Atividades SIARQ/RS – Junho 2018

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de junho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 06, 13 e 20: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC. Participantes: Letícia Luiz, João Carlos Silveira e Pâmela Rodrigues (SEDUC); Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).

Dia 12: o arquivista Cléo Belicio Lopes esteve no Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER), em reunião de assessoria técnica para gestão documental, visando realizar a eliminação de documentos, referente à massa documental acumulada, em conformidade com a IN 01/2016. Participantes: Fábio Ballejo e Élvio Pitroski (DAER).

Dia 13: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Maria Cristina Fernandes estiveram na Secretaria da Segurança Pública (SSP), em reunião de apresentação e orientações sobre o SIARQ/RS à Comissão Setorial da Secretaria de Segurança Pública. Participantes: Barbara Dreher, Marcela Garigan, Daniela Kich, Daniele Silveira, Cristiane Reitter e Caroline Alexandre (SSP).

Dia 15: a arquivista Maria Cristina Fernandes esteve na Secretaria dos Transportes (ST), em reunião de assessoria técnica para esclarecimento de dúvidas oriundas do trabalho de aplicação da TTD. Participantes: Rosane Mello e Bruno Cardozo (ST).

Dia 21: o arquivista Jonas Melo participou de reunião do Comitê Gestor do PROA, realizada na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 25: o arquivista Anderson Kleger, da Defensoria Pública do Estado (DPE), esteve no APERS, em reunião com o arquivista Cléo Belicio Lopes sobre as atividades desenvolvidas com a DEFEN, antes de sua nomeação.

Dia 26: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Marta Helena de Araújo estiveram da 2ª Delegacia de Polícia do Adolescente Infrator – 2DPAI/DECA/PC, em reunião de assessoria técnica para gestão documental, visando realizar a eliminação de documentos, referente à massa documental acumulada; explicação conforme a IN 01/2016. Participantes: Luciana Saadi (PC).

Dia 28: o arquivista Jonas Melo participou de reunião do Comitê Gestor do PROA (CGPROA), realizada na Sala de Gestão da SMARH, onde foi apresentado o PROA ao recém-nomeado arquivista da Defensoria Pública do Estado (DPE). Participantes: Anderson Kleger (DPE) e Flávia Donini, Lauro Cesar (CGPROA).

    Com a declaração de encerramento das atividades da Fundação de Desenvolvimento e Recursos Humanos (FDRH) foi realizado o recolhimento do acervo documental ao APERS, como prevê o art. 9º da IN 04/09 SARH. Foram recolhidos 1.390,2 metros lineares de documentos. Desde o dia 21 de junho a equipe, então orientada sobre as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos, passou a integrar a equipe do APERS visando a organização e disponibilização do acervo supervisionada pelas arquivistas Aerta Grazzioli Moscon e Viviane Portella de Portella.

Arquivistas e estagiários na CORAG.

  Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de 10 assessorias técnicas, para orientações e verificação das atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram pela CORAG: Márcia Senna e estagiários.

    Em junho, o Arquivo Público analisou seis (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

   E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@planejamento.rs.gov.br, vinte e sete (27) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (03) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Maio 2018

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de maio os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 03 e 17: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Melo participaram de reunião do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dias 11 e 29: arquivistas do APERS participaram de uma reunião de assessoria técnica na Secretaria dos Transportes (ST), onde explanaram sobre as normativas estaduais para gestão documental a fim de realizarem a classificação e avaliação de processos administrativos conforme a TTD, visando realizar a eliminação de documentos. Participantes: Mario Levin, Rosane Mello, Claudia Teixeira, Bruno Cardozo (ST); Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).
  • Dias 15 e 22: as servidoras Maria Cristina Fernandes, Ana Karina Uberti Moreira e Renata Vasconcellos estiveram reunidas com os estagiários, na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades de organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).
  • Dias 25, 28 e 30: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC. Participantes: Letícia Luiz, João Carlos Silveira e Pâmela Rodrigues (SEDUC); Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).
  • Dia 29: estiveram reunidas na Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH), as arquivistas do APERS e da Divisão de Protocolo Arquivo e Informações (DIPRO) para verificar dúvidas sobre classificação de processos administrativos. Participantes: Samantha Signor (DIPRO); Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).

Na Fundação de Desenvolvimento e Recursos Humanos (FDRH), a arquivista Viviane Portella de Portella participou de 15 assessorias técnicas, orientando sobre as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos aos estagiários.

Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de 10 assessorias técnicas, para orientações e verificando as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram pela CORAG: Márcia Senna e estagiários.

Em maio, o Arquivo Público analisou nove (09) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, quarenta e seis (46) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos quatro (04) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Abril 2018

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de abril os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dia 03: arquivistas do APERS estiveram em visita técnica às salas onde estão armazenados os acervos da Secretaria do Desenvolvimento Social, Trabalho, Justiça e Direitos Humanos (SDSTJDH), para avaliarem as condições em que se encontra a documentação, para o tratamento adequado. Participaram: Deborah Eunice Pilar Steyer, Felipe Bittencourt de Mourada (SDSTJDH), Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).
  • Dias 04, 09 e 11: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo e sobre procedimentos em relação ao PROA para a SEDUC. Participantes: Letícia Luiz, João Carlos Silveira e Pâmela Rodrigues (SEDUC); Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).
  • Dias 05 e 19: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Melo participaram de reunião do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dia 13: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram reunidas com os estagiários, na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades de organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).
  • Dia 20: a arquivista Silvia Soares esteve na Secretaria do Desenvolvimento Social, Trabalho, Justiça e Direitos Humanos (SDSTJDH), participando de reunião de assessoria técnica, para esclarecimento de dúvidas e orientações sobre classificação e avaliação de processos administrativos, visando realizar a eliminação de documentos, referente à massa documental acumulada no Hospital Psiquiátrico São Pedro. Participantes: Deborah Eunice Pilar Steyer (SDSTJDH).
  • Dia 27: os arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), para prestarem orientações sobre a definição de assuntos para processos que solicitam acesso e compartilhamento de dados provenientes de sistemas eletrônicos de órgãos do Governo Estadual. Participaram: Júlio Carlos Olijnyk (PROCERGS), Diônifer Alan da Silveira (SPGG), Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigolo Melo (APERS).
  • Na Fundação de Desenvolvimento e Recursos Humanos (FDRH), os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Viviane Portella de Portella participaram de 15 assessorias técnicas, orientando sobre as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos aos estagiários.
  • Na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares participaram de 12 assessorias técnicas, para orientações e verificando as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram pela CORAG: Márcia Senna e estagiários.

Em abril, o Arquivo Público analisou seis (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e nove (29) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Março 2018

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de março os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

  • Dias 02, 06, 09, 13 e 23: as servidoras Maria Cristina Fernandes, Ana Karina Uberti Moreira e Renata Vasconcellos estiveram reunidas com os estagiários, na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades de organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).
  • Dias 05, 09, 12, 15, 19, 22, 27: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares estiveram na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), em reuniões para orientações e verificando as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram pela CORAG: Márcia Senna, Bruno Gomes Dill e estagiários.
  • Dia 06: arquivistas do APERS estiveram na Ouvidoria da Segurança Pública prestando assessoria técnica sobre eliminação de documentos. Participantes: Daniela Maroñas Bandeira (Ouvidoria). Cléo Lopes e Maria Cristina Fernandes (APERS).
  • Dia 08: o arquivista Cléo Belicio Lopes esteve no MP/RS, participando de reunião para retomada dos trabalhos que pretendem salvaguardar o conjunto documental que integra o tombamento do Complexo do Castelo de Pedras Altas, objeto de Inquérito civil que tramita, por designação especial, na Promotoria de Bagé. Também participaram: Dr. Everton Luís Resmini de Meneses (Promotor de Justiça da Promotoria de Justiça de Bagé), Dra. Anelise Grehs (Coordenadora do Núcleo de Resolução de conflitos Ambientais – NUCAM); Juliana Erpen (Superintendente do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional – IPHAN); Alice Cardoso e Estela Galmarino (Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico do Estado do RS – IPHAE); Cintia Souto (Memorial do MPRS) e Rovena Zanchet (Assessora Jurídica do CAOMA/MPRS).
  • Dia 21: o Diretor Administrativo, Felipe Bittencourt de Mourada, da Secretaria de Desenvolvimento Social, Trabalho, Justiça e Direitos Humanos (SDSTJDH), esteve reunido com arquivistas do APERS, conversando sobre gestão documental a fim de tratar massa documental acondicionada em local inadequado e possibilidade de digitalização. Participantes: Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares.
  • Dia 21: arquivistas do APERS participaram de reunião, na Casa Civil, de assessoria técnica para esclarecimentos de dúvidas sobre classificação e avaliação de processos administrativos com servidores e estagiários do Protocolo da Casa Civil. Participantes: Vicentina Soares Pereira, Miguelângelo Ferreira, Verônica Vieira Martinelli, Camila Barboza e Tiago Soares Marques (Casa Civil), Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS).
  • Dia 22: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Melo participaram de reunião do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.
  • Dia 26: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na DIPRO/DEADM/SMARH, em reunião sobre atividade de avaliação da documentação do SEMUN, que envolvem o sistema SPI. Também participaram: Flávia Cézar e Samantha Signor (DIPRO/DEADM/SMARH).
  • Na Fundação de Desenvolvimento e Recursos Humanos (FDRH), os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Viviane Portella de Portella participaram de 17 assessorias técnicas, orientando sobre as atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos aos estagiários.

    Em março, o Arquivo Público analisou dez (10) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, quarenta e um (41) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Dezembro 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de dezembro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 04 e 06: arquivistas do APERS estiveram na FAPERGS, participando de reunião para definição das etapas do projeto de revisão da TTD da FAPERGS e análise de documentos no Arquivo para verificação da aplicabilidade da TTD do SIARQ/RS aos documentos do setor Financeiro. Participantes: Adonai José Eggert Zorz, Jeanine Balboni Lacerda, Jéferson dos Santos Pereira, Joannes Paulus Pinto Soares, José Szwec, Rafael Monte Maior de Oliveira (FAPERGS), Ana Karina Uberti Moreira, Jonas Ferrigolo Melo, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dias 04, 06 e 20: os arquivistas estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos na organização do acervo e, com o Grupo de Trabalho Procedimentos PROA para a SEDUC sobre trâmites e assinaturas. Participantes: Bonifácio Brobio, Flávia Cézar (Comitê PROA), Daniel Pinto, Vivian Tessari, Letícia Luiz, Deisi Celuppi, João Carlos Silveira, Pâmela Rodrigues, Marisa Fabiane Xavier (SEDUC), Cléo Lopes, Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Renata Vasconcellos e Ana Karina Uberti Moreira (APERS).

Dias 06 e 15: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS) estiveram na Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), participando de reuniões para orientações sobre atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participou Rodrigo Saraiva (CIENTEC).

Dias 07 e 21: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 08, 15 e 21: as servidoras do APERS, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos e Ana Karina Uberti Moreira, estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).

Dia 18: os arquivistas do APERS estiveram no Arquivo e Protocolo da Casa Civil, para verificação de dúvidas e esclarecimentos sobre classificação e avaliação de processos administrativos. Participantes: Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS); Vicentina Soares Pereira e estagiários Tiago Soares Marques, Ana Paula dos Santos, Verônica Vieira Martinelli e Felipe Luckei Rodrigues (Casa Civil).

Dia 18: arquivistas do APERS estiveram na Fundação de Economia e Estatística (FEE), participando de reunião sobre as atividades de gestão documental visando a transferência de documentos para a Secretaria à qual a Fundação é vinculada. Participantes: Aerte Grazzioli e Cléo Belicio Lopes (APERS) e Marcelo Silva, Ednilson Mambac, Tamini Nicoletti e Susana Kerschner (FEE).

Dia 28: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio Lopes (APERS) estiveram no Conselho Regional de Arquitetura e Urbanismo (CAU/RS) para atenderem a solicitação de assessoria para elaboração de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade. Participaram Denise Lima e Alexandre Santos (CAU/RS).

    Em dezembro, o Arquivo Público analisou cinco (05) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

   E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, sete (07) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos quatro (04) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Novembro 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de novembro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01, 09 e 16: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Protocolo Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM/SMARH), participando de reunião para definições sobre recolhimento de acervos ao APERS. Participantes: Samantha Signor (DIPRO); Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).

Dias 08, 14 e 29: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos na organização do acervo na SEDUC e, com o Grupo de Trabalho Procedimentos PROA para a SEDUC, trataram sobre a elaboração de minuta de normativa o uso do Sistema PROA.

Dias 09 e 30: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 10: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).

Dias 13 e 17: os arquivistas Aerta Grazzioli e Cléo Belicio Lopes (APERS) estiveram na Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas (CORAG), participando de reunião para orientações sobre atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participaram Virgínia, Flávio Caetano e Márcia Sena (CORAG), Flávia Cezar e Samantha Signor (DIPRO/DEADM/SMARH).

Dia 14: arquivistas do APERS estiveram na Fundação de Economia e Estatística (FEE), participando de reunião para prestarem orientações sobre atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participarem Aerta Grazzioli e Cléo Belicio Lopes (APERS) e Marcelo Silva, Angela Costa, Anelise Rubleski e Grazziela Castro (FEE).

Dia 21: os arquivistas Iara Gomide e Cléo Belicio Lopes (APÈRS) estiveram no Conselho Regional de Arquitetura e Urbanismo (CAU/RS) para atenderem a solicitação de assessoria para elaboração de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade. Participou Denise Lima (CAU/RS).

Dia 23: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS) estiveram no Arquivo da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), para prestarem orientações sobre recolhimento de documentos e continuidade das atividades de classificação de documentos para realizar nova eliminação. Participaram Leocádia Nunes Jung e estagiário Guilherme Sumariva (SPGG).

Dia 24: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS) estiveram na Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC), participando de reunião para orientações sobre atividades de gestão documental para transferência e recolhimento de documentos. Participou Rodrigo Saraiva (CIENTEC).

Dia 28: os arquivistas do APERS receberam, no Arquivo Público, servidores do Protocolo da Casa Civil, para prestarem orientações sobre gestão documental. Participaram Cléo Belicio, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS); Vicentina Pereira e os estagiários Felipe e Verônica (CC).

Em novembro, o Arquivo Público analisou três (03) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e um (21) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Outubro 2017

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de outubro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 04: os arquivistas Marta de Araújo e Cléo Belicio (APERS) estiveram no Departamento de Administração de Patrimônio do Estado (DEAPE), para prestar orientações sobre avaliação e eliminação de documentos.

Dias 06, 16 e 27: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).

Dia 18: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Protocolo Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM/SMARH), participando de reunião para definições sobre recolhimento de acervos ao APERS. Participantes: Samantha Signor (DIPRO); Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).

Dias 18 e 25: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC.

Dia 19: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 20: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS) estiveram no Tribunal de Contas do Estado (TCE), participando de reunião para orientações sobre gestão documental, a fim de o TCE elaborar seus instrumentos de gestão documental.

Dia 31: os arquivistas do APERS receberam, no Arquivo Público, servidores do Protocolo da Casa Civil, para prestarem orientações sobre gestão documental. Participaram Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS); e, Vicentina Pereira, Felipe e Ana Paula Rodrigues (CC).

Em outubro, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, sete (07) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos três (03) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Setembro 2017

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O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de setembro os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01 e 13: os arquivistas Marta de Araújo e Cléo Belicio (APERS) estiveram na Defensoria Pública do Estado (DPE), para prestar orientações sobre levantamento documental, a fim de a DPE elaborar seus instrumentos de gestão documental.

Dias 06, 13, 18, 22 e 27: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC. Nas reuniões de 06 e 18 foram abordadas questões relativas aos Sistemas SPI e PROA.

Dias 12 e 25: os arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM/SMARH).

Dias 14 e 28: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 21: os arquivistas Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS) estiveram na Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), participando de reunião para orientações sobre gestão documental. Participaram pela SPGG: Irma Macolmes e Fernando Moraes.

Dia 27: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Protocolo Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM/SMARH), participando de reunião para definições sobre recolhimento de acervos ao APERS. Participantes: Samantha Signor (DIPRO); Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS).

Dia 28: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Silvia de Freitas Soares, estiveram em reunião na Secretaria do Meio Ambiente (SEMA), com o objetivo de orientar sobre eliminação de processos administrativos da área financeira, prescrição dos prazos. Representando a SEMA: Gladis de Mello Bento, Eva Vilma Soares de Lucca, Leonardo Baleeiro SantAnna.

Em setembro, o Arquivo Público analisou seis (06) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, nove (09) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos quatro (04) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Agosto 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de agosto os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 09: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Pagamento de Pessoal Secretaria da Fazenda, prestando assessoria em gestão documental, sobre guarda, prazos e destinação de documentos. Estiveram reunidos Maurício Almeida da Silveira e Carmen Karina Garcia Paiva (SEFAZ); Iara Gomide, Marta Araújo e Cléo Belicio Lopes (APERS).

Dias 09, 16 e 23: os arquivistas Jonas Melo e Maria Cristina Kneipp Fernandes (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC. Nas reuniões de 09 e 16 foram abordadas questões relativas aos Sistemas SPI e PROA.

Dias 10, 18, 25 e 31: os arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes, Renata Vasconcellos e Cléo Belicio Lopes estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Dias 10 e 24: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 15: arquivistas do APERS estiveram no Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER) participando de reunião, orientando quanto a definições de Assuntos para uso no Sistema PROA. Participantes: Aline Druzina, Mario Sérgio Alves, Yasmine Trindade, Livia Job, Bianka Maduell (DAER), Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).

Dia 16: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Maria Cristina Kneipp Fernandes, estiveram em reunião no Tribunal de Contas do Estado (TCE), com o objetivo de orientar Grupo de Trabalho formado por servidores do TCE que estão elaborando os instrumentos de gestão documental. Representando o TCE André Dietrich, Denise Wilhelms Ventura, José Luís Riegel de Brito, Fabiola Ferreira Oliveira, Giovana Villanova Maciel, Michael Abreu Ribeiro, Luiz Carlos Martins Larratéa.

Dia 22: arquivistas do APERS estiveram na Defensoria Pública do Estado (DPE) para retomarem as assessorias à implantação da gestão documental na DPE. Reuniram-se Ana Cristina Wachter (DPE), Marta Araújo e Cléo Belicio Lopes (APERS).

Dia 28: os arquivistas do APERS estiveram em reunião no Departamento Estadual de Trânsito do Rio Grande do Sul (DETRAN/RS) para tratarem sobre a definição de Assuntos para uso no Sistema PROA. Participantes: Elissa Schweitzer, Karina de Aguiar Barreda, Nina Paula Margarites Lima, Rosana Herminia Della Pace (DETRAN/RS), Jonas Ferrigolo Melo, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 31: a assessoria à Divisão de Pessoal e de Desenvolvimento de Recursos Humanos (DIPES/DEADM/SMARH), iniciada em 2013, teve efetivada sua primeira eliminação de documentos. Nesta data, foram desfragmentados 41,89 metros lineares de documentação, referente a documentos de controle de frequência e exames de seleção, cujo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado na página 07 do DOE de 26 de junho de 2017. O total do acervo em que está sendo feita a gestão documental é de aproximadamente 300 metros lineares e a equipe que atua na assessoria é composta pelos arquivistas Cléo Belicio Lopes, Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos; e pelos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa.

 

    Em agosto, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, doze (12) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos dois (02) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Julho 2017

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    O Arquivo Público do RS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de julho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 05, 12 e 18: os arquivistas Jonas Melo e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central da Secretaria, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, na organização do acervo na SEDUC.

Dias 06, 13, 20 e 27: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 06, 14 e 19: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações para a realização das atividades dos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa, na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Arquivo FEPAM

Arquivo FEPAM

Dias 13 e 17: arquivistas do APERS estiveram reunidos com servidores da Fundação Estadual de Proteção Ambiental Henrique Luis Roessler (FEPAM). Primeiro para conhecer o Arquivo Geral da Fundação, local onde estão arquivados os processos administrativos desde 1991. E, num segundo encontro, os servidores analisaram um modelo de termo de referência para contratação de serviços de gestão documental. Participantes: Carlos Eduardo Dorini, Julio Carlos Carvalho (FEPAM), Jonas Melo e Silvia Soares (APERS).

Dia 26: foi realizada a palestra “Gestão Documental: aplicações na administração pública” ministrada pelo arquivista Jonas Ferrigolo Melo e foram apresentados casos de boas práticas em gestão documental dos órgãos: DETRAN pelo arquivista Carlos Alberto Lucena; DAER pela bibliotecária Lívia Job e DIPRO/SMARH pela arquivista Samantha Signor. O evento ocorreu no Auditório do CAFF, promovido pelo Arquivo Público do RS, com apoio do Departamento de Planejamento Organizacional, e foi destinado aos servidores estaduais para promover o SIARQ/RS e a importância da gestão documental.

Dia 28: apresentação e aprovação do projeto de gestão documental da SEDUC e alinhamento sobre evento do dia 02/08. Participantes: Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigo Melo (APERS). Daniela Baum, Letícia Luiz, Vivian Tessari e o Secretário Ronald Krummenauer (SEDUC).

   Em julho, o Arquivo Público analisou onze (11) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

     E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, dezesseis (16) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

   Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”

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    No dia 26 de julho de 2017 acontecerá a palestra Gestão Documental: aplicações na Administração Pública, promovida pelo Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), com apoio Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG), órgãos da Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH).

    O evento será às 14h30min, no Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari e será ministrado por Jonas Ferrigolo Melo, Arquivista do Arquivo Público do Estado. O evento terá a participação de órgãos do Poder Executivo que apresentarão suas boas práticas em gestão documental: DETRAN, com apresentação do Arquivista Carlos Alberto Lucena; DAER, com apresentação da Bibliotecária Lívia Job; e da SMARH, com apresentação da Arquivista Samantha Signor.

   A palestra visa disseminar a importância da gestão documental, das normativas estaduais e do uso dos instrumentos de gestão do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), aliando a teoria com estratégias práticas de aplicação.

    A partir do conhecimento adquirido os servidores estarão melhores instrumentalizados para aplicar os procedimentos e operações técnicas que dizem respeito ao tratamento de documentos, desde sua produção, tramitação, uso, classificação e avaliação, visando sua eliminação ou guarda permanente, proporcionando agilidade com os trâmites administrativos, facilidade de localização de documentos, otimização de espaço físico e de recursos financeiros, além de fornecer subsídios para estratégias de responsabilidade socioambiental.

   Evento aberto a todos os servidores públicos interessados, com credenciamento na entrada, não sendo necessária inscrição prévia. O auditório permanecerá aberto enquanto houver espaço. Mais informações pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br e pelos telefones 3288-9114 ou 3288-1333.

Serviço:
O que: Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”
Quando: dia 26 de julho de 2017
Horário: 14:30 horas
Onde: Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari (Av. Borges de Medeiros, 1501, Porto Alegre – RS).

Atividades SIARQ/RS – Junho 2017

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    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de junho os servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 05: os servidores da Secretaria de Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH), Aerta Moscon, Cléo Belicio e Renata Vasconcellos (arquivistas do APERS), Vanessa Vestena (ASJUR), Robert Heunze Junior (GABIN) e Isabel Almeida (DEAPE), estiveram em reunião no Departamento de Administração do Patrimônio do Estado (DEAPE), para assessorar o Grupo de Trabalho na definição de especificações técnicas de equipamentos para digitalização de acervo de livros tombo do Departamento.

Dia 06: as arquivistas Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Secretaria do Desenvolvimento Rural (SDR), reunidas com Thaíse Mazzei, estagiária, para prestarem orientações sobre classificação e avaliação de documentos, para o início das atividades de gestão documental a serem realizadas.

Dia 06: as arquivistas Silvia Soares (APERS) e Samantha Signor (DIPRO) se reuniram na Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM/SMARH) para verificar a classificação de processos administrativos, utilizando TTD da Administração Direta do Poder Executivo.

Dias 07, 13, 14, 21 e 28: os arquivistas Jonas Melo, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos (APERS) estiveram na Secretaria da Educação (SEDUC), Arquivo Central, para prestarem orientações quanto à classificação e avaliação de documentos, quanto à organização do acervo, apresentação e acompanhamento das melhorias na sala de trabalho de microfilmagem.

Dia 08: os arquivistas Maria Cristina Fernandes e Jonas Melo estiveram em reunião na Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado do Rio Grande do Sul (FAPERGS), para assessorar o Grupo de Trabalho responsável por implantar a gestão documental. Participaram representando a Fundação: Daniela Barcellos e Joannes Soares.

Dias 08, 22 e 29: os arquivistas Cléo Belicio Lopes e Jonas Ferrigolo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 12 e 23: as arquivistas Maria Cristina Kneipp Fernandes e Renata Vasconcellos estiveram na Sede Complementar do Centro Administrativo Fernando Ferrari (SECOM/CAFF), acompanhando e prestando orientações aos estagiários Ederson Silva da Silva e Tiago Costa para a realização das atividades na organização do acervo da Divisão de Pessoal (DIPES/SMARH).

Dia 13: os arquivistas do APERS, Jonas Melo e Silvia Soares, receberam os servidores da Fundação Estadual de Proteção Ambiental Henrique Luis Roessler (FEPAM), Carlos Eduardo Dorini e Julio Carlos Carvalho para conversarem sobre a minuta de termo de referência para digitalização de acervos da FEPAM e Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) e a real necessidade deste serviço, sugerindo a contratação para serviços de gestão documental.

Dias 20 e 27: os arquivistas do APERS, Jonas Melo e Renata Vasconcellos, estiveram reunidos na Sede e no Arquivo da Fundação de Proteção Especial (FPE), com as servidoras Daniela Fernandes e Vera Campos, para prestarem assessoria na Gestão documental no arquivo do Protocolo da FPE.

Dia 22: servidores estiveram reunidos na Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), para verificar questões a respeito do Termo de Referência para digitalização de documentos da SEMA e FEPAM. Participantes: Rafael Missio, Dionifer Silveira e Hilton Boklis (SPGG); Cléo Belicio e Jonas Melo (APERS).

   Em junho, o Arquivo Público analisou sete (07) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidas por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, onze (11) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (05) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Janeiro 2017

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2015.07.15 SIARQRS

Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de janeiro os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 12, 19, 26 e 30: os arquivistas Cléo Belicio e Sílvia Soares participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH e na Sala de Reuniões do IPE, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 05 e 20: as arquivistas do APERS e DIPRO estiveram reunidas na Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SMARH), verificando dúvidas sobre classificação e avaliação de expedientes administrativos. Participaram: Samantha Signor (DIPRO), Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS).

Dia 26: servidores do APERS estiveram no Núcleo Regional de Educação em Saúde Coletiva, da Secretaria de Saúde, para conversarem sobre a definição de Assuntos e Tipos de assuntos para usos no Sistema PROA e a relação com instrumentos arquivísticos. Participantes: Patricia Ziani Benites (SES); Cléo Belicio, Denise Hogetop e Silvia Soares (APERS).

Dia 31: arquivistas do APERS estiveram na Procuradoria-Geral do Estado (PGE), verificando dúvidas sobre gestão de pareceres expedidos pela PGE. Participantes: Larissa Teresa Mottin Kochanowski, Silvia Mara Medeiros Titton e Melissa Guimarães Castello (PGE); e Cléo Belicio Lopes e Maria Cristina Fernandes (APERS).

Em janeiro, o Arquivo Público analisou oito (8) Listagens de Eliminação de Documentos visando a aprovação, recebidos por processos administrativos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte (20) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (5) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Novembro 2016

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2015.07.15 SIARQRS

Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de novembro os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 03, 10, 17, 24 e 29: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigolo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dias 08 e 29: foram realizadas reuniões do Comitê Gestor do SIARQ/RS, nas quais foram analisados e aprovados: a Instrução Normativa para estabelecer procedimentos para a eliminação de documentos de guarda temporária nos órgãos do Poder Executivo Estadual e o Projeto do Manual de Redação Oficial do Estado. Para ler os Registros de reuniões do Comitê Gestor clique aqui.

Dia 18: as arquivistas do APERS Marta Araújo e Silvia Soares reuniram-se na Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) com as servidoras Gladis de Mello Bento, Eva Vilma Soares de Lucca, para prestarem assessoria sobre os procedimentos para eliminação de documentos.

Dia 21: foi realizada, na Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações – DIPRO/SMARH, reunião para alinhamento de orientações aos estagiários, com a finalidade de iniciar o trabalho de avaliação documental no acervo DIPES/SMARH. Participaram: Cléo Lopes e Renata Vasconcellos (APERS), Caroline Assmann (DIPES/SMARH), Samantha Signor, Tiago, Julia e Ederson (DIPRO/SMARH).

Dia 22: foi recebido, no APERS, servidor do Instituto Geral de Perícias – IGP, para orientação sobre avaliação e eliminação de documentos. Participaram: Cléo Belicio e Jonas Ferrigolo (APERS) e Marcelo Pimentel Severino (IGP).

Dia 22: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria de Obras, Saneamento e Habitação, onde trataram sobre recolhimento e gestão documental. Participantes: Aerta Moscon, Cléo Belicio e Viviane Portella (APERS), Júlio Cesar Molina Diógenes, Ana Claudia, Ana Carolina Trois, Ingrid Marta Hagemeister e José Marcelo Mendes Ribeiro (SOP).

Dia 23: arquivistas do APERS estiveram na Fundação de Atendimento Sócio-Educativo – FASE, para orientação e esclarecimento de dúvidas sobre o desenvolvimento do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-fim da FASE. Participaram: José Antonio Matos Reus, Bruno Xavier Selinger, Artur Prati Neto, Françoaris Franco Zaccarias e Idalisa Klug (FASE), Aerta Grazzioli Moscon, Cléo Belicio Lopes e Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 30: os arquivistas do APERS estiveram reunidos na Secretaria de Cultura – SEDAC para orientações e esclarecimentos de dúvidas quanto a utilização do Sistema PROA. Presentes: Márcia Zamberlam, Giovanni Walrich, Rafael Balle, Tiago Fernandes, Izabel Motta, Simone Adriano, Ezequiel Nunes, Wagner Patta (SEDAC), Cléo Lopes, Jonas Ferrigolo e Maria Cristina Fernandes (APERS).

Em novembro, o Arquivo Público recebeu e verificou um (1) processo administrativo para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

E, neste mês, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e dois (22) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos quatro (4) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Outubro 2016

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2015.07.15 SIARQRS

     Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de outubro os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 06, 13, 20 e 27: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigolo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários e outros temas relacionados à implantação do Sistema.

Dia 07: esteve no Arquivo Público do Estado (APERS) a servidora Alessandra Baum, da Agência Estadual de Regulação dos Serviços Públicos Delegados do Rio Grande do Sul (AGERGS), que solicitou orientação para melhorar a organização do arquivo da Agência. Participaram: Alessandra de Zorzi Baum (AGERGS), Cléo Belicio, Iara Gomide, Jonas Melo e Maria Cristina Fernandes (APERS).

Dia 17: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Ensino e Pesquisa (DIEPE) do Hospital Sanatório Partenon, onde conversaram com as servidoras sobre a necessidade de organização do acervo da Documentação e Memória. Participantes: Soraia Lemos de Siqueira, Tania Regina Cappra (DIEPE), Maria Cristina Fernandes, Marta Helena de Araújo, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 18: a professora Helena Cattani esteve no APERS para se informar sobre procedimentos para realizar a gestão documental no acervo do Colégio Estadual Paula Soares e foi atendida pela arquivista Silvia Soares.

Dia 18: foi realizada a primeira reunião de 2016 do Comitê Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), que contou com a presença de onze componentes de diferentes Órgãos Executivos, e teve como pauta: a revisão do Regimento Interno do Comitê.

Dia 19: as arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), onde prestaram assessoria revisando o preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos, explicando as atividades de gestão documental ao novo estagiário; verificando as dúvidas sobre classificação de processos. Participantes: Angela Maria Gades Silva e Vinicius Vidor Duarte (SEPLAN), Marta Helena de Araújo e Silvia Soares (APERS).

Dia 20: foram recebidas, no APERS, servidoras da Polícia Civil (PC) para orientação sobre o uso de assuntos no PROA. Participaram: Eliete Rodrigues, Deise Bassedone e Francine de Carvalho (PC); Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos, Silvia Soares e Marta Araújo (APERS).

Dia 25: arquivistas do APERS e DIPRO estiveram reunidas na Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos (SMARH), verificando dúvidas sobre classificação de expedientes administrativos. Participaram: Samantha Signor (DIPRO), Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS).

Dia 25: estiveram no Tribunal de Contas do Estado (TCE), arquivistas do APERS a fim de orientar quanto à ações necessárias para o desenvolvimento de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade próprios. Participaram: Aerta Moscon e Cléo Belicio (APERS), e Michael Abreu Ribeiro, Fernanda Nunes, Larissa Job de Vargas, Luiz Carlos Martins Larratéa, Zenaira Brandão Cauduro, Elieser Elias dos Santos Marques e Denise Wilhelms Ventura (TCE).

Dia 28: arquivistas do APERS estiveram no Instituto Rio-Grandense do Arroz (IRGA) para prestarem orientações sobre possibilidade de microfilmagem do acervo. Participantes: Anabel Schmidt, Caio Pheula, João Alberto Antonio (IRGA); Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS).

    Durante o mês, o Arquivo Público recebeu e verificou sete (7) processos administrativos para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

    Em outubro, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e oito (28) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos cinco (5) e-mails com questões sobre gestão documental.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Setembro 2016

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2015.02.25 SIARQRS

    Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de setembro os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01, 08 e 22: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigolo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários do Sistema.

Dia 08: arquivistas do APERS estiveram na Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH), onde prestaram assessoria esclarecendo dúvidas de classificação de processos e, ainda, selecionaram exemplos de documentos para criar exercício de classificação em um curso. Participantes: Samantha Signor (DIPRO), Marta Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).

Dia 21: os arquivistas Cléo Lopes, Maria Cristina Fernandes e Renata de Vasconcellos receberam, no APERS, as servidoras do IPHAE, Frineia Zamin e Vivian Fujisawa, para trocarem e nivelarem informações a respeito do acervo documental do Instituto de Educação que foi transferido em razão das obras de restauração na sede da Escola.

Dia 26: servidores participaram de reunião no Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (DAER) para alinharem assuntos para uso no Sistema PROA. Participantes: Lívia Oliveira Job, André Pires de Moraes, Cristina Conceição Carvalho (DAER), Cléo Lopes, Maria Cristina Fernandes (APERS).

Dia 27: arquivistas do APERS estiveram na Divisão de Protocolo e Arquivo da Secretaria da Segurança Pública (SSP) e conversaram com as servidoras sobre necessidades para realizar uma mudança de local do Arquivo e sobre a realização das atividades de gestão documental. Participaram Anelise Teitelroit Bueno, Francelle da Silva Neves, Larissa Natalia de Oliveira (SSP), Maria Cristina Fernandes, Silvia de Freitas Soares (APERS).

    Durante o mês, o Arquivo Público recebeu e verificou sete (07) processos administrativos para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

   Ainda em setembro, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, vinte e dois (22) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos sete (7) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Agosto 2016

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siarqrs

Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o Arquivo Público do RS (APERS) atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de agosto os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 04, 11, 18 e 25: os arquivistas Cléo Belicio e Jonas Ferrigolo Melo participaram das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde foram analisadas as demandas recebidas dos órgãos usuários do Sistema.

Dia 15: os arquivistas do APERS prestaram assessoria sobre gestão documental aos servidores da Secretaria da Educação (SEDUC), no Instituto de Educação General Flores da Cunha. O APERS foi representado por Cléo Belicio, Maria Cristina Fernandes e Renata Vasconcellos e a SEDUC por Letícia Koetz Luiz.

Dia 18: na Secretaria do Planejamento, Mobilidade e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), as arquivistas do APERS Aerta Moscon e Viviane de Portella participaram de reunião com Leocadia Jung e Bruna Assmann da Divisão de Logística sobre os procedimentos recolhimento de documentos ao APERS.

Dia 19: as arquivistas do APERS estiveram na Defensoria Pública do Estado RS, que manifestou iniciativa de elaborar seus instrumentos de gestão documental, e neste sentido solicitou apoio e orientação técnica ao Arquivo Público. Participantes: Ana Cristina Wachter e Viro Zimmermann (DPE); Marta Araújo e Renata Vasconcellos (APERS).

Dia 19: servidores da SMARH reuniram-se Departamento de Perícia Médica e Saúde do Trabalhador (DMEST) para tratarem sobre a migração dos prontuários médicos do suporte papel para o eletrônico. Participantes: Aerta Moscon, Cléo Belicio e Iara Machado (APERS), Carmen Collman, Fábio Zimmer, Jorge Luiz Santos Pereira, Kleber da Silva Rocha, Marcelo de Araujo Silva, Sidemia Kleber e Antônio Henrique Abraão Ribeiro (DMEST), Flavia Rodrigues Donini Cezar (DIPRO) e Rosilane Rios da Conceição (Comitê Gestor PROA).

Dia 24: no APERS, os arquivistas Cléo Belicio, Iara Gomide, Marta Araújo, Renata Vasconcellos e Silvia Soares receberam o Soldado Bombeiro Jorge Luiz, do 1º Comando Regional de Bombeiros – 1CRB, para assessorarem o órgão sobre a situação atual do arquivo onde se encontram os Planos de Prevenção e Proteção Contra Incêndios (PPCI) do município de Porto Alegre.

Dia 25: as arquivistas do APERS Aerta Moscon e Viviane de Portella participaram de reunião com os arquivistas Anderson Machado e Carlos Alberto dos Santos do Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN-RS) sobre os procedimentos de recolhimento de documentos ao APERS.

Dia 26: as arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), onde prestaram assessoria explicando os procedimentos para proceder com a eliminação de documentos e abrir o processo no Sistema PROA; esclarecendo as dúvidas de classificação de processos e, ainda, verificando o fluxo de trabalho visando melhoria no andamento das atividades. Participantes: Leocadia Nunes Jung, Angela Maria Gades Silva, Bruna Fonseca Assmann, Rômulo Mérida Campos. (SEPLAN), Marta Helena de Araujo, Silvia Soares (APERS).

Dia 26: servidores da Fundação de Ciência e Tecnologia (CIENTEC) se reuniram com arquivistas do APERS para conversarem sobre o uso do Sistema PROA. Participantes: Anderson Fraga dos Santos, Carla Andara, Norma Mergel e Sussila Rangel (CIENTEC), Cléo Belicio e Renata Vasconcellos (APERS).

Dia 30: as arquivistas do APERS Renata Vasconcellos, Marta Araújo e Silvia Soares reuniram-se na Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA) com os servidores Gladis de Mello Bento, Alexandre Fraga dos Santos, Eva Vilma Soares de Lucca, para prestarem assessoria sobre gestão documental.

Dia 30: no 1º Comando Regional de Bombeiros (1CRB), Iara Gomide e Cléo Belicio, do APERS, foram recebidos pelo bombeiro Sd. Luiz, para assessoria técnica sobre gestão documental.

Dia 31: na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), a arquivista do APERS Viviane de Portella participou de reunião com Ângela Silva, Bruna Assmann e Leocadia Jung da Divisão de Logística sobre os procedimentos recolhimento de documentos ao APERS.

Dia 31: servidores estaduais estiveram reunidos na Sede Complementar do CAFF para definir a continuidade das atividades (avaliação, transferência e recolhimento) na documentação da Divisão de Pessoal da SMARH e das extintas Caixa Econômica Estadual, Cintea e Conest. Participantes: Aerta Moscon, Renata Vasconcellos e Cléo Belicio (APERS/SMARH), Samantha Signor, Flávia Cézar (DIPRO/SMARH), Caroline Assmann (DIPES/SMARH) e João Batista Cachapuz (SEFAZ).

Durante o mês, o Arquivo Público recebeu e verificou quatro (04) processos administrativos para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

Ainda em junho, foram recebidos na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, quarenta e três (43) e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, na caixa de correio do SIARQ/RS foram recebidos oito (8) e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Abril 2016

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     Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de abril os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dias 01 e 08: os servidores do Arquivo Público participaram do encontro do Grupo de Trabalho de Salvamento da Documentação do Castelo de Pedras Altas, no Ministério Público do RS. As duas reuniões serviram para definir os últimos ajustes no projeto que foi concluído e será entregue ao MP, conforme solicitação. Pelo APERS participaram Jonas Ferrigolo, Iara Gomide e Ana Karina Uberti Moreira.

Dia 04: Na SMARH, as arquivistas do APERS Aerta Moscon e Viviane de Portella participaram de reunião com a arquivista Samantha Signor da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações (DIPRO) sobre a definição do quadro de arranjo e tipologias para indexação de dados no Sistema de Administração de Acervos Públicos – AAP dos acervos a serem recolhidos ao APERS.

Dias 06, 13 e 27: os arquivistas do APERS estiveram prestando assessoria na Secretaria da Educação (SEDUC), primeiramente conversaram com a Diretora Adjunta do Departamento de Logística e Suprimentos sobre a necessidade de implementar a gestão documental no Setor de Arquivo. No segundo encontro foi realizado um treinamento de classificação documental (uso do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos) com a equipe do Arquivo da SEDUC. Na reunião do dia 27 esteve presente a Empresa MGS, que presta serviço de manutenção dos equipamentos de microfilmagem da SEDUC, objetivando retomar esse serviço na Secretaria. Participaram das reuniões Daniela Baum, Giane,Lucia Rodrigues dos Santos; Gabriela Giambastiani; Marisa Fabiane dos Santos Xavier; Keoma Alexsander da Rocha; Willian da Costa, Cleonice Carnelosso Dorneles (SEDUC); Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos (APERS).

Dia 07: A arquivista Viviane de Portella participou de reunião com Bianca Pereira Zotti, estagiária da Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), sobre os procedimentos de higienização, ordenação e mapeamento de documentos com vistas a recolhimento ao APERS.

Dia 07: Na SMARH, o arquivista Jonas Ferrigolo participou de uma reunião para tratativas referentes a retomada da organização do arquivo da Divisão de Pessoal (DIPES/DEADM), iniciado em 2013. A organização do arquivo está no Plano Plurianual da SMARH e é um dos projetos prioritários da Secretaria. Participaram da reunião Caroline Assmann, Cleiton Oliveira do Santos, Fernanda Blehm de Bithencourt (DEADM) e Jonas Ferrigolo Melo (APERS).

Dias 07, 14, 28: O arquivista Jonas Ferrigolo participou das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde trataram sobre o andamento das demandas e definição de prioridades do Sistema PROA.

Dia 12: Servidores do APERS estiveram reunidos no Instituto de Previdência do Estado (IPERGS) para padronizar os termos referentes às atividades dos setores de saúde e previdência no Sistema PROA. Participaram da reunião: Carlos Dinarte, Arlindo Moraes, Bárbara Plein Veleda, Carlos Dinarte, Mariana Ramos Quillfeldt, Nicole Plein (IPERGS), Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes (APERS).

Dia 15: as arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), onde prestaram assessoria, verificando dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos. Participantes: Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung. (SEPLAN), Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).

Dia 18: arquivistas do Arquivo Público do RS e da Brigada Militar estiveram reunidos para conversar sobre a atuação das arquivistas nas atividades do Sistema PROA, principalmente no que se refere à atribuição de Assuntos, Tipos de Assuntos e Subtipos de Assuntos. Participantes: Carine Melo Cogo Bastos, Juliana Junges Subtil Perotoni (BM), Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).

Dia 19: arquivistas do APERS estiveram em reunião na Secretaria da Agricultura, Pecuária e Irrigação (SEAPI) para padronizar os termos referentes às atividades da secretaria no Sistema PROA. Participaram Andreia Santini, José Eduardo Cunha, Marcelo Göcks, Eduardo Nemoto Vergara, Luiz Felipe Haesbaert Balbueno, Adriana Maria Dal S. Reckziegel, Eliane Bastos Lima, Paulo Ricardo Dias da Silva, Fabiola Boscaini Lopes, Rafael Friedrich de Lima, Maria Vacca e Pedro Jose Kercher (SEAPI) Jonas Ferrigolo Melo e Maria Cristina Fernandes (APERS).

2016.04.19 Encontro Arquivistas (4)Dia 19: Foi realizado no Arquivo Público o primeiro Encontro dos Arquivistas do RS de 2016, mantendo o objetivo reunir os servidores do Poder Executivo Estadual que atuam nas atividades de gestão documental. Os arquivistas assistiram ao filme “Arquivos e Democracia: 30 anos do 2016.04.19 Encontro Arquivistas (3)Sistema de Arquivos de São Paulo (1984-2014)” e debateram sobre a atuação dos Sistemas de arquivos. Participantes: Alfredo Ribeiro Estima, Iara Gomide Machado, Jonas Ferrigolo Melo, Marco Antonio da Luz, Maria Candida da Silveira Skrebsky, Maria Cristina Kneipp Fernandes, Marta Helena de Araújo, Renata Vasconcellos, Silvia de Freitas Soares.

Dia 27: O arquivista Jonas Ferrigolo e a bibliotecária Rosane Aparecida Lopes dos Santos promoveram uma reunião com representantes da Casa Civil e da Secretaria de Modernização Administrativa (SMARH) para alinhar Assuntos e seus Tipos para cadastro no Sistema PROA, ajustando a utilização dos termos “Cedência”, “Disposição” e “Disponibilidade”. Participaram da reunião: pela Casa Civil Arthur Pellizzari Filho, Fabio Sofia Dias, Maria Isabel Araujo Nunes; pela SMARH: Flavia Rodrigues Donini Cezar (DIPRO), Maria Cristina de Carvalho, Ana Maria Florence Santanna (DIPES), Luiz Antonio de Oliveira, Jorge Luiz Santos Pereira, Jaluza Silveira Peres de Souza, (DEARH), Jonas Ferrigolo Melo e Rosane Aparecida Lopes dos Santos (APERS).

Dia 28: arquivistas do Arquivo Público estiveram em reunião na Fundação de Previdência Complementar do Rio Grande do Sul (RS-Prev) para discutir e padronizar os termos referentes às atividades do órgão para o Sistema PROA. Participaram Danielle Cristine da Silva (RS-Prev), Arthur Pellizzari filho (Casa Civil), Jonas Ferrigolo Melo e Maria Cristina Fernandes (APERS).

  Durante o mês, o Arquivo Público recebeu e verificou seis (06) processos administrativos, via Sistema PROA, para aprovação de Listagem de Eliminação de Documentos, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, Art. 6º, Parágrafo V.

   Também em abril foram recebidos, na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, 162 e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA. Além desses, a caixa de correio do SIARQ/RS recebeu 30 e-mails com questões sobre gestão documental.

Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

Atividades SIARQ/RS – Março 2016

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2015.02.25 SIARQRS

     Enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS, o APERS atua para efetivar a gestão documental nos órgãos do Poder Executivo. Durante o mês de março os arquivistas e servidores participaram de reuniões de assessoria técnica, reuniões de comitês e grupos de trabalho, que listamos abaixo:

Dia 1º: Servidores do Arquivo Público do RS e da Brigada Militar estiveram reunidos para conversar sobre assuntos relacionados à gestão documental no órgão, estando na pauta: uso do Sistema PROA, verificação de minuta de normativa da BM sobre gestão documental, conferência de Listagem de eliminação de documentos e estudos para inclusão da BM no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos. Participantes: Alan dos Santos Cezar, Carine Melo Cogo Bastos, Juliana Junges Subtil Perotoni (BM), Maria Cristina Fernandes e Silvia Soares (APERS).

Dia 02: Servidores da SMARH estiveram reunidos para conversar sobre a proposta de formação de um grupo para padronizar os termos referentes às atividades dos departamentos DEORG e DEARH no Sistema PROA. Os servidores dos departamentos ficaram de avaliar a proposta junto aos seus diretores. Participaram da reunião: Desirre Machado Pacheco (DEADM), Elizete Pareira Antunes, Marcelo Fonseca Mattos, Maristela Heck (DEORG), Gilberto dos Reis, Marcelo de Araújo Silva (DEARH) e Jonas Ferrigolo (APERS).

Dia 03: Conforme solicitação do delegado Thiago Albeche, da Secretaria de Segurança Pública (SSP), foi realizado um treinamento sobre a atribuição de assuntos no Sistema PROA, visando para facilitar o entendimento dos usuários. Este treinamento foi ministrado pelo arquivista Jonas Ferrigolo e contou com a participação de representantes de todos os departamentos da SSP.

Dias 03, 10, 17, 24 e 31: O arquivista Jonas Ferrigolo participou das reuniões do Comitê Gestor do PROA, realizadas na Sala de Gestão da SMARH, onde trataram sobre o andamento das demandas e definição de prioridades do Sistema PROA.

Dia 04 e 09: O Departamento de Medicina e Saúde do Trabalhar (DMEST/SMARH) solicitou reunião para definir assuntos para o Sistema PROA que são de uso específico deste departamento. Os fluxos de trabalho foram discutidos e os assuntos definidos e cadastrados no Sistema. Participaram dos encontros: Antonio Henrique Abrahao Ribeiro, Carmen Regina Mendonça Colman, Fabio Nobre Zimmer, Kleber da Silva Rocha, Marluci da Costa Garcia, Richard David Ebert, Sidemia Kleber (DMEST); e Jonas Ferrigolo (APERS).

Dias 07 e 16: Servidores do APERS prestaram assessoria sobre definição de assuntos no Sistema PROA para servidores da Secretaria do Ambiente e Desenvolvimento Sustentável (SEMA). No encontro do dia 16, foi realizado, no auditório da Secretaria, um treinamento com servidores das unidades da SEMA, ministrado pelo arquivista Jonas Ferrigolo. Participantes: Ana Correa, Gladis de Mello Bento, Leonardo Santanna, Maria de Lourdes de Ávila Alves, Márcia Duarte Einloft e Alexandre Fraga (SEMA); Jonas Ferrigolo, Denise Hogetop, Maria Cristina Fernandes, Marta Helena de Araújo e Renata Vasconcelllos.

2016.03.16 Assessoria SEMA

Treinamento na SEMA

Dia 09: O Arquivo Público esteve representado pelos servidores Jonas Ferrigolo, Iara Gomide e Ana Karina Uberti na reunião sobre a preservação do acervo documental relacionado ao Castelo de Pedras Altas. O plano de trabalho para o salvamento da parte da documentação está sendo finalizado e será apresentado ao Promotor de Justiça da Promotoria de Justiça de Bagé, Dr. Everton Luís Resmini Menezes, autor da solicitação. Os órgãos envolvidos com o salvamento do acervo são: Memorial do MPRS; IPHAN; IPHAE; SEDAC; APERS; MPRS; AHRS; Curso de Graduação em Arquivologia da UFRGS.

Dia 10: As Arquivistas Aerta Moscon e Viviane de Portella (APERS) participaram de reunião com a arquivista Samantha Signor da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações da SMARH sobre os procedimentos para recolhimento de acervos ao APERS.

Dia 10: As arquivistas do APERS estiveram na Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional (SEPLAN), onde prestaram assessoria, verificando dúvidas quanto à classificação de expedientes administrativos e sobre transações no Sistema SPI. Participantes: Bianca Pereira Zotti, Leocadia Nunes Jung. (SEPLAN), Maria Cristina Fernandes, Silvia Soares (APERS).

2016.03.10 Assessoria SEPLAN

Assessoria na SEPLAN

Dias 11 e 23: Os arquivistas do APERS prestaram assessoria à Secretaria da Educação (SEDUC), primeiramente conversaram com a Diretora Adjunta do Departamento de Logística e Suprimentos sobre a necessidade de implementar a gestão documental no Setor de Arquivo. No segundo encontro foi realizado um treinamento de classificação documental (uso do Plano de Classifica e a Tabela de Temporalidade de Documentos) com a equipe do Arquivo da SEDUC. Participaram das reuniões: Daniela Baum, Letícia Koetz Luiz; Giane Lucia Rodrigues dos Santos; Gabriela Giambastiani; Marisa Fabiane dos Santos Xavier; Keoma Alexsander da Rocha; Willian da Costa (SEDUC); Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes, Renata Vasconcellos e Silvia Soares (APERS).

Treinamento no Stor de Arquivo SEDUC

Treinamento no Setor de Arquivo SEDUC

Dia 17: Servidores do Arquivo Público participaram da Sala de Gestão do PROA, no Centro de Treinamento da PROCERGS. A Sala de Gestão consiste em explicar aos administradores do Sistema PROA em cada órgão do Estado, como se atribui assuntos no sistema e como funcionará a gestão documental de documentos híbridos (papel e eletrônico). Além disso, os servidores explicam a classificação documental segundo os instrumentos do SIARQ/RS. Participantes do APERS: Jonas Ferrigolo, Maria Cristina Fernandes, Iara Machado e Giglioli Rodrigues.

Dia 29: As arquivistas Aerta Moscon, Viviane de Portella e Jonas Melo prestaram assessoria à Secretaria de Obras, Saneamento e Habitação quanto aos procedimentos de recolhimento de documentos permanentes ao APERS.

Dia 31: Arquivistas do APERS e da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações (DIPRO/SMARH) se reuniram para verificação de dúvidas sobre classificação de expedientes administrativos. Participaram da reunião: Samantha Signor (DIPRO); Iara Gomide Machado, Maria Cristina Fernandes, Marta Helena de Araújo, Renata Vasconcellos, Silvia de Freitas Soares (APERS).

   Durante o mês foram respondidos seis (06) processos administrativos via Sistema PROA, para aprovação da Listagem de eliminação de documentos pelo Arquivo Público, conforme estabelecido pelo Decreto 52.808/2015, em seu Art. 6º, parágrafo V.

 Também em março foram recebidos, na caixa do e-mail assuntos-proa@smarh.rs.gov.br, aproximadamente 130 e-mails de diversos órgãos, referentes a solicitações, esclarecimentos de dúvidas com relação à atribuição de assuntos no Sistema PROA.

    Para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, pode entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

SIARQ/RS atuando na SMARH

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     Na tarde de sexta-feira, dia 12, arquivistas da Divisão de Pesquisas e Projetos (DIPEP/APERS) e da Divisão de Protocolo, Arquivo e Informações (DIPRO/DEADM) estiveram reunidos na SMARH, enquanto órgãos integrantes do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS).

     A visita técnica serviu para dirimir dúvidas quanto à classificação, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos, de expedientes administrativos gerados pela Secretaria, que puderam ser manuseados, lidos e debatidos pelos servidores.

     A atividade faz parte da atuação do SIARQ/RS junto aos órgãos do Poder Executivo, visando o cumprimento da legislação estadual referente à gestão de documentos.

     Recordando que, para solicitar assessoria ao SIARQ/RS, visando implementar as normativas e os instrumentos de gestão documental, os órgãos podem entrar em contato pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br ou telefone (51) 3288-9114.

2015.06.17 SIARQRS atuando na SMARH

Arquivistas: Maria Cristina, Jonas, Daniele, Iara, Marta, Renata e Silvia

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