Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”

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    No dia 26 de julho de 2017 acontecerá a palestra Gestão Documental: aplicações na Administração Pública, promovida pelo Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), com apoio Departamento de Planejamento Organizacional (DEORG), órgãos da Secretaria da Modernização Administrativa e dos Recursos Humanos (SMARH).

    O evento será às 14h30min, no Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari e será ministrado por Jonas Ferrigolo Melo, Arquivista do Arquivo Público do Estado. O evento terá a participação de órgãos do Poder Executivo que apresentarão suas boas práticas em gestão documental: DETRAN, com apresentação do Arquivista Carlos Alberto Lucena; DAER, com apresentação da Bibliotecária Lívia Job; e da SMARH, com apresentação da Arquivista Samantha Signor.

   A palestra visa disseminar a importância da gestão documental, das normativas estaduais e do uso dos instrumentos de gestão do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), aliando a teoria com estratégias práticas de aplicação.

    A partir do conhecimento adquirido os servidores estarão melhores instrumentalizados para aplicar os procedimentos e operações técnicas que dizem respeito ao tratamento de documentos, desde sua produção, tramitação, uso, classificação e avaliação, visando sua eliminação ou guarda permanente, proporcionando agilidade com os trâmites administrativos, facilidade de localização de documentos, otimização de espaço físico e de recursos financeiros, além de fornecer subsídios para estratégias de responsabilidade socioambiental.

   Evento aberto a todos os servidores públicos interessados, com credenciamento na entrada, não sendo necessária inscrição prévia. O auditório permanecerá aberto enquanto houver espaço. Mais informações pelo e-mail siarq-apers@smarh.rs.gov.br e pelos telefones 3288-9114 ou 3288-1333.

Serviço:
O que: Palestra “Gestão Documental: aplicações na Administração Pública”
Quando: dia 26 de julho de 2017
Horário: 14:30 horas
Onde: Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari (Av. Borges de Medeiros, 1501, Porto Alegre – RS).

Realizado Curso de Gestão Documental aos Servidores do APERS

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     Na última semana, de 03 a 07 de julho, foi realizada mais uma edição do Curso de Gestão Documental, desta vez, destinado aos servidores, estagiários e terceirizados do Arquivo Público do RS, teve como objetivo disseminar o conhecimento sobre as atividades de gestão documental desempenhadas pelo APERS, enquanto Órgão Gestor do Sistema de Arquivo do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS).

    Durante todas as manhãs, as aulas foram realizadas no Auditório Marcos Justos Tramontini. No primeiro encontro teve a fala da historiadora Clarissa Sommer Alves, onde puderam compreender a importância de patrimônio histórico, memória.

    Nos dias seguintes, o arquivista Jonas Ferrigolo Melo ministrou as aulas que abrangeram gestão documental, conceitos arquivísticos, normativas estaduais e os instrumentos de gestão do SIARQ/RS, aliando sempre exemplos do dia a dia do serviço público e algumas dinâmicas para a interação dos participantes. Além disso, teve destaque a fala sobre a reorganização dos arquivos digitais do APERS salvos na rede, que será executada por todos que os utilizam.

     Para finalizar o curso, no último encontro os servidores realizaram atividades práticas conduzidos pelas arquivistas Maria Cristina Fernandes e Silvia de Freitas Soares; participaram de um exercício onde tiveram que analisar documentos para classificá-los e avaliá-los, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e preencher os registros para eliminação de documentos.

    A realização do curso, para o Arquivo Público, além de propiciar conhecimento e capacitar para a realização das atividades de gestão documental, foi uma oportunidade de integrar os servidores, estagiários e terceirizados.

Arquivos & conceitos: Conservação e restauração de documentos

1 Comentário

2014.11.26 Arquivos e conceitos

Para encerrar nossa série de posts sobre os conceitos básicos de arquivologia, abordaremos os conceitos de conservação e restauração. Afinal de contas, de nada adianta termos um acervo classificado, avaliado e descrito se não provermos os recursos mínimos que viabilizem sua manutenção física. Os arquivos são depósitos de documentos que, por sua vez, estão expostos à degradação, então “cabe-nos, portanto, encontrar soluções que permitam oferecer o melhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos documentos, que é o papel” (CASSARES, 2000, p. 13).

Para desacelerar o processo de degradação documental, a conservação preventiva promove um conjunto de procedimentos através da preservação e da restauração. A preservação “é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais” (CASSARES, 2000, p.12), ou seja, previne a deterioração. A conservação preocupa-se em recuperar os documentos já deteriorados ou estabilizar o processo já iniciado; intervindo através de procedimentos específicos, assegurando a proteção física dos documentos (CASSARES, 2000).

Há dois fatores de degradação do papel, segundo Schellenberg (2006), os intrínsecos e os extrínsecos. Os primeiros são inerentes à natureza do papel, pois são provenientes do processo industrial, como a acidez, a alcalinidade e as tintas. Os fatores extrínsecos encontram-se no ambiente físico do acervo; podendo ser ambientais, como temperatura e umidade relativa, radiação da luz, qualidade do ar e biológicos, como insetos, micro-organismos, e roedores.

As condições de conservação dos documentos e da área do acervo podem ser controladas através de políticas de higienização, atualização e treinamento dos funcionários e monitoramento do ambiente. Toda a equipe de funcionários deve estar ciente e conhecer a importância da adoção de políticas de preservação do acervo, assim como, os usuários, pois muitas vezes os danos a documentação são causados pelo desconhecimento destes quanto aos cuidados básicos com o mesmo (THE BRITISH LIBRARY, 2003). Cabe a equipe técnica, responsável pelo acervo, promover, junto às esferas competentes, as condições adequadas de manutenção do conjunto documental para que o usuário tenha pleno acesso a documentação sob sua custódia.

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