SIARQ/RS atuando na SMARH

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     Na tarde de sexta-feira, dia 12, arquivistas da Divisão de Pesquisas e Projetos (DIPEP/APERS) e da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM) estiveram reunidos na SMARH, enquanto órgãos integrantes do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS).

     A visita técnica serviu para dirimir dúvidas quanto à classificação, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos, de expedientes administrativos gerados pela Secretaria, que puderam ser manuseados, lidos e debatidos pelos servidores.

     A atividade faz parte da atuação do SIARQ/RS junto aos órgãos do Poder Executivo, visando o cumprimento da legislação estadual referente à gestão de documentos.

     Recordando que, para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, os órgãos podem entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

2015.06.17 SIARQRS atuando na SMARH

Arquivistas: Maria Cristina, Jonas, Daniele, Iara, Marta, Renata e Silvia

Nomeada nova chefia da Divisão de Pesquisa e Projetos do APERS

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2015.06.17 Jonas Ferrigolo Melo     Na última quarta-feira, dia 10 de junho, foi publicada no Diário Oficial do Estado a nomeação do arquivista Jonas Ferrigolo Melo como chefia da Divisão de Pesquisa e Projetos do Arquivo Público do RS.

   Jonas, 27 anos, integra o quadro de servidores do Governo do Estado do RS desde 2010, com lotação no Instituto Estadual do Livro (IEL) da Secretaria da Cultura. É graduado em Arquivologia desde 2009 (UFSM) e especialista em História, Patrimônio Cultural e Identidades (ULBRA).

Relatórios 2014: Cursos, Eventos e Exposições

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2015.02.18 Cursos Eventos e Exposições

O APERS é uma instituição riquíssima que possui, além de vasto acervo documental, um amplo Espaço Cultural composto pela Sala Joél Abilio Pinto dos Santos, o Auditório Marcos Justo Tramontini, a Sala Borges de Medeiros e o jardim. Nossas equipes buscam ocupá-lo promovendo ou apoiando atividades culturais diversas, estimulando os usos sociais do Arquivo, contribuindo para a difusão da instituição e de seu acervo. A Sala Borges de Medeiros foi utilizada ao longo de todo o ano para as oficinas de Educação Patrimonial, sobre as quais falaremos no relatório da próxima semana. Nos demais espaços são realizadas exposições e eventos.

Durante o ano de 2014 a Divisão de Documentação (DIDOC) fez uso do Espaço organizando exposições na Sala Joél Abílio Pinto dos Santos, ocasiões em que contou com parcerias de outras instituições. Confira abaixo um relato cronológico (clique nos links para verificar as notícias postadas no Blog):

  • Janeiro a fevereiro: Em parceria com a Comissão de Cultura do Tribunal Regional do Trabalho da 4° Região, foi elaborada a exposição fotográfica denominada Irlanda. A mostra apresentou imagens capturadas segundo o olhar de Miguel Ângelo, servidor do TRT4.
  • Março a Junho: A Comissão de Cultura do Tribunal Regional do Trabalho da 4° Região organizou, em homenagem ao aniversário de 108 anos do APERS, a exposição fotográfica denominada Olhares. A qual foi constituída de 18 imagens, capturadas nas dependências do APERS, de autoria dos desembargadores Vânia Mattos, João Paulo Lucena e dos servidores Miguel Ângelo e Maria Clara Lucena Adams.
  • Julho: Em decorrência da oficina “Origens – oficina de genealogia”, promovida pela Associação dos Amigos do Arquivo Público com apoio do APERS, houve a exposição denominada Emoções, em que Adriana Weber e Daniel Teixeira Meirelles Leite expuseram parte de suas árvores familiares e ilustraram vivências de seu cotidiano enquanto genealogistas.
  • Agosto a Dezembro: Em parceria com a Comissão de Cultura do Tribunal Regional do Trabalho da 4° Região, foi elaborada a exposição fotográfica denominada Colômbia. A mostra é composta por 32 fotografias capturadas segundo a perspectiva da artista Vânia Mattos.

Em abril a equipe da Divisão de Pesquisa e Projetos (DIPEP) realizou o evento Resistência em Arquivo: Memórias e Histórias da Ditadura no Brasil, atividade de pré-lançamento do catálogo seletivo homônimo que descreve os processos de indenização a ex-presos políticos salvaguardados pelo APERS e oriundos do trabalho da Comissão Especial de Indenização. Contamos com a participação de servidoras da casa que apresentaram o trabalho realizado, de ex-presos políticos e de filhos de ex-presos políticos que compartilharam suas vivências com o público presente.

Entre abril e maio servidoras da DIDOC e da DIPEP contribuíram para a organização do Curso Documento: Paleografia, Diplomática e Preservação, promovido pela Associação dos Amigos do APERS.

Entre maio e setembro ambas as Divisões envolveram-se na construção e realização da XII Mostra de Pesquisa do APERS, desde o recebimento e seleção de artigos e resumos de pôsteres, até a organização e divulgação do evento em que os trabalhos selecionados foram apresentados. Tal evento ocorreu nos dias 09, 10 e 11 de setembro, contando com palestra de abertura de Jônatas Caratti intitulada “O solo da liberdade”, com 26 apresentações de artigos e dez apresentações de pôsteres. Os trabalhos serão publicados em formato de livro ao longo de 2015.

Já em novembro as equipes das Divisões trabalharam em conjunto para realizar o evento de Lançamento das caixas pedagógicas produzidas a partir do Projeto AfricaNoArquivo, em uma atividade que envolveu a apresentação do material, palestra sobre cultura negra com o pesquisador Rodrigo Weimer e uma excelente intervenção musical do grupo Três Marias Brasil.

Em novembro o APERS também apoiou a realização do Seminário 50 anos do Golpe de 1964, 50 anos de impunidade, promovido pelo Coletivo pela Educação, Memória e Justiça nos dias 12, 13 e 14 de novembro no Auditório Marcos Justo Tramontini, e em dezembro apoiou a Associação dos Amigos do APERS na realização de sua atividade de confraternização de final de ano, em que contamos com a apresentação do grupo vocal Mandrialis.

Ao longo do ano o APERS participou também do projeto Os Caminhos da Matriz, realizado em parceria com Solar dos Câmara/ALRS, Memorial do Ministério Público, Memorial do Judiciário, Palácio Piratini e Museu Julio de Castilhos, oferecendo visitas mediadas às instituições do entorno da Praça da Matriz. Fizemos parte do roteiro 1, acompanhados do Museu Julio de Castilhos e do Memorial do MP, realizando quatro visitas mediadas nas tardes dos dias 29 de março, 31 de maio, 30 de agosto e 25 de outubro.

Relatórios 2014 – DIPEP: Gerenciamento de Acervos

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A equipe de Gerenciamento de Acervos atua no encaixamento e no reacondicionamento dos documentos que estão em maços, do acervo do Poder Judiciário, de acordo com o art. 5° da Instrução Normativa SARH 004/2009. Procede com a elaboração e revisão de tabelas de equivalência, definição da localização dos acervos, visando otimizar o espaço físico, e atualização dos instrumentos de pesquisa.

Em 2014, do acervo do Poder Judiciário, foram encaixados e revisados os fundos – Comarcas de: Bagé, Caçapava do Sul, Cacimbinhas, Caxias do Sul, Dom Pedrito/Lavras, Farroupilha, Porto Alegre (1º Feitos da Fazenda e Vara Cível e Crime) e São Gabriel.

O Gerenciamento de Acervos desenvolve atividades que requerem muita pesquisa e conhecimento sobre os acervos custodiados pelo APERS, pois consiste em manter o arranjo do acervo de forma que a disposição física corresponda à estrutura dos órgãos de origem e à localização indicada nos instrumentos de descrição.

Mês do Arquivista: Maria Cristina Kneipp Fernandes

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Maria Cristina Kneipp Fernandes, ou a “Kithy”, 44 anos, natural de Uruguaiana/RS, é formada no Curso de Arquivologia da UFSM em 1988 e integra o quadro de arquivistas do APERS desde 1992. Agora Maria Cristina, contará um pouco de sua experiência, confira!

     Na época que estava no 2° grau tinha vontade de cursar história, mas em 1984 teve a greve dos professores estaduais, como filha e irmã de professores me diziam: “quem sabe vê outro Curso…”. Então ao analisar o ementário dos Cursos da UFSM gostei de Arquivologia e me inscrevi no vestibular! A primeira aula foi com a professora Eneida (Eneida Isabel Schirmer Richter), de início eu não gostei porque ela ficava falando as características do profissional e eu não me enquadrava… Tinha que ser organizado, metódico, cuidadoso… Bah, quase levantei e fui embora, mas já estava lá… Fiquei!

     No primeiro semestre de 1988 teve o Congresso Brasileiro de Arquivologia, então o pessoal do Curso organizou um ônibus e fomos à Brasília. Lá uma das professoras nos apresentou para uma conceituada consultora de arquivos daquela cidade. No segundo semestre, na época do estágio de final de Curso, essa consultora estava iniciando um projeto de arquivo em uma fábrica de um grupo empresarial e nos convidou, eu e uma colega para fazer o estágio neste projeto. Moramos por três meses em Brasília! No retorno, essa colega considerou que tínhamos que fazer um curso de dicção e oratória antes da defesa do relatório de estágio! Procuramos um curso e ficamos uns quinze dias em Porto Alegre. Os promotores do curso eram a dona Sônia e seu João Brunet, hoje membros da diretoria da AAAP!

     Depois da defesa do relatório, uma consultoria de São Paulo abriu seleção, pois tinha fechado um contrato com uma empresa em Guaíba. Veio um ônibus da UFSM com os candidatos! Eu e outros colegas fomos selecionados, fiquei nesse trabalho por um ano e três meses, após fui trabalhar em outra consultoria em Porto Alegre! Fiquei por um ano e meio trabalhando em uma organização social voltada à indústria, fazia levantamento da produção documental na sede e nas unidades da região metropolitana.

     Neste período prestei o concurso para o Arquivo Público. Contei que havia passado e claro, fui demitida! Lembro que cheguei em casa e choraaaava! Passei os próximos seis meses trabalhando com um colega arquivista em sua consultoria em arquivos. Em janeiro de 1992, a arquivista Lenir Fernandes, então diretora do Arquivo, convidou-me e comecei a trabalhar aqui em Cargo em Comissão! Trabalhava de manhã na consultoria e a tarde atendia na sala de pesquisa do Arquivo. No início de abril fui nomeada! Nós não sabíamos muito bem quantos iam ser chamados, iam nomeando… Nada muito planejado.

    Entrei em exercício, o SIARQ/RS tinha sido criado… Então os arquivistas que já trabalhavam aqui criaram um formulário para fazer um diagnóstico da situação dos arquivos nas Secretarias para saber o volume, áreas destinadas, documentos… Era bem descritivo, para desenvolver a atividade fomos divididos em duplas. Isso foi bom porque conhecemos a estrutura do Estado. Algumas pessoas nos recebiam bem, outras não… Em cada lugar tínhamos que explicar o que era arquivista, o que íamos fazer… Apesar de ter sido encaminhado ofício antes, informando sobre o diagnóstico, nem todos tiveram conhecimento.

     Nessa época nem mesa de trabalho tínhamos, utilizávamos uma sala de reunião para debater com os colegas o andamento do trabalho… Ao concluirmos o levantamento, voltamos para o Arquivo e aí, o que fazer? Não havia muito planejamento… Houve relotações e alguns arquivistas foram para o interior… Pensou-se em elaborar uma tabela de temporalidade única, mas o levantamento não tinha informações suficientes, depois de um tempo abortamos essa ideia. De qualquer forma ele teve resultado porque os órgãos passaram a ter conhecimento de que no Arquivo Público havia arquivistas e nós conhecemos a estrutura do Estado.

    Observamos que a organização do acervo tinha falhas e concluímos que talvez fosse necessário “trabalhar” o Arquivo, precisávamos organizar a casa antes de vender trabalho externo. Fomos divididos em equipes de acordo com o perfil, como precisávamos de local de trabalho, passamos a ter salas dentro do acervo! Fazíamos o levantamento dos acervos para qualificar os instrumentos de pesquisa e atendíamos as Secretarias de acordo com a demanda, com a elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade individuais. Percebemos que não era porque tinha um Decreto instituindo o SIARQ/RS que ele iria ser implementado.

    Elaboramos um estudo administrativo da história das Secretarias que resultou em uma publicação interna nomeada “Os sete governos”, a qual originou o livro “Fontes para a história administrativa do Rio Grande do Sul” publicado em 2006. Foi um trabalho de bastante pesquisa, a ideia era que contribuísse para a elaboração de instrumentos futuros.

     O período da reforma dos prédios do Arquivo e a saída da Junta Comercial agitou um pouco o dia a dia… Tomamos posse do prédio III. Bah, isso foi uma qualidade para nosso trabalho! Porque era um problema de identidade, trabalhávamos no Arquivo Público, endereço Riachuelo “2° portão”, em referência ao portão da garagem!

    Outro fato foi delimitar o espaço entre o Arquivo e os usuários. Eles iam ao acervo, faziam buscas, pegavam o que queriam, atendiam aos usuários no lugar dos atendentes, tínhamos que pedir licença… Era tudo muito amador. Tinha-se o entendimento de que o Arquivo era um arquivo intermediário, um cartório em decorrência do fornecimento de certidões. Essa mudança de imagem é fruto do nosso trabalho enquanto arquivistas. Por isso o receio de retrocesso quando notamos algumas atitudes.

    Considero que a criação do Sistema AAP, em termos de conhecimento da teoria arquivística, foi um dos projetos que mais me exigiu. Esse projeto consistiu em uma tratativa da direção do Arquivo com a PROCERGS. Tínhamos reuniões quase semanais, precisávamos delimitar o que queríamos e eles entenderem isso. O sistema foi planejado, tem falhas, mas atende as nossas necessidades e permite melhorias. Senti muita satisfação em ver o resultado!

     Também criamos a tabela de temporalidade única. Um divisor de águas! Elaboramos um levantamento através das competências dos órgãos direcionado para as funções, constituindo-se em um trabalho bem consistente com a Comissão de Avaliação. Ao concluirmos, queríamos publicar por Decreto, mas a proposta não foi bem aceita e ficou um ano parado até ser publicado por Instrução Normativa pela SARH em 2008.

    Desde 2004 estou na chefia da DIPEP, aceitei o cargo porque julgo que tinha legitimidade e sou dedicada. Não tive preparação para ser gestora, minha formação acadêmica foi bastante tecnicista e enquanto servidora participei de algumas capacitações isoladas. Considero-me boa servidora pública, não boa gestora. Conheço o Arquivo, tenho minimamente uma noção do que é ser servidor público, do que é bom ou não para o Arquivo… Sou responsável, sei que tenho de cumprir as tarefas e trabalhar.

     Até 2004 a DIPEP era dividida por funções, tínhamos equipe de descrição, avaliação, preservação e quem trabalhava com avaliação também acompanhava o SIARQ/RS. Depois disto houve a divisão por atividades e todos atendiam as demandas do SIARQ/RS. Hoje não há tanta definição, por isso eu digo que não sou uma boa gestora… Tem momentos que todos nos concentramos nas mesmas atividades, estagnando outras… Não tem muito planejamento… Nesse sentido podemos dizer que as atividades de rotina do Arquivo muitas vezes não recebem incentivo, mas projetos eventuais sim, e de certa forma o Arquivo ganha!

     Por um tempo criou-se o mito que eu tinha de falar em público, mas isso é porque nunca me neguei, sou participativa, quando tem que ir a reuniões sempre vou… Isso fez com que ficasse mais conhecida, quando trabalhávamos nos grupos setoriais do SIARQ/RS o pessoal me via e já falava “Tu de novo!”, mas era numa boa! E quando dizem que tenho boa memória é porque participo, contextualizo as situações, retendo as informações…

     Sou satisfeita enquanto arquivista. Tenho mais satisfação de fazer, por isso digo que sou boa servidora pública… Não é a função que me leva a ser o que eu sou. Dos meus 20 anos de Casa destaco a elaboração e implantação do sistema AAP como momento marcante. Foi quando me senti mais arquivista, fui exigida teoricamente… Os mínimos avanços do SIARQ/RS também são uma satisfação.

     Paralelo ao Arquivo, desde a segunda diretoria da AARS sempre ocupei algum cargo. Nunca quis ser presidente nem vice, mas já passei por todos os outros! No meu tempo livre gosto de sair, me divertir! Vou ao cinema, teatro, shows… Beber com os amigos… Gosto de caminhar… Sou colorada, gosto de ir ao Beira Rio!

Descrição do APERS – ISDIAH

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   A aplicação da Norma Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico – ISDIAH para descrever o Arquivo Público do RS foi desenvolvida com os objetivos de facilitar o contato do público com a instituição e o acesso aos seus acervos e serviços que oferece à população. O trabalho realizado faz parte do Projeto de Descrição de Acervos, vinculado a Divisão de Projetos e Pesquisas – DIPEP, caracterizando-se como uma atividade permanente da instituição.

   A Norma ISDIAH tem como principal objetivo “facilitar a descrição de instituições arquivísticas cuja função primordial seja guardar acervos e torná-los disponíveis para o público em geral”. Essa norma determina o tipo de informação que pode ser trabalhada em descrições de instituições que mantém acervos arquivísticos e instrumentaliza sua utilização prática, e pode ser usada como base para o desenvolvimento de comunicação ou de intercâmbio de dados entre instituições…

  Os elementos de descrição da norma estão divididos em seis áreas de informação, sendo definidos como elementos obrigatórios de descrição “Identificador” e “Forma autorizada do nome”, ambos da Área de identificação, e “Endereço”, da Área de contato. Os conteúdos, as regras e as convenções usadas na descrição são aquelas seguidas pela instituição e a codificação utilizada em nosso país.

   A norma foi produzida pelo Comitê de Boas Práticas e Normas do Conselho Internacional de Arquivos – CIA (International Council on Archives – ICA) em 2008, sendo traduzida e publicada no Brasil através do Arquivo Nacional em 2009. Para conhecer e fazer download do texto integral da Norma acesse o site do ICA (inglês) e do CONARQ (português).

   Para acessar o arquivo com o conteúdo de descrição do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul com a aplicação da Norma ISDIAH clique aqui.

Post atualizado em 09 de outubro de 2012.

Atividades APERS – Administração

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    Desde o dia oito de fevereiro estamos fazendo postagens sobre as principais atividades desenvolvidas no Arquivo Público do RS, através do “Atividades APERS”. Hoje apresentamos as nossas gestoras: a diretora Isabel Oliveira Perna Almeida, a chefe da DIPEP Maria Cristina Kneipp Fernandes, e a chefe da DIDOC Elizabeth Terezinha Martins de Lima.

   Possuem a responsabilidade de planejar e gerenciar as ações da Instituição e desempenham seu trabalho no sentido de que as atividades desenvolvidas contemplem as competências do Arquivo e das Divisões de Pesquisa e Projetos e Documentação.

Maria Cristina, Isabel e Elizabeth

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