APERS conta histórias: Padronização do acondicionamento do Acervo

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Modelos do acondicionador padrão

     A equipe do Arquivo Público do RS, no ano de 2004, constatou a necessidade de remodelar o acondicionamento dos documentos uma vez que o modelo de caixas utilizadas não atendia suficientemente às questões de preservação e conservação documental. Os agentes externos como, a umidade, a luz que resseca a fibra do papel e os micro-organismos aceleram o processo de deterioração da documentação. O manuseio do acervo, em decorrência da higienização, é outro fator que contribui para o desgaste do documento tornando-o suscetível a rasgos.

    Buscando implementar melhorias no acondicionamento do acervo, a equipe do APERS desenvolveu um modelo específico de caixa, adequada ao tamanho dos documentos e ao espaço físico das prateleiras. Além de dimensões específicas, a caixa foi elaborada de forma que sua estrutura fosse resistente e suportasse o peso dos documentos, uma vez que as caixas são sobrepostas.

Acondicionador

     As medidas internas da caixa devem ser de 380 x 115 (mm), o estilo C. C. V. (Caixa corte vinco), qualidade SK5-B, caixa sem impressão e com impermeabilizante interno. O papelão que constitui a caixa também deve obedecer algumas normas. A composição dos papéis deverá ser Kraft-186/g/m², miolo-150g/m², Kraft-186g/m², gramatura 597g/m² (+/-30), coluna 6,6 kgf/cm (+/- 0,6), esmagamento 2,0 kgf/cm³ (+/- 0,5), mullen 9,0 kgf/cm³ (+/-0,5), espessura 3,0 mm (+/- 0,5).

     A partir da publicação da Instrução Normativa SARH nº 04, de 24 de setembro de 2009, que estabelece os procedimentos para recolhimento de acervos arquivísticos ao Departamento de Arquivo Público da Secretaria da Administração e dos Recursos do Estado do Rio Grande do Sul, as caixas que acondicionam a documentação pertencente ao acervo do APERS devem obedecer a este padrão específico.

Acervo do APERS já padronizado

     Somente será recolhida ao APERS a documentação de caráter permanente produzida pelo Poder Executivo que estiver classificada, higienizada, organizada e acondicionada de acordo com os padrões estipulados na Instrução Normativa. O acondicionamento em caixas padrão aumenta a vida útil do papel, reduz custos com a recuperação, restauração, oferece ao pesquisador uma documentação em condições de manuseio e leitura, além de garantir a preservação da história administrativa do Estado.

APERS 106 anos por José Carlos Soares Roque

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José Carlos Soares Roque

    Ingressei no Arquivo no dia 02 de junho de 1986, na época o governador era Jair Soares e o diretor do APERS era Cláudio Cirne Lima. Fui para Unidade de Documentação, onde minha função era busca e guarda de documentos e atendimento ao público. Com uma quantidade de 18 milhões de documentos foi um início de trabalho bem difícil para fazer a localização com rapidez, com o passar do tempo pude ser mais ágil.

     Com o governador Pedro Simon já empossado, apenas aguardávamos o novo diretor Carlos Aléssio Rossato. Das dez pessoas do setor, estávamos reduzidos a três funcionários para tudo, com a chegada do Rossato conversamos e ele nos disse que esperava contar com o nosso serviço. Fiquei muito contente e dei prosseguimento ao meu trabalho, ainda em processo de aprendizado, afinal não tinha ainda um ano de casa e ninguém domina um acervo deste tamanho em poucos meses.

   Chegaram novos funcionários, a situação do setor foi se normalizando e com a colaboração de duas arquivistas, fomos designados para reorganizar a documentação. O primeiro acervo foi o Registro Civil, livro por livro fomos fazendo a organização e realocando para outras salas para facilitar a busca. No segundo momento passei a estudar a história dos municípios e descobri que estes se encontravam em vários locais, um exemplo foi encontrar Nossa Senhora dos Anjos da Aldeia e Nossa Senhora dos Anjos de Gravataí numa sala e Gravataí em outra, sendo todos os livros do mesmo município. Esta segunda fase levou quase dois anos para ser concluída. A terceira fase foi mais fácil, era fazer a revisão e a elaboração do guia de localização. Lembro que não havia internet para pesquisar, foi tudo feito por pesquisa em livros e datilografado em máquina de escrever.

   Pronto o Registro Civil partimos para os Tabelionatos, no mesmo processo de organização. A experiência anterior tornou mais fácil o trabalho de união dos municípios, pois o problema de nomenclatura também foi encontrado. Como a documentação era mais antiga, o Registro Civil data de 1929 e os livros de Tabelionato datavam de 1763, em alguns casos a evolução dos municípios foi praticamente do início do primeiro nome até os dias de hoje. Este trabalho levou mais de três anos para ser concluído e também foi realizado em conjunto com arquivistas.

   Com a execução de todo este trabalho fiquei conhecendo a documentação por completo e sabia onde estava cada documento sem auxílio do guia, até para ver as datas de início e fim. Eu gosto de História e trabalhar no Arquivo foi uma experiência maravilhosa, se pudesse um dia gostaria de voltar para esta casa que carrego até hoje dentro do meu coração. Agradeço aos diretores Cláudio Cirne Lima, Carlos Aléssio Rossato, Lenir Fernandes, Vanderlino Ramage, Rosani Gorete Feron pela confiança durante os 12 anos que vivi no APERS. Fica a lembrança das amizades, dos churrascos e das gafes que podem vir à tona em outro momento. Sinto-me feliz em fazer parte da história desta instituição centenária.

APERS conta histórias: A implantação de Arquivos Intermediários no RS

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    Durante o ano de 1990 houve intenção de implantar no Estado Arquivos intermediários. A proposta era centralizar a documentação intermediária que tivessem destinação final permanente de uma região específica arquivando-a em um só lugar. Foram estabelecidos convênios com os municípios de Cachoeira do Sul, Santo Ângelo e Santo Antônio da Patrulha para que estes instutíssem os Arquivos Intermediários.

    O Arquivo Intermediário Regional de Cachoeira do Sul, fundado em 26/03/1990, nos termos da Resolução nº 01/90 da Coordenação Central do Sistema Estadual de Arquivos (SIARQ), seria responsável pela documentação recolhida pela Região Jacuí-Centro (AJACE) e estaria vinculado ao Arquivo Histórico Municipal.

    Os documentos públicos estaduais da Região Jacuí-Centro composta pelos municípios de Cachoeira do Sul, Cerro Branco, Dona Francisca, Agudo, Faxinal do Soturno, Formigueiro, Ivorá, Nova Palma, Paraíso do Sul, Restinga Seca e São Sepé seriam recolhidos ao Arquivo Intermediário Regional onde a direção seria exercida pelo Diretor do Arquivo Histórico do Município.

   No município de Santo Ângelo seria instalado o Arquivo Intermediário da Região Missioneira. Santo Antônio da Patrulha sediaria o Arquivo Intermediário da Região Litoral Norte. A escolha do município de Santo Antônio da Patrulha como sede do Arquivo Intermediário da Região Norte justificava-se historicamente por ter sido um dos quatro primeiros municípios criados no Rio Grande do Sul juntamente com Porto Alegre, Rio Grande, Rio Pardo. Outra justificativa seria de que a documentação gerada nos povoados da região norte está diretamente ligada à cidade.

    Esta iniciativa, de criar Arquivos Intermediários no Estado, não prosperou. A falta de estrutura e de recursos humanos foram os principais motivos para que o projeto não se desenvolvesse.

Acordo cooperação técnica AI Cachoeira do Sul – Parte I

Acordo cooperação técnica AI Cachoeira do Sul – Parte II

Acordo cooperação técnica AI Cachoeira do Sul – Parte III

 

 

 

 

 

 

 

 

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Ofício solicitando instalação AI em Santo Ângelo

Ofício solicitando instalação AI em Santo Antônio da Patrulha – Parte I

Ofício solicitando instalação AI em Santo Antônio da Patrulha – Parte II

 

 

 

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