Nomeada nova chefia da Divisão de Documentação do APERS

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2015.05.27 DidocNa última sexta-feira, dia 22 de maio, foi publicada no Diário Oficial do Estado a nomeação da arquivista Aerta Grazzioli Moscon como chefia da Divisão de Documentação do Arquivo Público do RS.

Aerta, 49 anos, integra o quadro de servidores do APERS desde 1992, e em 2012 participou do “APERS Entrevista” especial “Mês do Arquivista”, clique aqui para ler o relato sobre sua experiência profissional.

Relatórios 2014: Cursos, Eventos e Exposições

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2015.02.18 Cursos Eventos e Exposições

O APERS é uma instituição riquíssima que possui, além de vasto acervo documental, um amplo Espaço Cultural composto pela Sala Joél Abilio Pinto dos Santos, o Auditório Marcos Justo Tramontini, a Sala Borges de Medeiros e o jardim. Nossas equipes buscam ocupá-lo promovendo ou apoiando atividades culturais diversas, estimulando os usos sociais do Arquivo, contribuindo para a difusão da instituição e de seu acervo. A Sala Borges de Medeiros foi utilizada ao longo de todo o ano para as oficinas de Educação Patrimonial, sobre as quais falaremos no relatório da próxima semana. Nos demais espaços são realizadas exposições e eventos.

Durante o ano de 2014 a Divisão de Documentação (DIDOC) fez uso do Espaço organizando exposições na Sala Joél Abílio Pinto dos Santos, ocasiões em que contou com parcerias de outras instituições. Confira abaixo um relato cronológico (clique nos links para verificar as notícias postadas no Blog):

  • Janeiro a fevereiro: Em parceria com a Comissão de Cultura do Tribunal Regional do Trabalho da 4° Região, foi elaborada a exposição fotográfica denominada Irlanda. A mostra apresentou imagens capturadas segundo o olhar de Miguel Ângelo, servidor do TRT4.
  • Março a Junho: A Comissão de Cultura do Tribunal Regional do Trabalho da 4° Região organizou, em homenagem ao aniversário de 108 anos do APERS, a exposição fotográfica denominada Olhares. A qual foi constituída de 18 imagens, capturadas nas dependências do APERS, de autoria dos desembargadores Vânia Mattos, João Paulo Lucena e dos servidores Miguel Ângelo e Maria Clara Lucena Adams.
  • Julho: Em decorrência da oficina “Origens – oficina de genealogia”, promovida pela Associação dos Amigos do Arquivo Público com apoio do APERS, houve a exposição denominada Emoções, em que Adriana Weber e Daniel Teixeira Meirelles Leite expuseram parte de suas árvores familiares e ilustraram vivências de seu cotidiano enquanto genealogistas.
  • Agosto a Dezembro: Em parceria com a Comissão de Cultura do Tribunal Regional do Trabalho da 4° Região, foi elaborada a exposição fotográfica denominada Colômbia. A mostra é composta por 32 fotografias capturadas segundo a perspectiva da artista Vânia Mattos.

Em abril a equipe da Divisão de Pesquisa e Projetos (DIPEP) realizou o evento Resistência em Arquivo: Memórias e Histórias da Ditadura no Brasil, atividade de pré-lançamento do catálogo seletivo homônimo que descreve os processos de indenização a ex-presos políticos salvaguardados pelo APERS e oriundos do trabalho da Comissão Especial de Indenização. Contamos com a participação de servidoras da casa que apresentaram o trabalho realizado, de ex-presos políticos e de filhos de ex-presos políticos que compartilharam suas vivências com o público presente.

Entre abril e maio servidoras da DIDOC e da DIPEP contribuíram para a organização do Curso Documento: Paleografia, Diplomática e Preservação, promovido pela Associação dos Amigos do APERS.

Entre maio e setembro ambas as Divisões envolveram-se na construção e realização da XII Mostra de Pesquisa do APERS, desde o recebimento e seleção de artigos e resumos de pôsteres, até a organização e divulgação do evento em que os trabalhos selecionados foram apresentados. Tal evento ocorreu nos dias 09, 10 e 11 de setembro, contando com palestra de abertura de Jônatas Caratti intitulada “O solo da liberdade”, com 26 apresentações de artigos e dez apresentações de pôsteres. Os trabalhos serão publicados em formato de livro ao longo de 2015.

Já em novembro as equipes das Divisões trabalharam em conjunto para realizar o evento de Lançamento das caixas pedagógicas produzidas a partir do Projeto AfricaNoArquivo, em uma atividade que envolveu a apresentação do material, palestra sobre cultura negra com o pesquisador Rodrigo Weimer e uma excelente intervenção musical do grupo Três Marias Brasil.

Em novembro o APERS também apoiou a realização do Seminário 50 anos do Golpe de 1964, 50 anos de impunidade, promovido pelo Coletivo pela Educação, Memória e Justiça nos dias 12, 13 e 14 de novembro no Auditório Marcos Justo Tramontini, e em dezembro apoiou a Associação dos Amigos do APERS na realização de sua atividade de confraternização de final de ano, em que contamos com a apresentação do grupo vocal Mandrialis.

Ao longo do ano o APERS participou também do projeto Os Caminhos da Matriz, realizado em parceria com Solar dos Câmara/ALRS, Memorial do Ministério Público, Memorial do Judiciário, Palácio Piratini e Museu Julio de Castilhos, oferecendo visitas mediadas às instituições do entorno da Praça da Matriz. Fizemos parte do roteiro 1, acompanhados do Museu Julio de Castilhos e do Memorial do MP, realizando quatro visitas mediadas nas tardes dos dias 29 de março, 31 de maio, 30 de agosto e 25 de outubro.

APERS propõe melhorias no atendimento ao cidadão

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O Arquivo Público do RS presta atendimentos aos cidadãos que vêm requerer cópias de certidão de nascimento, casamento ou óbito para fins comprobatórios. Para se ter uma ideia, em 2013 atendemos a 10.285 cidadãos, o que representou 98% do público atendido e em 2014 atendemos a 7.617 cidadãos, que representaram 97% dos usuários.

Assim, pensando em facilitar o acesso aos documentos comprobatórios por este público, no decorrer do ano de 2014, nossa Divisão de Documentação – DIDOC, propôs um estudo em conjunto com o IGP, Procergs e Tudo Fácil para o fornecimento de certidões digitalizadas. As tratativas têm avançado no sentido da criação de uma certificação digital para o Arquivo, o que resultará em uma qualificação no serviço prestado ao público, uma vez que possibilitará o acesso remoto à certidão com a mesma garantia do documento atualmente disponibilizado fisicamente.

Ações da DIDOC em 2014: Atendimento ao Público

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Dentre as atividades pelas quais a Divisão de Documentação – DIDOC é responsável, daremos destaque para a de atendimento ao público do APERS. Este atendimento consiste na recepção de visitantes e na entrega dos pedidos de documentos solicitados pelo nosso público. Em seguida, faremos um breve relato destas atividades, destacando os aspectos principais do ano que passou.

Durante o ano de 2014, a DIDOC agendou, organizou e recepcionou um grande número de visitantes, registrando os dados, publicando fotos e relatos de cada uma das 49 Visitas Guiadas realizadas, nas quais participaram 707 pessoas. De janeiro a dezembro, o APERS recebeu visitantes de várias regiões do Estado, bem como pesquisadores de outros estados, como por exemplo uma professora do curso de história da Universidade Federal do Ceará interessada em registros históricos de escravos.

Além disso, foram recebidos servidores, de diversos órgãos e instituições de âmbito público, tanto municipal, estadual como federal. Muitas escolas do Rio Grande do Sul organizaram visitas com o objetivo de apresentar aos alunos os arquivos, enquanto patrimônio documental, bem como discutir a importância de sua preservação e do acesso à informação arquivística pública, sublinhando as possibilidades de pesquisa em fontes primárias. Escolas Técnicas também visitaram o APERS em 2014, tendo por objetivo ilustrar o conteúdo ministrado nos respectivos cursos com uma introdução à essência dos arquivos e com as atividades desenvolvidas pelo APERS. Por fim, destacamos as visitas de turmas de ensino superior de várias universidades e faculdades públicas e privadas do Rio Grande do sul. O objetivo destas visitas incluiu desde conhecer a estrutura física do arquivo como também conhecer as atividades desenvolvidas por ele. Outro aspecto estudado foi discutir seu papel na estrutura da administração estadual e a finalidade do trabalho arquivístico, considerando sua conexão com o Estado e com a sociedade. Os cursos de arquivologia e história foram os mais presentes nas visitas no ano que findou.

Já a atividade de atendimento ao público consiste “grosso modo” na busca, fornecimento e rearquivamento de documentos constantes em nosso acervo. De forma sucinta, faremos uma explanação do sistema de atendimento, o qual é prestado para públicos variados, tanto interno como externo.

O público interno do APERS consiste nos servidores do arquivo responsáveis pela organização do acervo. Por tratar-se de um acervo com variadas tipologias e com um número considerável de documentos, podemos dizer que o processo de análise e organização é contínuo. Uma grande parte do acervo ainda não foi analisada e precisa ser catalogada e acondicionada. Assim, os servidores responsáveis por esta atividade são atendidos pela DIDOC, a qual faz a busca, disponibiliza e rearquiva os documentos solicitados.

A atividade de atendimento ao público externo ainda ocorreu de forma presencial, por telefone e por e-mail. Este atendimento é prestado para diferentes tipos de público, dentre os quais destacamos o cidadão comum e o pesquisador. O atendimento ao cidadão consiste no fornecimento de cópias de documentos com fins comprobatórios, como por exemplo, certidões de nascimento, casamento e óbito. Já o atendimento ao pesquisador é uma atividade técnica que demanda conhecimento do acervo, no que diz respeito tanto às suas tipologias como às suas localizações físicas no arquivo. O APERS custodia um acervo que abrange documentação do poder legislativo, executivo e judiciário, entre outros. A grande parte do acervo ainda não se encontra indexada, o que implica em uma pesquisa detalhada para que o documento seja localizado fisicamente. Assim, o técnico responsável pelo atendimento presta uma consultoria, identificando no acervo, documentos que atenderão as necessidades do pesquisador. Vale ressaltar que as atividades de atendimento exigem a utilização do sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP, o qual representa digitalmente a busca, disponibilização e rearquivamento dos documentos consultados fisicamente.

Para ilustrar o serviço de atendimento ao público, destacamos que, de janeiro a dezembro, do total de 15.723 atendimentos registrados, 4.445 solicitações de documentos foram recebidas por e-mail e 5.866 foram recebidas presencialmente. Além disso, 5.412 solicitações foram recebidas por telefone, através do setor de teleatendimento. Estes pedidos são gerados no AAP e enviados para o setor responsável pela busca do documento.

A busca poderá ter como resultado a localização do documento, ou a certeza de seu não recolhimento ao APERS. Se localizado o documento, são tiradas cópias reprográficas, nos casos de certidões de nascimento, casamento e óbito; escrituras públicas registradas em tabelionato; processos de habilitação para casamento e processos de indenização de ex-presos políticos da ditadura. Nos demais casos os documentos são disponibilizados para consulta na sala de pesquisa. Desse modo, cada uma das 13.651 cópias reprográficas efetuadas em 2014 recebeu, manualmente, a marca d’água e o carimbo do APERS para que fosse assinada por servidor autorizado, comprovando, dessa maneira, a autenticidade do documento.

No caso de documentos não recolhidos ao APERS, o cidadão foi informado onde possivelmente está o documento. Lembrando que todo esse processo ocorre em torno de 40 minutos para as certidões de nascimento, casamento e óbito e 24 horas para os demais documentos.

Dessa forma, em prol de assegurar o atendimento aos usuários internos e externos do APERS, foram realizadas 19.270 buscas e rearquivamentos de documentos. Importante salientar que, ao localizar um documento no acervo, sempre se verifica o seu estado de conservação, pois, caso o documento não esteja em condições de ser manuseado, este deverá ser enviado ao setor de reparos de documentos, antes de ser disponibilizado ao usuário. Nessa perspectiva, em 2014, foram reparados 1.683 documentos.

Com o objetivo de qualificar o relacionamento com o pesquisador e garantir que os pedidos fossem gerados e atendidos, a DIDOC estabeleceu que os pedidos de pesquisa fossem feitos por e-mail. Esta decisão foi tomada para que houvesse um registro de todos os pedidos dos pesquisadores. Além disso, de forma a manter um contato mais próximo e sempre presente com os seus usuários, foi dado continuidade, na sala de pesquisa, ao cadastramento de pesquisadores ou a atualização dos dados já cadastrados. Outro procedimento mantido foi o preenchimento, seguido da respectiva assinatura, do Termo de Responsabilidade pelo Uso e Divulgação de Informações Pessoais, no qual os pesquisadores se responsabilizam pelo uso e divulgação adequados a respeito das informações contidas nos documentos custodiados pelo APERS.

Desse modo, por este ser um Órgão Público, o qual existe para atender as demandas da sociedade, consideramos muito importante a presença da sua opinião no processo de melhoria de nossas ações. Portanto, quaisquer críticas, sugestões ou dúvidas podem ser enviadas para o seguinte endereço de e-mail: apers@sarh.rs.gov.br.

Reformulação de sala da Divisão de Documentação

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Uma das salas da Divisão de Documentação (DIDOC), situada no primeiro andar do Prédio 3 do APERS, necessitava de melhorias de leiaute e espaço. Desta forma, teve seu ambiente ampliado, visando acomodar os servidores que realizam, entre outras atividades competentes à divisão, o teleatendimento e a reprodução de documentos.

Para tanto, primeiramente, houve uma reformulação na disposição de parte das estantes do acervo do Registro Civil, acondicionado no mesmo andar. A partir disto, foram feitos os seguintes procedimentos: reparo na alvenaria, pintura das paredes e complementação das divisórias. Nessa perspectiva, uma das próximas ações do APERS será mobiliar o espaço para que a DIDOC prossiga adequando suas necessidades.

Confira abaixo as fotos.

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Ações da DIDOC em 2013: Atendimento ao Público

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     Durante o ano de 2013, a DIDOC deu continuidade ao cadastramento de pesquisadores. Além disso, em 2013, agendou, organizou, recepcionou os visitantes e registrou os dados de cada uma das 61 Visitas Guiadas realizadas em 2013, as quais participaram 737 pessoas.

     Outra ação, foi atender diretamente ao público interno e externo do APERS, totalizando, dessa maneira,15.489 atendimentos. Confira abaixo um relato cronológico (clique nos links para verificar as notícias postadas no Blog).

– Janeiro a Dezembro: recebeu visitantes de variadas regiões do Estado e de outras nacionalidades, como, por exemplo: de Portugal, uma turismóloga interessada em desenvolver sua tese de mestrado relacionada ao âmbito público e, do Uruguai, uma aluna de mestrado do Curso de História da UFRGS, interessada em conhecer a documentação que contém informações sobre escravos.

     Além disso, foram recebidos servidores, de diversos Órgãos e Instituições de âmbito público, do Brasil – Rio Grande do Sul – e, também, de outros países, como, por exemplo: os servidores do Arquivo Municipal Permanente de Canoas, interessados em conhecer a organização técnica da documentação do APERS; e o Arquivo da Polônia, por intermédio de Krzysztof Smolana, historiador e dirigente do Archivum AKT Nowych – AAN, em Varsóvia. O historiador esteve visitando Arquivos brasileiros que contivessem acervos relativos à imigração polonesa.

     Foram recebidas, também, muitas escolas do Rio Grande do Sul, com o objetivo de apresentar aos alunos os arquivos, enquanto patrimônio documental, bem como discutir a importância de sua preservação e do acesso à informação arquivística pública, sublinhando as possibilidades de pesquisa em fontes primárias, como, por exemplo: os alunos da Disciplina de Sociologia, do Instituto de Educação Flores da Cunha e os alunos do Curso Técnico em Guia de Turismo, do Colégio Rui Barbosa.

     Escolas Técnicas também visitaram o APERS em 2013, tendo por objetivo ilustrar o conteúdo ministrado nos respectivos Cursos com uma introdução à essência dos arquivos e com as atividades desenvolvidas pelo APERS, como, por exemplo: os alunos da Disciplina de Gestão de Documentos, da Escola de Saúde do Hospital Conceição e os alunos da Disciplina de Técnicas Administrativas do Curso Jovem Aprendiz, da ESPRO.

     Além destes, visitaram o APERS, Universidades e Faculdades com o objetivo de conhecer o APERS, as atividades desenvolvidas por ele, seu papel na estrutura da administração estadual e a finalidade do trabalho arquivístico, considerando sua conexão com o Estado e com a sociedade, como, por exemplo: alunos da Disciplina de Planejamento e Organização de Arquivos, do Curso de Arquivologia da FURG e os alunos dos Cursos de Arquivologia e História da UFSM.

– Janeiro a Dezembro: do total de 15.489 atendimentos registrados, 5.264 solicitações de documentos foram recebidas por e-mail e 4.547 foram recebidas presencialmente, ou seja, quando o cidadão faz o seu pedido de documentos diretamente no balcão de atendimento do APERS. Além disso, 5.678 solicitações foram recebidas por telefone, através do setor de teleatendimento, onde os servidores dialogam com o cidadão, anotam os dados necessários para a formalização da solicitação de documentos e, logo após, já com o número do pedido gerado via sistema informatizado Administração de Acervos Públicos (AAP), o enviam para o setor responsável pela busca do documento.

     Tal busca poderá ter como resultado a localização do documento, a necessidade de mais dados para a sua localização, ou a certeza de seu não recolhimento ao APERS. Se localizado o documento, serão tiradas cópias reprográficas, nos casos de certidões de nascimento, casamento e óbito; escrituras públicas registradas em tabelionato; processos de habilitação para casamento e processos de indenização de ex-presos políticos da Ditadura. Nos demais casos os documentos serão disponibilizados para consulta na sala de pesquisa.

     Desse modo, cada uma das 10.238 cópias reprográficas efetuadas em 2013 recebeu, manualmente, a marca d’água e o carimbo do APERS para que fosse assinada por servidor autorizado, comprovando, dessa maneira, a originalidade do documento.

     No caso de documentos não recolhidos ao APERS, é informado ao cidadão aonde ele deve se dirigir para a retirada do documento solicitado. Lembrando que todo esse processo ocorre em 40 minutos para as certidões de nascimento, casamento e óbito e em 24 horas para os demais documentos.

     Dessa forma, em prol de assegurar o atendimento aos usuários internos e externos do APERS, foram realizadas 22.749 buscas e rearquivamentos de documentos. Importante salientar que, ao localizar um documento no acervo, sempre se verifica o seu estado de conservação, pois, caso o documento não esteja em condições de ser manuseado, este deverá ser enviado ao setor de reparos de documentos, antes de ser disponibilizado ao usuário. Nessa perspectiva, em 2013, foram reparados 2.444 documentos.

– Novembro: Com o objetivo de manter um contato mais próximo e sempre presente com os seus usuários, foi dado continuidade, na sala de pesquisa, ao cadastramento de pesquisadores ou a atualização dos dados dos pesquisadores já cadastrados. Além disso, junto a este procedimento, foi adotado o preenchimento, seguido da respectiva assinatura, do Termo de Responsabilidade pelo Uso e Divulgação de Informações Pessoais, onde os pesquisadores se responsabilizam pelo uso e divulgação adequados a respeito das informações contidas nos documentos custodiados pelo APERS. Atualize seu cadastro de pesquisador

     Assim, chegamos ao final desta série, que versou a respeito das atividades, no ano que findou, de uma das partes que constituem o APERS. Desse modo, por este ser um Órgão Público, o qual existe para atender as demandas da sociedade, consideramos muito importante a presença da sua opinião no processo de melhoria de nossas ações. Portanto, quaisquer críticas, sugestões ou dúvidas podem ser enviadas para o seguinte endereço de e-mail: apers@sarh.rs.gov.br.  Muito Obrigado e… Até a próxima!

Ações da DIDOC em 2013: Exposições e Eventos

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     Durante o ano de 2013 a DIDOC fez uso dos espaços culturais do APERS, organizando algumas exposições na sala Joél Abílio Pinto dos Santos, ocasião em que pode contar com parcerias de outras instituições. Além disso, disponibilizou documentos do acervo do APERS para ilustrar os temas tratados em eventos no Auditório Marcos Justo Tramontini e programa de televisão. Confira abaixo um relato cronológico (clique nos links para verificar as notícias postadas no Blog):

– Janeiro: como parte das comemorações aos 100 anos do Monumento a Júlio de Castilhos, foi elaborada uma miniexposição com alguns documentos de Júlio de Castilhos existentes no acervo do APERS, entre os quais, seu inventário.

– Maio: realização do evento V Encontro de Olho no Futuro, coordenado pela ESPRO – Ensino Social Profissionalizante, no Auditório Marcos Justo Tramontini. O evento foi destinado a jovens e aprendizes com idade de 14 a 24 anos e oportunizou a troca de experiências entre jovens e profissionais de diferentes áreas com vistas à inclusão social. Teve a participação, como uma das palestrantes, da arquivista e chefe da DIDOC Elizabeth Lima, a qual discorreu sobre o tema “O Arquivista”, ilustrando seu cotidiano profissional com a documentação custodiada pelo APERS e com uma visita guiada ao conjunto arquitetônico.

– Maio: foram selecionados e colocados a disposição de emissora pública TVE, alguns documentos relacionados à escravidão, como uma Carta de Liberdade de 1877 para ilustrar o Programa NAÇÃO. Tratou-se de uma matéria focada no tema A Influência do Negro na História e na Cultura Gaúcha.

– Maio a Julho: disponibilizada a exposição Temporânea, em parceria com Companhia Carris Porto-Alegrense. Composta por um conjunto de 07 totens, a exposição apresentou uma narrativa hipertextual composta por vídeos, textos, recortes de jornais, crônicas e depoimentos que apresentam o centro da Capital em suas diferentes temporalidades (Cidade Antiga, Cidade Contemporânea e Cidade do Futuro).

– Julho a Outubro: ocorreu a exposição Releituras, em parceria com a comissão de cultura do TRT da 4° Região. Composta por nove cartões-postais antigos de Porto Alegre, acompanhados de nove fotografias que reproduzem os mesmos cenários dos postais, na sua perspectiva atual.

– Novembro a dezembro: disponibilizada a exposição VIDHAS: histórias de lutas e conquistas dos negros pelos Direitos Humanos, idealizada pela Companhia Carris Porto-Alegrense. Composta por banners que abarcam a constituição dos Direitos Humanos sobre o ponto de vista de um grupo étnico específico: os negros.

– Dezembro: o APERS sediou a palestra A luta dos negros em relação aos Direitos Humanos e as desigualdades, promovida pela Unidade de Documentação e Memória da Companhia Carris Porto-Alegrense. A exposição teve a interlocução da historiadora Lorecinda Ferreira Abrão acerca da luta dos negros em relação aos Direitos Humanos e as desigualdades, possibilitando aos participantes do evento fazer uma conexão com a exposição VIDHAS: história de lutas e conquistas dos negros pelos Direitos Humanos, a qual ainda estava em cartaz no APERS.

     Na próxima postagem será apresentada a última parte da série Ações da DIDOC em 2013, a qual se refere ao Atendimento ao Público. Até breve!

Atendimento aos usuários do APERS: a busca pelo documento

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   Nesse post intencionamos explicar a etapa posterior ao recebimento do pedido/solicitação de documentos, ou seja, a busca ao documento no acervo do APERS, pelo setor de Busca e Rearquivamento, da Divisão de Documentação (DIDOC).

  Como vimos no post anterior, uma vez inseridos os dados no sistema AAP, é gerado um pedido, o qual é único e possui um número que permite o controle e a localização do mesmo no sistema. Tal pedido apresenta dados que permitem a localização dos itens documentais no Acervo, como, por exemplo, a tipologia, o número do documento, o número do acondicionador, o nome das partes e o número da estante onde está armazenado o documento.

   A partir do conhecimento desses dados, existem padrões de busca específicos para cada método de arquivamento, por exemplo, o conjunto documental dos processos provenientes do Poder Judiciário está organizado pelo método de arquivamento numérico. Já o conjunto documental relacionado ao Hospital Psiquiátrico São Pedro, compreendido nos documentos provenientes do Poder executivo, fundo da Secretaria da Saúde, está organizado pelo método cronológico. Além disso, podemos citar como exemplo os documentos provenientes, por delegação, do Poder Judiciário, aqueles que dizem respeito ao Registro Civil das Pessoas Naturais. Tais documentos são certidões de nascimento, de casamento e de óbito encadernados e organizados por municípios, pelo número do talão (externamente) e pelo número do livro e da folha (internamente).

   Dessa forma, o ato de buscar documentos no acervo consiste em observar o pedido/solicitação, entender a organização e os métodos de arquivamento da documentação armazenada nas estantes, bem como a disposição destas nos prédios do APERS. Sendo assim, para a busca de um processo no Acervo relacionado ao Poder Judiciário, será preciso observar o seguinte: primeiro, que os processos judiciais estão relacionados as suas comarcas de origem e estas são organizadas por fundos e; segundo, que dentro das caixas, as quais acondicionam os processos de sua respectiva comarca, os processos são ordenados pelo número que receberam no momento de sua criação, respeitando-se, assim, a ordem original dos documentos.

   Pois bem, localizado o documento, o servidor responsável pela busca anotará, suavemente, com lápis de ponta grossa para não danificar a capa do documento, o número do acondicionador e o número da estante, para, posteriormente, não ter dificuldades em rearquivar o documento, já que o rearquivamento errado causa grandes transtornos à dinâmica do acesso à informação.

   Após todo esse procedimento, o setor de busca e rearquivamento, antes de entregar o documento à sala de pesquisa, que o disponibilizará ao usuário, precisa registrar o resultado da busca no sistema AAP, aferindo determinado status: localizado, não localizado, não recolhido, mais dados, etc.

   Por fim, o documento, se localizado e em boas condições de preservação, já poderá ser entregue ao usuário para consulta ou fotocopiado, nos casos permitidos pelo APERS (certidões de Registro Civil, processos de habilitação para casamento e escrituras públicas), salientando que outras tipologias documentais poderão ser fotografadas, sem o uso de flash, na sala de pesquisa. Desse modo o APERS autenticará a impressão da imagem dos documentos que estão sob sua custódia.

   No próximo post veremos como se dá o rearquivamento dos documentos…

   Até breve!

Atendimento aos usuários do APERS: recepção e localização da informação

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2013.10.16 DIDOC - Recepção da Informação (APERS)

   Prosseguindo com as notícias sobre as etapas compreendidas nas atividades da Divisão de Documentação (DIDOC) em relação ao acesso à informação, hoje explicamos o processo de recepção da informação, ou seja, o momento em que ocorre o primeiro contato entre o usuário e o atendente do Arquivo, e a localização intelectual dos documentos para disponibilização.

   Barros e Neves¹ (2011, p. 231), ao analisarem a teoria de Sanz Casado (1994) consubstanciam as palavras deste, concluindo que todos os indivíduos são usuários de informação, pois “[…] todos nós necessitamos de informação e/ou desejamos informação para desenvolver atividades cotidianas e/ou para saber de algo.” Dessa forma, é possível percebermos o elo existente entre tal necessidade e a busca da informação e, no que se refere à pesquisa, como explica Barros e Neves (2011, p. 231): “Essa necessidade, por sua vez, quando reconhecida pelo usuário, gera a busca pela informação para mudança do seu estado de conhecimento, consistindo, no todo, fazer para satisfazer essa necessidade”.

   Dessa forma, quando o usuário chega até o balcão de atendimento ocorre um diálogo que apresenta, de um lado o usuário, com sua necessidade de informação, e, de outro lado, o atendente do APERS, ou seja, o servidor que agirá como um facilitador para o acesso à informação. Importante ressaltar que, diferentemente de uma empresa, o Estado é uma organização que visa ao bem-estar do cidadão, foi criado para atender as necessidades da sociedade. Assim, o termo servidor, na designação servidor público, apresenta a ideia de prestação de serviços, o objetivo é disponibilizar serviços para a comunidade. Nessa vista, o atendente do APERS, ao receber o cidadão, vai ouvir e interpretar suas necessidades informacionais.

  No APERS, o atendimento ao usuário pode ocorrer de três formas: por telefone, através do setor de tele-atendimento (32889100); presencialmente (de segunda a sexta-feira, das 8h30min as 17h), diretamente no balcão de atendimento, ou por e-mail, pelos endereços: Tele-atendimento: tele-apers@sarh.rs.gov.br; Sala de pesquisa: saladepesquisa@sarh.rs.gov.br; Divisão de Documentação: didoc-apers@sarh.rs.gov.br.

   Após o atendente do APERS compreender a necessidade do usuário, terá que verificar se a informação desejada está configurada sob a forma de documento de arquivo e se pertence ao acervo do APERS. Ou ainda o servidor poderá buscar mais informações efetuando uma prévia análise por meio de perguntas ao usuário como: houve registro em tabelionato, cartório? houve algum processo judicial sobre o caso? qual o período do registro? quais as localidades possíveis do registro?

   Desse modo, o atendente do APERS, ao entender o desejo informacional do usuário e confirmar a possibilidade de prestar-lhe o acesso à informação solicitada, utilizará instrumentos arquivísticos, como: plano de classificação ou quadro de arranjo, tabelas de equivalência e instrumentos de pesquisa.

  Através do uso destes recursos, o atendente pode verificar as informações, resgatando como eram denominadas no passado ou como são chamados atualmente e assim obter a localização exata no conjunto documental do APERS. Entretanto, o modo mais utilizado ocorre via sistema informatizado, denominado Administração de Acervos Públicos (AAP), o qual inter-relaciona automaticamente os dados de sua base, indicando a proveniência do documento, o nome das partes envolvidas, a tipologia, a data e a localização do documento na estante. Assim, se a documentação já tiver indexada no AAP, o sistema fornecerá os dados necessários para a localização do documento.

    Para entendermos melhor a explicação acima citamos como exemplo a solicitação de uma escritura pública de compra e venda de imóvel. É possível deduzirmos que haja um registro nos livros provenientes da atividade notarial nos tabelionatos ou, se houve algum fator irregular no negócio efetuado, por exemplo, deduz-se que pode ter havido um processo judicial em nome das partes envolvidas. No caso do acervo de Tabelionatos, o atendente do APERS irá utilizar-se dos instrumentos de pesquisa para saber sua localização, pois não está indexado no sistema AAP. Já para o acervo do Poder Judiciário, o atendente verificará as informações no sistema para obter a localização do processo, caso a comarca em questão não esteja indexada, usará as tabelas de equivalência.

  Enfim, obtida a localização do documento no acervo do APERS, o atendente formalizará o pedido por intermédio do próprio sistema AAP, informando dados como o nome do solicitante, o telefone, a tipologia solicitada, a localidade correspondente, o nome das partes, a data em que foi feito o registro documental e a data prevista para o efetivo acesso ao documento solicitado. Logo após, o pedido de solicitação de documentos será enviado para o Setor de busca e rearquivamento, o que socializaremos com você no próximo post.

  Até breve…

 Para ler outras notícias relacionadas, clique aqui.

Atendimento aos usuários do APERS: a necessidade informacional do usuário

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2013.10.09 DIDOC Atendimento aos usuários do APERS

   Para demonstrar as necessidades informacionais e os tipos de usuários que temos no APERS utilizaremos como base os quatro tipos fundamentais de público dos Arquivos, definido por BELLOTTO (2006), renomada estudiosa da arquivística. Nesse sentido, efetuarmos uma comparação em relação aos tipos de usuários do APERS e os entrelaçaremos a suas necessidades informacionais. Portanto, segundo a autora, os referidos tipos fundamentais de usuários dos arquivos públicos são os seguintes:

1) O Administrador:

Segundo a autora (p. 28-29), é “aquele que produz o documento e dele necessita para sua própria informação, na complementação do processo decisório”. Desta forma, uma vez que a organização da informação constante nos arquivos é estruturada de acordo com as atividades que os produziram, o APERS custodia documentos relacionados às diversas Secretarias e Órgãos que compõem, e que compuseram, a estrutura governamental do Estado. Portanto, é comum que tais Secretarias e Órgãos, no desenvolvimento de suas atividades, necessitem de documentos já recolhidos para fins probatórios, como é o caso, por exemplo, da Secretaria da Agricultura, que quando precisa das fichas funcionais dos ex-funcionários da extinta Companhia Riograndense de Laticínios e Correlatos (Corlac), ou, também, a Secretaria do Desenvolvimento Rural, Pesca e Cooperativismo (SDR), ao buscar documentos relacionados aos registros de terras públicas. Ainda, é possível utilizarmos como exemplo, no Poder Judiciário, as Procuradorias (federais, regionais e municipais), que solicitam documentos para a comprovação de direitos, como processos judiciais de medições de terras, processo-crime, testamentos, etc. Enfim, as informações que o APERS subsidiam a administração do Estado, em relação aos valores funcionais, administrativos e jurídicos dos documentos.

2) O Cidadão (comprovação de direitos):

Segundo a autora (p. 28-29), esse tipo de público trata-se do “cidadão interessado em testemunhos que possam comprovar seus direitos e o cumprimento de seus deveres para com o Estado”. Assim, o APERS fornece, por exemplo, diariamente, em média 60 cópias autenticadas de certidões de nascimento, de casamento e de óbito (a maioria compreendida entre o período de 1929 e 1975) para que os cidadãos possam exercer seus direitos, como, por exemplo, confeccionar a segunda via da carteira de identidade, por intermédio do órgãos específicos, como o Instituto de Identificação e o Tudo-Fácil. As cópias de certidões fornecidas pelo APERS não são cobradas, o que favorece o exercício da cidadania, pois a carteira de identidade é fundamental para a dinâmica de nossos direitos e deveres em relação à sociedade em que vivemos.

Além disso, podemos utilizar como exemplo, também, os processos de habilitação para casamento, os quais são solicitados (consulta e cópias autenticadas) diariamente ao APERS para aquisição de dupla cidadania. Ocorre que tais processos, referentes ao período de 1890 a 1985, são um conjunto de documentos apresentados pelos noivos ao cartório de Registro civil para que estes fossem autorizados a contrair matrimônio, portanto, os processos de habilitação mais antigos apresentam declarações testemunhais manuscritas (caso não conste a certidão de nascimento) que descrevem a origem dos noivos e, por isso, estes testemunhos apresentam, além do valor probatório para aquisição de dupla cidadania, um grande valor para a pesquisa histórica e fonte de pesquisa riquíssima para o estudo da genealogia (esta relacionada ao próximo tipo de usuário: o pesquisador).

3) O Pesquisador

Este tipo de usuário, conforme a autora (p. 28-29), configura-se no “historiador, sociólogo, ou acadêmico, em busca de informações para trabalhos de análise de comportamento e eventos passados, podendo ser incluído nessa categoria o estudioso em geral”. Nessa perspectiva, frequentam a sala de pesquisa do APERS um grande número de pesquisadores interessados em estudos genealógicos. Mas, a necessidade informacional desse tipo de pesquisador não se restringe à genealogia, pois, também, são temas constantes de pesquisa no APERS questões como, por exemplo: estudo de gênero (sobre a atuação feminina na história, por exemplo), escravidão (utilizando, entre outras fontes, escrituras públicas registradas em livros notarias dos tabelionatos de todo o Rio Grande do Sul), violência (por intermédio da análise dos processos-crime produzidos no decurso da atividade do Poder Judiciário Estadual), ditadura militar no RS (por intermédio dos processos de indenização dos ex-presos políticos, provenientes do Poder Executivo), etc.

4) O Cidadão-comum

Se, por um lado o documento por seu valor primário, ou seja, quando atende especificamente à razão pela qual foi criado, tem uso funcional, administrativo e jurídico; por outro, o documento de valor secundário, ou permanente, interessa às outras entidades do governo e ao público em geral, tendo fins culturais e de pesquisa histórica.

Nesse sentido, conforme a autora (p. 28-29), esse tipo de público trata-se de “não mais o interessado em dados juridicamente válidos, mas o cidadão não graduado, o aposentado, a dona de casa etc. à procura de cultura geral, de entretenimento, campos em que pode haver lugar para o conhecimento da história”. Assim, o APERS atende diversos cidadãos que pesquisam fatos históricos, curiosidades sobre bairros, informações sobre sua família, etc.

  Enfim, nesse primeiro post, procuramos apresentar algumas das necessidades informacionais que motivam os usuários do APERS a solicitarem o acesso à informação contida nos documentos aqui custodiados. Nesse primeiro momento, é possível percebermos a importância do acesso à informação arquivística, um direito de todos. No próximo post, denominado sobre a “recepção da Informação”, apresentaremos como ocorre o primeiro contato entre os usuários e o APERS, via atendimento por telefone, por e-mail ou presencialmente.

   Portanto… Até breve!

   Clique aqui para ler outras notícias relacionadas.

Atendimento aos usuários do APERS: vamos descobrir como acontece?!

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  Aqui no APERS a Divisão de Documentação (DIDOC), chefiada pela arquivista Elizabeth Terezinha Martins de Lima, é responsável pelas atividades que envolvem o atendimento aos usuários, e ao longo deste mês descreveremos como se dá este atendimento. Esta iniciativa é parte de uma série de ações que estão sendo implantadas na DIDOC, aspirando qualificar e melhor demonstrar as atividades da Divisão a sociedade, uma vez que alguns usuários apontaram tais necessidades.

  Entre estas ações está a participação de alguns servidores no curso a distância sobre “Atendimento ao Cidadão” oferecido pela Escola Nacional de Administração Pública (para saber mais clique aqui). Participaram do curso 08 servidores, os quais são multiplicadores dos conhecimentos adquiridos aos demais colegas.

  Outro ponto que pretendemos melhor especificar e publicizar são os dados referentes aos atendimentos realizados. Assim, em 2014, pretendemos disponibilizar relatórios mais consistentes no “APERS em Números”, veiculado toda a primeira quarta-feira de cada mês aqui no blog.

  Para começar, ainda este ano, elaboramos uma série explicativa acerca das atividades da DIDOC, considerando que elas implicam no trâmite que envolve desde a solicitação da informação desejada até o acesso pelo usuário.

  Nesse sentido, decidimos descrever tal percurso em uma série de artigos que abordarão: as necessidades informacionais de nossos usuários, a recepção da informação, localização dos documentos e a busca e o rearquivamento dos documentos pela DIDOC. Segue abaixo um esquema do processo que resulta no acesso à informação:

2013.10.02 atendimento usuario

Fluxo do processo de atendimento ao usuário (clique na imagem para melhor visualização).

  A DIDOC trabalha sempre procurando proporcionar o acesso a informação da forma mais rápida, eficiente e eficaz possível, e nas próximas semanas demonstraremos como isto acontece!

Atividades APERS – Administração

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    Desde o dia oito de fevereiro estamos fazendo postagens sobre as principais atividades desenvolvidas no Arquivo Público do RS, através do “Atividades APERS”. Hoje apresentamos as nossas gestoras: a diretora Isabel Oliveira Perna Almeida, a chefe da DIPEP Maria Cristina Kneipp Fernandes, e a chefe da DIDOC Elizabeth Terezinha Martins de Lima.

   Possuem a responsabilidade de planejar e gerenciar as ações da Instituição e desempenham seu trabalho no sentido de que as atividades desenvolvidas contemplem as competências do Arquivo e das Divisões de Pesquisa e Projetos e Documentação.

Maria Cristina, Isabel e Elizabeth

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