarias, mas tudo demanda. Nesse período também participei da organização do acervo dos Tabelionatos, que foi um trabalho bastante exaustivo que se estendeu por alguns anos. Esse trabalho foi demandado em decorrência da reforma dos prédios I e II. Para a elaboração do índice dos tabelionatos foi realizado o levantamento por unidade documental, foi um trabalho interessante, um desafio. Tivemos que estudar toda a estrutura dos Tabelionatos, seu funcionamento, para organizá-los respeitando o princípio da proveniência. Isso foi bom, pois da forma como estava antes, classificado por municípios, os Tabelionatos foram emancipados junto com os municípios, um exemplo disso é que em determinadas ocasiões tínhamos um documento do município de Agudo, mas que na verdade ele era de Cachoeira do Sul, antes da emancipação.

   Para execução deste trabalho, pela primeira vez arquivistas e historiadores desenvolveram um projeto em conjunto no APERS. O estudo administrativo dos municípios resultou no índice e na ISAD(G) dos Tabelionatos. Outro acervo que eu gostei de trabalhar, que ficou de acordo com a teoria arquivística, foi o da Supervisão de Ordem Política e Social – SOPS/RS, que infelizmente depois de organizado, por meio do Decreto 39.680/99, foi transferido para o Memorial do RS.

     Depois disso, em 2003, assumi a chefia da DIDOC. Foi um desafio! Eu já estava aqui há 12 anos, tinha ficado afastada por dois, e pouco conhecia do Arquivo. Quando fui convidada eu disse que iria tentar, mas não sabia se ia conseguir. A diretora disse que eu podia contar com ela sempre “Tudo que tu precisares venha falar comigo porque eu conheço o acervo, o Arquivo”. E realmente conhecia. Ela fazia busca, guardava a documentação no acervo…, trabalhou em todas as estâncias do Arquivo, tem uma bagagem. Hoje eu posso dizer que conheço também, mas no momento que assumi não tinha muita noção. O meu maior medo era que um servidor ou pesquisador me solicitasse algo e eu não soubesse… Eu penso que para ser um coordenador tu tens que conhecer, ter domínio para saber orientar tua equipe e os usuários. Tive dificuldade, mas consegui, acho que me sai bem!

   Durante o período que fiquei na DIDOC tivemos conquistas: implantamos o teleatendimento, iniciamos a informatização do acervo e mudamos a forma de atendimento ao pesquisador. Nessa época estávamos reorganizando o acervo então eu procurava entrevistar os pesquisadores para ajudá-los a filtrar suas demandas. Assim auxiliava a identificar quais documentos deveria pesquisar e eu já tinha um levantamento do que ele iria pedir, antevendo as suas solicitações e os possíveis problemas de localização.

     O teleatendimento foi entre 2004 e 2005… Necessitávamos normatizar, qualificar e padronizar o nosso atendimento, e reduzir o prazo para entrega dos documentos. Para isso contamos com o apoio da equipe do DEORG para estruturar o fluxo das atividades da Divisão de Documentação. Também fizemos uma ampla campanha de divulgação nos ônibus de Porto Alegre e região metropolitana, TRENSURB, Tudo Fácil, SINE, e outros órgãos que faziam solicitações de documentos do Registro Civil. A aceitação foi boa. Teve um ano que participamos do “Ação Global” na Restinga. Foi muito gratificante, pois das solicitações de certidões mil foram localizadas e atendidas.

     Começamos a planejar a informatização do acervo em 2003, sendo a implantação do Sistema AAP em 2005. Diria que foi o projeto com o qual mais me identifiquei. Sempre falo que o pesquisador não tem que chegar aqui e dizer a localização do documento, e sim nós darmos o documento para ele. E com a informatização eu acredito que estamos conseguindo isso; hoje pela internet é possível realizar uma consulta e ver que documentos têm, para então solicitá-lo. O sistema AAP é um grande banco de dados onde é possível descrever a documentação e também anexá-la. Penso que esse foi um dos grandes projetos desenvolvidos pela equipe do Arquivo, foi um grande ganho. Até pensamos em colocar as referências de acordo com as fichas para ser mais rápidos, porém percebemos que isso seria impraticável, que era necessário checar os itens documentais antes. Elaboramos o sistema com base na ISAD(G), que era referência na época, em conjunto com a PROCERGS. O sistema foi pensado para servir aos usuários, então quando fomos decidir que acervos inserir primeiro, optamos pelos que eram mais consultados e que ainda não tinham instrumento de busca. Começamos pelos processos de habilitação para casamento.

   Claro que a mudança para o sistema causou alguns problemas, pois alguns pesquisadores possuem índices próprios e tem por costume solicitar o documento já com suas referências. Mas tem que ficar claro que o pesquisador tem que solicitar a informação e nós temos que localizar o documento que a contem, é nossa obrigação. Além disso, tínhamos problemas com os processos de habilitação para casamento, eles estavam organizados por municípios, emancipados e não por proveniência. E os pesquisadores são pessoas esclarecidas, então eles questionavam “como tem um documento de Agudo, se nesse período ela pertencia a Cachoeira do Sul?”. Tudo isso foi reorganizado no processo de informatização.

     Atualmente desenvolvo um trabalho muito legal! Coordeno o projeto “Documentos da escravidão: preservação das cartas de liberdade”, patrocinado pela Petrobrás através da Associação dos Amigos – AAAP. Eu acompanho esse projeto desde o início e é gratificante quando participamos de algo desde o início! O projeto tem duração de um ano, e a contra partida do Estado é a disponibilização dos documentos para o trabalho, infraestrutura, coordenação do projeto, acesso ao sistema AAP e a disponibilização no portal do Arquivo após a conclusão. Estamos com um bom andamento, o trabalho é executado por uma equipe de estagiários.

     Eu me sinto realizada enquanto arquivista, gosto da Instituição em que trabalho, apesar de discordar de algumas atitudes. Questiono-me bastante sobre o andamento das coisas, se poderia ter feito mais… A estrutura do serviço público é complicada, muitas vezes dependemos de outras pessoas, é preciso ser persistente, questionar… O difícil me fascina, mas nem todos pensam assim, por isso que na esfera pública tudo é lento ou estagnado.

     Enquanto servidora do Arquivo muitos acontecimentos me marcaram: a reforma do Arquivo, participei das comemorações aos 100 anos, organização da SOPS e Tabelionatos… Sinto orgulho de trabalhar aqui, foi um sonho realizado. Quando não estou no Arquivo, gosto de ler bons livros, assistir filmes, fazer tricô, compras… adoro sapatos, bolsas e relógios! Curto cuidar da minha casa, sou super família!

20 de outubro: Dia do Arquivista!

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     No dia 20 de outubro é celebrado o dia do ARQUIVISTA e, em comemoração a data, aqui no Divulga APERS resolvemos fazer de outubro o MÊS DO ARQUIVISTA!

     Para tanto vamos publicar, a cada semana do mês, um “APERS Entrevista” especial com arquivistas que fazem parte da história do Estado. A intenção é que você conheça mais sobre nossa profissão e as possibilidades de desenvolvê-la no âmbito do Estado.

     No Quadro de Pessoal da Administração Direta do Estado do RS, os arquivistas fazem parte do Quadro dos funcionários Técnico-Científicos, existindo 51 cargos disponíveis no total. Atualmente 40 cargos estão preenchidos, sendo que os arquivistas estão lotados em diferentes Secretarias: Brigada Militar, Polícia Civil, SARH, SDPI, SEDAC, SEDUC, SESAMPE, SJDH, SUSEPE.

    Ficou curioso para saber quem serão os arquivistas entrevistados? Confira às quartas-feiras de outubro aqui no Blog!

20 de outubro – Dia do Arquivista

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     Em comemoração ao Dia do Arquivista o APERS parabeniza todos os profissionais da área, em especial aos arquivistas do Estado.

      “A data de 20 de outubro foi dedicada aos profissionais de arquivo porque neste dia no ano de 1823, foi prevista no projeto da constituinte, a existência de um Arquivo Público no Brasil por proposição do deputado Pedro de Araújo Lima, futuro Marquês de Olinda.” (AAERJ, 2010)

      O Arquivista é o responsável pelo gerenciamento da informação, gestão documental, conservação, preservação e disseminação da informação contida nos documentos, visando à preservação do patrimônio documental.

      No Estado, além do gerenciamento da informação, atuamos na programação e organização de atividades culturais que estimulem a valorização do patrimônio documental.

      PARABÉNS ARQUIVISTA!!!!

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